Процессуальные нормы рассмотрения жалоб в соответствии с германским Законом о должной осмотрительности в цепочках поставок (LkSG)
OBI – Процессуальные нормы рассмотрения жалоб в соответствии со статьей 8 и пунктом 1 статьи 9 германского Закона о должной осмотрительности в цепочках поставок
OBI Group — предприятие, работающее по всему миру. Соблюдение законов, добросовестность и устойчивое развитие глубоко укоренены в корпоративной культуре OBI.
Система информирования и процедура рассмотрения жалоб являются неотъемлемой частью действующих в OBI «Системы управления аспектами прав человека», системы управления вопросами комплаенс и политики цепочки поставок.
Процедура рассмотрения жалоб позволяет отдельным лицам, предприятиям и организациям пролить свет на риски или нарушения в сферах прав человека и охраны окружающей среды, а также на нарушения применимого законодательства, внутренних политик и принципов ведения бизнеса в OBI, равно как и выразить обеспокоенность по поводу этих вопросов. Таким образом, она служит предотвращению нарушений, а также выявлению потенциальных злоупотреблений и прекращению их протекания.
1. Сфера действия настоящих процессуальных норм
Германский Закон о должной осмотрительности в цепочках поставок (“LkSG”) требует от OBI организовать процесс рассмотрения жалоб таким образом, чтобы он позволял сообщать о рисках для прав человека и окружающей среды, которые защищены законом, а также о нарушениях прав человека или экологических обязательств, которые произошли вследствие коммерческой деятельности (i) OBI в своей сфере хозяйствования либо (ii) прямого или (iii) косвенного поставщика OBI.
Директива ЕС 2019/1937 о защите лиц, сообщающих о нарушениях законодательства ЕС, и ее национальное имплементированное законодательство требуют от OBI создания офисов внутреннего информирования в странах деятельности OBI, входящих в Европейский союз, с тем чтобы сотрудники и временные работники могли использовать их для сообщения информации, ставшей им известной в ходе профессиональной деятельности и касающейся потенциальных нарушений в сфере комплаенс в OBI.
OBI выполняет эти установленные законом обязанности путем внедрения единой системы информирования («Speak Up» - BKMS® System). Хотя приведенные процессуальные нормы являются юридически обязывающими только в отношении LkSG, в документе также излагаются общие принципы, применимые к системе информирования OBI «Speak Up» в целом.
2. О чем можно сообщать?
Риски и нарушения в сферах прав человека и охраны окружающей среды
Любой человек может сообщать о рисках или нарушениях в сферах прав человека или охраны окружающей среды, регламентируемых (i) применимым законодательством, в частности LkSG, (ii) Кодексом деловой этики OBI и (iii) другими внутренними политиками OBI, которые произошли вследствие коммерческой деятельности (i) OBI в своей сфере хозяйствования либо (ii) прямого или (iii) косвенного поставщика OBI.
К таким рискам или нарушениям в сферах прав человека или охраны окружающей среды могут относиться, помимо прочих, следующие явления:
- Детский труд
- Принудительный труд или рабство
- Несоблюдение действующих правил охраны труда в сферах, где это приводит к риску несчастных случаев на производстве и/или опасности профессиональных заболеваний (напр., из-за невнедрения стандартов по технике безопасности, непринятия мер по обеспечению безопасности, недостаточного обучения и инструктирования, в том числе нарушений законодательства о продолжительности рабочего времени).
- Нарушение свободы объединения в ассоциации, подразумевающей свободу учреждения профсоюзов или вступления в них без дискриминации, а также право свободно участвовать в профсоюзной деятельности (сюда относится, в частности, закон о забастовках и право на коллективные переговоры)
- Дискриминация или неравное обращение в сфере трудовых отношений
- Отказ от выплаты надлежащей заработной платы (в любом случае надлежащей считается минимальная заработная плата, подлежащая выплате в соответствии с применимым законодательством)
- Причинение вредных изменений окружающей среды, напр., изменение состава почв, загрязнение вод и воздуха, шумовое воздействие или чрезмерное потребление воды
- Незаконное принудительное выселение и незаконный захват земель, лесов и вод при приобретении, освоении или ином использовании таких земель, лесов или вод, использование которых обеспечивает человеку средства к существованию
- Злоупотребление властью путем задействования частных и государственных служб охраны правопорядка
- Использование ртути в продуктах и производстве, переработка ртутных отходов в нарушение положений международного права
- Использование и производство стойких органических загрязнителей (СОЗ) и переработка отходов, содержащих стойкие органические загрязнители, в нарушение положений международного права
- Импорт и экспорт опасных отходов в нарушение положений международного права
Риски и нарушения в сфере комплаенс
Сотрудники того или иного предприятия, входящего в OBI Group, а также третьи лица могут сообщать о любых других нарушениях применимого законодательства (законов, постановлений и т. п., в частности упомянутых в Директиве ЕС 2019/1937), имеющих отношение к предприятию, которые произошли или признаны назревающими, а также о прочих нарушениях Кодекса деловой этики или других важных политик OBI в сфере комплаенс. Под прочими нарушениями в сфере комплаенс имеются в виду, например, взяточничество и коррупция, отмывание денег, хищение, злоупотребление доверием или несоблюдение антимонопольных положений.
Запросы и жалобы клиентов, связанные с продуктом или услугой
Система «Speak Up» не предназначена для запросов и жалоб клиентов, связанных с тем или иным продуктом или услугой. Если у вас возникли какие-либо вопросы, отзывы или жалобы на продукты и услуги OBI, обратитесь в службу поддержки клиентов OBI по адресу https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Кто имеет право отправить сообщение?
Процедура рассмотрения жалоб в OBI доступна для любого человека.
В этом аспекте информаторами могут быть, например:
- (i) сотрудники; (ii) клиенты; (iii) акционеры / инвесторы того или иного предприятия, входящего в OBI Group, либо прямого или косвенного поставщика OBI
- Предприятия или учреждения
- Резиденты рынка OBI или производственные мощности прямого или косвенного поставщика OBI
- Неправительственные организации (НПО)
- Третьи лица, которым известно о нарушении, напр., родственники.
Таким образом, сообщения могут отправлять также информаторы, которых лично прямо или косвенно касаются риск или нарушение, составляющие предмет сообщения, или информаторы, которых лично они не касаются.
4. Каким образом можно отправлять сообщения?
Сообщения можно отправлять через онлайн-инструмент — веб-систему BKMS® System, которой управляет OBI («Speak Up»).
Эта платформа бесплатна и доступна в любое время, т. е. 7 дней в неделю и 24 часа в сутки.
Чтобы отправить сообщение, нажмите кнопку «Отправить сообщение», расположенную вверху на вводной странице онлайн-инструмента BKMS® System. В этой системе сообщение, касающееся рисков или нарушений в сферах прав человека или охраны окружающей среды, можно отправить в категории «Риски или нарушения в сфере прав человека и охраны окружающей среды со стороны OBI или деловых партнеров OBI и в их цепочках поставок». Все прочие сообщения можно отправить в категории «Нарушения в OBI Group».
В онлайн-инструменте BKMS® System отдельно описаны шаги, из которых состоит отправка сообщения. Кроме того, здесь можно воспользоваться разделом «Вопросы и ответы». После того, как отправка сообщения состоялась, вы получите доступ к собственному защищенному почтовому ящику. Его наличие позволяет вам иметь доступ к платформе в любое время, получать ответные сообщения от OBI и, возможно, отвечать на уточняющие вопросы и вносить дополнительную информацию.
Сообщения, которые отправляются в адрес OBI по какому-либо другому каналу (напр., обычной почтой, по телефону или электронной почте), также подлежат введению OBI в систему BKMS® System для дальнейшей обработки.
5. Какими языками можно пользоваться для написания отчета?
Экран ввода в онлайн-инструменте BKMS® System позволяет выбрать следующие языки:
- китайский
- немецкий
- английский
- итальянский
- польский
- словацкий
- словенский
- чешский
- венгерский
- вьетнамский
Сообщения можно отправлять на любом языке.
Обработка сообщений обычно производится на немецком, английском, итальянском, польском, словацком, словенском, чешском или венгерском языке. Это касается и коммуникации с информатором. Если имеется такого рода запрос, OBI старается коммуницировать на языке информатора, но гарантировать такую возможность не может.
6. Можно ли отправлять сообщения на условиях анонимности?
Сообщения можно также отправлять анонимно. OBI защищает анонимность информатора. OBI запрещено законом выявлять или пытаться идентифицировать информаторов против их воли.
7. Шаги, предпринимаемые после отправки сообщения
Подтверждение получения
Информатор получает подтверждение получения его сообщения через предусмотренный онлайн-инструментом защищенный почтовый ящик не позднее, чем через семь дней после получения сообщения. Исключениями из этого правила являются жалобы потребителя или другие жалобы, которые явно не связаны с вопросами прав человека, охраны окружающей среды или комплаенс. Если вы не зарегистрировали почтовый ящик или если не представляется возможным отправить подтверждение получения из-за выбранного вами канала отправки сообщения (напр., анонимным письмом), мы не сможем отправить вам подтверждение получения.
Кто занимается проверкой сообщения?
Сообщения, которые могут касаться рисков и нарушений в сферах прав человека и защиты окружающей среды, сразу по получении без излишнего промедления передаются доверенному советнику в юридическом отделе OBI.
Доверенный советник решает, будет ли он сам продолжать обработку сообщения, назначит ли для этого какого-либо юриста или же передаст сообщение на обработку кому-либо из других проверяющих в OBI. Все проверяющие, которые занимаются сообщениями, являются сотрудниками штаб-квартиры OBI Group и знакомы с практической специальной проблематикой.
OBI гарантирует, что доверенный советник и все другие проверяющие, которым поручена обработка сообщения,
- обязаны соблюдать конфиденциальность,
- в процессе обработки не попадают в состояние конфликта интересов,
- ручаются за свою беспристрастность,
- в процессе проверки сообщения не следуют указаниям того или иного специалиста и
- обязаны сохранять конфиденциальность личности или анонимность информатора, равно как и конфиденциальность личности лиц, упомянутых в сообщении.
Кроме того, OBI гарантирует, что они обладают необходимыми специальными знаниями для работы с сообщениями, касающимися рисков в сферах прав человека и охраны окружающей среды.
Каким образом рассматриваются сообщения, касающиеся рисков или нарушений в сферах прав человека или охраны окружающей среды?
OBI подходит к каждому сообщению очень серьезно. На первом этапе процесса рассмотрения проверяющие оценивают достоверность и производят предварительную проверку. Это делается с целью проверить, является ли сообщение (i) достаточно серьезным и (ii) требующим дальнейшей обработки. К такому рассмотрению приступят в течение трех дней с момента получения сообщения (за исключением воскресенья и праздничных дней).
В зависимости от характера и содержания сообщения проверка достоверности включает, в частности, следующие этапы:
- Если необходимо: Получение конфиденциального перевода сообщения.
- Рассмотрение на предмет достаточных признаков того, что могут существовать соответствующие риски или нарушения в сферах прав человека или охраны окружающей среды.
- Если есть возможность связаться с информатором, факты дела подлежат обсуждению с информатором. Речь идет, в частности, об уточняющих вопросах и получении дополнительной информации.
Если предполагается подозрительная ситуация, подлежит дополнительному рассмотрению вопрос о том, какие меры по расследованию и разъяснению необходимы в этом конкретном случае. Они могут включать, например, анализ рисков, собеседования с сотрудниками или поставщиками, аудит поставщиков и проведение внутреннего расследования. Кроме того, проводится рассмотрение с целью выяснить, в какой степени OBI может или должна предпринять, юридически или фактически, дальнейшие, возможно временные, меры уже на этом этапе.
Процесс рассмотрения жалобы приостанавливается без дальнейших действий, если, в том числе после последовавшего обмена информацией с информатором (если это возможно), уровень подозрений в отношении соответствующих рисков или нарушений в сферах прав человека или охраны окружающей среды недостаточен, например, если сообщение явно необоснованно, неправдоподобно, неубедительно или недостоверно либо не имеет отношения к OBI или поставщикам OBI.
Как долго может продолжаться этап рассмотрения?
Рассмотрение проводится достаточно быстро. В зависимости от объема, уровня сложности и способности OBI оказывать влияние на ход дела, рассмотрение может занять от нескольких дней до нескольких месяцев. В рамках расследования дела OBI предоставляет информатору достаточно времени и возможности, чтобы затронуть нужные аспекты и ответить на любые уточняющие вопросы со стороны OBI.
Какими могут быть последующие меры в том случае, если подтверждается определенный риск или нарушение в сферах прав человека или охраны окружающей среды?
В случае, если определенный риск или нарушение в сферах прав человека или охраны окружающей среды подтверждается, OBI принимает решение о его устранении либо минимизации. Такое решение может предусматривать, например, кадровые меры, доведение к сведению государственных органов, требования к поставщикам, корректировки процессов или условий труда вплоть до прекращения деловых отношений. Если риск или нарушение в сферах прав человека или охраны окружающей среды, выявлены в сфере деятельности OBI в Германии, OBI предпримет меры для немедленного прекращения существования риска или нарушения и для предотвращения его повторения. Это также касается коммерческой деятельности OBI за границей, если она противоречит местному законодательству.
Когда информатор получает информацию о результатах рассмотрения?
В трехмесячный срок с момента получения подтверждения информатору сообщают результаты рассмотрения, сопровождая их разъяснениями. Такое уведомление предоставляется только или только в той мере, в какой оно не влияет на дальнейшие внутренние исследования или расследования и не нарушает права лиц, которых касается информация или которые упоминаются в сообщении.
В случае приостановки рассмотрения OBI в трехмесячный срок с момента подтверждения получения сообщения сообщит информатору о том, что последующие меры предприниматься не будут, и укажет причины такого шага.
OBI не сможет проинформировать вас о результатах рассмотрения, если вы не зарегистрировали почтовый ящик или если с вами невозможно связаться из-за выбранного вами канала отправки сообщения (напр., анонимным письмом).
Является ли процесс рассмотрения бесплатным?
Процесс рассмотрения жалобы, описанный в настоящих процессуальных нормах, является бесплатным для информатора.
При этом OBI не оплачивает какие бы то ни было издержки и расходы, понесенные информатором в связи с происходящим процессом рассмотрения жалобы; в частности, OBI не покрывает транспортные расходы или расходы на юридическую консультацию.
8. Принципы рассмотрения жалобы
Каким образом процесс рассмотрения жалобы гарантирует конфиденциальность?
Доступ к сообщениям, полученным через онлайн-инструмент BKMS® System, имеют только доверенный советник из юридического отдела и другие проверяющие. Эти специалисты обязаны соблюдать конфиденциальность в отношении сообщений и их рассмотрения. В силу этого они обращаются с сообщениями и личностью информатора, где это юридически правомерно, на условиях строгой конфиденциальности.
Они гарантируют, что без явного согласия информатора, данного в текстовой форме, его личность не будет раскрыта никому, кроме ответственных проверяющих, сотрудника, специализирующегося по правам человека, и, где это возможно, в соответствии со строгим принципом служебной необходимости (информация поступает к лицам, которые по необходимости должны быть вовлечены в выяснение фактов) контактных лиц, с которыми консультируются в связи с ведением дела в специализированных отделах, или юрисконсультов и, где это применимо, ответственных сотрудников или сотрудников органов, которые принимают меры во исполнение решений, за исключением случаев, когда такое раскрытие имеет место (i) для выполнения установленного законом обязательства; (ii) в рамках уголовного производства по запросу правоохранительных органов; (iii) на основании постановления в ходе административного процесса, являющегося следствием сообщения; (iv) на основании решения суда и (v) в других случаях, когда передача такой информации разрешена законом.
Это также относится ко всей другой информации, которая может быть использована для установления личности информатора, будь то прямо или косвенно. Если одно из вышеуказанных исключений применяется к принципу конфиденциальности, информатор будет заранее проинформирован о раскрытии его личности и о причинах такого шага. OBI воздержится от предоставления такой информации только в том случае, если правоохранительный орган, компетентный орган или суд проинформировали OBI, что предоставление такой информации может поставить под угрозу соответствующие расследования, дознания или судебные разбирательства.
Вся прочая передаваемая информация также будет трактоваться как строго конфиденциальная в соответствии с этими мерами. Это относится, в частности, к личности лиц, фигурирующих в контексте сообщенных случаев, а также других лиц, упомянутых в сообщении.
Однако личность информатора, который намеренно, по неосторожности или по грубой небрежности сообщает недостоверную информацию о нарушениях, не подлежит какой бы то ни было защите.
Каким образом OBI обеспечивает защиту данных?
Перед отправкой сообщения через онлайн-инструмент BKMS® System информатору автоматически предлагается подтвердить, что он прочитал и понял предложенное ему заявление о защите данных. С этим заявлением о защите данных можно ознакомиться на вводной странице по адресу www.bkms-system.com/obi.
Сообщения расследуются в соответствии с Общим регламентом о защите данных (GDPR) и разработанной OBI на основе этого регламента внутренней концепцией стирания данных, в которой предусмотрены правила хранения и стирания данных, а также их внутренней передачи.
Каким образом OBI ограждает информатора от негативных для него последствий отправки сообщения?
OBI не будет предпринимать каких-либо мер, ставящих в неблагоприятное положение информатора, который отправил сообщение через систему информирования OBI из лучших побуждений и сознательно, т. е. на момент отправки сообщения у него имелись обоснованные причины считать, что информация соответствует действительности.
Такая защита от репрессий распространяется также на (i) физических лиц, которые оказывают конфиденциальную поддержку информатору с сообщением или раскрытием информации в профессиональном контексте; (ii) третьих лиц, которые связаны с информатором и подверглись репрессиям в профессиональном контексте в связи с сообщением или раскрытием информации, и (iii) юридических лиц, товариществ с юридическими лицами и ассоциаций физических лиц, которые юридически связаны с информатором через акции, на которые заявитель работает или с которыми он имеет иного рода профессиональную связь.
С другой стороны, информатор, который умышленно или по грубой небрежности предоставляют ложную информацию, не получит никакой защиты.
Каким образом OBI пересматривает эффективность процесса рассмотрения жалоб?
OBI ежегодно и по мере необходимости пересматривает процесс, описанный в настоящих процессуальных нормах, с целью обеспечения его эффективности. Результаты этого процесса включены в настоящий обзор.
OBI очень признательна за сообщения, касающиеся процесса рассмотрения жалоб: считаете ли вы этот процесс легкодоступным и понятным, обращались ли с вашим делом конфиденциально в ходе процесса и оправдались ли ваши ожидания в отношении решения проблемы.
