Polityka prywatności
Traktujemy ochronę danych i poufność bardzo poważnie i przestrzegamy warunków ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), a także krajowych regulacji w zakresie ochrony danych. Przed wysłaniem zgłoszenia należy dokładnie zapoznać się z niniejszymi informacjami o ochronie danych.
Cel i podstawa prawna systemu zgłoszeniowego
System zgłoszeniowy (BKMS® System) służy do bezpiecznego i poufnego odbierania oraz przetwarzania zgłoszeń dotyczących naruszeń polityki zgodności (compliance) firmy OBI Group Holding SE & Co. KGaA i spółek powiązanych z firmą w ramach grupy OBI zgodnie z zasadami określonymi w § 15 i nast. AktG oraz zgodnie z § 271 niemieckiego kodeksu handlowego (HGB) (dalej jako „grupa OBI”) oraz do zarządzania tymi zgłoszeniami. Przetwarzanie danych osobowych w ramach BKMS® System odbywa się w oparciu o uzasadniony interes firmy, przejawiający się w dążeniu do wykrywania nadużyć i zapobiegania im, a tym samym do ochrony grupy OBI, jej pracowników i klientów przed szkodami. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6, ust. 1, lit. f) RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych).
Podmioty odpowiedzialne
Podmiotem odpowiedzialnym za ochronę danych w systemie zgłoszeniowym jest:
OBI Group Holding SE & Co. KGaA, Albert-Einstein-Str. 7-9, 42929 Wermelskirchen
Operatorem systemu zgłoszeniowego jest wyspecjalizowana firma EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Monachium (Niemcy) działająca w imieniu OBI Group Holding SE & Co. KGaA.
Dane osobowe i informacje wprowadzone do systemu zgłoszeniowego przechowywane są w bazie danych obsługiwanej przez EQS Group GmbH w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Dostęp do danych mają tylko pracownicy grupy OBI. EQS Group GmbH ani inne osoby trzecie nie mają do nich dostępu. Zapewniają to certyfikowana procedura oraz liczne środki techniczne i organizacyjne.
Przechowywane dane są szyfrowane i zabezpieczone wielopoziomową strukturą haseł w ramach systemu uprawnień, dzięki czemu dostęp do nich ma tylko niewielka grupa jednoznacznie upoważnionych osób z grupy OBI.
Firma OBI Group Holding SE & Co. KGaA wyznaczyła inspektora ds. ochrony danych. Pytania dotyczące ochrony danych w grupie OBI można kierować do działu OBI ds. ochrony danych na adres: datenschutzbeauftragter@obi.de.
Rodzaje zbieranych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego jest dobrowolne. Podczas wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego zbierane są następujące dane osobowe i informacje:
- Informacja o zatrudnieniu w grupie OBI
- Imiona i nazwiska oraz inne dane osób wymienionych w zgłoszeniu, o ile dotyczy.
Poufne przetwarzanie zgłoszeń
Nadesłane zgłoszenia trafiają do wąskiej grupy wyraźnie uprawnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników grupy OBI i są zawsze traktowane jako poufne. Do zadań tych pracowników grupy OBI należy analiza sprawy i przeprowadzenie dodatkowego postępowania, jeśli wymaga tego dany przypadek.
Podczas przetwarzania zgłoszenia lub prowadzenia specjalnego postępowania może pojawić się konieczność udostępnienia zgłoszenia innym pracownikom grupy OBI, np. jeżeli zgłoszenie odnosi się do incydentów w spółkach zależnych OBI Group Holding SE & Co. KGaA. Spółki te mogą mieć siedziby poza terenem Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego i mogą tam obowiązywać inne przepisy w zakresie ochrony danych osobowych. Udostępniając zgłoszenie, zawsze upewniamy się, że będą przestrzegane odpowiednie przepisy dot. ochrony danych.
Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Informacje na temat osoby której zgłoszenie dotyczy
Firma jest prawnie zobowiązana poinformować osoby których zgłoszenie dotyczy o wszelkich zgłoszeniach skierowanych przeciwko nim w chwili, gdy ujawnienie tych informacji nie wpłynie negatywnie na prowadzone postępowanie. Tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona, chyba że wymagają tego przepisy prawa.
Prawa osób, których dane dotyczą
W oparciu o europejskie przepisy o ochronie danych sygnalista oraz wszystkie osoby wskazane w zgłoszeniu mają prawo dostępu do danych, ich poprawiania, usuwania, ograniczania przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Skorzystanie z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych spowoduje niezwłoczną ocenę konieczności przechowywania tych danych w celu analizy przesłanego zgłoszenia. Niewymagane dane zostaną natychmiast usunięte. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe są przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wyjaśnienia sytuacji i przeprowadzenia końcowej oceny przypadku albo tak długo, jak istnieje uzasadniony interes firmy czy wymaga tego prawo. Po zakończeniu przetwarzania zgłoszenia dane są usuwane zgodnie z wymogami ustawowymi.
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego
Komunikacja między komputerem sygnalisty a systemem zgłoszeniowym jest szyfrowana (SSL). W trakcie korzystania z systemu zgłoszeniowego adres IP Twojego komputera nie jest zapisywany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a systemem zgłoszeniowym BKMS® System na dysku twardym komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie identyfikator sesji (tzw. cookie sesji). Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do zakończenia sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
W systemie zgłoszeniowym można stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową, zabezpieczoną wybranym pseudonimem / nazwą użytkownika i hasłem. Pozwala ona bezpiecznie wysyłać anonimowe albo imienne zgłoszenia do odpowiedniego pracownika grupy OBI. System przechowuje dane wyłącznie wewnątrz systemu zgłoszeniowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to forma typowej komunikacji mailowej.
Informacja o wysyłaniu załączników
Wysyłając zgłoszenie lub uzupełnienie zgłoszenia odpowiedniemu pracownikowi grupy OBI, można również wysłać załączniki. Jeśli zgłoszenie ma zostać wysłane anonimowo, należy wziąć pod uwagę następujące wskazówki dotyczące bezpieczeństwa: Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, co zagraża anonimowości. Przed wysłaniem pliku należy usunąć wszelkie informacje tego rodzaju. Jeżeli usunięcie tych danych jest niemożliwe albo problematyczne, należy skopiować tekst z załącznika do tekstu zgłoszenia albo anonimowo wysłać wydrukowany dokument na adres podany w stopce, oznaczając go numerem referencyjnym nadanym na końcu procedury zgłoszeniowej.
Wersja: 02 grudnia 2021