गोपनीयता नीति
हम आपकी व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा और गोपनीयता को सर्वोच्च महत्व देते हैं। यह गोपनीयता नीति आपको यह समझने में मदद करती है कि Lactalis Group के व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली (आगे से “व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म” कहा जाएगा) के प्रबंधन के संदर्भ में आपके व्यक्तिगत डेटा के प्रोसेसिंग को लेकर हमारी क्या प्रतिबद्धताएँ हैं और आपके क्या अधिकार हैं।
1. परिभाषाएं
व्यक्तिगत डेटा क्या है?
व्यक्तिगत डेटा वह जानकारी है जिससे आपकी पहचान की जा सकती है। यह ऐसी जानकारी हो सकती है जो सीधे आपकी पहचान बताती हो, जैसे आपका नाम और उपनाम; या ऐसी जानकारी जो परोक्ष रूप से आपकी पहचान बताती हो, जैसे आपकी जन्मतिथि या पता।
व्यक्तिगत डेटा की प्रोसेसिंग क्या है?
व्यक्तिगत डेटा की प्रोसेसिंग का मतलब है उस डेटा पर की जाने वाली कोई भी कार्रवाई या कार्रवाइयों की श्रृंखला, जैसे आपके व्यक्तिगत डेटा का संग्रहण, रिकॉर्ड करना, रखना, संशोधित करना, साझा करना या उसे हटाना।
Lactalis Group व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म क्या है?
Lactalis Group ने एक व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म स्थापित किया है, ताकि कानून, समूह के आंतरिक नियमों और प्रक्रियाओं, या Lactalis Group की भ्रष्टाचार-रोधी Lact@Policy का उल्लंघन करने वाली किसी भी अनियमितता या घटना के संदेश को सुरक्षित, गोपनीय और सावधानीपूर्वक तरीके से प्राप्त, संसाधित और प्रबंधित किया जा सके। ऐसे मामलों को भ्रष्टाचार या प्रभाव के दुरुपयोग के रूप में भी माना जा सकता है। मुख्य विषय की सूची, व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली की उपयोग की शर्तें और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ) व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म पर उपलब्ध हैं। इन्हें यहां देखा जा सकता है: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
आगाहकर्ताओं की सुरक्षा के लिए Lactalis Group ने एक सुरक्षित एक्स्टर्नल प्लेटफ़ॉर्म BKMS® System का चयन किया है, जो आगाहकर्ता के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा और गोपनीयता की गारंटी देता है।
व्हिसलब्लोइंग प्लेटफ़ॉर्म के बारे में अधिक जानकारी के लिए हम आपको सलाह देते हैं कि होमपेज पर उपलब्ध अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ) या यूज़र गाइड देखें।
2. डेटा नियंत्रक कौन होता है?
Lactalis Group, जिसका पता 10 rue Adolphe Beck, 53000 Laval (फ्रांस) है, व्हिसलब्लोइंग प्लेटफ़ॉर्म और उसके (आगे से “Lactalis” कहा जाएगा) माध्यम से किए जाने वाले व्यक्तिगत डेटा के प्रोसेसिंग के लिए जिम्मेदार है।
व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म BKMS® System पर होस्ट किया गया है और इसे Lactalis Group की ओर से एक विशेषज्ञ कंपनी EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich, Germany द्वारा प्रबंधित किया जाता है।
BKMS® System में दर्ज किया गया डेटा, जिसमें व्यक्तिगत डेटा भी शामिल है, EQS Group GmbH द्वारा प्रबंधित एक प्रमाणित, उच्च-सिक्योरिटी वाले डेटा सेंटर में स्थित डेटाबेस में सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाता है। इन डेटा का एक्सेस केवल समूह की अनुपालन कमेटी के सदस्यों के पास ही होता है। न तो EQS Group GmbH न ही किसी तीसरे पक्ष के पास इस डेटा का एक्सेस होता है।
सभी डेटा एन्क्रिप्ट किए जाते हैं और कई स्तरों की पासवर्ड सुरक्षा के साथ सेव किए जाते हैं, ताकि एक्सेस के लिए समूह के अनुपालन विभाग की स्पष्ट अनुमति बहुत सीमित लोगों को ही मिल सके।
3. व्यक्तिगत डेटा की प्रोसेसिंग का उद्देश्य
व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म का इस्तेमाल स्वैच्छिक है। जब आप व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से कोई संदेश भेजते हैं, तो हम निम्न व्यक्तिगत डेटा और जानकारी जमा करते हैं:
- आपका नाम, अगर आप अपनी पहचान का खुलासा करते हैं तो।
- Lactalis Group या Lactalis Group की किसी संबद्ध कंपनी में कर्मचारी के रूप में आपका दर्जा (परमानेंट या टेम्पररी)।
- जहां लागू हो, आपके संदेश में जिन व्यक्तियों का आप उल्लेख करते हैं, उनके नाम और अन्य व्यक्तिगत डेटा।
हम निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए व्यक्तिगत डेटा एकत्रित और प्रोसेस कर सकते हैं:
- व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली के माध्यम से भेजे गए संदेशों को प्राप्त करना और उनपर काम करना।
- आगाहकर्ता या संदेश में उल्लिखित व्यक्ति/व्यक्तियों द्वारा व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली के प्रबंधन या इस प्रणाली के तहत उनके व्यक्तिगत डेटा के प्रोसेसिंग से संबंधित पूछताछ या प्रश्नों का उत्तर देना।
- आगाहकर्ता या संदेश में उल्लिखित व्यक्ति/व्यक्तियों द्वारा अपने व्यक्तिगत डेटा से जुड़े अधिकारों के उपयोग से संबंधित अनुरोधों का प्रबंधन करना, जैसे आपत्ति करने का अधिकार, डेटा हटाने का अधिकार, संशोधन का अधिकार, प्रोसेसिंग को सीमित करने का अधिकार और डेटा पोर्टेबिलिटी का अधिकार।
4. संदेशों को गोपनीय तरीके से संभालना
व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म पर प्राप्त संदेशों की जांच बहुत ही सीमित संख्या में लोगों द्वारा की जाती है (जैसे समूह की अनुपालन कमेटी के सदस्य, और कमेटी की अनुमति से नियुक्त आंतरिक या बाहरी विशेषज्ञ)। इन सभी को विशेष रूप से अधिकृत किया जाता है और वे उच्च स्तर की गोपनीयता के पालन के अधीन होते हैं। संदेशों को हमेशा अत्यंत सख्त गोपनीयता के साथ संभाला जाता है। समूह की अनुपालन कमेटी के सदस्य संदेश की स्वीकार्यता का मूल्यांकन करते हैं और आवश्यकता होने पर और अधिक विस्तृत जांच करते हैं।
संदेश की प्रक्रिया के दौरान, समूह की अनुपालन कमेटी की स्पष्ट अनुमति के साथ, प्राप्त जानकारी को Lactalis Group के अन्य कर्मचारियों के साथ साझा करना आवश्यक हो सकता है। ये कर्मचारी यूरोपीय संघ या यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के बाहर स्थित हो सकते हैं और व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के संबंध में अलग नियमों के अधीन हो सकते हैं। जब भी यह डेटा स्थानांतरित किया जाता है, उस समय लागू डेटा गोपनीयता सुरक्षा प्रावधानों का पालन हमेशा सुनिश्चित किया जाता है।
5. संदेश में नामित व्यक्तियों की जानकारी
लागू व्यक्तिगत डेटा गोपनीयता सुरक्षा नियमों के अनुसार, स्वीकार्य संदेश से संबंधित व्यक्ति को डेटा रिकॉर्ड किए जाने के एक महीने के भीतर अनुपालन कमेटी द्वारा सूचित किया जाता है कि उनके व्यक्तिगत डेटा को प्रोसेस किया जा रहा है। इस जानकारी में संदेश के लेखक की पहचान से संबंधित कोई विवरण शामिल नहीं होता है।
यह जानकारी तब रोकी जा सकती है जब इससे जांच की अखंडता या आवश्यकताएँ प्रभावित हो सकती हैं, जैसे कि जब साक्ष्यों को नष्ट करने का जोखिम हो। जोखिम टल जाने के बाद जानकारी बादमें प्रदान की जा सकती है।
6. व्यक्तिगत डेटा के लिए प्रतिधारण अवधि और प्रोसेसिंग के लिए कानूनी आधार
व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से एकत्रित व्यक्तिगत डेटा को केवल नीचे दिए गए उद्देश्यों के लिए आवश्यक अवधि तक ही रखा जाता है:
| प्रोसेसिंग का उद्देश्य | प्रतिधारण अवधि | कानूनी आधार |
|---|
| व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली के माध्यम से भेजे गए संदेशों को प्राप्त करना और उनपर काम करना | यदि किसी संदेश के डेटा नियंत्रक द्वारा यह मान लिया जाता है कि वह व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म के दायरे में नहीं आता, तो उस डेटा को तुरंत नष्ट कर दिया जाएगा या उसे गुमनाम कर दिया जाएगा। यदि किसी संदेश पर, जो व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म के दायरे में आती है, कोई कार्रवाई नहीं की जाती, तो उस संदेश से संबंधित व्यक्तिगत डेटा को समूह की अनुपालन कमेटी की अंतिम संदेश के दो महीने के भीतर नष्ट किया जाएगा या गुमनाम कर दिया जाएगा। यदि किसी नामित व्यक्ति या दुरुपयोग वाले संदेश के लेखक के खिलाफ अनुशासनात्मक या मुकदमेबाजी की प्रक्रिया शुरू की जाती है, तो उस संदेश से संबंधित व्यक्तिगत डेटा को प्रक्रिया समाप्त होने तक या निर्णय के खिलाफ अपील की समय सीमा तक रखा जाएगा। हमें कानूनी बाध्यता के पालन के लिए संदेश से संबंधित व्यक्तिगत डेटा को टेम्पररी आर्काइव में रखना पड़ सकता है, जो Lactalis Group पर लागू होती है (उदाहरण के लिए, अकाउंटिंग, सामाजिक या कर संबंधी दायित्वों का पालन करने के लिए)। | कानूनी दायित्व |
| आपके प्रश्नों पर प्रतिक्रिया करना | आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए जितनी अवधि आवश्यक होगी, उतनी ही अवधि तक आपके व्यक्तिगत डेटा को रखा जाएगा। | वैध हित |
| आपके व्यक्तिगत डेटा से संबंधित अपने अधिकारों का उपयोग करने के लिए किए गए आपके अनुरोधों को संभालना | आपके अनुरोध की प्रक्रिया पूरी होने की तारीख से 3 वर्ष तक। | वैध हित |
7. आपके अधिकार और उपाय
व्यक्तिगत डेटा गोपनीयता संरक्षण से संबंधित लागू नियमों के अनुसार, आपको अपनी व्यक्तिगत जानकारी को एक्सेस करने, उसमें संशोधन कराने और उसे हटवाने का अधिकार है। आपको अपनी व्यक्तिगत जानकारी के प्रोसेसिंग को सीमित करने का अधिकार, डेटा पोर्टेबिलिटी का अधिकार और आपत्ति दर्ज करने का अधिकार भी है।
अपने अधिकारों का उपयोग करने के लिए, अपनी पहचान किसी भी उपयुक्त माध्यम से प्रमाणित करते हुए, आप हमसे निम्नलिखित ईमेल पते पर संपर्क कर सकते हैं: DPO@fr.lactalis.com या निम्न पते पर पोस्ट द्वारा: डेटा गोपनीयता अधिकारी – LGPO – Direction Affaires Juridiques Groupe 10 à 20 rue Adolphe Beck 53000 Laval (फ्रांस)।
यदि आप डेटा हटाने के अधिकार का उपयोग करते हैं, तो हम यथाशीघ्र यह जांच करेंगे कि संग्रहीत जानकारी संदेश की प्रक्रिया के लिए अभी भी किस सीमा तक आवश्यक है। जो भी डेटा आवश्यक नहीं है, उसे डिलीट कर दिया जाता है।
यदि आप आपत्ति का अधिकार उपयोग करते हैं, तो हम यथाशीघ्र यह जांच करेंगे कि क्या प्रोसेसिंग के लिए ऐसे वैध और ठोस कारण मौजूद हैं जो संबंधित व्यक्ति के हितों, अधिकारों और स्वतंत्रताओं से अधिक प्रभावी हों, या फिर कानूनी अधिकारों की स्थापना, उपयोग या रक्षा के लिए आवश्यक हों।
संबंधित व्यक्ति अपने एक्सेस के अधिकार के आधार पर आगाहकर्ता की पहचान, तीसरे पक्ष से संबंधित जानकारी या संदेश की जांच के दौरान प्राप्त की गई जानकारी हासिल नहीं कर सकता/सकती।
हम आपके अनुरोधों का संतोषजनक तरीके से उत्तर देने की पूरी कोशिश करेंगे। यदि किसी भी कारण से आपको हमारा उत्तर संतोषजनक नहीं लगता है, तो हम आपको सूचित करना चाहते हैं कि आप संबंधित पर्यवेक्षी प्राधिकारी के पास शिकायत दर्ज कर सकते हैं।
8. व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म का इस्तेमाल करें
आपके कंप्यूटर और BKMS® System प्लेटफ़ॉर्म के बीच संचार एन्क्रिप्टिड कनेक्शन (SSL) के माध्यम से होता है। व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म IP एड्रेस को ट्रैक करने की सुविधा नहीं देता है। आपके कंप्यूटर और BKMS® System प्लेटफ़ॉर्म के बीच संपर्क बनाए रखने के लिए, एक कुकी आपके कंप्यूटर पर स्टोर होती है जिसमें मात्र सेशन ID (तथाकथित "नल कुकी") होता है। यह कुकी केवल आपकी सेशन अवधि तक ही मान्य रहती है और जैसे ही आप अपना ब्राउज़र बंद करते हैं, यह स्वतः समाप्त हो जाती है।
आप व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म के भीतर एक मेलबॉक्स सेटअप कर सकते हैं, जो आपके द्वारा चुने गए व्यक्तिगत प्रयोक्ता नाम/उपनाम और पासवर्ड से सुरक्षित रहेगा। आप अपना संदेश अपने नाम के साथ या अनाम रूप से, दोनों में से किसी भी तरीके से भेज सकते हैं। व्हिसिल ब्लोविंग प्लेटफ़ॉर्म में आपकी जानकारी केवल BKMS® System प्लेटफ़ॉर्म के भीतर ही सुरक्षित रूप से संग्रहीत की जाती है, जिससे यह विशेष रूप से सुरक्षित रहता है। यह ई-मेल संचार का पुराना रूप नहीं है।
9. अटैचमेंट्स भेजते समय ध्यान देने वाली बातें
संदेश भेजते समय या पहले से दर्ज संदेश में कोई अतिरिक्त जानकारी जोड़ते समय, आप अटैचमेंट्स भी भेज सकते हैं। यदि आप गुमनाम रूप से संदेश भेजना चाहते हैं, तो कृपया निम्न सिक्योरिटी सलाह का ध्यान रखें: फ़ाइलों में ऐसे व्यक्तिगत डेटा हो सकते हैं, जिससे आपकी पहचान उजागर हो सकती है। भेजने से पहले फाइल से इन डेटा को हटा दें। यदि आप इस डेटा को हटाने में सक्षम नहीं हैं, या आपको यह नहीं पता कि इसे कैसे हटाया जाए, तो कृपया अपने अटैच किए दस्तावेज़ का टेक्स्ट अपने संदेश में कॉपी कर दें। या फिर, संदेश प्रक्रिया के अंत में आपको जो संदर्भ संख्या दी गई है, उसका उल्लेख करते हुए दस्तावेज़ की एक प्रिंटेड प्रति दिए गए फुटनोट में लिखे पते पर गुमनाम रूप से भेज दें।
10. हमसे संपर्क करें
यदि इस गोपनीयता नीति के संबंध में आपके कोई प्रश्न या अनुरोध हों, तो आप ईमेल के माध्यम से डेटा गोपनीयता अधिकारी से DPO@fr.lactalis.com ईमेल पर संपर्क कर सकते हैं।