Zásady ochrany osobných údajov
Ochranu osobných údajov a ich dôvernosťberieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia Všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR), ako aj platných vnútroštátnych predpisov o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovávanie a správu hlásení o porušovaní predpisov spoločnosti OBI Group Holding SE & Co. KGaA a spoločností s ním prepojených v rámci skupiny OBI v súlade so zásadami uvedenými v § 15 a nasl. AktG (zákona o akciách) a v súlade s § 271 nemeckého obchodného zákonníka (HGB) (ďalej len „skupina OBI“). Spracovanie osobných údajov v rámci systému BKMS® System je založené na oprávnenom záujme našej spoločnosti na odhaľovanie a predchádzanie zneužívaniu, a tým aj prevenciu škôd vzniknutých pre skupinu OBI, jej zamestnancov a zákazníkov. Právnym základom pre spracovávanie osobných údajov je článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov).
Zodpovedné strany
Strana zodpovedná za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je (prevádzkovateľ):
OBI Group Holding SE & Co. KGaA, Albert-Einstein-Str. 7-9, 42929 Wermelskirchen
Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich v Nemecku, v mene spoločnosti OBI Group Holding SE & Co. KGaA.
Osobné údaje a informácie vložené do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group GmbH, v dátovom centre s vysokým stupňom bezpečnosti. K údajom majú prístup iba zamestnanci skupiny OBI. Spoločnost EQS Group GmbH a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. To je zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel podľa systému povolení, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb zo skupiny OBI.
Spoločnosť OBI Group Holding SE & Co. KGaA ustanovila poverenca na ochranu osobných údajov. Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov v skupine OBI môžete zaslať oddeleniu OBI Data Protection, na adresu datenschutzbeauftragter@obi.de.
Typy zhromažďovaných osobných údajov
Použitie systému podávania hlásení je založené na úplnej dobrovoľnosti. Ak podáte hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- Skutočnosť, či ste zamestnaný v skupine OBI;
- Mená a ďalšie osobné údaje osôb, ktoré uvádzate vo svojom hlásení, ak je to relevantné.
Dôverné spracovanie hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov skupiny OBI a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Títo zamestnanci skupiny OBI záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie vyšetrovanie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci skupiny OBI, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach of OBI Group Holding SE & Co. KGaA. Tie môžu byť v krajinách mimo Európskej únie alebo v európskom hospodárskom priestore s odlišnými predpismi o ochrane osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie aplikovateľných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovávať mlčanlivosť..
Informácie o obvinenom
Zo zákona sme povinný informovať obvinené strany o všetkých hláseniach prijatých proti nim, hneď ako zverejnenie týchto informácií neohrozí vyšetrovanie. Vaša identita ako podávateľa hlásenia nebude zverejnená, pokiaľ zákon nevyžaduje inak.
Práva subjektov údajov
V súlade s európskymi právnymi predpismi o ochrane osobných údajov máte vy a osoby uvedené v hlásení právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo na námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov. Pokiaľ sa dovoláte svojho práva na námietku proti spracovávaniu vašich osobných údajov, bude okamžite vyhodnotené, či sú uložené údaje nevyhnutné na prešetrenie daného hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú okamžite vymazané. Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na objasnenie situácie a vykonanie konečného posúdenia, alebo pokiaľ existuje oprávnený záujem zo strany spoločnosti alebo pokiaľ je ich uchovávanie vyžadované zákonom. Potom čo je spracovaní hlásenie uzavreté, údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Kvôli udržaniu spojenia medzi vašim počítačom a systémom BKMS® System sa vo vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (tzv. relačné cookie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení je možné zriadiť chránenú poštovú schránku s individuálne zvoleným pseudonymom/používateľským menom a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie zodpovednému zamestnancovi skupiny OBI buď s menom, alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nejedná sa o formu bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo doplňujúcich informácií môžete súčasne odoslať zodpovednému zamestnancovi skupiny OBI prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky také informácie. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: 2. decembra 2021