POLITIQUE DE RESPECT DE LA VIE PRIVEE DANS LA GESTION DES SIGNALEMENTS
La présente Politique de respect de la vie privée explique comment GEODIS collecte, utilise et partage les données à caractère personnel aux fins de l'alerte. Cela inclut toute donnée à caractère personnel afférente à l’auteur du signalement ainsi que les données à caractère personnel concernant les personnes à l'encontre desquelles une allégation a été faite ou qui ont été identifié comme ayant des informations concernant l'allégation.
Responsables du traitement des données
GEODIS est le responsable du traitement des processus d'alerte qui sont utilisés pour son compte et pour le compte de ses sociétés d'exploitation au sein de GEODIS.
Lors du traitement d'un signalement, les données à caractère personnel peuvent être collectées ou traitées par d'autres entités du Groupe GEODIS, ou transférées à ces entités, par exemple, l'entité où l'Employé, le Personnel externe ou la Partie prenante concerné(e) est employé(e) ou situé(e). Dans ce cas, ces entités agissent également en qualité de responsable du traitement. Toutes les entités GEODIS traiteront les données à caractère personnel aux fins soulignées dans la présente Politique de respect de la vie privée.
Objet du traitement des données
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées aux fins de l'évaluation de la recevabilité du rapport d'alerte, de la vérification des faits et de la prise de mesures appropriées, si nécessaire. Elles permettent également à GEODIS de respecter ses obligations légales et de protéger ses intérêts légitimes (respect des lois et des principes éthiques de GEODIS).
GEODIS peut traiter vos données à caractère personnel :
- pour gérer le DAEG (Dispositif d'alerte éthique de GEODIS), et évaluer et suivre les signalements sur le DAEG ;
- pour gérer le signalement, évaluer et suivre son traitement ;
- pour l’investigation des violations présumées ;
- pour prendre toute mesure de suivi nécessaire suite à l’ investigation ;
- pour créer des signalements anonymes pour la direction de notre GEODIS.
En plus de ses obligations légales, GEODIS aura recours à vos données à caractère personnel conformément aux Principes relatifs à la protection des données de GEODIS, qui font référence à « l'utilisation des données à caractère personnel des employés pour des activités, comme celles impliquant la protection des intérêts de GEODIS et de ses employés et pour la protection des intérêts de GEODIS et des actifs des employés ».
Traitement des données à caractère personnel
Lors de l'établissement d'un signalement, un Employé, membre du Personnel externe ou Partie prenante de GEODIS peut communiquer à GEODIS des données à caractère personnel le/la concernant et afférentes également à la/aux personne(s) impliquée(s) par le rapport d'alerte et/ou à la/aux personne(s) qui pourrai(en)t donner des informations nécessaires au traitement du rapport d'alerte.
Lors de l'étape de l'émission, les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être collectées :
- identité, fonctions et coordonnées de la personne établissant le signalement,
- identité, fonctions et coordonnées de la/des personne(s) impliquée(s) par le signalement,
- ainsi que toutes autres informations communiquées volontairement par la personne établissant le rapport ou découlant du traitement du rapport d'alerte.
Au cours de la gestion du signalement, les catégories de données à caractère personnel suivantes pourraient être collectées :
- identité, fonctions et coordonnées de la personne établissant le signalement,
- identité, fonctions et coordonnées de la/des personne(s) impliquée(s) par le signalement,
- les faits reportés concernant le signalement,
- les données à caractère personnel et les informations collectées à des fins de vérification et de recherches,
- les rapports de contrôle et de vérification,
- le suivi et la conclusion des rapports,
- ainsi que toutes autres informations communiquées volontairement par la personne établissant le rapport ou découlant du traitement du rapport d'alerte.
Au cours de la gestion du rapport d'alerte, les catégories de données à caractère personnel suivantes pourraient également être collectées :
- les données sensibles, notamment celles qui révèlent l'origine ethnique ou raciale supposée, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l'adhésion à un syndicat d'une personne, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne,
- les données afférentes aux infractions, condamnations et mesures de sécurité concernant des personnes physiques.
Destinataire des données
Les personnes qui peuvent accéder aux données à caractère personnel communiquées ou collectées sont la personne à laquelle le signalement a été envoyé, le Directeur éthique ou le Directeur conformité du Groupe dans le cas du DAEG, les personnes qu'il a désignées pour traiter du signalement et, en règle générale, toutes les personnes auxquelles il peut avoir recours afin de recevoir et/ou de traiter un signalement ou pour prendre des mesures appropriées conformément à la Politique de respect de la vie privée du Groupe. Cela peut inclure des personnes au sein de GEODIS ou de ses entités.
Si un rapport d'alerte est établi via le DAEG, le site web d'alerte de GEODIS sécurisé (https://alert.geodis.com ou https://www.bkms-system.com/geodis), le prestataire de services externe de GEODIS est également considéré comme un destinataire des données.
Nous pouvons également autoriser des experts tiers, comme des comptables judiciaires, des avocats externes ou des consultants, à accéder à vos informations personnelles aux fins de mener des investigations internes au titre de la/des violation(s) (présumée(s)) de notre Charte éthique et/ou de nos politiques.
En outre, les données à caractère personnel collectées aux fins d’un signalement ne seront divulguées à une autre partie si GEODIS est dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données à caractère personnel afin de respecter toute obligation légale ou si nécessaire pour signaler une infraction pénale.
Lors du traitement d'un signalement, les données à caractère personnel peuvent être transférées du Siège social de GEODIS en France aux personnes traitant le signalement selon les entités concernées. L'objet du présent transfert est de permettre le traitement du signalement.
Conservation des données
Sous réserve des exigences de conservation des documents de la législation locale, les éléments du signalement seront supprimés ou archivés conformément aux principes suivants :
- Les données afférentes à un signalement dont le destinataire estime qu'elles ne font pas partie du cadre du un signalement sont détruites sans tarder ou anonymisées.
- Quand aucune mesure n'est prise pour une alerte entrant dans le cadre du dispositif, les données afférentes à ce signalement sont supprimées ou anonymisées par le destinataire chargé de la gestion des signalements dans les deux mois de la clôture des opérations de vérification. Aux fins de ces normes, l'expression « clôture » désigne toute décision prise par l'organisation pour tirer des conclusions du signalement. Elle peut inclure l'adoption ou la modification des règles internes (réglementation interne, charte éthique, etc.) de l'organisme, une restructuration des opérations ou services de la société, une sanction ou la mise en œuvre d'une action en justice.
- Quand des procédures disciplinaires ou contentieuses sont engagées à l'encontre d'une personne impliquée ou de l'auteur d'un signalement abusif, les données afférentes au signalement peuvent être conservées par le destinataire pour la gestion des signalements jusqu'à la fin de la procédure ou de la prescription des recours à l'encontre de la décision.
- Il est mentionné que les données peuvent être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si GEODIS est lié par une obligation légale applicable (par exemple pour satisfaire des obligations comptables, sociales ou fiscales).
Vos droits
Les personnes concernées ont :
- le droit d'accès à leurs données à caractère personnel,
- le droit à la rectification des données à caractère personnel inexactes et à la complétion des données à caractère personnel incomplètes,
- le droit de demander l'effacement des données à caractère personnel, également appelé « droit à l’oubli »,
- le droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel,
- le droit de donner des instructions concernant la conservation, l'effacement et la communication de leurs données à caractère personnel après leur décès.
Les droits susmentionnés ne peuvent pas être utilisés pour empêcher GEODIS de respecter son obligation légale de traiter des signalements, de protéger des auteurs de signalements ou de satisfaire une obligation légale ou son intérêt légitime. Les personnes concernées ont le droit de déposer plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente.
Contact
Pour obtenir plus d'informations sur la manière dont les données à caractère personnel sont collectées et traitées par GEODIS, les personnes concernées peuvent exercer leurs droits en utilisant l'adresse dpo@geodis.com ou les adresses postales suivantes :
Pour les utilisateurs basés en Europe et dans le Monde :
GEODIS
Data Protection Officer
26 Quai Charles Pasqua
Espace Seine
92300 Levallois-Perret
France
Pour les utilisateurs basés aux États-Unis :
GEODIS Logistics LLC
Data Protection Officer
7101 Executive Center Drive
Suite 333
Brentwood - TN 37027
USA