Zásady ochrany osobných údajov
Ochranu osobných údajov a zachovávanie mlčanlivosti berieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (EÚ GDPR), ako aj príslušné národné nariadenia o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel systému whistleblowing a právny základ
Systém oznamovania (BKMS
®System) slúži k bezpečnému a dôvernému prijímaniu, spracovaniu a správe hlásení o porušení pravidiel dodržovania pravidiel Groupe FSD. Spracovávanie osobných údajov v BKMS
®System sa vykonáva za účelom splnenia zákonnej povinnosti podľa európskych zákonov na ochranu oznamovateľov. Článok 6(1)(c) GDPR v spojení s európskymi zákonmi na ochranu oznamovateľov predstavuje právny základ pre toto spracovávanie údajov.
Spracovávanie osobných údajov za účelom prešetrenia oznámení, ktorá nespadajú do pôsobnosti európskych zákonov na ochranu oznamovateľov, je založené na oprávnených záujmoch našej spoločnosti odhaľovať a predchádzať pochybeniam, a tak predísť škodám Groupe FSD, jej zamestnancom a zákazníkom. Čl. 6 odst. 1 písm. f) EU-GDPR slúžia ako právny základ pre toto spracovanie údajov.
Pokiaľ vo svojej správe uvediete zvláštne kategórie osobných údajov, budú tieto spracované na základe čl. 6 odst. 1 písm. 1 lit. c) GDPR, čl. 9 odst. 1 písm. 2 lit. g) GDPR v spojení s európskymi zákony na ochranu oznamovateľov.
Zodpovedný orgán
Strana zodpovedná za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je
- FINANCIERE SNOP - DUNOIS S.A. a
- jej dcérske spoločnosti
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (ďalej len: „Groupe FSD“). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group GmbH (ďalej len: EQS Group), Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Nemecku, v mene Groupe FSD.
Osobné údaje a informácie zadané do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group, v dátovom centre s vysokým stupňom zabezpečenia. K údajom má prístup len oddelenie Compliance skupiny Groupe FSD. EQS Group a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. Je to zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel, čo znamená, že prístup má len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb v Groupe FSD.
Skupina Groupe FSD menovala pracovníka na ochranu osobných údajov. Otázky o ochrane osobných údajov môžete zaslať na adresu personaldata@snop.eu.
Typ zhromažďovaných osobných údajov
Použitie systému podávania hlásení je založené na úplnej dobrovoľnosti. Ak podáte hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- Vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť,
- či ste zamestnancom Groupe FSD,
- mená a ďalšie osobné údaje osôb, ktoré uvádzate vo Vašom hlásení.
Dôverné spracovanie správ
Prichádzajúce správy prijímajú výslovne vybraní, oprávnení a špeciálne vyškolení zamestnanci z oddelenia Compliance Groupe FSD a je s nimi vždy zaobchádzané dôverne. Zamestnanci oddelenia Compliance Groupe FSD záležitosť vyhodnotia a vykonajú prípadné ďalšie vyšetrovanie, ktoré si konkrétny prípad vyžaduje. Počas spracovávania hlásenia alebo vykonávania špeciálneho vyšetrovania môže byť potrebné zdieľať hlásenia s ďalšími zamestnancami Groupe FSD alebo zamestnancami iných spoločností v skupine, napr. ak sa správy týkajú incidentov v dcérskych spoločnostiach. Tieto môžu mať sídlo v krajinách mimo Európskej únie nebo Európskeho hospodárskeho priestoru s odlišnými predpismi týkajúcimi sa ochrany osobných údajov. Vždy dbáme na to, aby boli pri zdieľaní správ dodržané príslušné platné predpisy o ochrane osobných údajov a ustanoveniach o dôvernosti európskych zákonov na ochranu oznamovateľov. Všetky osoby, ktoré získajú prístup k údajom, sú povinné zachovávať mlčanlivosť.
Informácie o obvinenej osobe
V zásade sme so zákona povinní informovať obvinené osoby o tom, že sme o nich obdržali oznámenie, pokiaľ to neohrozuje ďalšie vyšetrovanie tohto oznámenia alebo neohrozuje práva oznamovateľa. Vaša totožnosť ako oznamovateľa pritom nie je odhalená, pokiaľ je to právne možné.
Práva dotknutých osôb
V súlade s európskym zákonom o ochrane osobných údajov máte Vy a osoba uvedená v hlásení právo na prešetrenie, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú. Pri uplatnení práva na námietku okamžite skontrolujeme, v akom rozsahu sú uložené údaje ešte potrebné pre spracovanie hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú okamžite vymazané. Okrem toho máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Čas uchovania osobných údajov
Osobné údaje sú uchované tak dlho, ako je potrebné na objasnenie situácie a na vyhodnotenie hlásenia alebo ako dlho existuje legitímny záujem spoločnosti, alebo ako to vyžaduje zákon. Keď sa spracovanie hlásenia uzavrie, tieto údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie portálu na podávanie hlásení
Komunikácia medzi Vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. S cieľom udržania spojenia medzi Vaším počítačom a BKMS
® System sa vo Vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (takzvané cookie relácie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia Vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V systéme podávania hlásení je možné zriadiť poštovú schránku, ktorá je zabezpečená individuálne zvoleným pseudonymom/používateľským menom a heslom. To Vám umožňuje odoslať hlásenia zodpovednému členovi oddelenia Compliance v Groupe FSD buď s menom, alebo anonyme bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nie je to forma bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo dodatočnej informácie môžete poslať zodpovednému zamestnancovi oddelenia Compliance v Groupe FSD prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré môžu odhaliť Vašu anonymitu. Tieto údaje pred odoslaním odstráňte. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: Máj 2024
