Pravidla postupu pro podávání stížností podle německého zákona o dodavatelských řetězcích (LkSG)
OBI – Pravidla postupu pro proces podávání stížností podle § 8, 9 (1) německého zákona o dodavatelských řetězcích
Skupina OBI je společnost, která působí po celém světě. Dodržování zákonů, integrita a udržitelnost jsou hluboce zakotveny ve firemní kultuře OBI.
Proces oznamování a stížností je nedílnou součástí compliance systému a politiky dodavatelského řetězce v OBI.
Proces stížností umožňuje jednotlivcům, společnostem a organizacím poukázat na lidská práva nebo environmentální rizika nebo porušování, jakož i porušování platných zákonů, interních zásad a obchodních zásad OBI. Slouží tak k prevenci porušování, k odhalování potenciálních nekalých praktik a jejich zastavení.
1. Rozsah těchto pravidel postupu
Německý zákon o dodavatelských řetězcích ("LkSG") vyžaduje, aby OBI zavedla proces stížností, který umožňuje hlásit lidská práva a rizika pro životní prostředí, která jsou chráněna zákonem, a porušování lidských práv nebo ekologických povinností, které vznikly v důsledku podnikatelské činnosti (i) OBI ve vlastním oboru podnikání nebo (ii) přímého nebo (iii) nepřímého dodavatele do OBI.
Směrnice EU (EU) 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva EU, a její národní prováděcí zákony vyžadují, aby OBI zřídila interní ohlašovny v zemích OBI, které jsou v Evropské unii, které zaměstnanci a dočasní zaměstnanci mohou používat k nahlašování informací, o kterých se dozvěděli v průběhu svých profesních aktivit týkajících se potenciálního porušení předpisů v OBI.
OBI splňuje tyto zákonné povinnosti tím, že poskytuje jednotný systém oznamování („Speak-up“ - BKMS® System). Přestože jsou následující pravidla právně závazné pouze s odkazem na LkSG, dokument také stanoví obecné zásady, které platí pro systém oznamování OBI „Speak Up“ obecně.
2. Co lze nahlásit?
Rizika a porušování lidských práv a životního prostředí
Kdokoli může nahlásit lidská práva nebo rizika pro životní prostředí nebo porušení (i) platných zákonů, zejména LkSG, (ii) Etického kodexu OBI a (iii) dalších interních zásad společnosti OBI, ke kterým došlo v důsledku obchodních aktivit (i) OBI ve vlastním oboru podnikání nebo (ii) přímého nebo (iii) nepřímého dodavatele OBI.
Tato lidská práva nebo jiná environmentální rizika a porušování mohou zahrnovat, ale nejsou omezena na, například:
- Dětskou práci
- Nucenou práci nebo otroctví
- Nedodržování platných předpisů o bezpečnosti práce, pokud to vede k riziku pracovních úrazů a/nebo rizikům pro zdraví při práci (např. kvůli nedostatečným bezpečnostním normám, nedostatečným bezpečnostním opatřením, nedostatečnému školení a instruktáži, včetně porušování zákonů o pracovní době).
- porušování svobody sdružování, což znamená svobodu zakládat odbory nebo vstupovat do nich bez diskriminace a svobodně se zapojit do činnosti odborů (to zahrnuje zejména stávkové právo a právo na kolektivní vyjednávání)
- Diskriminaci nebo nerovné zacházení v zaměstnání
- Odmítnutí vyplácet přiměřenou mzdu (ve všech případech se za přiměřenou považuje minimální mzda splatná podle příslušného zákona)
- způsobení škodlivých změn životního prostředí, např. změny terénu, znečištění vody a ovzduší, emise hluku nebo nadměrná spotřeba vody
- Nezákonné nucené vystěhování a nezákonné zabírání půdy, lesů a vod, při získávání, rozvoji nebo jiném využití takové půdy, lesů nebo vod, jejichž využívání zajišťuje živobytí určité osoby
- Zneužití moci soukromými a veřejnými bezpečnostními silami
- Použití rtuti ve výrobcích a výrobě a zpracování odpadu obsahujícího rtuť v rozporu s ustanoveními mezinárodního práva
- Využití a produkce perzistentních organických polutantů (POP) a zpracování odpadu, který obsahuje perzistentní organické polutanty v rozporu s ustanoveními mezinárodního práva
- Dovoz a vývoz nebezpečného odpadu v rozporu s ustanoveními mezinárodního práva
Rizika a porušení předpisů
Členové společnosti ve skupině OBI a třetí strany mohou rovněž nahlásit jakékoli jiné porušení platných zákonů (zákonů, právních předpisů atd., zejména těch, které jsou uvedeny ve směrnici EU 2019/1937) související se společností, ke kterým došlo nebo se předpokládá, že k nim dojde, stejně jako k dalšímu porušení Kodexu chování OBI nebo jiných významných zásad dodržování předpisů. Mezi další porušení předpisů patří například úplatkářství a korupce, praní špinavých peněz, krádeže, porušení důvěry nebo antimonopolních zákonů.
Požadavky a stížnosti zákazníků související s produktem nebo službou
„Speak Up“ není určen pro dotazy a stížnosti zákazníků související s produktem nebo službou. Máte-li jakékoli dotazy, zpětnou vazbu nebo stížnosti na produkty nebo služby OBI, obraťte se na zákaznickou podporu OBI na adrese https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Kdo může podat hlášení?
Proces stížností OBI je otevřen každému.
Mezi oznamovatele proto mohou patřit například:
- i) zaměstnanci; (ii) zákazníci; (iii) akcionáři / investoři ve společnosti ve skupině OBI nebo přímý či nepřímý dodavatel společnosti OBI
- Společnosti nebo úřady
- Pracovníci OBI marketu nebo výrobního zařízení přímého nebo nepřímého dodavatele do OBI
- nevládní organizace (NGO)
- Třetí strany, které vědí o porušení, např. příbuzní.
V souladu s tím mohou hlášení podávat také oznamovatelé, kteří jsou osobně přímo či nepřímo dotčeni oznamovaným rizikem nebo oznamovaným porušením, nebo oznamovatelé, kteří nejsou osobně dotčeni.
4. Jak lze podávat hlášení?
Hlášení lze podávat prostřednictvím webového nástroje BKMS® System online nástroje, který provozuje OBI („Speak Up“).
Platforma je dostupná nepřetržitě, tedy sedm dní v týdnu a dvacet čtyři hodin denně, zdarma.
Chcete-li odeslat hlášení, klikněte prosím na tlačítko „Podat hlášení“ umístěné v horní části úvodní stránky online nástroje BKMS® System. V systému lze podat hlášení týkající se porušování lidských práv nebo environmentálních rizik nebo porušování v tématu „Porušování lidských práv a environmentální rizika nebo porušování OBI nebo obchodními partnery OBI a v jejich dodavatelských řetězcích“. Všechna ostatní hlášení lze podat v téma „Porušení ve skupině OBI“.
Kroky k odeslání hlášení jsou popsány jednotlivě v online nástroji BKMS® System. Najdete tam také FAQ. Po odeslání hlášení budete mít přístup ke své vlastní chráněné poštovní schránce. To umožňuje kdykoli přístup k platformě, přijímat zpětnou vazbu od OBI a případně odpovídat na další otázky a přidávat další informace.
Hlášení odeslaná do OBI jiným kanálem (např. poštou, telefonem nebo e-mailem) budou rovněž zanesena do BKMS® System OBI k dalšímu zpracování.
5. Jaké jazyky mohu použít k napsání hlášení?
Na vstupní obrazovce v online nástroji BKMS® System lze vybrat následující jazyky:
- Čínština
- Němčina
- Angličtina
- Italština
- Polština
- Slovenština
- Slovinština
- Čeština
- Maďarština
- Vietnamština
Hlášení lze podávat ve všech jazycích.
Zpracování hlášení probíhá zpravidla v němčině, angličtině, italštině, polštině, slovenštině, slovinštině, češtině nebo maďarštině. To platí i pro komunikaci s oznamovatelem. Na požádání se OBI snaží komunikovat v jazyce oznamovatele, ale tuto možnost nemůže zaručit.
6. Lze hlášení podávat i anonymně?
Hlášení lze zasílat i anonymně. OBI chrání anonymitu oznamovatele. OBI má zákonem zakázáno identifikovat nebo se pokoušet identifikovat oznamovatele proti jejich vůli.
7. Další kroky po odeslání hlášení
Potvrzení o přijetí
Oznamovatel obdrží potvrzení o přijetí prostřednictvím chráněné poštovní schránky v online nástroji nejpozději do sedmi dnů po obdržení oznámení. Výjimky z tohoto zahrnují stížnosti zákazníků nebo jiné stížnosti, které zjevně nemají žádnou souvislost s lidskými právy, životním prostředím nebo záležitostmi dodržování předpisů. Pokud nemáte zřízenu poštovní schránku nebo není možné zaslat potvrzení o přijetí z důvodu zvoleného kanálu hlášení (např. anonymní dopis), nemůžeme vám potvrzení o přijetí zaslat.
Kdo posuzuje hlášení?
Hlášení, která se mohou týkat lidských práv a environmentálních rizik a porušování, jsou bez zbytečného odkladu po obdržení předávána důvěryhodnému poradci z právního oddělení OBI.
Důvěryhodný poradce rozhodne, zda bude hlášení dále zpracovávat nebo k tomu pověří někoho jiného, nebo zda jej zpracuje některý z dalších referentů v OBI. Všichni referenti jsou zaměstnanci centrály OBI skupiny a jsou obeznámeni s provozními odbornými tématy.
OBI zajistí, aby důvěryhodný poradce a všichni ostatní referenti, kteří jsou pověřeni prováděním tohoto procesu,
- jsou povinni zachovávat mlčenlivost,
- jsou nezávislé při zpracování a nejsou ve střetu zájmů,
- poskytnout záruku nestrannosti,
- nepodléhají žádným odborným pokynům ohledně přezkoumání hlášení a
- jsou povinni zachovávat důvěrnost o totožnosti nebo anonymitě oznamovatele, jakož i o totožnosti osob uvedených ve hlášení.
Kromě toho OBI zajišťuje, že mají potřebné odborné znalosti pro řešení hlášení týkajících se lidských práv a environmentálních rizik.
Jak jsou přezkoumávány hlášení týkající se lidských práv nebo environmentálních rizik nebo porušování?
OBI bere každé hlášení velmi vážně. V prvním kroku procesu přezkumu zkoušející provedou kontrolu věrohodnosti a předběžnou kontrolu. Ta slouží ke zjištění, zda je hlášení dostatečně závažné a je nutné další zpracování. Tato kontrola bude zahájena do tří dnů od obdržení hlášení (kromě nedělí a svátků).
V závislosti na povaze a obsahu hlášení zahrnuje kontrola věrohodnosti zejména tyto kroky:
- Kde je to nutné: Získání důvěrného překladu hlášení.
- Přezkoumání, zdali jsou dostatečné náznaky o tom, že existují relevantní lidská práva nebo environmentální rizika nebo porušování.
- Pokud je možné kontaktovat oznamovatele, bude případ s oznamovatelem projednán. To zahrnuje zejména další dotazy a získávání dalších informací.
V případě předpokladu podezřelé situace se bude dále zkoumat, jaká vyšetřovací a objasňující opatření jsou v jednotlivém případě nezbytná. To zahrnuje například analýzy rizik, rozhovory se zaměstnanci nebo dodavateli, audity dodavatelů a provádění interního vyšetřování. Kromě toho je již v této fázi prováděna revize, do jaké míry OBI může nebo má přijmout zákonná nebo případná další, provizorní opatření.
Proces stížností je pozastaven bez dalších opatření, pokud, včetně po další výměně informací s oznamovatelem – pokud je to možné – neexistuje dostatečná míra podezření na relevantní lidská práva nebo environmentální rizika nebo porušování, například proto, že hlášení je zjevně nepodložené, není věrohodné, neprůkazné nebo nepravdivé nebo se hlášení netýká OBI nebo dodavatelů OBI.
Jak dlouho může fáze kontroly trvat?
Kontrola se provádí rychle. V závislosti na rozsahu, úrovni složitosti a schopnosti OBI uplatňovat vliv může kontrola trvat několik dní až několik měsíců.
Jaká by mohla být možná následná opatření v případě potvrzeného rizika či porušení lidských práv nebo životního prostředí?
V případě potvrzeného rizika či porušení lidských práv nebo životního prostředí přijímá OBI rozhodnutí o jejich odstranění nebo minimalizaci. Patří sem například personální opatření, hlášení úřadům, požadavky na dodavatele nebo úpravy procesů či pracovních podmínek až po ukončení obchodních vztahů. Pokud je v oblasti podnikání OBI v Německu identifikováno riziko nebo porušení lidských práv nebo životního prostředí, společnost OBI přijme opatření k okamžitému zastavení rizika nebo porušení a k zabránění opakování. To platí i pro obchodní činnost OBI v zahraničí, pokud je místní právo v rozporu.
Kdy oznamovatel obdrží informace o výsledku procesu?
Do tří měsíců od obdržení potvrzení je oznamovatel informován o výsledku procesu, jehož součástí je i vysvětlení. Tato informace je poskytována pouze tehdy, pokud to neovlivňuje další interní výzkum nebo šetření práv osob, kterých se informace týkají nebo které jsou uvedeny ve hlášení.
V případě pozastavení procesu bude OBI informovat oznamovatele do tří měsíců od potvrzení přijetí hlášení, že nebyla přijata žádná následná opatření, a uvede důvody.
OBI vás nemůže informovat o výsledku procesu, pokud nemáte zřízenu poštovní schránku nebo vás není možné kontaktovat z důvodu vámi zvoleného oznamovacího kanálu (např. anonymní dopis).
Je proces bezplatný?
Proces stížnosti popsaný v těchto pravidlech postupu je pro oznamovatele bezplatný.
OBI však nehradí žádné náklady a výdaje, které by oznamovateli vznikly v souvislosti s využitím procesu podávání stížností; zejména nepokryje cestovní náklady nebo náklady na právní poradenství.
8. Principy procesu
Jak proces stížností zajišťuje důvěrnost?
Přístup ke hlášením obdrženým prostřednictvím online nástroje BKMS® System má pouze důvěryhodný poradce v právním oddělení a ostatní referenti. O hlášeních a jejich zpracování jsou povinni zachovávat mlčenlivost. S hlášeními a identitou oznamovatele, pokud je to zákonem přípustné, nakládají jako s přísně důvěrnými.
Zajišťují, aby bez výslovného souhlasu oznamovatele v textové podobě nebyla jejich identita prozrazena nikomu kromě odpovědných referentů, kteří hlášení kontrolují, úředníka pro lidská práva a tam, kde je to možné, v souladu s přísným principem „potřeba vědět“ (informace se dostávají k osobám, které se nutně musí podílet na objasňování skutečností), ke kontaktům, které jsou v souvislosti s vedením případu konzultovány na odborných útvarech nebo k právním poradcům a případně k odpovědným zaměstnancům nebo členům orgánů, kteří provádějí následná opatření, pokud k takovému zveřejnění nedojde (i) ke splnění zákonné povinnosti; (ii) v rámci trestního řízení na žádost orgánů činných v trestním řízení; (iii) na základě příkazu v administrativním procesu po hlášení; (iv) na základě rozhodnutí soudu a (v) v jiných případech, kdy je předání těchto informací právně přípustné.
To platí také pro všechny další informace, které mohou být použity k odvození identity oznamovatele, ať už přímo nebo nepřímo. Pokud se na zásadu důvěrnosti vztahuje některá z výše uvedených výjimek, bude oznamovatel předem informován o zveřejnění a důvodech, které k tomu vedly. OBI se zdrží sdílení těchto informací pouze v případě, že orgán činný v trestním řízení, příslušný orgán nebo soud informovaly OBI, že sdílení těchto informací může ohrozit související vyšetřování, šetření nebo soudní řízení.
Se všemi ostatními předávanými informacemi bude v souladu s těmito opatřeními nakládáno jako s přísně důvěrnými. To se týká zejména totožnosti osob, které se objevují v kontextu oznámených případů, jakož i dalších osob uvedených ve hlášení.
Identita oznamovatele, který úmyslně, z nedbalosti nebo hrubé nedbalosti nahlásí nesprávné informace o porušení, nebude předmětem žádné ochrany.
Jak OBI zajišťuje ochranu dat?
Před odesláním hlášení prostřednictvím online nástroje BKMS® System je oznamovatel automaticky požádán, aby potvrdil, že si přečetl a pochopil poskytnuté prohlášení o ochraně osobních údajů. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů je kdykoli k dispozici v zápatí na adrese www.bkms-system.com/obi.
Hlášení jsou prošetřována v souladu s GDPR a interním konceptem výmazu OBI na základě této regulace, včetně uchovávání a výmazu dat a nařízení o interních přenosech dat.
Jak OBI zajišťuje, že oznamovatelé neutrpí kvůli hlášení žádné nevýhody?
OBI nepřijme žádná opatření, která znevýhodní oznamovatele, kteří podali oznámení prostřednictvím oznamovacího systému OBI v dobré víře a svědomí, tj. v okamžiku podání oznámení měli oprávněný důvod se domnívat, že informace jsou pravdivé.
Tato ochrana proti odvetným opatřením rovněž zahrnuje (i) fyzické osoby, které poskytují důvěrnou podporu oznamovateli oznámením nebo zveřejněním v profesionálním kontextu; (ii) třetí strany, které jsou propojeny s oznamovatelem a které zažili odvetu v profesním kontextu kvůli oznámení nebo zveřejnění, a (iii) právnické osoby, partnerství s právní subjektivitou a sdružení jednotlivců, kteří jsou právně spojeni s oznamovatelem z důvodu akcií nebo pro které oznamovatel pracuje nebo se kterými má oznamovatel jiné profesní spojení.
Na druhou stranu oznamovatelé, kteří úmyslně nebo z hrubé nedbalosti uvedou nepravdivé informace, nebudou chráněni.
Jak OBI kontroluje efektivitu tohoto procesu stížností?
OBI každoročně a podle potřeby přezkoumává proces popsaný v těchto pravidlech postupu k zajištění jeho účinnosti. Poznatky z tohoto procesu jsou začleněny do tohoto posudku.
Společnost OBI je velmi vděčná za zprávy o tom, zda jste shledali proces snadno dostupným a srozumitelným, zda byl váš případ v průběhu procesu zpracován důvěrně a zda byla splněna vaše očekávání ohledně vyřešení problému.
