Порядок розгляду скарг відповідно до німецького закону про ланцюги поставок (LkSG)
OBI – Порядок розгляду скарг відповідно до розділів 8, 9 (1) німецького закону про ланцюги поставок
OBI Group — це компанія, що веде діяльність у всьому світі. Дотримання законодавства, доброчесність та сталий розвиток глибоко вкорінені в культурі компанії OBI.
Процес розгляду заяв і скарг є невід'ємною частиною системи управління правами людини, системи управління комплаєнсом і політики ланцюжка поставок в OBI.
Процес подання скарг дозволяє особам, компаніям та організаціям пролити світло на ризики або порушення прав людини чи порушення в сфері навколишнього середовища, а також на порушення чинного законодавства, внутрішніх політик та ділових принципів OBI або висловити занепокоєння з приводу таких питань. Таким чином, він націлений на запобігання порушенням, а також виявлення потенційних зловживань і їх припинення.
1. Сфера застосування цієї процедури
Німецький закон про ланцюги поставок («LkSG») вимагає від компанії OBI створити процес розгляду скарг, який дозволяє повідомляти про ризики в сфері прав людини та навколишнього середовища, які захищаються законом, а також про порушення прав людини або екологічних обов'язків, які виникли внаслідок господарської діяльності (i) компанії OBI у власній сфері діяльності або (ii) прямого або (iii) опосередкованого постачальника компанії OBI.
Директива ЄС 2019/1937 про захист осіб, які повідомляють про порушення законодавства ЄС, та національні закони, що її впроваджують, вимагають від компанії OBI створити в країнах, в яких вона веде діяльність, що входять до Європейського Союзу, внутрішні офіси звітності, до яких співробітники та тимчасові працівники можуть звертатися, щоб повідомити інформацію, яка стала їм відома в ході їхньої професійної діяльності, що стосується потенційних порушень в OBI.
OBI виконує ці законодавчі вимоги шляхом забезпечення наявності єдиної системи інформування («Speak Up» — BKMS® System). Хоча наведені нижче правила процедури є юридично обов'язковими лише стосовно LkSG, цей документ також встановлює загальні принципи, які застосовуються до системи інформування OBI «Speak Up» загалом.
2. Про що можна повідомляти?
Ризики та порушення в сфері прав людини та навколишнього середовища
Будь-хто може повідомити про ризики в сфері прав людини та навколишнього середовища або порушення застосовного законодавства, зокрема LkSG, (іі) Кодексу ділової етики OBI та (ііі) внутрішніх політик, що діють в OBI, які виникли внаслідок господарської діяльності (i) компанії OBI у власній сфері діяльності або (ii) прямого або (iii) опосередкованого постачальника компанії OBI.
Ці ризики в сфері прав людини або інші ризики та порушення в сфері навколишнього середовища можуть включати, без обмеження, такі приклади:
- Дитяча праця
- Примусова праця або рабство
- Недотримання застосовних правил охорони праці, якщо це призводить до ризику нещасних випадків на виробництві та/або ризиків професійних захворювань (наприклад, через відсутність стандартів безпеки, відсутність заходів безпеки; недостатнє навчання та інструктаж, включаючи порушення законодавства про робочий час).
- Порушення свободи об'єднань, тобто свободи створення профспілок або вступу до них без дискримінації та вільного дозволу на участь у профспілковій діяльності (це, зокрема, включає право на страйки і право на колективні переговори)
- Дискримінація або нерівноправне ставлення у сфері зайнятості
- Відмова у виплаті належної заробітної плати (у всіх випадках мінімальна заробітна плата, яка підлягає виплаті згідно з відповідним законодавством, вважається належною)
- Спричинення шкідливих змін в навколишньому середовищі, наприклад, зміни ґрунту, забруднення води та повітря, шумові викиди або надмірне споживання води
- Незаконне примусове виселення та незаконне захоплення земельних ділянок, лісів, водойм, при придбанні, освоєнні або іншому використанні таких земельних ділянок, лісів, водойм, використання яких забезпечує життєдіяльність особи
- Зловживання владою з боку приватних або державних сил безпеки
- Використання ртуті у продуктах, а також виробництво та поводження з ртутними відходами з порушенням положень міжнародного права
- Використання та виробництво стійких органічних забруднювачів (СОЗ) та поводження з відходами, що містять стійкі органічні забруднювачі, з порушенням положень міжнародного права
- Імпорт та експорт небезпечних відходів з порушенням положень міжнародного права
Комплаєнс-ризики і порушення
Співробітники компанії, що входить до OBI Group, і треті особи можуть також повідомляти про будь-які інші порушення чинного законодавства (законів, нормативних актів тощо, зокрема тих, що згадуються в Директиві ЄС 2019/1937), які сталися або можуть статися, а також про інші порушення Кодексу ділової етики OBI або інших важливих політик комплаєнсу. Інші порушення комплаєнсу включають, наприклад, хабарництво та корупцію, відмивання грошей, крадіжки, зловживання довірою або недотримання антимонопольного законодавства.
Запити та скарги клієнтів, пов'язані з продуктами або послугами
Програма «Speak Up» не призначена для запитів та скарг клієнтів, пов'язаних з продуктами або послугами. Якщо у вас виникли запитання, відгуки або скарги щодо товарів чи послуг OBI, будь ласка, зв'яжіться зі службою підтримки клієнтів OBI за адресою: https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Хто може відправляти повідомлення?
Процес подання скарг до OBI відкритий для всіх.
Тому інформаторами можуть бути, наприклад, такі особи:
- (i) працівники; (ii) клієнти; (iii) акціонери / інвестори компанії групи OBI Group або прямого чи опосередкованого постачальника OBI
- Компанії або державні органи
- Резиденти ринку OBI або виробничих потужностей прямого чи опосередкованого постачальника OBI
- Неурядові організації (НУО)
- Треті особи, яким відомо про порушення, наприклад, родичі.
Відповідно, повідомлення можуть також подавати інформатори, які особисто прямо чи опосередковано постраждали від ризику, про який повідомляється, або порушення, про яке повідомляється, а також інформатори, які не зазнали особистого впливу.
4. Як відправити повідомлення?
Повідомлення можна відправляти через онлайн-інструмент BKMS® System, яким керує OBI («Speak Up»).
Платформа доступна в будь-який час, тобто сім днів на тиждень і двадцять чотири години на добу, безкоштовно.
Щоб надіслати повідомлення, натисніть кнопку «Відправити повідомлення» у верхній частині вступної сторінки онлайн-інструмента BKMS® System. У системі повідомлення, що стосується ризиків або порушень в сфері прав людини або навколишнього середовища, можна надіслати в категорії «Ризики або порушення в сфері прав людини та навколишнього середовища в компанії OBI або бізнес-партнерах OBI, а також у їхніх ланцюгах постачання». Усі інші повідомлення можна надіслати в категорії «Порушення в OBI Group».
Етапи відправки повідомлення окремо описуються в онлайн-інструменті BKMS® System. Там ви також знайдете поширені запитання та відповіді. Після відправки повідомлення у вас буде доступ до вашої особистої захищеної поштової скриньки. Це дозволяє вам отримати доступ до платформи в будь-який час, отримати зворотній зв'язок від OBI і, можливо, відповісти на подальші запитання та додати додаткову інформацію.
Повідомлення, які надсилаються до OBI іншим каналом (наприклад, поштою, телефоном або електронною поштою), також будуть внесені OBI до BKMS® System для подальшого опрацювання.
5. Якими мовами я можу написати скласти своє повідомлення?
На екрані введення онлайн-інструменту BKMS® System можна обрати такі мови:
- Китайська
- Німецька
- Англійська
- Італійська
- Польська
- Словацька
- Словенська
- Чеська
- Угорська
- В’єтнамська
Повідомлення можна надсилати всіма мовами.
Опрацювання повідомлення загалом відбувається німецькою, англійською, італійською, польською, словацькою, словенською, чеською або угорською мовою. Це також стосується спілкуванням з інформатором. За запитом OBI намагається спілкуватися мовою інформатора, але не може гарантувати таку можливість.
6. Чи можна відправити повідомлення анонімно?
Повідомлення також можна відправляти анонімно. OBI захищає анонімність інформатора. Законодавство забороняє OBI ідентифікувати або намагатися ідентифікувати інформаторів проти їхньої волі.
7. Дії після відправки повідомлення
Підтвердження отримання
Інформатор отримує підтвердження отримання через захищену поштову скриньку в онлайн-інструменті не пізніше ніж через сім днів після отримання повідомлення. Виняток становлять скарги клієнтів або інші скарги, які явно не пов'язані з правами людини, навколишнім середовищем або комплаєнсом. Якщо ви не налаштували поштову скриньку, або неможливо надіслати підтвердження отримання через обраний вами канал зв'язку (наприклад, анонімний лист), ми не зможемо надіслати вам підтвердження отримання.
Хто розглядає повідомлення?
Повідомлення, які можуть стосуватися ризиків і порушень в сфері прав людини та навколишнього середовища, після отримання без затримок передаються довіреній особі в юридичному відділі OBI.
Довірена особа вирішує, чи вона буде надалі опрацьовувати повідомлення сама або призначить когось для цього, чи воно буде опрацьовуватися іншим відповідальним за розгляд повідомлень в OBI. Усі відповідальні за розгляд повідомлень є працівниками головного офісу OBI Group і знають операційні профільні теми.
OBI забезпечить, щоб довірена особа та всі інші відповідальні за розгляд повідомлень, яким доручено здійснювати цей процес,
- були зобов'язані зберігати конфіденційність,
- займалися їх опрацюванням та не мали конфліктів інтересів,
- гарантували неупередженість,
- не керувалися жодними спеціальними вказівками щодо розгляду повідомлення та
- були зобов'язані зберігати конфіденційність або анонімність інформатора, а також осіб, зазначених в повідомленні.
Крім того, OBI забезпечує наявність у них необхідних спеціальних знань для роботи з повідомленнями, що стосуються ризиків, пов'язаних з правами людини та навколишнім середовищем.
Як розглядаються повідомлення, що стосуються ризиків або порушень, пов'язаних з правами людини та навколишнім середовищем?
OBI дуже серйозно ставиться до кожного повідомлення. На першому етапі процесу розгляду відповідальні за розгляд повідомлень здійснюють перевірку достовірності та попередній розгляд. Це слугує для перевірки того, чи є повідомлення (i) достатньо серйозним, і (ii) чи необхідна його подальша обробка. Цей розгляд розпочинається протягом трьох днів з моменту отримання повідомлення (окрім неділі та банківських вихідних).
Залежно від характеру та змісту повідомлення, перевірка достовірності включає, зокрема, такі етапи:
- Якщо необхідно: Отримання конфіденційного перекладу повідомлення.
- Розгляд того, чи є достатньо свідчень можливого існування ризиків або порушень, пов'язаних з правами людини та навколишнім середовищем.
- Якщо є можливість зв'язатися з інформатором, з ним буде обговорено факти справи. Це включає, зокрема, додаткові запитання та отримання додаткової інформації.
У разі припущення наявності підозрілої ситуації буде додатково вивчено, які заходи з розслідування та з'ясування обставин необхідні в кожному конкретному випадку. Це включає, наприклад, аналіз ризиків, бесіди з працівниками або постачальниками, аудит постачальників та проведення внутрішніх розслідувань. Крім того, проводиться розгляд для того, щоб з'ясувати, в якій мірі OBI може або повинна юридично або фактично вжити подальших, можливо, тимчасових заходів вже на цьому етапі.
Процес розгляду скарг призупиняється без подальших дій, якщо, в тому числі після подальшого спілкування з інформатором — якщо це можливо — немає достатнього рівня підозри щодо відповідних ризиків або порушень в сфері прав людини або навколишнього середовища, наприклад, тому що повідомлення є явно необґрунтованим, неправдоподібним, непереконливим або неправдивим, або повідомлення не стосується компанії OBI чи постачальників OBI.
Скільки часу може зайняти етап розгляду?
Розгляд проводиться швидко. Залежно від обсягу, рівня складності та здатності OBI чинити вплив, розгляд може зайняти від кількох днів до кількох місяців. У рамках розслідування справи, OBI надає інформаторам достатньо часу та можливостей для того, щоб підняти відповідні аспекти та відповісти на будь-які подальші запитання від OBI.
Якими можуть бути подальші заходи у випадку підтвердженого ризику або порушення в сфері прав людини чи навколишнього середовища?
У випадку підтвердженого ризику або порушення в сфері прав людини чи навколишнього середовища OBI приймає рішення для їх усунення або мінімізації. Це включає, наприклад, кадрові заходи, звітність перед органами влади, вимоги до постачальників, коригування процесів або умов праці аж до припинення ділових відносин. Якщо у сфері господарської діяльності OBI в Німеччині буде виявлено ризик або порушення в сфері прав людини або навколишнього середовища, OBI вживатиме заходів для негайного припинення такого ризику або порушення та запобігання їх повторенню. Це також стосується ділової активності OBI за кордоном, якщо місцеве законодавство суперечить цьому.
Коли інформатор отримує інформацію про результати процесу?
Протягом трьох місяців після отримання підтвердження інформатору повідомляють про результат розгляду, який включає пояснення. Це повідомлення надається лише в тій мірі, в якій це не впливає на подальші внутрішні дослідження або розслідування прав осіб, яких стосується інформація, або які згадуються у повідомленні.
Якщо процес призупинено, протягом трьох місяців з моменту підтвердження отримання повідомлення, OBI повідомить інформатора про те, що жодних подальших заходів не було вжито, і пояснить причини цього.
OBI не може повідомити вас про результати процесу, якщо ви не налаштували поштову скриньку, або якщо неможливо зв'язатися з вами через обраний вами канал повідомлення (наприклад, анонімний лист).
Чи є цей процес безкоштовним?
Процес розгляду скарг, описаний у цих правилах процедури, є безкоштовним для інформаторів.
Однак, OBI не оплачує жодних витрат і видатків, понесених інформатором у зв'язку з використанням процесу подання скарг; зокрема, OBI не покриває транспортні витрати або витрати на юридичні консультації.
8. Принципи процесу
Як процес розгляду скарг забезпечує конфіденційність?
Доступ до повідомлень, отриманих за допомогою онлайн-інструмента BKMS® System, мають лише довірена особа з юридичного департаменту та інші відповідальні за розгляд повідомлень. Вони зобов'язані зберігати конфіденційність щодо повідомлень та їх обробки. Таким чином, вони поводяться з повідомленнями та інформацією про особу інформатора, якщо це дозволено законом, як із суворо конфіденційною.
Вони гарантують, що без прямої згоди інформатора в текстовій формі його особистість не буде розкрита нікому, окрім відповідальних за розгляд повідомлень, співробітника з прав людини та, за можливості, відповідно до суворого принципу службової необхідності (інформація надається особам, які обов'язково мають бути залучені до з'ясування фактів), контактних осіб, з якими консультуються у зв'язку з веденням справи у спеціалізованих відділах або юрисконсультів, а також, у відповідних випадках, відповідальних працівників або співробітників органу, які здійснюють подальші заходи, за винятком тих випадків, коли таке розкриття інформації здійснюється (і) на виконання передбачених законом зобов'язань; (ii) в рамках кримінального провадження на запит правоохоронних органів; (iii) на підставі наказу в адміністративному процесі, що випливає з повідомлення; (iv) на підставі судового рішення та (v) в інших випадках, коли передача такої інформації є юридично допустимою.
Це також стосується всієї іншої інформації, яка може бути використана для встановлення особи інформатора, прямо чи опосередковано. Якщо до принципу конфіденційності застосовується один із вищезазначених винятків, інформатора буде заздалегідь повідомлено про розкриття інформації та його причини. OBI утримається від надання такої інформації лише в тому випадку, якщо правоохоронний орган, компетентний орган або суд поінформує OBI про те, що надання такої інформації може поставити під загрозу відповідні розслідування, слідчі дії або судовий розгляд.
Уся інша інформація, яка передається, також буде розглядатися як суворо конфіденційна відповідно до цих заходів. Це стосується, зокрема, ідентифікації осіб, які фігурують в контексті заявлених випадків, а також інших осіб, згаданих у повідомленні.
Особа інформатора, який навмисно, необачно або з грубої недбалості повідомляє недостовірну інформацію про порушення, не підлягає жодному захисту.
Як OBI забезпечує захист даних?
Перед відправкою повідомлення через онлайн-інструмент BKMS® System інформатора автоматично просять підтвердити, що він прочитав і зрозумів заяву про конфіденційність, яка була надана. Цю заяву про конфіденційність можна знайти на початковій сторінці за адресою: www.bkms-system.com/obi.
Повідомлення розслідуються відповідно до GDPR та внутрішньої концепції видалення даних OBI, що базується на цьому регламенті, включаючи зберігання та видалення даних, а також на положеннях про внутрішню передачу даних.
Як OBI гарантує, що інформатори не зазнають жодних несприятливих наслідків у зв'язку з повідомленням?
OBI не вживатиме жодних заходів, які ставлять у невигідне становище інформаторів, які добросовісно та сумлінно подали повідомлення через систему інформування OBI, тобто на момент подання повідомлення вони мали обґрунтовані підстави вважати, що інформація є правдивою.
Цей захист від застосування заходів впливу також поширюється на (i) фізичних осіб, які надають інформатору конфіденційну підтримку у зв'язку з повідомленням або розкриттям у професійному контексті; (ii) третіх осіб, які пов'язані з інформатором і зазнали заходів впливу у професійному контексті у зв'язку з повідомленням або розкриттям; та (iii) юридичних осіб, партнерства зі статусом юридичної особи та об'єднання фізичних осіб, які юридично пов'язані з інформатором через участь у капіталі, або в яких інформатор працює, або з якими інформатор має інші професійні зв'язки.
З іншого боку, інформатори, які навмисно або через грубу недбалість надають неправдиву інформацію, не отримають жодного захисту.
Як OBI перевіряє ефективність цього процесу розгляду скарг?
OBI переглядає процес, описаний у цих правилах процедури, щорічно та за необхідності забезпечення його ефективності. Результати цього процесу інтегровані в цей огляд.
OBI дуже вдячна за повідомлення про те, чи був процес легкодоступним і зрозумілим для вас, чи було дотримано конфіденційності під час розгляду вашої справи, і чи виправдалися ваші очікування щодо розв'язання проблеми.
