Quy tắc thủ tục cho quy trình khiếu nại theo Đạo luật Chuỗi Cung ứng của Đức (German Supply Chain Act) (LkSG)
OBI – Quy tắc thủ tục cho quy trình khiếu nại theo quy định tại các Mục 8, 9 (1) Đạo luật Chuỗi Cung ứng của Đức
OBI Group là một doanh nghiệp hoạt động trên toàn thế giới. Tuân thủ pháp luật, sự liêm chính và tính bền vững gắn liền rất chặt chẽ trong văn hóa doanh nghiệp của OBI.
Quy trình tố cáo và khiếu nại là một phần không tách rời của hệ thống tuân thủ và chính sách chuỗi cung ứng của OBI.
Quy trình khiếu nại cho phép các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức làm sáng tỏ rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người và môi trường cũng như các vi phạm đối với pháp luật hiện hành, chính sách nội bộ và các nguyên tắc kinh doanh của OBI. Bởi vậy quy trình này nhằm ngăn chặn vi phạm, phát hiện hành vi sai phạm tiềm tàng và chặn đứng nó.
1. Phạm vi của các quy tắc thủ tục này
Đạo luật Chuỗi Cung ứng của Đức (“LkSG”) yêu cầu OBI kiến tạo một quy trình khiếu nại để có thể thông báo các rủi ro về quyền con người và môi trường được pháp luật bảo vệ và các vi phạm đối với quyền con người và nghĩa vụ môi trường đã xảy ra do các hoạt động kinh doanh của (i) OBI trong chính lĩnh vực kinh doanh của OBI hoặc (ii) của một nhà cung cấp trực tiếp (iii) hay gián tiếp cho OBI.
Chỉ thị của Liên minh Châu Âu (EU) 2019/1937 về bảo vệ những người thông báo vi phạm đối với luật Châu Âu, và luật thi hành của quốc gia thành viên yêu cầu OBI kiến tạo các văn phòng thông báo nội bộ tại các quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu nơi OBI hoạt động, tại đó các nhân viên và nhân viên tạm thời có thể sử dụng để thông báo thông tin mà họ biết được trong quá trình hoạt động chuyên môn của mình liên quan đến các vi phạm tuân thủ tiềm tàng tại OBI.
OBI đáp ứng các nghĩa vụ theo luật định này bằng cách cung cấp một hệ thống tố cáo đồng bộ (“Speak-up” - BKMS® System). Mặc dù các quy tắc thủ tục sau đây chỉ ràng buộc về mặt pháp lý liên quan đến LkSG, tài liệu này cũng đưa ra các nguyên tắc chung áp dụng cho hệ thống tố cáo “Speak Up” của OBI nói chung.
2. Những gì có thể được thông báo?
Rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người và môi trường
Bất kỳ người nào có thể thông báo các rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người và môi trường đối với pháp luật áp dụng, đặc biệt là LkSG, (ii) Bộ Quy tắc Ứng xử OBI và (iii) các chính sách nội bộ khác của OBI, mà đã xảy ra do các hoạt động kinh doanh của (i) OBI trong chính lĩnh vực kinh doanh của OBI hoặc (ii) của một nhà cung cấp trực tiếp (iii) hay gián tiếp cho OBI.
Các rủi ro và vi phạm về quyền con người và môi trường khác có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, ví dụ:
- Lao động trẻ em
- Lao động cưỡng bức hoặc nô lệ
- Không tuân thủ các quy định hiện hành về an toàn nghề nghiệp trong trường hợp điều này dẫn đến rủi ro tai nạn lao động và/hoặc rủi ro sức khỏe nghề nghiệp (chẳng hạn như do thiếu các tiêu chuẩn an toàn, thiếu biện pháp an toàn; không được đào tạo và hướng dẫn đầy đủ, bao gồm cả vi phạm luật quy định về thời gian làm việc).
- Vi phạm quyền tự do lập hội, có nghĩa là quyền tự do thành lập công đoàn hoặc gia nhập các tổ chức này mà không bị phân biệt đối xử và được phép tự do tham gia vào các hoạt động công đoàn (điều này cụ thể bao gồm luật đình công và quyền thương lượng tập thể)
- Phân biệt đối xử hoặc đối xử bất bình đẳng về việc làm
- Từ chối trả lương thỏa đáng (trong tất cả các trường hợp thì mức lương tối thiểu phải trả theo quy định của luật liên quan được coi là thỏa đáng)
- Gây ra những thay đổi có hại cho môi trường, chẳng hạn như thay đổi mặt đất, ô nhiễm nước và không khí, ô nhiễm tiếng ồn hoặc tiêu thụ nước quá mức
- Cưỡng chế trục xuất bất hợp pháp và chiếm giữ trái pháp luật đất đai, rừng và mặt nước, trong quá trình mua lại, phát triển hoặc sử dụng khác đối với đất đai, rừng hoặc mặt nước đó khi việc sử dụng đó đảm bảo sinh kế của một người
- Lạm dụng quyền hạn của lực lượng an ninh tư nhân và công cộng
- Sử dụng thủy ngân trong các sản phẩm và sản xuất và xử lý chất thải thủy ngân vi phạm các quy định của pháp luật quốc tế
- Sử dụng và sản xuất các chất ô nhiễm hữu cơ khó phân hủy (POPs) và xử lý chất thải có chứa các chất ô nhiễm hữu cơ khó phân hủy vi phạm các quy định của pháp luật quốc tế
- Nhập khẩu và xuất khẩu chất thải độc hại vi phạm các quy định của pháp luật quốc tế
Các rủi ro và vi phạm tuân thủ
Các thành viên của doanh nghiệp trong OBI Group và các bên thứ ba cũng có thể thông báo bất kỳ vi phạm liên quan đến doanh nghiệp khác nào đối với pháp luật hiện hành (các luật, quy định v.v., đặc biệt là các quy định được nêu trong Chỉ thị của Liên minh Châu Âu 2019/1937) mà đã xảy ra hoặc được ghi nhận là sắp xảy ra, cũng như các vi phạm khác đối với Bộ Quy tắc Ứng xử của OBI hoặc các chính sách tuân thủ quan trọng khác. Các vi phạm tuân thủ khác bao gồm, ví dụ, hối lộ và tham nhũng, rửa tiền, trộm cắp, bội tín hoặc không tuân thủ các quy định về chống độc quyền.
Các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ
“Speak Up” (Lên tiếng) không dành cho các câu hỏi và khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc, ý kiến phản hồi hoặc khiếu nại nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ của OBI, xin vui lòng liên hệ Bộ phận Chăm sóc Khách hàng của OBI (OBI Customer Care) tại https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Ai có thể gửi thông báo?
Quy trình khiếu nại của OBI dành cho bất kỳ ai.
Do vậy, những người tố cáo có thể bao gồm, ví dụ:
- (i) nhân viên; (ii) khách hàng; (iii) cổ đông / nhà đầu tư trong một doanh nghiệp thuộc OBI Group hoặc nhà cung cấp trực tiếp hay gián tiếp cho OBI
- Các doanh nghiệp hoặc Cơ quan chính quyền
- Các cư dân của thị trường OBI hoặc một cơ sở sản xuất của một nhà cung cấp trực tiếp hay gián tiếp của OBI
- Các tổ chức phi chính phủ (NGOs)
- Các bên thứ ba, là bên biết về sự xâm phạm, ví dụ những người thân.
Theo đó, thông báo cũng có thể được gửi bởi những người tố cáo chịu ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp của rủi ro được thông báo hoặc vi phạm được thông báo hoặc bởi những người tố cáo không bị ảnh hưởng về mặt cá nhân.
4. Cách thức có thể gửi thông báo?
Thông báo có thể được gửi qua công cụ trực tuyến trên nền web là BKMS® System được OBI vận hành (“Speak Up”).
Nền tảng này được cung cấp miễn phí tại mọi thời điểm, tức là bảy ngày một tuần và hai mươi bốn giờ một ngày.
Để gửi thông báo, vui lòng nhấp vào nút “Gửi thông báo” nằm ở phía trên cùng trang giới thiệu trong công cụ trực tuyến BKMS® System. Trong hệ thống, một thông báo về các rủi ro và vi phạm môi trường có thể được gửi dưới danh mục "Rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người và môi trường tại OBI hay các đối tác kinh doanh của OBI và chuỗi cung ứng của họ”. Tất cả các thông báo khác có thể được gửi trong danh mục “Các vi phạm trong OBI Group”.
Các bước để gửi một thông báo được mô tả riêng trong công cụ trực tuyến BKMS® System. Bạn cũng có thể tìm thấy Các Câu hỏi Thường gặp (FAQs) ở đó. Sau khi gửi thông báo, bạn có quyền truy nhập vào hòm thư bảo đảm của chính bạn. Điều này cho phép bạn truy nhập vào nền tảng tại mọi thời điểm, nhận ý kiến phản hồi từ OBI và có khả năng trả lời các câu hỏi và thêm thông tin bổ sung.
Các thông báo được gửi đến OBI thông qua một kênh khác (ví dụ qua đường bưu điện, điện thoại hoặc email) cũng sẽ được OBI nhập vào BKMS® System để xử lý thêm.
5. Tôi có thể sử dụng những ngôn ngữ nào để viết thông báo?
Bạn có thể lựa chọn những ngôn ngữ sau đây trong màn hình nhập dữ liệu của công cụ trực tuyến BKMS® System:
- Tiếng Trung
- Tiếng Đức
- Tiếng Anh
- Tiếng Ý
- Tiếng Ba Lan
- Tiếng Slovak
- Tiếng Slovenia
- Tiếng Séc
- Tiếng Hungary
- Tiếng Việt
Thông báo có thể được gửi bằng tất cả các ngôn ngữ.
Việc xử lý thông báo thường được thực hiện bằng tiếng Đức, tiếng Anh, tiếng Ý, tiếng Ba Lan, tiếng Slovak, tiếng Slovenia, tiếng Séc hoặc tiếng Hungary. Những ngôn ngữ này cũng áp dụng trong việc giao tiếp với người tố cáo. Nếu có yêu cầu, OBI nỗ lực giao tiếp bằng ngôn ngữ của người tố cáo nhưng không thể bảo đảm phương án này.
6. Thông báo cũng có thể được gửi nặc danh không?
Thông báo cũng có thể được gửi nặc danh. OBI bảo vệ việc nặc danh của người tố cáo. Pháp luật nghiêm cấm OBI nhận dạng hoặc cố gắng nhận dạng người tố cáo trái với ý muốn của họ.
7. Các bước tiếp theo sau khi gửi thông báo
Xác nhận đã nhận thông báo
Người tố cáo nhận xác nhận đã nhận thông báo thông qua hòm thư bảo đảm trong công cụ trực tuyến không muộn hơn bảy ngày kể từ khi nhận được thông báo. Các trường hợp ngoại lệ bao gồm các khiếu nại của khách hàng hoặc các khiếu nại khác không liên quan một cách rõ ràng đến các vấn đề về quyền con người, môi trường hoặc tuân thủ. Nếu bạn chưa kiến tạo một hòm thư, hoặc không thể gửi đi xác nhận đã nhận do kênh thông báo mà bạn đã chọn (ví dụ, thư nặc danh), chúng tôi không thể gửi đi cho bạn một xác nhận đã nhận thông báo.
Ai xem thông báo?
Thông báo mà có thể liên quan đến các rủi ro và vi phạm về quyền con người và môi trường sẽ được chuyển tiếp ngay sau khi nhận được cho một luật sư ủy thác trong bộ phận pháp lý của OBI.
Luật sư ủy thác quyết định liệu họ có xử lý thêm thông báo hoặc chỉ định một người nào khác để xử lý thông báo hay không, hoặc liệu thông báo sẽ được xử lý bởi một trong những người giám định thông báo khác tại OBI hay không. Tất cả những người giám định thông báo là nhân viên tại trụ sở của OBI Group và quen thuộc với các chủ đề về hoạt động chuyên môn.
OBI sẽ bảo đảm rằng luật sư ủy thác và tất cả các giám định viên thông báo khác được ủy thác thực hiện quy trình này,
- bắt buộc phải duy trì tính bảo mật,
- độc lập trong quá trình xử lý và không có xung đột lợi ích,
- cung cấp một bảo lãnh liên quan đến tính khách quan,
- không phải tuân theo bất kỳ hướng dẫn chuyên môn nào liên quan đến việc kiểm tra và thông báo và
- bắt buộc phải giữ bí mật danh tính hoặc việc nặc danh của người tố cáo, cũng như danh tính của những người được nêu trong thông báo.
Ngoài ra, OBI bảo đảm rằng họ có kiến thức chuyên môn cần thiết để xử lý thông báo liên quan đến các rủi ro về quyền con người và môi trường.
Các thông báo về rủi ro hoặc vi phạm đối với quyền con người hoặc môi trường được xem xét như thế nào?
OBI rất coi trọng mọi thông báo. Trong bước đầu tiên của quy trình xem xét, những người giám định thông báo thực hiện kiểm tra tính hợp lý và xem xét sơ bộ. Điều này nhằm kiểm tra xem liệu thông báo có đủ nghiêm trọng và có cần xử lý thêm không. Việc xem xét này sẽ được bắt đầu trong thời hạn ba ngày kể từ khi nhận được thông báo (không kể Chủ Nhật và các ngày nghỉ lễ của ngân hàng).
Phụ thuộc vào tính chất và nội dung của thông báo, việc kiểm tra tính hợp lý cụ thể bao gồm các bước sau đây:
- Trong trường hợp cần thiết: Nhận được bản dịch bí mật của thông báo.
- Xem xét liệu có đủ dấu hiệu cho thấy có thể tồn tại các rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người hoặc môi trường có liên quan hay không.
- Trường hợp có thể liên hệ với người tố cáo, vụ việc sẽ được trao đổi với người tố cáo. Cụ thể, điều này bao gồm các câu hỏi bổ sung và nhận thông tin bổ sung.
Nếu giả định có tình huống đáng ngờ thì sẽ kiểm tra thêm, việc điều tra và làm rõ là cần thiết trong từng trường hợp cụ thể. Điều này bao gồm, ví dụ, phân tích rủi ro, phỏng vấn nhân viên hoặc nhà cung cấp, kiểm toán nhà cung cấp và thực hiện cuộc điều tra nội bộ. Ngoài ra, một đánh giá được thực hiện để xác định mức độ mà OBI có thể hoặc nên thực hiện các biện pháp pháp lý hoặc thực hiện thêm các biện pháp trên thực tế, có thể là các biện pháp tạm thời ngay từ đầu giai đoạn này.
Quy trình khiếu nại bị đình chỉ mà không có thêm hành động nào nếu, kể cả sau khi trao đổi thêm với người tố cáo - nếu có thể thực hiện được - không có đủ mức độ nghi ngờ về các rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người hoặc môi trường, ví dụ do thông báo rõ ràng là vô căn cứ, không hợp lý, không mang tính xác định hoặc không trung thực hay thông báo không liên quan đến OBI hoặc các nhà cung cấp của OBI.
Giai đoạn xem xét có thể mất bao lâu?
Việc xem xét được thực hiện nhanh chóng. Tùy thuộc vào phạm vi, mức độ phức tạp, và khả năng gây ảnh hưởng của OBI, việc xem có thể mất vài ngày hoặc vài tháng.
Các biện pháp tiếp có thể thực hiện trong trường hợp xác nhận có các rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người hoặc môi trường là gì?
Trong trường hợp xác nhận có rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người hoặc môi trường, OBI sẽ đưa ra các quyết định để loại bỏ hoặc giảm thiểu điều này. Điều này bao gồm, ví dụ, các biện pháp nhân sự, thông báo cho các cơ quan có thẩm quyền, các yêu cầu đối với nhà cung cấp, hoặc điều chỉnh quy trình hoặc điều kiện làm việc tiến tới chấm dứt quan hệ kinh doanh. Trường hợp rủi ro hoặc vi phạm về quyền con người hoặc môi trường được xác định trong lĩnh vực hoạt động của OBI tại Đức, OBI sẽ thực hiện các biện pháp nhằm chặn đứng rủi ro hoặc vi phạm ngay lập tức và ngăn ngừa việc tái diễn. Điều này cũng áp dụng đối với hoạt động kinh doanh của OBI ở nước ngoài nếu không xung đột với pháp luật sở tại.
Khi nào thì người tố cáo nhận được thông tin về kết quả xử lý?
Trong vòng ba tháng kể từ khi nhận được xác nhận, người tố cáo sẽ được thông tin về kết quả xử lý, bao gồm cả việc giải thích. Thông báo này chỉ được đưa ra hoặc chỉ trong chừng mực thông báo đó không ảnh hưởng đến việc nghiên cứu hoặc điều tra nội bộ tiếp theo về các quyền của những người có liên quan đến thông tin hoặc những người được đề cập trong thông báo.
Nếu việc xử lý bị đình chỉ, OBI sẽ thông tin cho người tố cáo trong một thời hạn ba tháng kể từ ngày xác nhận đã nhận được thông báo rằng không có biện pháp tiếp theo nào đã được thực hiện và nêu lý do cho điều đó.
OBI không thể thông tin về kết quả xử lý nếu bạn chưa kiến tạo hòm thư, hoặc không thể liên hệ với bạn do kênh thông báo mà bạn đã chọn (ví dụ, thư nặc danh).
Việc xử lý có miễn phí không?
Quy trình khiếu nại được mô tả trong các quy tắc thủ tục này miễn phí đối với người tố cáo.
Tuy nhiên, OBI không thanh toán bất kỳ chi phí hoặc phí tổn nào phát sinh cho người tố cáo liên quan đến việc sử dụng quy trình khiếu nại; cụ thể, OBI sẽ không chi trả chi phí đi lại hoặc chi phí tư vấn pháp lý.
8. Các nguyên tắc xử lý
Quy trình khiếu nại bảo đảm tính bảo mật như thế nào?
Chỉ có luật sư ủy thác trong bộ phận pháp chế và những người giám định thông báo khác mới có quyền truy cập vào thông báo nhận được thông qua công cụ trực tuyến BKMS® System. Họ có nghĩa vụ duy trì tính bảo mật về thông báo và việc xử lý thông báo. Bởi vậy, họ xử lý thông báo và danh tính của người tố cáo, trong trường hợp pháp luật cho phép, tuyệt đối bí mật.
Họ bảo đảm rằng, nếu không có sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản của người tố cáo, thì không được tiết lộ danh tính của họ cho bất kỳ người nào ngoài những người giám định thông báo chịu trách nhiệm, cán bộ phụ trách quyền con người, trong trường hợp có thể, theo nguyên tắc cần phải biết nghiêm ngặt (thông tin được chuyển đến những người cần thiết phải tham gia vào quá trình làm rõ sự việc), những người liên hệ được tư vấn liên quan đến quản lý trường hợp trong các bộ phận chuyên môn hoặc cố vấn pháp lý và, trong trường hợp áp dụng, những nhân viên chịu trách nhiệm hoặc thành viên cơ quan thực hiện các biện pháp tiếp theo trừ khi việc tiết lộ đó diễn ra (i) là để thực hiện một nghĩa vụ theo luật định; (ii) là một phần của thủ tục tố tụng hình sự theo yêu cầu của cơ quan thực thi pháp luật; (iii) trên cơ sở một lệnh trong quy trình hành chính sau thông báo; (iv) trên cơ sở phán quyết của tòa án và (v) trong các trường hợp khác mà việc chuyển thông tin này được pháp luật cho phép.
Điều này cũng áp dụng đối với mọi thông tin khác mà có thể được sử dụng để xác định, trực tiếp hay gián tiếp, danh tính của người tố cáo. Nếu một trong các ngoại lệ trên đây áp dụng đối với nguyên tắc bảo mật, người tố cáo sẽ được thông tin trước về việc tiết lộ và lý do tiết lộ đó. OBI sẽ chỉ từ chối chia sẻ thông tin này nếu cơ quan thực thi pháp luật, cơ quan có thẩm quyền hoặc tòa án đã thông tin cho OBI rằng việc chia sẻ thông tin này có thể gây nguy hại cho các cuộc điều tra, thẩm vấn hoặc thủ tục tố tụng tòa án có liên quan.
Mọi thông tin khác được truyền đi cũng sẽ được coi là tuyệt đối bí mật theo các biện pháp này. Điều này áp dụng, cụ thể, đối với danh tính của những người xuất hiện trong bối cảnh của các trường hợp được thông báo cũng như những người khác được đề cập trong thông báo.
Danh tính của người tố cáo thông báo thông tin không chính xác một cách có chủ ý, thiếu thận trọng hoặc sơ suất nghiêm trọng về các vi phạm sẽ không được bảo vệ.
OBI bảo đảm việc bảo vệ dữ liệu như thế nào?
Trước khi gửi thông báo thông qua công cụ trực tuyến BKMS® System, người tố cáo sẽ nhận được yêu cầu tự động để xác nhận rằng họ đã đọc và hiểu tuyên bố quyền riêng tư đã được cung cấp. Tuyên bố quyền riêng tư này có thể được truy cập tại mọi thời điểm ở phần chân trang tại www.bkms-system.com/obi.
Thông báo được điều tra tuân thủ GDPR và quy định về xóa dữ liệu nội bộ của OBI dựa trên quy định này, bao gồm việc lưu trữ và xóa dữ liệu và quy định về chuyển dữ liệu nội bộ.
OBI bảo đảm người tố cáo không phải chịu sự bất lợi do thông báo như thế nào?
OBI sẽ không thực hiện bất kỳ biện pháp nào gây bất lợi cho người tố cáo là người đã gửi thông báo thông qua hệ thống tố cáo OBI trên tinh thần thiện chí và đúng lương tâm, tức là tại thời điểm gửi thông báo, họ có lý do chính đáng để tin rằng thông tin đó là đúng sự thật.
Việc bảo vệ chống lại sự trả đũa này cũng bao gồm (i) các thể nhân cung cấp sự hỗ trợ bí mật cho người tố cáo về thông báo hoặc việc tiết lộ trong môi trường công việc; (ii) các bên thứ ba có liên hệ với người tố cáo và đã bị trả đũa trong môi trường công việc do thông báo hoặc tiết lộ và (iii) các pháp nhân, các đối tác có tư cách pháp nhân và hiệp hội của các cá nhân có liên quan về mặt pháp lý với người tố cáo do sở hữu cổ phần hoặc công việc của người tố cáo hoặc người tố cáo có một quan hệ nghề nghiệp khác.
Mặt khác, người tố cáo cung cấp thông tin sai lệch một cách có chủ ý hoặc sơ suất nghiêm trọng sẽ không nhận được bất kỳ sự bảo vệ nào.
OBI xem xét hiệu quả của quy trình khiếu nại này như thế nào?
OBI xem xét quy trình được mô tả trong các quy tắc thủ tục này hàng năm và khi cần thiết để bảo đảm tính hiệu quả của quy trình. Các phát hiện từ quy trình này được tích hợp trong xem xét này.
OBI rất trân trọng các thông báo liên quan đến việc liệu bạn có thấy quy trình này dễ tiếp cận và dễ hiểu hay không, liệu vụ việc của bạn có được xử lý một cách bảo mật trong suốt quá trình và liệu các kỳ vọng của bạn về việc giải quyết vấn đề có được đáp ứng hay không.
