Information om dataskydd
Eckes-Granini Group, inklusive alla dotterbolag enligt del 15 i tysk aktiebolagslagstiftning (AktG) (‘Eckes-Granini’) tar dataskydd och sekretess på största allvar och följer bestämmelserna i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) samt alla gällande nationella dataskyddsföreskrifter. Vi ber dig att noga läsa igenom dataskyddsinformationen innan du gör en anmälan.
SpeakUP! anmälningssystemets syfte och rättsliga grund
SpeakUP! anmälningssystem (BKMS® System) har till syfte att säkert och konfidentiellt ta emot, behandla och hantera anmälningar gällande brott mot Eckes-Graninis bestämmelser för regelefterlevnad. Personliga data behandlas inom gränserna för SpeakUP! anmälningssystem baserat på Eckes-Graninis rättmätiga intresse att upptäcka och förebygga missbruk och därmed förhindra att företaget, dess anställda och kunder skadas. Rättslig grund för behandling av personliga data är artikel 6(1)(1)(f) i GDPR.
Ansvariga parter
Ansvariga för dataskyddet i SpeakUP! anmälningssystem är
- Eckes-Granini Group GmbH och
- dess dotterbolag
som enda ansvariga parter (hädanefter även: ”ansvarig part”). SpeakUP! anmälningssystemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Tyskland, för Eckes-Graninis räkning.
Persondata och information som matas in i SpeakUP! anmälningssystem lagras i en databas som drivs av EQS Group GmbH på ett högsäkerhetsdatacenter. Endast anställda på Eckes-Granini kan se dessa data. EQS Group GmbH och andra utomstående parter kan inte komma åt uppgifterna. Det garanteras av en certifierad procedur med omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder.
Alla data lagras med kryptering och flera lösenordskyddade nivåer för att garantera att åtkomsten begränsas till ett mycket litet antal uttryckligen auktoriserade personer på Eckes-Granini.
Eckes-Granini har utsett en dataskyddsansvarig. Frågor om dataskydd hos Eckes-Granini kan skickas med vanlig post till den dataskyddsansvarige på den adress som anges eller via e-post till datenschutz@eckes-granini.de.
Typ av personuppgifter som samlas in
Det är frivilligt att använda SpeakUP! anmälningssystem. Om du gör en anmälan via SpeakUP! anmälningssystem kommer vi att samla in följande persondata och information:
- Ditt namn, om du vill tala om vad du heter
- Om du arbetar på Eckes-Granini och
- Namn och andra personuppgifter för personer som förekommer i din anmälan
Konfidentiell hantering av anmälningar
Inkommande anmälningar tas emot av några få utvalda, uttryckligen auktoriserade och specialutbildade medarbetare på Eckes-Graninis avdelning för regelefterlevnad och hanteras alltid konfidentiellt. Dessa Eckes-Granini-medarbetare utvärderar ärendet och gör ytterligare utredningar som kan behövas i det enskilda fallet.
När en anmälan behandlas eller vid en specialutredning måste man ibland dela med sig av dess innehåll till andra anställda som arbetar för den ansvarige parten i fråga eller personer som arbetar på andra företag inom gruppen, t ex om anmälan gäller händelser som inträffat på ett dotterbolag. I så fall kan dessa företag också vara verksamma utanför EU och det europeiska ekonomiska samarbetsområdet där andra regler gäller för skydd av personliga data. Vi ser alltid till att följa alla tillämpliga dataskyddsbestämmelser när vi delar innehållet i en anmälan.
Alla personer som får tillgång till informationen är skyldiga att hantera den konfidentiellt.
Information om den anklagade
Vi är skyldiga enligt lag att informera anklagade personer om anmälningar som gjorts mot dem så snart det inte längre kan äventyra utredningen. Din identitet som anmälare kommer inte att avslöjas, såvida vi inte är skyldiga att göra det enligt lag.
De dataregistrerades rättigheter
Enligt europeisk dataskyddslagstiftning har du och de personer som omnämns i din anmälan åtkomsträtt samt rätt att korrigera, radera och begränsa behandling av persondata eller att vägra all behandling av persondata. Om rätten att vägra behandling av persondata utnyttjas kommer man omedelbart att bedöma om de data som sparats är nödvändiga för att kunna utreda en anmälan. Data som inte längre behövs tas bort omedelbart. Du har också rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.
Lagringstid för personliga data
Personliga data sparas så länge det behövs för att klargöra och utvärdera situationen eller så länge företaget har ett berättigat intresse av det eller är skyldigt till det enligt lag. Så snart en anmälan är färdigbehandlad kommer alla data i den att tas bort enligt lagstadgade bestämmelser.
Använda SpeakUP! anmälningssystem
Din dator kommunicerar med SpeakUP! anmälningssystem genom en krypterad anslutning (SSL). Din IP-adress sparas inte när du använder anmälningssystemet. För att förbindelsen mellan din dator och SpeakUP! ska finnas kvar sparas en cookie som bara innehåller sessionens ID (en så kallad sessionscookie) på datorn. Cookien är bara giltig tills sessionen avslutas och du stänger webbläsaren.
I anmälningssystemet kan du skapa en skyddad brevlåda med en pseudonym/ett användarnamn och ett lösenord som du väljer själv. Då kan du skicka anmälningar till respektive ansvarig medarbetare på Eckes-Granini på ett säkert sätt, i ditt namn eller anonymt. Data sparas bara inom anmälningssystemet, vilket gör det extra säkert. Det kan inte jämföras med vanlig e-postkommunikation.
Information om bilagor
När du gör en anmälan eller skickar ett tillägg kan du också bifoga bilagor till en behörig medarbetare Eckes-Granini. Observera följande säkerhetsanvisning om du vill göra en anonym anmälan: Filer kan innehålla dolda personuppgifter som kan avslöja din identitet. Ta bort dessa uppgifter innan du skickar filen. Om du inte kan ta bort den här informationen eller inte vet hur det går till ska du kopiera texten från filen till anmälningstexten eller skicka en utskrift av den anonymt med det referensnummer du får i slutet av anmälningsprocessen till den adress som anges i sidfoten.
Version: Augusti 2021
