Adatvédelmi tudnivalók
Nagyon komolyan vesszük az adatvédelmet és a bizalmas információ-kezelést, amelynek során betartjuk az EU általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) előírásait, valamint a hatályos nemzeti adatvédelmi előírásokat. A bejelentés leadása előtt gondosan olvassa el az adatvédelemre vonatkozó alábbi információkat.
A névtelen bejelentő rendszer célja és jogalapja
A névtelen bejelentő rendszer (BKMS® System) a HARTING Technology Group vállalatai kockázatkezelési szabályainak megsértésével kapcsolatos bejelentések biztonságos és bizalmas fogadására, feldolgozására és kezelésére szolgál. A személyes adatoknak a BKMS® System keretrendszerében történő feldolgozására vállalatunk azon megalapozott jogi érdeke alapján kerül sor, hogy a visszaélések feltárásra és megelőzésre kerüljenek, és megelőzésre kerüljenek a HARTING Technology Group vállalatait, munkavállalóit és ügyfeleit fenyegető károk. A személyes adatok feldolgozásának jogalapja a GDPR (általános adatvédelmi rendelet) 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja.
Felelős szervezetek
A HARTING Technology Group névtelen bejelentő rendszere tekintetében az adatvédelemért felelős fél a HARTING Stiftung & Co. KG, Marienwerderstrasse 3, 32339 Espelkamp, Németország (a továbbiakban: „HARTING”). A névtelen bejelentő rendszert egy kifejezetten erre szakosodott vállalat, a EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München Németország, a HARTING megbízása alapján. A HARTING csoportot jogi ügyekben a Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlin támogatja (a továbbiakban még: „Dentons”).
A benyújtott jelentéseket szükség esetén ügyvédi irodákkal lehet feldolgozni.
A névtelen bejelentő rendszerben megadott személyes adatokat a EQS Group GmbH által üzemeltetett, magas biztonsági szintű adattároló központ tárolja. Csak a HARTING és a Dentons rendelkezik az adatok megtekintéséhez szükséges rendszerhozzáféréssel. A EQS Group GmbH és egyéb harmadik fél nem férhet ezekhez az adatokhoz. Ezt mindenre kiterjedő műszaki és szervezési intézkedéseket tartalmazó, tanúsított folyamatok biztosítják.
Az adatok titkosítottak és jogosultsági rendszer szerint megadott, többszintű jelszó-védelemmel védettek, így azokhoz csak a HARTING és a Dentons által kifejezetten felhatalmazott személyek szűk köre férhet hozzá.
A HARTING adatvédelmi tisztviselőt bízott meg. A HARTING vállalattal kapcsolatos adatvédelmi megkereséseket a datasecurity_de@harting.com címre küldheti el.
A gyűjtött személyes adatok típusa
A névtelen bejelentő rendszert önkéntes alapon használhatja. A névtelen bejelentő rendszerben leadott bejelentésével kapcsolatban az alábbi személyes adatokat gyűjtjük:
- Nevét, és ha feltárja személyazonosságát
- Hogy a HARTING munkatársa-e
- A bejelentésében felsorolt személyek nevét és egyéb személyes adatait, ha ez releváns
A bejelentés bizalmas kezelése
A HARTING kockázatkezelési szervezete a Dentons Europe LLB-t, 10117 Berlin, Markgrafenstrasse 33. bízta meg a beérkező bejelentések jogi előkészítésére.
A beérkező bejelentéseket a HARTING kockázatkezelő szervezeti egységének kifejezetten erre felhatalmazott és különlegesen képzett, válogatott, szűk csoportja fogadja, akik a bejelentéseket minden esetben bizalmasan kezelik. A Dentons munkatársai megvizsgálják az ügyet, és a HARTING intézkedik az adott esetben szükséges további vizsgálatok iránt. Egyedi esetben egyéb ügyvédi irodát is bevonhatunk az előkészítésbe és a kivizsgálásba.
A bejelentés feldolgozása során, illetve a különleges vizsgálatok során szükségessé válhat a bejelentés átadása a HARTING egyéb munkavállalóinak, vagy a csoport egyéb vállalatainál dolgozó munkavállalói számára, pl. abban az esetben, ha a bejelentés a telephelyen történt esetekkel kapcsolatos. Az Európai Unión vagy az Európai Gazdasági Térségen kívüli országokban adott esetben eltérő szabályok vonatkozhatnak a személyes adatok védelmére. Minden esetben meggyőződünk arról, hogy a bejelentés másoknak való átadása során betartásra kerülnek a vonatkozó adatvédelmi szabályok.
Az adatokhoz hozzáférők kötelesek bizalmasan kezelni a megismert információkat.
Az elkövetővel kapcsolatos információk
Jogszabály kötelez bennünket arra, hogy a megvádolt harmadik személyt tájékoztassuk a vele szembeni bejelentésről, akkor, ha az információ feltárása már nem kockáztatja a nyomozás sikerét. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a névtelen bejelentő személyazonosságát nem tárjuk fel.
Az adatok érintettjének jogai
Az európai adatvédelmi jogszabályi rendelkezések alapján Önnek és a bejelentésében nevesített személyeknek joga van személyes adataihoz való hozzáféréshez, azok helyesbítésére, töröltetésére, és joga van feldolgozásuk korlátozására. Ha valaki élt a személyes adatok feldolgozásának korlátozásával, akkor haladéktalanul megvizsgáljuk, hogy a bejelentés kivizsgálásához szükség van-e az eltárolt adatokra. A szükségtelenné vált adatok törlésre kerülnek. A felügyeleti hatósághoz panaszt nyújthat be.
A személyes adatok megőrzési időtartama
A személyes adatokat a rendszer az eset tisztázásához szükséges ideig, vagy a vállalat jogos érdekének fennállásáig, illetve a jogszabály által előírt ideig tárolja. A bejelentés lezárását követően a személyes adatok a vonatkozó jogszabályi követelményeknek megfelelően törlésre kerülnek.
A névtelen bejelentő rendszer használata
Számítógépe és a névtelen bejelentő rendszer közötti kommunikációt titkosított kapcsolat (SSL) biztosítja. A névtelen bejelentő rendszer használata során IP címe nem kerül tárolásra. Számítógépe és a BKMS® System kapcsolata során számítógépe elment egy olyan sütit (cookie), ami kizárólag a munkamenet-azonosítót tartalmazza (munkamenet-cookie). A cookie csak a munkamenet befejezéséig érvényes és a böngésző bezárásával érvényessége is megszűnik.
A névtelen bejelentő rendszerben egyedileg megválasztott álnévvel/felhasználói névvel és jelszóval biztonságos postafiókot hozhat létre. Segítségével a bejelentését névtelenül, illetve nevesítve, biztonságosan elküldheti a HARTING vagy a Dentons felelős dolgozója felé. A rendszer csak a névtelen bejelentő rendszeren belül tárol adatokat, ami rendkívüli biztonságot nyújt. Ez nem hagyományos elektronikus levelezés.
Függelék küldésénél ügyeljen az alábbiakra
Bejelentés vagy kiegészítés leadása esetén csatolt függeléket is küldhet a HARTING vagy a Dentons felelős dolgozójának. Névtelen bejelentés-leadás esetén vegye figyelembe az alábbi biztonsági utasításokat: A fájlok olyan rejtett személyes adatokat is tartalmazhatnak, amelyek veszélyeztethetik névtelenségét. A fájl elküldése előtt távolítsa el ezeket az információkat. Amennyiben nem tudja eltávolítani ezt az adatot, vagy bizonytalan az eltávolítás módját illetően, úgy a csatolt függelék szövegét másolja be a bejelentés szövegébe, vagy a kinyomtatott dokumentumot a bejelentési folyamat befejezésénél kapott hivatkozási számmal, névtelenül küldje el a lábrészben szereplő címre.
Verzió: 2021.07.26.