Zasady procedury przekazywania zgłoszeń zgodnie z niemiecką ustawą o łańcuchu dostaw (LkSG)
OBI – Zasady procedury przekazywania zgłoszeń zgodnie z sekcjami 8, 9 (1) niemieckiej ustawy o łańcuchu dostaw
Grupa OBI jest firmą działającą na rynku globalnym. Compliance, uczciwość i zrównoważony rozwój są głęboko zakorzenione w kulturze firmy OBI.
Proces zgłoszeniowy jest integralną częścią systemu compliance i polityki łańcucha dostaw w OBI.
Proces przesyłania zgłoszeń umożliwia osobom, firmom i organizacjom informowanie o zagrożeniach lub naruszeniach praw człowieka lub środowiska, a także naruszeniach obowiązującego prawa, polityk wewnętrznych i zasad biznesowych OBI. Służy więc zapobieganiu naruszeniom, ujawnianiu potencjalnych nadużyć i powstrzymywaniu tego procederu.
1. Zakres obowiązywania niniejszego regulaminu
Niemiecka ustawa o łańcuchu dostaw („LkSG”) wymaga od OBI utworzenia procesu przesyłania zgłoszeń, który umożliwia zgłaszanie zagrożeń chronionych ustawowo praw człowieka i zagrożeń środowiska oraz naruszeń praw człowieka lub obowiązków środowiskowych, które miały miejsce w związku z działalnością gospodarczą (i) OBI we własnym obszarze działalności lub u (ii) bezpośredniego lub (iii) pośredniego dostawcy OBI.
Dyrektywa unijna (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób, które zgłaszają naruszenia prawa UE, oraz krajowe przepisy wykonawcze do tej dyrektywy wymagają od OBI utworzenia w krajach obecności OBI należących do Unii Europejskiej wewnętrznych biur zgłoszeniowych, z których pracownicy i pracownicy tymczasowi mogą korzystać w celu zgłaszania informacji, o których dowiedzieli się w trakcie wykonywania czynności zawodowych, dotyczących potencjalnych naruszeń compliance w OBI.
OBI spełnia te ustawowe obowiązki poprzez zapewnienie jednolitego systemu zgłoszeniowego („Speak-up” - BKMS® System). Mimo że poniższy regulamin jest prawnie wiążący jedynie w odniesieniu do LkSG, dokument ten określa również ogólne zasady, które mają zastosowanie do systemu zgłoszeniowego OBI „Speak Up” w ogóle.
2. Co można zgłaszać?
Zagrożenia i naruszenia praw człowieka i środowiska
Każdy może zgłosić zagrożenia dla praw człowieka lub środowiska lub naruszenia (i) obowiązującego prawa, w szczególności niemieckiej ustawy o łańcuchu dostaw (LkGS), (ii) Kodeksu Postępowania OBI oraz (iii) innych polityk wewnętrznych w OBI, które wystąpiły w związku z działalnością gospodarczą (i) OBI we własnym obszarze działalności lub (ii) bezpośredniego lub (iii) pośredniego dostawcy OBI.
Te zagrożenia i naruszenia praw człowieka lub innych praw ochrony środowiska mogą między innymi obejmować np.:
- Praca dzieci
- Praca przymusowa lub inna praca obowiązkowa
- Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa pracy, jeżeli prowadzi to do ryzyka wystąpienia wypadków przy pracy i/lub zagrożenia zdrowia zawodowego (np. z powodu braku norm bezpieczeństwa, braku środków bezpieczeństwa; niewystarczającego szkolenia i instruktażu, w tym naruszenia przepisów o czasie pracy).
- Naruszenia wolności zrzeszania się, oznaczającej wolność zakładania związków zawodowych lub przystępowania do nich bez dyskryminacji oraz swobodę angażowania się w działalność związkową (obejmuje to w szczególności prawo do strajku i prawo do rozmów zbiorowych)
- Dyskryminacja lub nierówne traktowanie w zatrudnieniu
- Odmowa wypłaty godziwego wynagrodzenia (we wszystkich przypadkach za godziwe uznaje się minimalne wynagrodzenie, które jest należne zgodnie z odpowiednim prawem)
- Powodowanie szkodliwych zmian w środowisku, np. zmian w glebie, zanieczyszczenia wody i powietrza, emisji hałasu lub nadmiernego zużycia wody
- Bezprawna eksmisja i bezprawne zajmowanie ziemi, lasów i wód przy nabywaniu, zagospodarowywaniu lub innym użytkowaniu takiej ziemi, lasów lub wód, których użytkowanie zapewnia ludziom środki do życia
- Nadużywanie władzy przez publiczne lub prywatne służby bezpieczeństwa
- Stosowanie rtęci w produktach oraz produkcja i przetwarzanie odpadów zawierających rtęć z naruszeniem przepisów prawa międzynarodowego
- Stosowanie i produkcja trwałych zanieczyszczeń organicznych (POPs) oraz przetwarzanie odpadów zawierających trwałe zanieczyszczenia organiczne z naruszeniem przepisów prawa międzynarodowego
- Import i eksport odpadów niebezpiecznych z naruszeniem przepisów prawa międzynarodowego
Zagrożenia i naruszenia compliance
Członkowie spółki z Grupy OBI oraz osoby trzecie mogą również zgłaszać wszelkie inne związane z firmą naruszenia obowiązującego prawa (przepisów, regulacji itp., w szczególności wymienionych w dyrektywie UE 2019/1937), które wystąpiły lub są uznawane za mogące wystąpić, a także inne naruszenia Kodeksu Postępowania OBI lub innych istotnych zasad compliance. Inne naruszenia compliance obejmują np. łapówkarstwo i korupcję, pranie brudnych pieniędzy, kradzież, naruszenie zaufania czy nieprzestrzeganie przepisów antymonopolowych.
Zapytania i skargi klientów dotyczące produktów lub usług
System „Speak Up” nie jest przeznaczony do przesyłania zapytań i skarg klientów związanych z produktami lub usługami. W przypadku jakichkolwiek pytań, opinii lub skarg dotyczących produktów lub usług OBI, prosimy o kontakt z Działem Obsługi Klienta OBI pod adresem https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Kto może wysłać zgłoszenie?
Proces składania skarg do OBI jest otwarty dla każdego.
Dlatego do sygnalistów można zaliczyć np.:
- (i) pracowników; (ii) klientów; (iii) akcjonariuszy / inwestorów w spółce z Grupy OBI lub bezpośredniego lub pośredniego dostawcę dla OBI
- Spółki lub organy
- Rezydentów rynku OBI lub kraju zakładu produkcyjnego bezpośredniego lub pośredniego dostawcy OBI
- Organizacje pozarządowe (NGO)
- Osoby trzecie, które mają wiedzę o naruszeniu, np. krewni.
Zgłoszenia mogą być również odpowiednio przesyłane również przez sygnalistów, których bezpośrednio lub pośrednio dotyczy zgłaszane zagrożenie lub naruszenie, lub przez sygnalistów, których to osobiście nie dotyczy.
4. Jak można przesyłać zgłoszenia?
Zgłoszenia można przesyłać przez internetowe narzędzie online w postaci systemu zgłoszeniowego BKMS® System obsługiwanego przez firmę OBI („Speak Up”).
Platforma jest dostępna przez cały czas, tj. siedem dni w tygodniu i dwadzieścia cztery godziny na dobę, bezpłatnie.
W celu przesłania zgłoszenia należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” znajdujący się na górze strony startowej w internetowym narzędziu online BKMS® System. W systemie można przesłać zgłoszenie dotyczące zagrożeń lub naruszeń praw człowieka lub środowiska w kategorii „Zagrożenia lub naruszenia praw człowieka i środowiska w OBI lub u partnerów biznesowych OBI i w ich łańcuchach dostaw”. Wszystkie inne zgłoszenia można przesyłać w kategorii „Naruszenia w grupie OBI”.
Poszczególne kroki przesyłania zgłoszenia są opisane indywidualnie w internetowym narzędziu online BKMS® System. Można tam również znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ). Po przesłaniu zgłoszenia otrzymuje się dostęp do własnej, bezpiecznej skrzynki pocztowej. Dzięki temu w każdej chwili można uzyskać dostęp do platformy, otrzymać informację zwrotną od OBI i potencjalnie odpowiedzieć na kolejne pytania i uzupełnić dodatkowe informacje.
Zgłoszenia, które zostaną przesłane do OBI innym kanałem (np. pocztą, telefonicznie lub pocztą elektroniczną), zostaną również wprowadzone do systemu zgłoszeniowego BKMS® System przez OBI w celu dalszego przetwarzania.
5. W jakich językach mogę przesłać zgłoszenie?
Na ekranie wprowadzania danych w internetowym narzędziu online BKMS® System można wybrać następujące języki:
- chiński
- niemiecki
- angielski
- włoski
- polski
- słowacki
- słoweński
- czeski
- węgierski
- wietnamski
Zgłoszenia mogą być przesyłane we wszystkich językach.
Przetwarzanie zgłoszenia odbywa się z reguły w języku niemieckim, angielskim, włoskim, polskim, słowackim, słoweńskim, czeskim lub węgierskim. Dotyczy to również komunikacji z sygnalistą. Na życzenie, OBI stara się porozumiewać w języku sygnalisty, ale nie jest w stanie zagwarantować takiej możliwości.
6. Czy zgłoszenia mogą być przesyłane również anonimowo?
Zgłoszenia można przesyłać również anonimowo. OBI chroni anonimowość sygnalisty. OBI ma prawny zakaz identyfikacji lub próby identyfikacji sygnalistów wbrew ich woli.
7. Kolejne kroki po przesłaniu zgłoszenia
Potwierdzenie odbioru
Sygnalista otrzymuje potwierdzenie odbioru za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej w internetowym narzędziu online nie później niż siedem dni po otrzymaniu zgłoszenia. Wyjątkiem są skargi klientów lub inne skargi, które wyraźnie nie mają związku z prawami człowieka, ochroną środowiska lub kwestiami związanymi z compliance. Jeśli nie została utworzona skrzynka pocztowa lub nie jest możliwe wysłanie potwierdzenia odbioru ze względu na wybrany przez sygnalistę kanał zgłoszeniowy (np. list anonimowy), nie możemy wysłać potwierdzenia odbioru.
Kto dokonuje przeglądu zgłoszenia?
Zgłoszenia, które mogą dotyczyć zagrożeń i naruszeń praw człowieka i środowiska, są przekazywane bez zbędnej zwłoki po ich otrzymaniu do radcy prawnego w dziale prawnym OBI.
Radca prawny decyduje, czy będzie dalej przetwarzał zgłoszenie, czy wyznaczy do tego kogoś innego, czy też będzie on przetwarzany przez jednego z pozostałych referentów w OBI. Wszyscy referenci są pracownikami centrali Grupy OBI i są zaznajomieni ze specjalistyczną tematyką działań operacyjnych.
OBI zadba o to, aby radca prawny i wszyscy inni referenci, którym powierzono przeprowadzenie tego procesu,
- byli zobowiązani do zachowania poufności,
- byli niezależni w przetwarzaniu zgłoszeń i nie byli narażeni na konflikt interesów,
- dawali gwarancję bezstronności,
- nie podlegali żadnym specjalistycznym instrukcjom w odniesieniu do badania zgłoszenia oraz
- byli zobowiązani do zachowania w tajemnicy tożsamości lub anonimowości sygnalisty, jak również tożsamości osób wymienionych w zgłoszeniu.
Ponadto OBI zapewnia, że osoby te posiadają niezbędną wiedzę specjalistyczną, aby zajmować się zgłoszeniami dotyczącymi praw człowieka i zagrożeń dla środowiska naturalnego.
W jaki sposób weryfikowane są zgłoszenia dotyczące lub naruszeń praw człowieka lub zagrożeń dla środowiska naturalnego?
Firma OBI bardzo poważnie traktuje każde zgłoszenie. W pierwszym etapie procesu analizy zgłoszenia referenci przeprowadzają kontrolę wiarygodności i analizę wstępną. Służy to sprawdzeniu, czy zgłoszenie jest wystarczająco poważne i czy konieczne jest jego dalsze przetwarzanie. Sprawdzenie takie zostanie rozpoczęte w ciągu trzech dni od otrzymania zgłoszenia (z wyłączeniem niedziel i świąt).
W zależności od charakteru i treści zgłoszenia, sprawdzenie wiarygodności obejmuje w szczególności następujące czynności:
- W razie potrzeby: Uzyskanie poufnego tłumaczenia zgłoszenia.
- Zbadanie, czy istnieją wystarczające przesłanki wskazujące na możliwość wystąpienia istotnych zagrożeń lub naruszeń w dziedzinie praw człowieka lub ochrony środowiska.
- Jeśli kontakt z sygnalistą jest możliwy, sprawa zostanie z nim omówiona. Obejmuje to w szczególności dalsze pytania i uzyskanie dodatkowych informacji.
W przypadku przypuszczenia, że mamy do czynienia z sytuacją podejrzaną, zostanie dodatkowo zbadane, jakie czynności dochodzeniowe i wyjaśniające są konieczne w danym przypadku. Obejmuje to na przykład analizy ryzyka, rozmowy z pracownikami lub dostawcami, audyty u dostawców oraz przeprowadzenie wewnętrznego dochodzenia. Ponadto dokonuje się sprawdzenia w celu ustalenia zakresu, w jakim firma OBI może lub powinna podjąć prawne lub faktycznie dalsze, ewentualnie tymczasowe, środki już na tym etapie.
Proces przetwarzania zgłoszenia jest zawieszany bez dalszych działań, w tym, jeśli jest to możliwe po dalszej wymianie informacji z sygnalistą, gdy nie ma wystarczającego poziomu podejrzeń co do istotnych zagrożeń lub naruszeń praw człowieka lub ochrony środowiska, na przykład dlatego, że zgłoszenie jest wyraźnie bezpodstawne, mało wiarygodne, nierozstrzygające lub nieprawdziwe lub zgłoszenie nie dotyczy OBI lub dostawców OBI.
Jak długo może trwać etap sprawdzania zgłoszenia?
Sprawdzenie zgłoszenia jest przeprowadzane szybko. W zależności od zakresu, stopnia złożoności oraz możliwości wywierania wpływu przez OBI, przegląd może trwać od kilku dni do kilku miesięcy.
Jakie mogłyby być ewentualne dalsze środki w przypadku potwierdzenia zagrożenia lub naruszenia praw człowieka lub ochrony środowiska?
W przypadku potwierdzonego zagrożenia lub naruszenia praw człowieka lub ochrony środowiska, OBI podejmuje decyzje mające na celu jego wyeliminowanie lub zminimalizowanie. Obejmuje to na przykład działania personalne, raportowanie do władz, wymagania wobec dostawców lub dostosowanie procesów lub warunków pracy, aż po zakończenie relacji biznesowych. W przypadku zidentyfikowania zagrożenia lub naruszenia praw człowieka lub ochrony środowiska w obszarze działalności OBI w Niemczech, OBI podejmie działania mające na celu natychmiastowe powstrzymanie tego zagrożenia lub naruszenia oraz zapobieganie powtórzeniom. Dotyczy to również działalności gospodarczej OBI za granicą, jeśli takie działania byłyby sprzeczne z prawem miejscowym.
Kiedy sygnalista otrzymuje informację o wyniku procesu?
W ciągu trzech miesięcy od otrzymania potwierdzenia, sygnalista jest informowany o wyniku procesu, który zawiera wyjaśnienie. Powiadomienie to jest przekazywane tylko lub tylko w takim zakresie, w jakim nie wpływa to na dalsze wewnętrzne badania lub dochodzenia w sprawie praw osób, których dotyczą informacje lub które są wymienione w zgłoszeniu.
Jeśli proces zostanie zawieszony, OBI poinformuje sygnalistę w okresie trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, że nie podjęto żadnych działań następczych i poda tego przyczyny.
OBI nie może poinformować sygnalisty o wyniku procesu, jeśli nie założył on skrzynki pocztowej lub kontakt z sygnalistą nie jest możliwy ze względu na wybrany przez niego kanał zgłoszenia (np. list anonimowy).
Czy proces ten jest bezpłatny?
Proces przesyłania zgłoszeń opisany w niniejszym regulaminie jest dla sygnalistów bezpłatny.
OBI nie pokrywa jednak żadnych kosztów i wydatków poniesionych przez sygnalistę w związku z korzystaniem z procesu zgłoszeniowego; w szczególności nie pokryje kosztów podróży ani kosztów porad prawnych.
8. Zasady procesu
W jaki sposób proces zgłoszeniowy zapewnia poufność?
Dostęp do raportów otrzymanych za pośrednictwem internetowego narzędzia online BKMS® System mają tylko radcy prawni w dziale prawnym i inni referenci. Są oni zobowiązani do zachowania poufności w odniesieniu do zgłoszeń i ich przetwarzania. W związku z tym traktują oni zgłoszenia i tożsamość sygnalistów jako ściśle poufne, o ile jest to prawnie dopuszczalne.
Zapewniają oni, że bez wyraźnej zgody sygnalisty wyrażonej w formie tekstowej jego tożsamość nie jest ujawniana nikomu poza odpowiedzialnymi referentami, referentem ds. praw człowieka oraz, w miarę możliwości, zgodnie z zasadą ścisłej potrzeby wiedzy (informacje trafiają do osób, które muszą być koniecznie zaangażowane w wyjaśnienie faktów), osobami, z którymi konsultuje się w związku z prowadzeniem sprawy w specjalistycznych działach lub radcami prawnymi oraz, w stosownych przypadkach, odpowiedzialnymi pracownikami lub członkami organu, którzy podejmują działania następcze, chyba że takie ujawnienie ma miejsce (i) w celu wypełnienia obowiązku ustawowego (ii) w ramach postępowania karnego na wniosek organów ścigania; (iii) na podstawie nakazu w procesie administracyjnym po przesłaniu zgłoszenia; (iv) na podstawie wyroku sądowego oraz (v) w innych przypadkach, w których przekazanie tych informacji jest prawnie dopuszczalne.
Dotyczy to również wszystkich innych informacji, które mogą być wykorzystane do uzyskania tożsamości sygnalisty, bezpośrednio lub pośrednio. Jeśli jeden z powyższych wyjątków ma zastosowanie do zasady poufności, sygnalista zostanie z wyprzedzeniem poinformowany o ujawnieniu informacji i jego przyczynach. OBI powstrzyma się od udostępnienia tych informacji tylko wtedy, gdy organ ścigania, właściwy organ lub sąd poinformowały OBI, że udostępnienie tych informacji może zagrozić związanym z nimi dochodzeniom, śledztwom lub postępowaniom sądowym.
Wszystkie inne przekazywane informacje będą również traktowane jako ściśle poufne zgodnie z tymi środkami. Dotyczy to w szczególności tożsamości osób, które pojawiają się w kontekście zgłoszonych spraw, jak również innych osób wymienionych w zgłoszeniu.
Tożsamość sygnalisty, który celowo, lekkomyślnie lub wskutek rażącego zaniedbania zgłasza nieprawdziwe informacje o naruszeniach, nie będzie podlegała żadnej ochronie.
W jaki sposób OBI zapewnia ochronę danych osobowych?
Przed wysłaniem zgłoszenia za pośrednictwem internetowego narzędzia zgłoszeniowego BKMS® System sygnalista jest automatycznie proszony o potwierdzenie, że przeczytał i zrozumiał przekazane mu oświadczenie o ochronie danych osobowych. Niniejsze oświadczenie o ochronie danych osobowych jest cały czas dostępne w stopce pod adresem www.bkms-system.com/obi.
Zgłoszenia są badane zgodnie z RODO i wewnętrzną koncepcją usuwania danych OBI opartą na tym rozporządzeniu, w tym regulacjach dotyczących przechowywania i usuwania danych oraz regulacjach dotyczących wewnętrznych transferów danych.
W jaki sposób OBI zapewnia, że sygnaliści nie doświadczą żądnych negatywnych skutków w związku ze zgłoszeniem?
OBI nie podejmie żadnych działań niekorzystnych dla sygnalistów, którzy złożyli zgłoszenie za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego OBI w dobrej wierze i w zgodzie ze swoim sumieniem, tj. w momencie składania zgłoszenia mieli uzasadnione powody, by wierzyć, że informacje są prawdziwe.
Ochrona przed działaniami odwetowymi obejmuje również (i) osoby fizyczne, które udzielają poufnego wsparcia osobie przesyłającej zgłoszenie w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem informacji w kontekście zawodowym; (ii) osoby trzecie, które są związane z osobą przesyłającą zgłoszenie i które doświadczyły odwetu w kontekście zawodowym w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem informacji oraz (iii) osoby prawne, spółki osobowe posiadające osobowość prawną i stowarzyszenia osób fizycznych, które są prawnie powiązane z osobą przesyłającą zgłoszenie ze względu na udziały lub dla których osoba przesyłająca zgłoszenie pracuje lub z którymi ma inne powiązania zawodowe.
Z drugiej strony, sygnaliści, którzy celowo lub w wyniku rażącego zaniedbania podają fałszywe informacje, nie otrzymają żadnej ochrony.
W jaki sposób OBI dokonuje przeglądu skuteczności tego procesu składania skarg?
OBI dokonuje przeglądu procesu opisanego w niniejszym regulaminie corocznie i w miarę potrzeb, aby zapewnić jego skuteczność. Ustalenia z tego procesu zostały włączone do niniejszego przeglądu.
Firma OBI jest bardzo wdzięczna za raporty dotyczące tego, czy według Ciebie proces był łatwo dostępny i zrozumiały, czy Twoja sprawa była traktowana w sposób poufny w trakcie procesu oraz czy Twoje oczekiwania dotyczące rozwiązania problemu zostały spełnione.
