Informativa sulla privacy
Per noi la protezione e la riservatezza dei dati sono molto importanti e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (RGPD) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Leggete con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Scopo e base giuridica del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance di OBI Group Holding SE & Co. KGaA e delle aziende a essa affiliate all'interno del gruppo Obi in conformità con i principi definiti nelle sezioni 15 segg. dell'AktG (legge tedesca sulle società) e con la sezione 271 del codice commerciale tedesco (HGB) (di seguito "gruppo OBI"). Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e, dunque, a evitare danni al gruppo OBI, ai suoi dipendenti e ai suoi clienti. La base giuridica del trattamento dei dati personali è l'articolo 6(1)(f) del RGPD (regolamento generale sulla protezione dei dati).
Responsabili
Il responsabile della protezione dei dati presenti nel sistema di whistleblowing è:
OBI Group Holding SE & Co. KGaA, Albert-Einstein-Str. 7-9, 42929 Wermelskirchen
Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Municho, Germania, per conto di OBI Group Holding SE & Co. KGaA.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo i dipendenti del gruppo OBI hanno accesso ai dati. EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito nella procedura certificata attraverso accurate misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono crittografati e salvati con molteplici livelli di protezione tramite password secondo un sistema di permessi, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso il gruppo OBI.
OBI Group Holding SE & Co. KGaA ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali richieste di informazioni sulla protezione dei dati all'interno del gruppo OBI possono essere inviate a datenschutzbeauftragter@obi.de.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se inviate una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, noi raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- Se siete dipendenti del gruppo OBI
- Nomi e altri dati personali di persone che indicate nella vostra segnalazione, se pertinenti.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale del gruppo OBI e sono sempre gestiti in forma riservata. I dipendenti del gruppo OBI valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti del gruppo OBI, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti occorsi nelle società controllate di OBI Group Holding SE & Co. KGaA. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, in cui possono vigere normative diverse sulla protezione dei dati personali. Garantiamo sempre la conformità alla normativa sulla protezione dei dati applicabile quando inoltriamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La vostra identità di whistleblower non sarà da noi divulgata a meno che non siamo legalmente obbligati a farlo.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento dei vostri dati personali e opporvi a esso. Se ci si avvale del diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, verrà valutato immediatamente se i dati memorizzati sono necessari per l'esame di una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Avete anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale o finché sussiste un interesse legittimo da parte dell'azienda o se la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati saranno cancellati secondo le disposizioni di legge.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e BKMS® System, viene memorizzato sul vostro computer un cookie che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
È possibile creare nel sistema di whistleblowing una casella di posta protetta con uno pseudonimo/un nome utente e una password scelti personalmente. Questo vi permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso il gruppo OBI in forma nominativa o anonima e in maniera sicura. I dati vengono archiviati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che è altamente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile del gruppo OBI. Se desiderate inviare una segnalazione anonima, vi preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file elettronici possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vostro anonimato. Rimuovete tali informazioni prima di inviare un file. Se non siete in grado di eliminare questi dati o se avete incertezze su come farlo, copiate il testo del vostro allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine del processo di segnalazione.
Versione: 2 dicembre 2021
