Ilmoitusjärjestelmämme SpeakUP!

Miksi minun tulisi käyttää SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmää?

Sinulla saattaa olla tietoa konkreettisista tapauksista, jotka voivat vaarantaa määräystenmukaisuuden. Saatat myös epäröidä tiedon jakamista henkilökohtaisesti. Haluamme suojella sinua ilmoittajana tehokkaasti ja tarjota sinulle mahdollisuuden käyttää ulkoista SpeakUP-järjestelmää viestintäalustana. Se on sertifioitu korkeimpien turvallisuusstandardien mukaisesti tietojen jakamiseen nimettömillä ilmoituksilla tai ilmoittajan näin halutessa omalla nimellä. Ilmoituksesi myötä yrityksemme sääntöjen rikkomukset on mahdollista tutkia, riskit tunnistaa varhaisessa vaiheessa sekä mahdollisesti estää Eckes-Graninin ja muiden omaisuudelle ja maineelle aiheutuvat vahingot. Tällä tavalla voit aktiivisesti osallistua tutkintaan ja auttaa minimoimaan ja välttämään yritykselle ja sen työntekijöille aiheutuvat riskit.

Mistä tapauksista voin ilmoittaa?

Voit lähettää ilmoituksen tilanteista, jotka suoraan tai epäsuorasti liittyvät seuraaviin aiheisiin:

• korruptio/lahjonta
• kavallus, petos tai varkaus
• kilpailun vastaiset toimet ja kartellikieltorikkomukset
• tietosuojamääräysten ja IT-turvallisuuden rikkomukset
• turvallisuus- ja ympäristönsuojelumääräysten puuttuminen tai niiden rikkominen
• syrjintä/ahdistelu/kiusaaminen
• kestävyysstandardien, yleisesti hyväksyttyjen sosiaalisten standardien tai ihmisoikeuksien rikkominen
• tuote- ja elintarviketurvallisuuden tai kolmansien osapuolien suojattujen oikeuksien rikkominen sekä liikesalaisuuksien tai luottamuksellisen tiedon paljastaminen.

Haluan pysyä nimettömänä – onko se taattu?

SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmässä ilmoittajan suojaaminen on äärimmäisen tärkeää. Luottamuksellisuuden ja nimettömyyden suojan – ilmoittajan halutessa – tekninen takaaminen, josta vastaa ulkoinen palveluntarjoaja, on sertifioitu. SpeakUP!-järjestelmää hallinnoi ulkoinen järjestelmä. Eckes-Granini saa ainoastaan tiedot, jotka itse syötät järjestelmään.

Tärkeä huomio aiheeseen liittyen: Varmista ilmoitusprosessin aikana, että nimettömyytesi on suojattu – jos niin haluat – äläkä vahingossa paljasta henkilöllisyyttäsi.

Emme suosittele lähettämään ilmoitusta yrityksen verkon kautta. Jos ilmoitus lähetetään yrityksen verkon kautta, käyntisi SpeakUP!-sivustolla on teoreettisesti mahdollista jäljittää.

Voiko Eckes-Graniniin ottaa yhteyttä SpeakUP!-järjestelmän kautta?

Kyllä, tämä onnistuu SpeakUP!-järjestelmässä suojatun sähköpostilaatikon kautta. Voit luoda postilaatikon samalla, kun lähetät ilmoituksen. Kun luot sähköpostilaatikon, sinun tulee valita pseudonyymi ja salasana. Ilmoituksesi säilyy suojattuna salauksen ja muiden erityisten turvatoimien avulla. Pääset suojattuun sähköpostilaatikkoosi napsauttamalla ”Kirjaudu sisään” -painiketta. Kirjoita tämän jälkeen henkilökohtainen pseudonyymiisi/käyttäjänimesi sekä salasana, jonka valitsit lähettäessäsi ilmoituksen. Tämän sähköpostilaatikon kautta yrityksemme sääntöjen noudattamista valvova toimihenkilö voi kysyä sinulta kysymyksiä, jos jotkin yksityiskohdat ovat vielä epäselviä. Voit myös saada vastauksia tätä kautta. Nimettöyytesi suojataan, jos niin haluat.

Jos kadotat kirjautumistietosi, lähetä uusi ilmoitus ja luo uusi sähköpostilaatikko. Jos mahdollista, anna edellisen ilmoituksesi viitenumero. Uusi sähköpostilaatikko ei sisällä mitään edelliseen ilmoitukseesi liittyvää sisältöä.

Jos et luo sähköpostilaatikkoa, emme voi lähettää sinulle palautetta.

Millainen ilmoituksen lähettämisprosessi tarkalleen on? Kuinka luon sähköpostilaatikon?

Jos haluat lähettää ilmoituksen (joko nimelläsi tai nimettömänä), napsauta esittelysivun ylälaidassa olevaa ’Lähetä ilmoitus’ -painiketta.

Ilmoitusprosessi koostuu neljästä vaiheesta:

1. Ensin sinua pyydetään lukemaan tiedot nimettömyytesi suojaamisesta sekä vastaamaan visuaaliseen varmennukseen.
2. Seuraavalla sivulla sinulta kysytään ilmoituksen painopistettä.
3. Ilmoitussivulla voit tarkentaa ilmoitustasi omin sanoin ja vastata tapausta koskeviin kysymyksiin valmiiden vastausvaihtoehtojen avulla. Voit kirjoittaa yhteensä 5 000 merkkiä vapaaseen tekstikenttään, mikä vastaa yhtä täyttä sivua. Voit myös lähettää ilmoituksesi tueksi korkeintaan 5 MB:n kokoisen tiedoston. Huomaa nimettömyytesi suojaamiseen liittyen, että asiakirjat saattavat sisältää tietoa niiden laatijasta. Ilmoituksesi lähettämisen jälkeen saat viitenumeron vahvistukseksi ilmoituksen lähettämisestä.
4. Voit halutessasi luoda oman suojatun sähköpostilaatikon. Lähetämme sinulle tämän sähköpostilaatikon kautta palautetta, muun muassa vastauksia kysymyksiisi ja tietoa ilmoituksesi käsittelyn etenemisestä.

Jos sinulla on jo suojattu sähköpostilaatikko, pääset siihen suoraan ”Kirjaudu sisään” -painikkeella, kun olet ensin kirjoittanut kenttiin pseudonyymisi sekä sähköpostilaatikon salasanan. Sinun on myös tällöin vastattava ensin visuaaliseen varmennukseen.

SpeakUP!-järjestelmä suojaa nimettömyyttäsi, kunhan et itse syötä järjestelmään tietoja, joiden perusteella on mahdollista tehdä johtopäätöksiä henkilöllisyydestäsi.

Voiko ilmoituksen lähettämisestä aiheutua minulle (lähettäjänä) negatiivisia seurauksia?

Ilmoituksen lähettämisestä ei aiheudu minkäänlaisia henkilökohtaisia seuraamuksia.