Zásady ochrany osobních údajů
Ochranu osobních údajů a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR), jakož i platných vnitrostátních předpisů o ochraně osobních údajů. Před podáním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně osobních údajů.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® System) slouží pro bezpečné a důvěrné přijímání, zpracování a správu hlášení týkajících se porušení pravidel společnosti OBI Group Holding SE & Co. KGaA a jejích přidružených společností v rámci skupiny OBI v souladu se zásadami stanovenými v odst. 15 a násl. AktG (zákona o akciích) a v souladu s odst. 271 německého obchodního zákoníku (HGB) (dále jen „skupina OBI“). Zpracování osobních údajů v rámci systému BKMS® System je založeno na oprávněných zájmech naší společnosti na odhalování a předcházení zneužívání, a tím i prevenci škod vzniklých skupině OBI, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Právním základem pro zpracování osobních údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR, General Data Protection Regulation).
Odpovědné strany
Toto je strana odpovědná za ochranu osobních údajů v systému nahlašování (správce):
OBI Group Holding SE & Co. KGaA, Albert-Einstein-Str. 7-9, 42929 Wermelskirchen
Systém nahlašování je provozován specializovanou společností, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich v Německu, jménem společnosti OBI Group Holding SE & Co. KGaA.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi provozované společností EQS Group GmbH v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Přístup k údajům mají pouze zaměstnanci skupiny OBI. Společnost EQS Group GmbH ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem v souladu se systémem povolení, takže přístup je omezen na velmi malý okruh výslovně oprávněných osob ve skupině OBI.
Společnost OBI Group Holding SE & Co. KGaA jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Dotazy týkající se ochrany osobních údajů v rámci skupiny OBI lze zasílat na adresu OBI Data Protection, datenschutzbeauftragter@obi.de.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Systém nahlašování používáte dobrovolně. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- Skutečnost, zda jste zaměstnáni ve skupině OBI;
- Jména a další osobní údaje osob, které uvedete ve svém hlášení, je-li to relevantní.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců skupiny OBI. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Tito zaměstnanci skupiny OBI vyhodnotí danou záležitost a provedou další prošetřování, které může být v příslušném případě potřeba.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné sdílet hlášení s dalšími zaměstnanci skupiny OBI, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v dceřinných společnostech OBI Group Holding SE & Co. KGaA. Ty mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy na ochranu osobních údajů. Při sdílení hlášení zaručujeme dodržení všech platných směrnic na ochranu údajů.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, která jsme proti nim obdrželi, jakmile zveřejněním takových informací již není ohroženo prošetřování. Vaše totožnost oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektů údajů
V souladu s evropskými právními předpisy o ochraně osobních údajů máte vy a osoby uvedené v hlášení právo na přístup, opravu, vymazání a omezení zpracování a právo na námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud se dovoláte svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nezbytné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou potřeba, budou okamžitě odstraněny. Kromě toho máte také právo podat stížnost dozorčímu orgánu.
Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany společnosti nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje odstraněny v souladu se zákonnými požadavky.
Používání systému nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a BKMS® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit chráněnou poštovní schránku s individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odeslat hlášení odpovědnému zaměstnanci ve skupině OBI pod svým jménem nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže ukládání je obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň odpovědnému zaměstnanci skupiny OBI odeslat přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním souboru prosím všechny tyto informace odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jistí, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: 2. prosince 2021