Información sobre la Protección de Datos
Nuestro objetivo en Exyte Group es ofrecer un entorno en línea que sea seguro y fácil de usar, y que tome en cuenta los derechos, la protección y las expectativas de nuestros informantes («Informantes»), sospechosos («Sospechosos») y de otras personas implicadas.
Cumplimos las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la UE («RGPD de la UE»), así como los reglamentos nacionales vigentes de privacidad de los datos.
Antes de enviar una denuncia, lea detenidamente esta información sobre la privacidad de los datos.
A continuación, explicaremos detalladamente cómo protegemos su identidad y sus datos personales, qué datos personales nos proporciona y cómo manejamos tales datos personales (si es el caso).
También le ofreceremos más información según lo requieran las leyes aplicables y para su conveniencia.
Responsable de Datos Personales
El responsable del tratamiento de los datos facilitados a través de este sitio web mediante el sistema BKMS® System («sistema de denuncias») es
Exyte Management GmbH
Löwentorstraße 42
70376 Stuttgart, Alemania
(«Exyte» o «nosotros»).
Exyte y sus sociedades afiliadas son parte del Grupo de empresas Exyte («Exyte Group»).
El sistema de denuncias es gestionado por EQS Group GmbH («EQS Group»), Bayreuther Str. 47, 80333 Múnich, en Alemania, a nombre de Exyte como procesador de datos.
Con este objetivo, Exyte y EQS Group concluyeron un acuerdo de procesamiento de datos conforme al artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos («RGPD»). EQS Group implementó medidas técnicas y organizativas para evitar el acceso de EQS Group a datos que sean proporcionados mediante el sistema de denuncias.
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group en un centro de datos de alta seguridad.
Solamente Exyte tiene acceso a los datos. EQS Group y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de amplias medidas técnicas y organizativas.
Todos los datos se almacenan cifrados.
Aunque Exyte es el Responsable del tratamiento, solamente una cantidad limitada del personal del departamento de Compliance de Exyte tendrá acceso a los datos, los cuales se envían a través de BKMS® System.
Propósito del sistema de denuncias y base jurídica
El sistema de denuncias sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial las denuncias sobre violaciones de las leyes, las normativas y las reglas de cumplimiento de Exyte.
Si usted es un Informante y elige mantenerse anónimo, no procesamos ninguno de sus datos personales.
Si decide proporcionarnos su identidad, es decir, datos personales, procesamos sus datos personales con base en su consentimiento según la letra a del párrafo 1 del artículo 6 del Reglamento de Procesamiento de Datos Generales (2016/679) («RGPD»).
Tiene el derecho a retirar su consentimiento en todo momento, en cuyo caso eliminaremos sus datos personales o anonimizaremos las señales de su identidad. El procesamiento de sus datos generales antes de retirar su consentimiento continúa siendo legal.
En caso de revelar su identidad, consideraremos sus datos personales como confidenciales. Sin embargo, con base en las leyes de protección de datos, tenemos la obligación general de revelarle el procesamiento de los datos incluyéndole como la fuente a la persona acusada dentro de un mes después de haber registrado el reporte (letra a del párrafo 3 del artículo 14 del RGPD). Ampliaremos tal periodo siempre y cuando exista el riesgo de que tal información pueda reducir nuestra capacidad para investigar o recopilar pruebas. No le ofreceremos su identidad al acusado si su interés legítimo por mantenerse anónimo supera al interés del acusado por recibir la información.
No proporcionar su identidad o sus datos personales, o retirar su consentimiento no le resultará en una desventaja.
Para otros datos de sujetos distintos a los informantes, el procesamiento de los datos personales está basado en intereses legítimos de Exyte para detectar y prevenir las conductas indebidas y así evitar daños a Exyte, sus empleados y sus clientes. La letra f del párrafo 1 del artículo 6 del RGPD sirve de base jurídica para este tratamiento de datos.
Las investigaciones respecto a la conducta delictiva de los empleados alemanes se basa en el art. 88 párrafo 1 del RGPD en relación con el artículo 26 párrafo I, frase 2 de la Ley Federal alemana de Protección de datos («BDSG»).
Además, podemos procesar los datos personales para prevenir la conducta delictiva o para defendernos contra o emprender acciones legales según el art. 24, párrafo 1, n.º 1 de la BDSG.
Información que debe proporcionarse al sistema de denuncias
El sistema de denuncias fue establecido para registrar y dar seguimiento a acusaciones graves.
Su propósito no es registrar irregularidades menores.
Con este fin, hemos establecido ciertas categorías para denunciar en el sistema de denuncias. Sin embargo, si la infracción no se ajusta a una de las categorías, pero considera que la transgresión es suficientemente grave para garantizar una investigación, puede enviar la denuncia bajo «Otras conductas indebidas con un nivel de gravedad similar». En tales casos, fundamente la gravedad de la infracción.
Tipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncias es voluntario.
Si envía una denuncia a través del sistema de denuncias y decide proporcionarnos su identidad, recopilaremos los siguientes datos e información personales:
- su nombre,
- si es empleado de Exyte, y
- los nombres y otra información personal de las personas que mencione en su denuncia, además de
- otros datos e información personales que incluya en su denuncia.
Nota adicional sobre el envío de anexos
Cuando envíe una denuncia o información, también puede enviar al mismo tiempo anexos para el Compliance Officer responsable en Exyte. Si desea enviar una denuncia anónima, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad:
Los archivos pueden contener información personal oculta (p. ej., metadatos) que podría poner en riesgo su anonimato. Elimine esta información antes del envío.
Tratamiento confidencial de las denuncias y la transferencia de datos
Las denuncias son recibidas por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica del departamento de Compliance de Exyte, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados del departamento de Compliance de Exyte evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias en cada caso concreto.
Podemos compartir su denuncia con la organización regional de Compliance, cuyos empleados están contratados en una entidad Exyte distinta a Exyte Group. Estos Compliance Officers solamente informan al departamento de Corporate Compliance y están sujetos a obligaciones de confidencialidad, además de no compartir la información con la entidad empleadora.
Al tramitar la investigación de una denuncia, puede ser necesario compartir cierta información, incluyendo datos personales, con otros empleados de Exyte o con empleados de otras empresas del grupo Exyte, o con los empleados de otras empresas del grupo, que están sujetas o involucradas por el departamento de Compliance, p. ej., si las denuncias se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo y que tengan normativas diferentes en materia de privacidad de los datos personales.
A la hora de compartir los mensajes siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de privacidad de los datos y de emplear las salvaguardas requeridas según las regulaciones de privacidad de datos, en caso necesario.
Póngase en contacto con Exyte como el responsable del tratamiento o el data protection officer para recibir una lista completa de las entidades, en las cuales el departamento de Compliance de Exyte mantiene responsables de protección de datos u otras entidades en Exyte Group, o información acerca de las salvaguardas.
Una vez completada la investigación con el resultado de una conducta delictiva o un delito grave, podemos transferir los datos a las autoridades responsables para investigaciones posteriores.
Si envía su denuncia en un idioma que el responsable de cumplimiento no conozca, podemos usar un subencargado para propósitos de traducción. Tales subencargados están sujetos a confidencialidad y a nuestras instrucciones.
Todas aquellas personas que reciban acceso a sus datos personales estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información para los objetivos de la investigación
Como principio básico, efectuamos nuestras investigaciones de la manera más transparente posible y legalmente requerida, e informaremos al acusado según lo requieren las leyes de protección de datos aplicables. Podemos abstenernos especialmente de informar a las personas involucradas si el éxito de la investigación puede ponerse en riesgo al revelar la investigación.
Si es acusado, siempre le ofreceremos la oportunidad de proporcionar su versión de los hechos y punto de vista antes de tomar cualquier acción legal o de proporcionar información a las autoridades, a menos que el éxito de la investigación pueda ponerse en riesgo al revelar la investigación.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer los incidentes y realizar una evaluación de la denuncia, o mientras exista un interés legítimo de la empresa o sea obligatorio según la ley. Al completar la investigación, podemos retener los datos personales por la duración de los procedimientos legales, estatutos de limitaciones o con base en otras leyes.
Además, los resultados de las investigaciones y las consecuencias derivadas de ellas pueden ser almacenados durante el tiempo necesario, conforme a las leyes aplicables, especialmente el derecho laboral, con el fin de hacer valer las acciones legales de Exyte.
Uso del sistema de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie nula). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del sistema de denuncias, cuyo acceso está protegido mediante un seudónimo o nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Con él podrá enviar respuestas al empleado responsable de Exyte, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncias, lo cual hace a la comunicación especialmente segura.
Sus derechos
Si lo solicita, le informaremos si Exyte almacena datos personales sobre usted y, en caso afirmativo, cuáles son.
Bajo condiciones estatutorias, puede tener el derecho de solicitar que Exyte rectifique, limite el tratamiento de o elimine estos datos personales.
Además, tiene el derecho de oponerse al procesamiento de sus datos personales, que se procesan con base en el Artículo 6, párrafo 1, letra f del RGPD, en cuyo caso solo procederemos con el procesamiento si nuestro interés legítimo en procesar sus datos prevalece sobre su interés, derechos o libertades para detener el procesamiento de sus datos personales o para el ejercicio o defensa de reclamaciones legales.
Además tiene derecho a recibir de nuestra parte los datos personales relacionados con usted que nos haya suministrado en un formato estructurado, de uso habitual y legible electrónicamente. Tiene el derecho a transferir (o haber transferido) esos datos personales a otro responsable del tratamiento.
Usted también tiene el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora competente para asuntos de protección de datos. Para Exyte Management GmbH, la autoridad competente es «Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg» en Baden-Württemberg, Alemania.
Contacto
Para preguntas o sugerencias generales con respecto a la protección de datos, póngase en contacto con el Equipo de Protección de Datos de Exyte en privacy@exyte.net y ethics@exyte.net.
El responsable del tratamiento de datos y otras entidades alemanas han designado a un Responsable de protección de datos.
Si tiene alguna inquietud, queja o sugerencia en relación con el tratamiento de sus datos personales, póngase en contacto con el Responsable de protección de datos en
Exyte Management GmbH
Responsable de protección de datos
Compliance
Löwentorstraße 42
70376 Stuttgart
Alemania
Correo electrónico: privacy@exyte.net
Versión: 08/2021
