Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir – die Eckes-Granini Unternehmensgruppe einschließlich aller verbundenen Unternehmen i.S.d. § 15 AktG („Eckes-Granini“) - sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lest diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Ihr eine Meldung abgebt.
Zweck des Hinweisgebersystems SpeakUP! und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem SpeakUP! (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von Eckes-Granini auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems SpeakUP! ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für Eckes-Granini, deren Mitarbeitern und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) EU-DSGVO.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems SpeakUP! ist
- Eckes-Granini Group GmbH und
- ihre Tochtergesellschaften
als autonom verantwortliche Stellen (im Folgenden auch: „Verantwortliche“). Das Hinweisgebersystem SpeakUP! wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, die EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München in Deutschland, im Namen von Eckes-Granini betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem SpeakUP! eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Eckes-Granini möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Eckes-Granini beschränkt ist.
Eckes-Granini hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei Eckes-Granini können per Post an die Postadresse von Eckes-Granini mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“ oder per E-Mail an datenschutz@eckes-granini.de gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems SpeakUP! erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Ihr über das Hinweisgebersystem SpeakUP! eine Meldung abgebt, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Euren Namen, sofern Ihr Eure Identität offenlegt,
- ob Ihr bei Eckes-Granini beschäftigt seid und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Ihr in Eurer Meldung nennt.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von Eckes-Granini entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von Eckes-Granini prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter des jeweils Verantwortlichen oder an Mitarbeiter von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Eure Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht habt Ihr und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Euch ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgebersystems SpeakUP!
Die Kommunikation zwischen Eurem Rechner und dem Hinweisgebersystem SpeakUP! erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Eures Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Eurem Rechner und SpeakUP! wird ein Cookie auf Eurem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende der Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Ihr habt die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise könnt Ihr dem zuständigen Mitarbeiter von Eckes-Granini namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung habt Ihr die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter von Eckes-Granini Anhänge zu senden. Wenn Ihr anonym eine Meldung abgeben möchtet, beachtet bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Eure Anonymität gefährden. Entfernt diese Daten bitte vor dem Versenden. Solltet Ihr diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopiert den Text Eures Anhangs zu Eurem Meldungstext oder sendet das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Ihr am Ende des Meldungsprozesses erhaltet, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: August 2021