Hinweise zum Datenschutz
Die Themen Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Weitere ausführliche Informationen zum Ablauf des Meldeverfahrens sowie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie auf der Website von FS-PP Berlin unter: https://fachanwaelte-strafrecht-potsdamer-platz.de/de/datenschutzerklaerung-zum-fs-pp-hinweisgebersystem (bitte URL kopieren, das ist aus Sicherheitsgründen kein Link).
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Hinweisgebersystemen ausschließlich zum Zwecke der Erfüllung unserer Aufgaben als Ombudsperson/Vertrauensanwälte und/oder Meldekanal i.S.d. § 16 HinSchG der internen Meldestelle nach § 13 HinSchG. Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Rechts- und Regelverstöße in der Organisation des Auftraggebers und außerhalb der Organisation des Auftraggebers mit Auswirkungen auf den Auftraggeber auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung basiert auf Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V.m. §§ 10, 13 Abs. 1 HinSchG, soweit die Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes nach §§ 1, 2 HinSchG fällt und FS-PP Berlin als besonderer anwaltlicher Meldekanal der internen Meldestelle oder als ausgegliederte interne Meldestelle ihrer Vertragspartner der rechtlichen Verpflichtung zur Vornahme der Datenverarbeitung unterliegt. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. FS-PP Berlin hat auf Grundlage der Stellung von Ombudspersonen/Vertrauensanwälten für ihre Vertragspartner ein berechtigtes Interesse an der Prüfung und Bewertung und Dokumentation der eingehenden Meldungen. FS-PP Berlin hat auch ein berechtigtes Interesse daran, offensichtlich nicht relevante Angaben aus einer Hinweismeldung zu entfernen. Zudem haben wir ein berechtigtes Interesse an den im Rahmen des Betriebs eines Postkastens und der Kommunikation mit Hinweispersonen erfolgenden Verarbeitungen personenbezogener Daten. Ein berechtigtes Interesse besteht darüber hinaus daran, unseren Auftraggeber im Rahmen des Mandatsverhältnisses zu beraten und dafür die erforderlichen Verarbeitungen personenbezogener Daten vorzunehmen. Wir haben auch ein berechtigtes Interesse daran, die mitgeteilten potenziellen Verstöße mit Einverständnis der hinweisgebenden Personen an unseren Auftraggeber weiterzugeben. In diesem Fall ist unserer Auftraggeber der Empfänger der personenbezogenen Daten nach Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO ist. Hat FS-PP Berlin zusätzlich zur Funktion des Meldekanals, von ihrem Vertragspartner die Aufgaben der gesamten internen Meldestelle übernommen, können personenbezogene Daten zwecks weiterer Untersuchungen an eine zuständige Behörde abgegeben sowie im Rahmen unternehmensinterner Untersuchungen genutzt werden.
Die Rechtsgrundlage für die anwaltlichen Aufbewahrungsfristen sind § 50 BRAO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 50 Abs. 1 BRAO.
Verantwortliche Stelle
FS-PP Berlin
Frank Auffermann Vogel Albrecht
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Potsdamer Platz 8
10117 Berlin
Bundesrepublik Deutschland
Datenschutzbeauftragter
datenschutzbeauftragter@fs-pp.de
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, die EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen des Verantwortlichen betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur den verantwortlichen Rechtsanwälten bei FS-PP Berlin möglich. Die EQS Group AG, der Auftraggeber von FS-PP Berlin und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen auf Seiten des Verantwortlichen, das sind nur Rechtsanwälte bei FS-PP Berlin, beschränkt ist.
FS-PP Berlin hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit können an die oben genannten Kontaktdaten gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Daten zu Ihrem Beschäftigungsverhältnis, wenn Sie diese offenlegen,
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Rechtsanwälte bei FS-PP Berlin entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Rechtsanwälte prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Plausibilisierung durch, jedoch ohne gesonderten Auftrag ihres Auftraggebers keine selbständigen Ermittlungen.
Eine Weitergabe des Hinweises an den Auftraggeber von FS-PP Berlin erfolgt nur nach Freigabe durch Sie als Hinweisperson. Wenn Sie hier Ihre Identität offenbart haben, haben Sie immer noch die Möglichkeit, die Weitergabe des Hinweises nur anonymisiert freizugeben.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung durch den Auftraggeber von FS-PP Berlin kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern des Verantwortlichen oder weiteren Mitarbeitern, die mit dem Verantwortlichen in Beziehung stehen, weiterzugeben. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Information der betroffenen Person
Es besteht eine grundsätzliche gesetzlich Verpflichtung, die von einem Hinweis betroffene Personen darüber zu informieren, dass personenbezogene Daten über sie erhoben und verarbeitet werden, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Diese Informationspflichten gegenüber Betroffenen werden nicht von FS-PP Berlin, sondern vom Auftraggeber erfüllt. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht, soweit nicht eine Aufbewahrungspflicht besteht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Auftraggebers von FS-PP Berlin besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Hinweisentgegennahme und -bearbeitung erfolgen bei FS-PP Berlin im Rahmen eines anwaltlichen Mandatsverhältnisses. Es gelten die Aufbewahrungsfristen für anwaltliche Handakten von 6 Jahren (§ 50 BRAO)
Nutzung des Hinweisgebersystems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgebersystems nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet. Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Rechtsanwalt bei FS-PP Berlin namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter des Verantwortlichen Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
