BKMS® Systemin käytön aikana tietokoneellesi tallennetaan tekstitiedosto (”session cookie” eli istuntoeväste), joka sisältää ainoastaan istuntosi numeron. Tämä on tarpeen teknisistä syistä, jotta yhteys turvasertifioituun palvelimeen saataisiin luotua. ”Istuntoeväste” ei aiheuta haittaa tietokoneellesi, se ei käytä tietojasi eikä se ole missään yhteydessä ilmoituksesi sisältöön. Kun suljet kaikki selainikkunat ilmoituksesi lähettämisen jälkeen, ”istuntoeväste” lakkaa olemasta voimassa ja se poistetaan automaattisesti.
Eckes-Granini Group GmbH
Ludwig-Eckes-Platz 1
55268 Nieder-Olm
Puhelin: +49 6136 35 0
Faksi: +49 6136 35 1400
Sähköposti: info@eckes-granini.com
Mainzin käräjäoikeus, HRB 40711
Arvonlisäverotunniste: DE 124003408
Sidney Coffeng, German Heil
Me, Eckes-Granini Group sekä kaikki osakeyhtiölain (AktG) 15 §:n mukaiset tytäryhtiöt (Eckes-Granini), suhtaudumme tietosuojaan ja tietojen luottamukselliseen käsittelyyn erittäin vakavasti ja noudatamme Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä voimassa olevia kansallisia tietosuojasäädöksiä. Lue nämä tietosuojaa koskevat tiedot huolellisesti ennen ilmoituksen lähettämistä.
SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmän (BKMS® System) tarkoituksena on vastaanottaa, käsitellä ja hallita turvallisesti ja luottamuksellisesti ilmoituksia, jotka koskevat Eckes-Graninin sääntöjen rikkomuksia. Henkilötietojen käsittely the SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmän puitteissa perustuu yrityksemme oikeutettuun etuun havaita ja estää rikkomukset ja siten välttää Eckes-Graninille, sen työntekijöille ja asiakkaille koituvia vahinkoja. Oikeusperuste tietojen käsittelylle on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohdan f alakohta.
SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmän tietosuojasta vastaavat osapuolet ovat
ainoina vastuullisina osapuolina (jäljempänä ”vastuullinen osapuoli”). SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmää hoitaa erillinen yritys EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 10789 Berliini, Saksa, Eckes-Graninin puolesta.
SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmään syötetyt henkilötiedot ja muut tiedot tallennetaan EQS Group GmbH:n hallinnoiman erittäin turvallisen datakeskuksen tietokantaan. Vain Eckes-Graninin työntekijät voivat nähdä tiedot. EQS Group GmbH:lla ja muilla kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä tietoihin. Tämä varmistetaan sertifioidulla menetelmällä sen kattavien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla.
Kaikki tiedot tallennetaan salattuina ja monitasoisella salasanasuojauksella lupajärjestelmän mukaisesti niin, että vain hyvin harva, erikseen valtuutettu henkilö Eckes-Graninilla pääsee käsiksi tietoihin.
Eckes-Granini on nimittänyt tietosuojavastaavan. Eckes-Graninin tietosuojaa koskevat tiedustelut voi lähettää postitse Eckes-Graninin osoitteeseen tietosuojavaltuutetulle osoitettuna tai sähköpostitse osoitteeseen datenschutz@eckes-granini.de.
SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmän käyttö on vapaaehtoista. Jos lähetät ilmoituksen SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmän kautta, keräämme sinulta seuraavat henkilötiedot ja tiedot:
Saapuvien ilmoitusten käsittelystä vastaavat tehtävään erikseen valtuutetut ja koulutetut Eckes-Graninin sääntöjenvalvontaorganisaation työntekijät, ja ilmoituksia käsitellään aina luottamuksellisesti. Eckes-Graninin sääntöjenvalvontaorganisaation työntekijät arvioivat asian ja tekevät kulloisenkin tapauksen vaatimat lisätutkimukset.
Ilmoituksen käsittelyn ja erityistutkinnan aikana ilmoituksen jakaminen myös joidenkin muiden kulloinkin vastuullisen osapuolen työntekijöiden tai konsernin muiden yritysten työntekijöiden kanssa voi olla tarpeen, jos ilmoitus koskee esim. tytäryhtiöissä sattuneita tapauksia. Jälkimmäiset saattavat sijaita Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella maissa, joissa henkilötietojen suojaa koskevat säännöt saattavat olla erilaiset. Varmistamme aina, että ilmoitusten jakamisessa noudatetaan voimassa olevia tietosuojamääräyksiä.
Kaikkia henkilöitä, joille myönnetään pääsy tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.
Meillä on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa syytetyille osapuolille kaikista vastaanottamistamme heitä vastaan tehdyistä ilmoituksista heti, kun tämän tiedon ilmoittaminen ei enää vaaranna tutkimusta. Henkilöllisyyttäsi ilmoittajana ei paljasteta, ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta siihen.
Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulla ja ilmoituksessa nimetyillä henkilöillä on oikeus päästä käsiksi omiin henkilötietoihinne, oikeus tietojen oikaisuun, poistamiseen ja käytön rajoittamiseen sekä oikeus vastustaa omien henkilötietojen käsittelyä. Jos henkilötietojen käsittelyn vastustamisoikeutta käytetään, arvioimme viipymättä, tarvitaanko tallennettuja tietoja ilmoituksen tutkimiseen. Tiedot, joita ei enää tarvita, poistetaan välittömästi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tilanteen selvittämiseksi ja lopullisen arvioinnin tekemiseksi tai niin kauan kuin yrityksellä on olemassa säilyttämiseen oikeutettu etu tai niin kauan kuin laki sitä vaatii. Kun ilmoituksen käsittely on saatu päätökseen, nämä tiedot poistetaan lakisääteisten määräysten mukaisesti.
Tietokoneesi ja SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmän välillä käytävä viestintä tapahtuu salatun yhteyden (SSL) kautta. Tietokoneen IP-osoitetta ei tallenneta ilmoitusjärjestelmän käytön aikana. Yhteyden ylläpitämiseksi tietokoneesi ja SpeakUP!-ilmoitusjärjestelmän välillä tietokoneellesi tallennetaan eväste, joka sisältää ainoastaan istuntotunnuksen (nk. istuntoeväste). Eväste on voimassa vain istunnon ajan ja häviää, kun selain suljetaan.
Voit luoda ilmoitusjärjestelmään sähköpostilaatikon, joka on suojattu yksilöllisesti valitulla pseudonyymillä/käyttäjänimellä ja salasanalla. Sen kautta voit lähettää Eckes-Graninille ilmoituksia joko nimelläsi tai anonyymisti, turvallisella tavalla. Tämä järjestelmä tallentaa tiedot vain ilmoitusjärjestelmän sisällä, mikä tekee siitä erityisen turvallisen. Se ei ole tavanomaisen sähköpostiviestinnän muoto.
Kun lähetät ilmoituksen tai täydennyksen, voit samalla lähettää liitteitä vastaavalle Eckes Graninin työntekijälle. Jos haluat lähettää nimettömän ilmoituksen, huomioi seuraava ohje viestinnän suojaamiseksi: Tiedostot saattavat sisältää piilotettuja henkilötietoja, jotka voivat vaarantaa nimettömyytesi. Poista nämä tiedot ennen kuin lähetät mitään. Jos et pysty poistamaan näitä tietoja tai jos olet epävarma, kopioi liitteessä oleva teksti ilmoitustekstiin tai lähetä tulostettu asiakirja nimettömänä ilmoituksen vastaanottajan osoitteeseen (ks. alatunniste) ja merkitse viitteeksi ilmoitusprosessin lopussa saamasi viitenumero.
Versio: Elokuu 2021
(Versio 04/08/2021)