Allianz SE Política de privacidade do SpeakUp
Proteger sua privacidade é nossa maior prioridade. Leia esta aviso com atenção.
Este Aviso de Privacidade da Allianz descreve a política da Allianz SE ("Allianz", "nós", "nosso" ou "nós") em relação às informações pessoais (isto é, dados que podem ser vinculados/atribuídos a uma pessoa física, "Dados Pessoais") obtidas pela Allianz através do SpeakUp e subsequentes investigações de compliance.
Através de nosso canal de comunicação de denúncias"SpeakUp", fornecemos um meio de comunicar incidentes específicos de violações de compliance, por exemplo (lista não exaustiva): fraude, roubo, corrupção, violações de políticas e procedimentos de presentes (brindes) e entretenimento, violações antitruste, irregularidades financeiras ou violações de disposições contábeis ou fiscais, falsificação e/ou manipulação de negócios e/ou registros financeiros da empresa, qualquer tipo de discriminação ou assédio, potencial conflito de interesses.
Este Aviso de Privacidade estabelece que tipo de Dados Pessoais serão coletados, processados e utilizados, para que fins, com quem estes Dados Pessoais podem ser compartilhados e quais os direitos que você, como sujeito dos dados, tem a este respeito.
1. Quem tem o controle sobre os dados?
O controlador de dados é a pessoa física ou jurídica que controla e é responsável por manter e utilizar dados pessoais em arquivos em papel ou eletrônicos.
A Allianz SE, holding alemã do Grupo Allianz, localizada em Koeniginstrasse 28, 80802 Munique, Alemanha, é a controladora de dados conforme definido pelas leis e regulamentos relevantes de proteção de dados. No caso de uma possível violação envolver outras empresas do Grupo Allianz, as outras empresas do Grupo Allianz também serão controladores de dados na medida do necessário para lidar com a suposta violação. Encontra aqui uma lista de empresas do grupo Allianz:
https://www.allianz.com/en/privacy-statement.html#TabVerticalNegative2523488475
O sistema SpeakUp é armazenado em um banco de dados operado por EQS Group GmbH, um operador independente localizado em Karlstraße 47, 80333 Munique, em nome da Allianz. Todos os dados são criptografados, protegidos por senha e armazenados em um local seguro, de modo que o acesso ao conteúdo dos comunicados do SpeakUp fique limitado apenas aos funcionários autorizados do Grupo Allianz.
2. Quais dados pessoais serão coletados?
Coletaremos e processaremos vários tipos de Dados Pessoais sobre você para cumprir as finalidades deste aviso, tais como:
- Sobrenome e primeiro nome
- Informações de contato (ex.: e-mail, número de telefone)
- Relações comerciais
- Afiliação à Allianz
- Informações sobre qualquer reclamação(s) feita(s) por ou sobre você
- Informações sobre quaisquer investigações atuais ou anteriores em que você possa estar envolvido ou interessado
- Informações que permitam a investigação de atividades impróprias ou supostamente criminosas, ou violação do Código de Conduta Allianz
A Allianz encoraja você a informar sua identidade quando apresentar uma suspeita de violação de compliance. Muitas investigações poderão ser realizadas mais rápida e eficazmente se o nome do denunciador for informado, pois a pessoa que trata do comunicado poderá entrar em contato direto com o denunciante. Contudo, o SpeakUP protege o anonimato dos denunciadores que não desejam revelar a identidade. Quando você configurar a caixa de correio protegida, poderá selecionar um pseudônimo/nome de usuário e senha. Caso você não insira dados que possibilitem tirar conclusões sobre sua identidade, seu comunicado será mantido em anonimato através de inúmeras medidas técnicas e organizacionais, como a criptografia.
As informações que você enviar podem conter Dados Pessoais sobre outros indivíduos e serão avaliadas pela Allianz. Pode resultar na abertura de investigações internas ou externas e ter outras consequências negativas para as pessoas afetadas. Você deve, portanto, fornecer apenas informações que você acredita serem corretas na medida de seu conhecimento e que sejam relevantes para a suposta violação de compliance. Nenhuma consequência negativa será imposta a você pelo envio de seu comunicado, desde que o mesmo tenha sido apresentado de boa-fé e de acordo com seu melhor entendimento.
No entanto, o fornecimento de informações reconhecidamente falsas ou enganosas acarretará consequências a você. A divulgação intencional de informações falsas é passível de processo criminal em muitos países. De modo geral, você não deverá fornecer informações que estejam sujeitas a processos no seu país.
3. Para que fins processamos e utilizamos seus Dados Pessoais?
Processaremos seus Dados Pessoais com o propósito de fornecer um canal global de denúncia aos nossos colaboradores, acionistas, clientes e ao público em geral, e para investigar e tratar de condutas impróprias, incluindo supostas atividades criminosas (por exemplo, fraude) e violações do Código de Conduta Allianz.
A Allianz toma as medidas apropriadas para fazer uso cuidadoso das informações comunicadas, aplicando os mais altos padrões de confidencialidade, cuidado e atenção. O Departamento de Compliance é o responsável principalmente pelo processamento dos comunicados recebidos através do SpeakUp. Assim que um comunicado é enviado, o Departamento de Compliance receberá as informações e verificará se é necessária uma investigação aprofundada. Uma investigação pode ser realizada por especialistas internos ou externos em investigação, dependendo da suposta violação. Especialistas externos estão contratual ou legalmente vinculados à obrigações de confidencialidade para proteger os Dados Pessoais processados em nome da Allianz. As funções de auditoria, assessoria jurídica e RH também estão frequentemente envolvidas no processo de investigação de compliance. Em casos relevantes, o Conselho Administrativo é informado prontamente e é atualizado sobre constatações importantes.
Como regra geral, o SpeakUP só deve ser utilizado para enviar comunicados relacionados aos pontos chave de compliance listados acima. Contudo, se o conteúdo do seu comunicado não se enquadrar em nenhum dos pontos chave de compliance acima listados, reencaminharemos o seu comunicado para o departamento responsável da Allianz, desde que o consideremos necessário e adequado. Por exemplo, comunicados sobre assuntos pessoais podem ser enviados ao departamento de RH.
4. Para quais fins legais coletamos, processamos e utilizamos seus Dados Pessoais?
Utilizamos os seguintes fins legais para a coleta, processamento e utilização de seus dados pessoais:
- Consentimento. Contamos com seu consentimento para informar sua identidade caso você seja um denunciante. Ao inserir as informações no sistema SpeakUP, será solicitado seu consentimento para a coleta, processamento e utilização dos seus Dados Pessoais, tal como acima descrito. Você tem o direito a retirar seu consentimento para informar sua identidade às pessoas afetadas, mas observe que sua retirada só será possível dentro de um mês após a comunicação. Pode ser que seja necessário revelar sua identidade a terceiros, conforme descrito na Seção 5. Caso você não deseje que a Allianz colete, processe e utilize os seus Dados Pessoais, poderá enviar o seu comunicado anonimamente.
- Obrigação Legal. Processaremos os Dados Pessoais para cumprir com as obrigações legais às quais estamos sujeitos (por exemplo, para manter e fornecer serviços de denúncia de irregularidades aos nossos colaboradores).
- Interesses legítimos. Temos o interesse legítimo de garantir que as violações das leis ou regulamentos aplicáveis e as violações do Código de Conduta da Allianz sejam adequadamente tratadas em tempo hábil para proteger a Allianz, bem como nossos colaboradores, acionistas, clientes e o público em geral, dos resultados e efeitos de conduta ilegal ou imprópria.
5. Quem tem acesso a seus Dados Pessoais?
Garantiremos que seus Dados Pessoais sejam processados de forma compatível com as finalidades especificadas acima.
Para os fins especificados, seus dados pessoais podem ser divulgados para as seguintes partes que operam como controladores de dados de terceiros:
- Se uma possível violação envolver outras empresas do Grupo Allianz, o departamento responsável por essas empresas será informado; e
- Especialistas externos autorizados (ex.: consultores externos, auditores, peritos forenses, etc.).
Para os fins indicados, também podemos compartilhar seus dados pessoais com as seguintes partes que operam como processadores de dados sob nossas instruções:
- Agentes autorizados, contratantes e prestadores de serviços.
Por fim, podemos compartilhar seus Dados Pessoais nos seguintes casos:
- A Allianz também pode ser legalmente obrigada a fornecer a certos órgãos governamentais, incluindo, sem limitação, agências governamentais de investigação ou tribunais, informações sobre violações de compliance relatadas. Se formos obrigados a fornecer tais informações, bem como em caso de confisco, não poderemos reter os Dados Pessoais obtidos pela Allianz via SpeakUp ou a investigação de compliance subsequente.
- Em certos casos, a Allianz pode não ser obrigada a partilhar Dados Pessoais com agências governamentais, mas tem o direito legal de fazê-lo voluntariamente. Por favor informe-nos se não desejar que partilhemos voluntariamente os seus Dados Pessoais, incluindo sua identidade, com agências governamentais (a não ser que seja necessário para salvaguardar os interesses legítimos da Allianz).
- É frequentemente exigido por lei que as pessoas acusadas e as testemunhas citadas em um comunicado de suposta violação de compliance, sejam notificadas e ouvidas. No decorrer da investigação, essas pessoas terão a oportunidade de apresentar a sua opinião sobre o comunicado. No caso de comunicação não-anônima, as pessoas afetadas podem ter direitos legais à informação, o que pode exigir de nós a divulgação de seu nome na ausência de um interesse superior. Por favor informe-nos caso não deseje que seu nome seja divulgado como denunciante. Você tem o direito a retirar seu consentimento para informar sua identidade às pessoas afetadas, mas observe que esta retirada só será possível dentro de um mês após a comunicação.
6. Onde seus Dados Pessoais serão processados?
Seus dados pessoais podem ser processados tanto dentro como fora do Espaço Econômico Europeu (EEE) pelas partes especificadas acima, sempre sujeitos a restrições contratuais relativas à confidencialidade e segurança, de acordo com as leis e regulamentos de proteção de dados aplicáveis. Não divulgaremos seus dados pessoais a terceiros que não estejam autorizados a processá-los.
Sempre que transferirmos seus dados pessoais para processamento fora do EEE para outra empresa do Grupo Allianz, o faremos com base nas regras corporativas obrigatórias (BCRs) da Allianz conhecidas como Allianz Privacy Standard (APS), que estabelecem a proteção adequada para os dados pessoais e são legalmente obrigatórias para as empresas do Grupo Allianz. A versão pública do APS e a lista de empresas do Grupo Allianz que as cumprem podem ser acessadas em Allianz.com.
Nos casos em que o APS não se aplicar, tomaremos medidas para assegurar que a transferência de seus dados pessoais fora do EEE receba um nível de proteção adequado, como ocorre no EEE. Você pode descobrir em que proteções confiamos para tais transferências (por exemplo, Cláusulas Contratuais Padrão) entrando em contato conosco conforme especificado abaixo.
7. Quais são seus direitos em relação aos seus Dados Pessoais?
Na medida do possível pelas leis e regulamentos de proteção de dados aplicáveis, você tem o direito a:
- Acessar seus Dados Pessoais mantidos sobre você e saiber a origem dos dados, os objetivos e as finalidades do processamento, os detalhes do(s) controlador(es) de dados, do(s) processador(es) de dados e das partes a quem os dados podem ser divulgados;
- Atualizar e corrigir seus Dados Pessoais para que estejam corretos;
- Solicitar a exclusão de seus Dados Pessoais se eles não forem mais necessários para as finalidades acima indicadas;
- Obter seus Dados Pessoais em formato eletrônico;
- Restringir o processamento de seus Dados Pessoais em determinadas circunstâncias; por exemplo, quando você tiver contestado a exatidão de seus Dados Pessoais, pelo período que permita à Allianz SE a verificação de sua exatidão;
- Opor-se ao processamento de seus Dados Pessoais por motivos específicos relacionados à sua situação particular que se sobreponham aos nossos motivos legítimos e imperativos para o processamento;
- Retirar seu consentimento a qualquer momento em que seus Dados Pessoais forem processados com seu consentimento, sem afetar a legalidade do processamento baseado no consentimento anterior a sua retirada e no processamento realizado com base em outra base legal (por exemplo, interesse legítimo); e
- Apresentar uma reclamação conosco e/ou com a autoridade de proteção de dados competente.
Você pode exercer estes direitos entrando em contato conosco conforme detalhado na Seção 9, abaixo, fornecendo seu nome, e-mail e finalidade de sua solicitação. Lembre-se de que estes não são direitos absolutos, porém cumpriremos plenamente com nossas obrigações legais.
8. Que medidas de segurança implementamos para proteger seus Dados Pessoais?
A Allianz implementou medidas razoáveis de segurança técnica e organizacional (por exemplo, controles de acesso, criptografia, segurança física como escritórios trancados, etc.) para proteger seus Dados Pessoais coletados pela Allianz via SpeakUp e quaisquer investigações subsequentes de compliance contra acesso não autorizado, uso indevido, perda ou destruição.
9. Por quanto tempo guardamos seus Dados Pessoais?
Somente reteremos seus Dados Pessoais enquanto for necessário para investigar e resolver a violação de compliance comunicada, incluindo a remediação de qualquer falha descoberta e o tratamento de qualquer litígio de garantia. Os seus dados pessoais serão coletados por mais tempo caso seja necessário devido à obrigações legais, regulamentares ou contratuais, ou caso seja permitido por lei.
10. Como você pode entrar em contato conosco?
Se você tiver alguma dúvida sobre a forma como a Allianz SE utiliza seus Dados Pessoais, poderá entrar em contato conosco via correio ou e-mail através dos seguintes detalhes indicados abaixo:
Allianz SE
Departamento de Proteção de Dados do Grupo
Koeniginstrasse 28
80802 Munich Germany
E-mail: GoodPrivacy@allianz.com
Se sua pergunta for sobre a forma como as outras empresas do Allianz Group utilizam seus Dados Pessoais, você pode contatar os detalhes listados nesta Seção 10 e encaminharemos sua solicitação ao responsável pela Proteção de Dados correspondente à empresa do Grupo Allianz.
11. Com que frequência atualizamos este Aviso de Privacidade?
Revisamos regularmente este Aviso de Privacidade. Nós o informaremos quando houver uma mudança importante que possa ter um impacto no processamento de seus Dados Pessoais.
Este aviso de privacidade foi atualizado pela última vez em abril de 2022.