Règles de procédure pour le traitement des plaintes conformément à la loi allemande sur la chaîne d'approvisionnement (LkSG)
OBI : règles de procédure pour le traitement des plaintes conformément aux articles 8 et 9(1) de la loi allemande sur la chaîne d'approvisionnement
Le groupe OBI est une entreprise qui exerce ses activités dans le monde entier. Le respect des lois, l'intégrité et la durabilité sont profondément ancrés dans la culture d'entreprise d'OBI.
La procédure d'alerte et de plainte fait partie intégrante du système de conformité et de la politique de la chaîne d'approvisionnement d'OBI.
Elle permet aux personnes, aux entreprises et aux organisations de faire la lumière sur les risques ou les violations en matière de droits de l'homme ou de l'environnement, ainsi que sur les violations de la législation applicable, des politiques internes et des principes commerciaux d'OBI. Elle sert donc à empêcher les violations, à découvrir les mauvaises pratiques potentielles et à y mettre un terme.
1. Champ d'application des règles concernant cette procédure
La loi allemande sur la chaîne d'approvisionnement (LkSG) exige qu'OBI mette en place une procédure de plainte permettant de signaler les risques en matière de droits de l'homme et de l'environnement qui sont couverts par la loi et les violations des droits de l'homme ou des devoirs environnementaux qui se sont produites en raison des activités commerciales (i) d'OBI dans son propre domaine d'activité ou (ii) d'un fournisseur direct ou (iii) d'un fournisseur indirect d'OBI.
La directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union ainsi que les lois nationales concernant son application exigent qu'OBI mette en place des bureaux de signalement internes dans les pays qui se trouvent dans l'Union européenne, que les employés et les intérimaires peuvent utiliser pour signaler les informations dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leurs activités professionnelles concernant des violations potentielles de la conformité chez OBI.
OBI s'acquitte de ces obligations légales en mettant à disposition un système d'alerte uniformisé (« Speak-up » – BKMS® System). Bien que les règles suivantes ne soient juridiquement contraignantes qu'en ce qui concerne la LkSG, le document énonce également des principes généraux qui s'appliquent au système d'alerte « Speak Up » du groupe OBI en général.
2. Sur quoi puis-je alerter ?
Risques et violations en matière de droits de l'homme et de l'environnement
Tout le monde peut alerter sur des risques liés aux droits de l'homme ou de l'environnement ou sur des violations (i) du droit applicable, en particulier de la LkSG, (ii) du code de conduite d'OBI et (iii) d'autres politiques internes d'OBI, qui se sont produites en raison des activités commerciales (i) d'OBI dans son propre domaine d'activité ou (ii) d'un fournisseur direct ou (iii) d'un fournisseur indirect d'OBI.
Ces risques et violations des droits de l'homme ou de l'environnement peuvent inclure, sans s'y limiter :
- Le travail des enfants
- Le travail forcé ou l'esclavage
- Le non-respect des règles applicables en matière de sécurité au travail lorsque cela entraîne un risque d'accident du travail et/ou des risques pour la santé au travail (par exemple en raison d'un manque de normes de sécurité, d'un manque de mesures de sécurité ou d'une formation et d'instructions insuffisantes, y compris des violations de la législation sur le temps de travail).
- Violation de la liberté d'association, c'est-à-dire la liberté de créer des syndicats ou d'y adhérer sans discrimination et d'être librement autorisé à participer à des activités syndicales (cela inclut notamment le droit de grève et le droit aux négociations collectives)
- Discrimination ou inégalité de traitement lors de l'embauche
- Refus de payer un salaire adéquat (dans tous les cas, le salaire minimal prévu par la loi est considéré comme adéquat)
- Provoquer des modifications néfastes de l'environnement, par exemple modifier le sol, polluer l'eau et l'air, émettre des bruits ou consommer de l'eau de manière excessive
- Expulsion et saisie illégale de terres, de forêts et d'eaux dans le cadre de l'acquisition, de la mise en valeur ou de toute autre utilisation de ces terres, forêts ou eaux, dont l'utilisation assure la subsistance d'une personne
- Abus de pouvoir par des forces de sécurité privées ou publiques
- Utilisation de mercure dans les produits, production et traitement de déchets du mercure en violation des dispositions du droit international
- Utilisation et production de polluants organiques persistants (POP) et traitement de déchets contenant des polluants organiques persistants en violation des dispositions du droit international
- Importation et exportation de déchets dangereux en violation des dispositions du droit international
Risques et violations en matière de conformité
Les membres d'une entreprise du groupe OBI et les tiers peuvent également alerter sur toute autre violation du droit applicable liée à l'entreprise (lois, règlements, etc., en particulier ceux mentionnés dans la directive européenne 2019/1937) qui s'est produite ou est sur le point de se produire, ainsi que sur d'autres violations du code de conduite d'OBI ou d'autres politiques de conformité importantes. Les autres violations en matière de conformité comprennent, par exemple, les pots-de-vin et la corruption, le blanchiment d'argent, le vol, l'abus de confiance ou le non-respect des dispositions anti-trust.
Demandes et réclamations des clients concernant les produits ou les services
« Speak Up » n'est pas fait pour répondre aux demandes de renseignements et aux réclamations des clients concernant les produits ou les services. Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant les produits ou les services d'OBI, veuillez contacter le service clientèle d'OBI à l'adresse https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Qui peut soumettre une alerte ?
La procédure de plainte d'OBI est ouverte à tous.
Par conséquent, les lanceurs d'alerte peuvent être par exemple :
- (i) des employés ; (ii) des clients ; (iii) des actionnaires/investisseurs d'une entreprise du groupe OBI ou d'un fournisseur direct ou indirect d'OBI
- des entreprises ou administrations
- des résidents d'un marché OBI ou d'un site de production d'un fournisseur direct ou indirect d'OBI
- des organisations non gouvernementales (ONG)
- des tiers qui ont connaissance d'une infraction, par exemple des parents.
Par conséquent, les alertes peuvent aussi bien être soumises par des lanceurs d'alerte qui sont personnellement concernés, directement ou indirectement, par le risque signalé ou la violation signalée, que par des lanceurs d'alerte qui ne sont pas personnellement concernés.
4. Comment soumettre une alerte ?
Les alertes peuvent être soumises avec l'outil en ligne BKMS® System, qui est exploité par OBI (« Speak Up »).
La plateforme est disponible en permanence, c'est-à-dire sept jours sur sept et vingt-quatre heures sur vingt-quatre, gratuitement.
Pour soumettre une alerte, veuillez cliquer sur le bouton « Soumettre une alerte » situé en haut de la page d'introduction de l'outil en ligne BKMS® System. Dans le système, une alerte concernant des risques ou des violations des droits de l'homme ou de l'environnement peut être soumise dans la catégorie « Risques ou violations en matière de droits de l'homme et de l'environnement chez OBI ou les partenaires commerciaux d'OBI et dans leurs chaînes d'approvisionnement ». Toutes les autres alertes peuvent être soumises dans la catégorie « Violations au sein du groupe OBI ».
Les étapes de la soumission d'une alerte sont décrites en détail dans l'outil en ligne BKMS® System. Vous y trouverez également la FAQ. Après avoir soumis une alerte, vous aurez accès à votre propre boîte de dialogue protégée. Cela vous permettra d'accéder à la plateforme quand vous le souhaitez, de recevoir un retour d'information de la part d'OBI et, éventuellement, de répondre à d'autres questions et d'ajouter des informations supplémentaires.
Les alertes qui sont envoyées à OBI par un autre canal (par exemple par courrier, téléphone ou e-mail) seront également saisies dans le BKMS® System par OBI en vue d'être traitées.
5. Dans quelles langues puis-je rédiger mon alerte ?
Vous pouvez sélectionner les langues suivantes dans l'écran de saisie de l'outil en ligne BKMS® System :
- Chinois
- Allemand
- Anglais
- Italien
- Polonais
- Slovaque
- Slovène
- Tchèque
- Hongrois
- Vietnamien
Les alertes peuvent être soumises dans toutes les langues.
Le traitement des alertes est généralement effectué en allemand, en anglais, en italien, en polonais, en slovaque, en slovène, en tchèque ou en hongrois. C'est également le cas pour la communication avec le lanceur d'alerte. Sur demande, OBI s'efforce de communiquer dans la langue du lanceur d'alerte, mais n'est pas en mesure de garantir cette option.
6. Peut-on aussi soumettre des alertes de manière anonyme ?
Les alertes peuvent également être envoyées de manière anonyme. OBI protège l'anonymat des lanceurs d'alerte. La loi interdit à OBI d'identifier ou de tenter d'identifier les lanceurs d'alerte contre leur gré.
7. Quelles sont les étapes qui suivent la soumission d'une alerte ?
Accusé de réception
Le lanceur d'alerte reçoit un accusé de réception dans la boîte de dialogue protégée de l'outil en ligne au plus tard sept jours après la réception de l'alerte. Les exceptions à cette règle sont les plaintes des clients ou d'autres plaintes qui n'ont manifestement aucun lien avec les droits de l'homme, les questions environnementales ou les affaires de conformité. Si vous n'avez pas installé de boîte de dialogue, ou s'il n'est pas possible d'envoyer un accusé de réception en raison du canal d'alerte que vous avez choisi (par exemple par lettre anonyme), nous ne pouvons pas vous envoyer d'accusé de réception.
Qui va examiner l'alerte ?
Les alertes susceptibles de concerner des risques et des violations en matière de droits de l'homme et d'environnement sont transmises sans délai excessif dès leur réception à un conseiller du service juridique d'OBI.
Celui-ci décide s'il va poursuivre le traitement de l'alerte ou désigner quelqu'un d'autre pour le faire, ou si l'alerte sera traitée par l'un des autres examinateurs d'OBI. Tous les examinateurs sont des employés du siège du groupe OBI et sont familiarisés avec les sujets opérationnels spécifiques.
OBI veillera à ce que le conseiller juridique et tous les autres examinateurs chargés de mener à bien ce processus
- soient tenus de respecter la confidentialité,
- soient indépendants dans leur traitement et n'aient pas de conflits d'intérêts,
- offrent une garantie d'impartialité,
- ne soient pas soumis à des consignes particulières en ce qui concerne l'examen de l'alerte et
- soient tenus de préserver la confidentialité de l'identité ou l'anonymat du lanceur d'alerte, ainsi que la confidentialité de l'identité des personnes mentionnées dans l'alerte.
En outre, OBI s'assure qu'ils disposent des connaissances spécialisées nécessaires pour traiter les alertes concernant les droits de l'homme et les risques environnementaux.
Comment les alertes concernant les risques ou les violations en matière de droits de l'homme ou de l'environnement sont-elles examinées ?
OBI prend chaque alerte très au sérieux. Au cours de la première étape de la procédure, les examinateurs effectuent un contrôle de plausibilité et un examen préliminaire. Cela permet de vérifier si l'alerte est suffisamment sérieuse et s'il est nécessaire de poursuivre son traitement. Cet examen sera entamé dans les trois jours suivant la réception de l'alerte (hors dimanche et jours fériés).
En fonction de la nature et du contenu de l'alerte, le contrôle de plausibilité prévoit notamment les étapes suivantes :
- Si nécessaire : Obtenir une traduction confidentielle de l'alerte.
- Déterminer s'il existe des indices suffisants de l'existence de risques ou de violations en matière de droits de l'homme ou de l'environnement.
- S'il est possible de contacter le lanceur d'alerte, on discutera du cas avec lui. L'examinateur lui posera notamment des questions supplémentaires pour obtenir des informations supplémentaires.
Si une situation suspecte se dessine, les mesures d'investigation et d'éclaircissement nécessaires dans le cas d'espèce seront examinées plus en détail. Il peut s'agir, par exemple, d'analyses de risques, d'entretiens avec des employés ou des fournisseurs, d'audits de fournisseurs et de la réalisation d'une enquête interne. En outre, un examen est effectué pour déterminer dans quelle mesure OBI peut ou doit prendre des mesures juridiques ou supplémentaires, qui peuvent être provisoires, dès ce stade.
La procédure de plainte est suspendue sans autre mesure si, y compris après un nouvel échange avec le lanceur d'alerte (lorsque cela est possible), il n'y a pas de niveau suffisant de suspicion de risques ou de violations en matière de droits de l'homme ou de l'environnement, par exemple parce que l'alerte est clairement sans fondement, non plausible, non concluante ou fausse ou parce que l'alerte ne concerne pas OBI ou des fournisseurs d'OBI.
Combien de temps peut durer la phase d'examen ?
L'examen est effectué rapidement. En fonction de l'ampleur, du niveau de complexité et de la capacité d'OBI à exercer une influence, un examen peut durer de quelques jours à plusieurs mois.
Quelles pourraient être les mesures ultérieures si un risque ou une violation en matière de droits de l'homme ou de l'environnement était confirmé ?
Si un risque ou une violation en matière de droits de l'homme ou de l'environnement était confirmé, OBI prendrait des décisions pour l'éliminer ou le minimiser. Il peut s'agir, par exemple, de mesures concernant le personnel, de signalements aux autorités, d'exigences à l'égard des fournisseurs ou de modifications des processus ou des conditions de travail, allant jusqu'à la rupture des relations commerciales. Si un risque ou une violation en matière de droits de l'homme ou de l'environnement est identifié dans le domaine d'activité d'OBI en Allemagne, OBI prendra des mesures pour mettre fin immédiatement à ce risque ou à cette violation et pour éviter qu'il ne se reproduise. Cela s'applique également aux activités commerciales d'OBI à l'étranger en cas de conflit avec la législation locale.
Quand le lanceur d'alerte reçoit-il des informations sur l'issue de la procédure ?
Dans les trois mois suivant la réception de la confirmation, le lanceur d'alerte est informé de l'issue de la procédure et reçoit une explication. Le lanceur d'alerte n'est informé que dans la mesure où cela n'affecte pas la poursuite des recherches ou des examens internes sur les droits des personnes auxquelles se rapportent les informations ou qui sont mentionnées dans l'alerte.
Si la procédure est suspendue, OBI informera le lanceur d'alerte, dans un délai de trois mois à compter de la confirmation de la réception de l'alerte, qu'aucune mesure de suivi n'a été prise et en fournira les raisons.
OBI ne peut pas vous informer de l'issue de la procédure si vous n'avez pas installé de boîte de dialogue, ou s'il n'est pas possible de vous contacter en raison du canal que vous avez choisi (par exemple par lettre anonyme).
La procédure est-elle gratuite ?
La procédure de plainte décrite dans ces règles est gratuite pour les lanceurs d'alerte.
Toutefois, OBI ne prend pas en charge les frais et dépenses encourus par le lanceur d'alerte dans le cadre de l'utilisation de la procédure de plainte ; en particulier, le groupe ne couvrira pas les frais de déplacement ou les frais de conseil juridique.
8. Principes de la procédure
Comment la procédure de plainte garantit-elle la confidentialité ?
Seuls le conseiller du service juridique et les autres examinateurs ont accès aux alertes reçues avec l'outil en ligne BKMS® System. Ils sont tenus de respecter la confidentialité des alertes et de leur traitement. À ce titre, ils traitent les alertes et l'identité du lanceur d'alerte de manière strictement confidentielle lorsque la loi le permet.
Ils veillent à ce que, sans le consentement exprès du lanceur d'alerte sous forme de texte, son identité ne soit divulguée à personne d'autre que les examinateurs responsables des alertes, le responsable des droits de l'homme et, dans la mesure du possible, selon le principe du strict besoin d'en connaître (l'information est transmise aux personnes qui doivent nécessairement être impliquées dans la clarification des faits), les personnes consultées dans le cadre du traitement des cas dans les services spécialisés ou les conseillers juridiques et, le cas échéant, les employés responsables ou les membres de l'organe qui prennent des mesures de suivi, à moins qu'une telle divulgation n'ait lieu (i) pour satisfaire à une obligation réglementaire ; (ii) dans le cadre d'une procédure pénale à la demande des autorités chargées de l'application de la loi ; (iii) sur la base d'une ordonnance rendue dans le cadre d'une procédure administrative à la suite de l'alerte ; (iv) sur la base d'une décision de justice et (v) dans d'autres cas où la transmission de ces informations est légalement autorisée.
Cela s'applique également à toutes les autres informations qui peuvent être utilisées pour déduire l'identité du lanceur d'alerte, que ce soit de façon directe ou indirecte. Si l'une des exceptions susmentionnées s'applique au principe de confidentialité, le lanceur d'alerte sera informé à l'avance de la divulgation et des raisons de celle-ci. OBI ne s'abstiendra de partager ces informations que si l'administration chargée de l'application de la loi, l'autorité compétente ou le tribunal ont informé OBI que le partage de ces informations pourrait mettre en péril les enquêtes, les examens ou les procédures judiciaires associés.
Toute autre information transmise sera également traitée de manière strictement confidentielle conformément à ces mesures. Cela vaut notamment pour l'identité des personnes qui apparaissent dans le cadre des cas signalés ainsi que pour les autres personnes mentionnées dans l'alerte.
L'identité d'un lanceur d'alerte qui, intentionnellement, par imprudence ou par négligence grave, rapporte des informations incorrectes sur des violations ne fera l'objet d'aucune protection.
Comment le groupe OBI garantit-il la protection des données ?
Avant de soumettre une alerte avec l'outil en ligne BKMS® System, le lanceur d'alerte est automatiquement invité à confirmer qu'il a lu et compris la déclaration de confidentialité qui lui a été fournie. Cette déclaration de confidentialité peut être consultée en permanence dans le pied de page à l'adresse www.bkms-system.com/obi.
Les alertes sont examinées conformément au RGPD et au concept d'effacement interne d'OBI basé sur ce règlement, notamment le stockage et l'effacement des données et la réglementation sur les transferts internes de données.
Comment le groupe OBI s'assure-t-il que les lanceurs d'alerte ne subissent aucune conséquence négative ?
OBI ne prendra aucune mesure susceptible de désavantager les lanceurs d'alerte qui ont soumis une alerte dans le système d'alerte d'OBI en toute bonne foi et en toute conscience, c'est-à-dire qu'au moment de la soumission de l'alerte, ils avaient des raisons valables de croire que les informations étaient véridiques.
Cette protection contre les représailles s'applique également (i) aux personnes physiques qui apportent un soutien confidentiel au lanceur d'alerte lors de celle-ci ou de sa divulgation dans un contexte professionnel ; (ii) aux tiers qui sont liés au lanceur d'alerte et qui ont subi des représailles dans un contexte professionnel en raison de l'alerte ou de sa divulgation et (iii) aux personnes morales, aux sociétés de personnes dotées de la personnalité juridique et aux associations de particuliers qui sont juridiquement liées au lanceur d'alerte par des actions ou pour lesquelles le lanceur d'alerte travaille ou avec lesquelles le lanceur d'alerte a d'autres liens professionnels.
En revanche, les lanceurs d'alerte qui fournissent délibérément ou par négligence grave de fausses informations ne bénéficieront d'aucune protection.
Comment le groupe OBI évalue-t-il l'efficacité de cette procédure de plainte ?
OBI réexamine la procédure décrite dans le présent règlement chaque année et chaque fois que cela est nécessaire pour en garantir l'efficacité. Les résultats de cette procédure sont intégrés dans cet examen.
Le groupe OBI vous serait très reconnaissant de lui indiquer si vous avez trouvé que la procédure était facilement accessible et facile à comprendre, si votre cas a été traité de manière confidentielle au cours de la procédure et si vos attentes en matière de résolution du problème ont été satisfaites.
