Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren nach § 8 LkSG
Bei allem was wir tun, prägt uns seit jeher die Art und Weise, wie wir es tun:einfach, verlässlich und verantwortungsbewusst.
Wir halten uns an Regeln und fördern eine Kultur bei ALDI, in der wir zuverlässig handelnund Verantwortung übernehmen – jeder, unabhängig von Hierarchie und Position, intern undim Umgang mit unseren Geschäftspartnern.
Das Befolgen von Gesetzen und Vorschriften ist für uns die Basis wirtschaftlichverantwortlichen Handelns. Aber auch darüber hinaus haben wir besondere Anforderungenan integres Verhalten.
Dieses Hinweisgebersystem ist Teil unseres Compliance-Management-Systems und dientu.a. dazu, Hinweise auf Compliance Verstöße in der Unternehmensgruppe ALDI Nord – auchanonym – melden zu können.
A. Geltungsbereich
Diese Verfahrensordnung gilt für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zupotentiellen Regelverletzungen oder Missständen in den deutschen Gesellschaften derUnternehmensgruppe ALDI Nord und den zugehörigen Lieferketten. Das in dieserVerfahrensordnung beschriebene Hinweisgeberverfahren umfasst damit dasBeschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.Die in dieser Verfahrensordnung beschriebenen Prozesse gelten, sofern die unter B IIbeschriebenen Hinweiskanäle genutzt werden.
B. Abgabe von Hinweisen
I. Zulässigkeit
Jede Person – unerheblich, ob sie Mitarbeiter1, Kunde, Lieferant oder Dritter ist – kann einenHinweis über potentielle Regelverletzungen oder Missstände in den in den Geltungsbereichdieser Verfahrensordnung fallenden Unternehmen und den zugehörigen Lieferkettenabgeben.
1 Die Verwendung der männlichen Form bei der Nennung von Personen und Funktionsträgern in demnachfolgenden Text bedeutet keine geschlechtsspezifische Festlegung. Es sollen Angehörige aller Geschlechter gleichberechtigt angesprochen werden.
II. Hinweiskanäle
Hinweise auf potentielle Regelverletzungen oder Missstände können über die folgendenKanäle an die ALDI Einkauf SE & Co. oHG, die diesbezüglich auch von den übrigen deutschen Gesellschaften der Unternehmensgruppe ALDI Nord mit der Durchführung des Hinweisgeberverfahrens beauftragt worden ist, übermittelt werden:
Elektronisches Hinweisgebersystem2
www.bkms-system.com/aldi-nord
Die Kommunikation und der Austausch von Dokumenten erfolgen vertraulich und geschützt über einen eigenen Postkasten.
- Direkte Ansprache per E-Mail an compliance@aldi-nord.de
Post
ALDI Einkauf SE & Co. oHG - Abteilung Compliance, Eckenbergstraße 16 B, 45307 Essen
Hinweise können unabhängig vom Hinweiskanal unter Nennung des Namens oder anonym erfolgen. Alle Hinweise – gleichgültig, ob anonym oder nicht werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt, personenbezogene Daten werden geschützt.
2 Das elektronische Hinweisgebersystem steht nur insoweit zur Verfügung, wie die betreffende Gesellschaft hieran teilnimmt.
III. Hinweisgegenstände
Gemeldet werden können
- tatsächliche oder vermeintliche Verstöße gegen Gesetze und sonstige unmittelbar geltende Rechtsvorschriften oder sonstige verbindliche (auch interne) Regelungen sowie
- menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten durch das wirtschaftliche Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder eines Zulieferers nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Produkt- und/oder dienstleistungsbezogene Kundenanliegen und -beschwerden werden nicht bearbeitet und sollten über das Kundenkontaktformular
https://www.aldinord.de/tools/kontakt.html
mitgeteilt werden.
IV. Inhalt des Hinweises
Für die Bearbeitung eines Hinweises sind die folgenden Angaben hilfreich:
Schilderung des Sachverhalts in chronologischer Reihenfolge, möglichst mit folgenden Angaben:
- Was ist passiert?
- Wo ist es passiert? Wann hat sich der Vorfall ereignet? Dauert der Vorfall noch an?
- Wer ist/sind die betroffene(n) bzw. geschädigte(n) Person(en) oder Personenkreise?
- Was ist der Schaden?
- Wer könnte für den Vorfall verantwortlich sein?
- Gegen welche Rechtsvorschrift oder welche Regelung wurde verstoßen? Welche wirtschaftliche Verbindung zur Unternehmensgruppe ALDI Nord besteht?
- Welche Belege gibt es (Fotos, Videos, Dokumente, Zeugen, etc.)?
- Welche Erwartungen bestehen in Bezug auf mögliche Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen? Was ist das konkrete Ziel der Beschwerde?
- Wurde jemand anderes bereits über den Missstand informiert?
Möglichst konkrete Angaben erleichtern und beschleunigen eine sachgerechte Bearbeitung eines Hinweises und sind daher eine Hilfestellung für die Formulierung eines Hinweises. Es ist indes keine Voraussetzung für die Bearbeitung eines Hinweises, Angaben zu den vorgenannten Punkten zu machen.
C. Verfahrensablauf
I. Eingangsbestätigung
Sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist, wird der Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen, je nach gewählter Art des Hinweiskanals schriftlich oder elektronisch, bestätigt. Die hinweisgebende Person wird im angemessenen Umfang über den Ablauf sowie den regelmäßigen zeitlichen Verlauf des Verfahrens informiert.
II. Prüfung des Hinweises und Klärung des Sachverhaltes
Nach Eingang eines Hinweises wird dieser von der Abteilung Compliance der ALDI EinkaufSE & Co. oHG auf Plausibilität und Stichhaltigkeit geprüft, ob aufgrund der AngabenRegelverletzungen oder nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevante Risikenoder Verletzungen als zulässige Meldegegenstände in Betracht kommen. Sofern erforderlichwird bereits zu diesem Zeitpunkt der Sachverhalt mit dem Hinweisgeber erörtert, wenn eineKontaktaufnahme zum Hinweisgeber möglich ist.Wenn – auch nach einer etwaigen Erörterung mit dem Hinwegeber – kein zulässigerMeldegegenstand vorliegt oder der Verdacht einer Regelverletzung oder eines nach demLieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevanten Risikos bzw. einer solchen Verletzungoffensichtlich ausgeschlossen ist, wird das Verfahren eingestellt. Der Hinweisgeber wird –sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist – hierüber informiert.Kommen eine Regelverletzung oder ein nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzrelevantes Risiko oder eine solche Verletzung in Betracht, wird der Hinweis an die jeweilszuständige Stelle weitergeleitet, die den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person –sofern notwendig und technisch möglich – weiter erörtert, und sodann prüft, welcheUntersuchungs- bzw. Aufklärungsmaßnahmen (sog. Folgemaßnahmen) erforderlich sind.
Dazu können beispielsweise interne Untersuchungen sowie Gespräche oder Audits beiLieferanten zählen. Daneben wird geprüft, inwiefern aufgrund des Hinweises bereits indiesem Stadium rechtlich und tatsächlich weitere Maßnahmen ergriffen werden dürfen bzw.sollten.Der Hinweisgeber hat im Rahmen der Sachverhaltsermittlung jederzeit die Möglichkeit,ergänzende Angaben zu machen, Tatsachen vorzubringen oder Nachweise vorzulegen.
III. Mögliche Ergebnisse des Verfahrens
Abhängig vom Ergebnis der Untersuchung des Sachverhalts werden unternehmerischeEntscheidungen getroffen, um einem eventuell festgestellten Verstoß oder einem eventuellfestgestellten Risiko angemessen zu begegnen. Das kann bis zur Trennung von Mitarbeiternoder zum Abbruch von Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten führen.
IV. Einbindung des Hinweisgebers
Jeder Hinweis wird ernst genommen. Daher wird der Hinweisgeber grundsätzlich über dieBearbeitung des Sachverhalts, den Verfahrensstand sowie den Ausgang informiert, soferneine Kontaktaufnahme zum Hinweisgeber möglich ist. Im Rahmen dieser Information sindjedoch auch entgegenstehende rechtlich geschützte Interessen anderer Personen undUnternehmen zu berücksichtigen, z. B. Anforderungen des Datenschutzes.
V. Dauer des Verfahrens
Die Verfahrensdauer ist abhängig von dem Umfang und der Komplexität des Hinweises.Der Bearbeitung von Hinweisen wird eine hohe Priorität eingeräumt, und eine Untersuchungwird zügig durchgeführt. Je nach Umfang und Komplexität kann eine sachgerechte Prüfungvon Hinweisen wenige Tage, aber auch teilweise mehrere Monate dauern.
VI. Kosten des Verfahrens
Der Hinweisgeber kann das in dieser Verfahrensordnung beschriebene Hinweisverfahrenkostenlos in Anspruch nehmen.Dem Hinweisgeber im Zusammenhang mit der Nutzung des Hinweisverfahrens eventuellentstehende Kosten und Aufwendungen werden nicht übernommen und sind von ihm selbstzu tragen. Insbesondere erfolgt keine Übernahme von Reisekosten sowie Kosten für eineetwaige Rechtsberatung.
D. Verfahrensgrundsätze
I. Vertraulichkeit
Die mit der Bearbeitung von Hinweisen betrauten Mitarbeiter behandeln die erlangtenInformationen vertraulich gegenüber anderen Personen.
Die Identität von Hinweisgebern wird, soweit sie dies wünschen und dies gesetzlich möglichist, nicht offengelegt.Etwaige gesetzliche Offenlegungs- und Meldepflichten bleiben hiervon unberührt.
II. Hinweisgeberschutz
Hinweisgeber, die mögliche Regelverletzungen oder nach demLieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevante Risiken und Verletzungen nach bestemWissen und in gutem Glauben melden, haben keine Repressalien oder sonstigen für sienachteiligen Maßnahmen von unter den Geltungsbereich dieser Verfahrensordnungfallenden Gesellschaften infolge des Hinweises zu befürchten. Die unter den Geltungsbereichdieser Verfahrensordnung fallenden Gesellschaften werden zudem darauf hinwirken, dassauch Zulieferer Hinweisgeber nicht infolge eines nach bestem Wissen und in gutem Glaubenabgegebenen Hinweises nach dieser Verfahrensordnung benachteiligen.Bei einem erkennbaren Missbrauch des Hinweisgeberverfahrens, d. h., wenn Vorfällegemeldet werden, die als offensichtlich gegenstandslose Anschuldigungen keinerernsthaften Verfolgung bedürfen, können rechtliche Schritte oder disziplinarischeMaßnahmen gegen den Hinweisgeber in Betracht kommen.
III. Unparteilichkeit
Die Unparteilichkeit wird durch Organisationsentscheidungen sichergestellt. Insbesonderehandeln die Mitarbeiter der Abteilung Compliance der ALDI Einkauf SE & Co. oHG bei derPrüfung der Hinweise fachlich weisungsunabhängig.
IV. Faires Verfahren
Bei Untersuchungen werden die geltenden Gesetze sowie die betrieblichen Regelungen inihrer jeweils gültigen Fassung eingehalten.
V. Unschuldsvermutung
Untersuchungen werden neutral und objektiv unter Beachtung der Unschuldsvermutungdurchgeführt.
VI. Datenschutz
Die Prüfung von Hinweisen (einschließlich der Löschung und Speicherung von Daten) erfolgtim Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben (DS-GVO, BDSG) und dendiesbezüglichen betriebsinternen Regelungen.
E. Fortlaufende Wirksamkeitsprüfung
Die Wirksamkeit des Hinweisgeberverfahrens wird mindestens einmal im Jahr sowieanlassbezogen geprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren oder erfolgtenAbhilfe- oder Präventionsmaßnahmen vorgenommen.
Stand: 01.07.2023