Reglamento interno para el proceso de denuncia conforme a la Ley Alemana sobre la Cadena de Suministro (LkSG)
OBI: Reglamento interno para el proceso de denuncia conforme a las secciones 8 y 9 (1) de la Ley Alemana sobre la Cadena de Suministro
OBI Group es una empresa con operaciones comerciales en todo el mundo. El cumplimiento de la legislación, la integridad y la sostenibilidad están firmemente arraigados en la cultura empresarial de OBI.
El proceso de presentación de denuncias y quejas es una parte fundamental del Sistema de gestión de los derechos humanos, el sistema de gestión del cumplimiento y la política sobre la cadena de suministro en OBI.
A través del proceso de denuncia, las personas, empresas y organizaciones pueden sacar a la luz riesgos o violaciones de los derechos humanos o el medio ambiente, así como incumplimientos de la legislación aplicable, las políticas internas y los principios empresariales de OBI, así como expresar su preocupación sobre estas cuestiones. Por tanto, sirve para prevenir infracciones, para descubrir posibles malas prácticas y evitar que sigan sucediendo.
1. Ámbito del presente reglamento interno
La Ley Alemana sobre la Cadena de Suministro («LkSG») exige a OBI que establezca un proceso de denuncia mediante el cual se pueda informar de riesgos para los derechos humanos y el medio ambiente que estén protegidos por la legislación e infracciones de las obligaciones en materia de derechos humanos o medio ambiente que se hayan producido debido a las actividades comerciales (i) de OBI en su propio ámbito empresarial o de un proveedor de OBI (ii) directo o (iii) indirecto.
La Directiva (UE) 2019/1937 de la UE relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión Europea y sus leyes de implementación nacional requieren que OBI establezca oficinas internas de denuncias en los países de OBI ubicados en la Unión Europea, las cuales los empleados y empleados temporales puedan usar para aportar información sobre posibles infracciones de cumplimiento en OBI de las que hayan tenido conocimiento durante sus actividades profesionales.
A fin de cumplir con estas obligaciones legales, OBI proporciona un sistema de denuncias uniforme («Speak Up» - BKMS® System). Aunque el siguiente reglamento interno solo es legalmente vinculante en referencia a la Ley LkSG, el documento también define los principios generales que se aplican al sistema de denuncias «Speak Up» de OBI con carácter general.
2. ¿Qué asuntos se pueden denunciar?
Riesgos y violaciones de los derechos humanos y el medio ambiente
Cualquier persona puede denunciar riesgos o violaciones de los derechos humanos o el medio ambiente relativos a (i) la legislación aplicable y, en concreto, la Ley LkSG, (II) el Código de conducta de OBI y (iii) otras políticas internas de OBI, que se hayan producido debido a las actividades comerciales (i) de OBI en su propio ámbito empresarial o de un proveedor de OBI (ii) directo o (iii) indirecto.
Algunos ejemplos de estos riesgos o violaciones de los derechos humanos o el medio ambiente son:
- Trabajo infantil
- Trabajo forzado o esclavitud
- No respetar la normativa vigente sobre seguridad en el trabajo de modo que suponga un riesgo de accidente en el trabajo o riesgos para la salud en el trabajo (p. ej., debido a la falta de normas de seguridad, falta de medidas de seguridad, formación e instrucciones insuficientes, incluyendo infracciones de la legislación sobre el horario laboral).
- Incumplimiento de la libertad de asociación, es decir, la libertad de formar sindicatos o de unirse a uno sin discriminación y de poderse implicar libremente en las actividades de los sindicatos (esto incluye, en concreto, el derecho de huelga y el derecho a la negociación colectiva)
- Discriminación o trato desigual en el empleo
- Negarse a pagar salarios adecuados (en todos los casos, se considera adecuado el salario mínimo que debe pagarse de conformidad con la ley correspondiente)
- Provocar cambios dañinos en el medio ambiente, p. ej., cambios en el suelo, contaminación del agua o el aire, emisiones de ruido o consumo excesivo de agua
- Desalojo forzoso ilegal y expropiación ilegal de terrenos, bosques y aguas en la adquisición, desarrollo u otro uso de dichos terrenos, bosques o aguas, cuyo uso garantiza el sustento de una persona
- Abuso de poder mediante fuerzas de seguridad privadas y públicas
- Uso de mercurio en productos y producción, y tratamiento de residuos de mercurio infringiendo las disposiciones del derecho internacional
- Uso y producción de contaminantes orgánicos persistentes (COP) y tratamiento de residuos que contengan contaminantes orgánicos persistentes infringiendo las disposiciones del derecho internacional
- Importación y exportación de residuos peligrosos infringiendo las disposiciones del derecho internacional
Riesgos y violaciones de cumplimiento normativo
Los miembros de una empresa de OBI Group y las terceras partes también pueden notificar cualquier otra infracción de la legislación aplicable relacionada con la empresa (leyes, normativas, etc., en concreto, las que se mencionan en la Directiva 2019/1937 de la UE) que haya sucedido o se haya determinado que está a punto de suceder, así como otras infracciones del Código de conducta de OBI u otras normativas de cumplimiento relevantes. Otras infracciones de cumplimiento pueden ser, por ejemplo, soborno y corrupción, blanqueo de capitales, robo, abuso de confianza o incumplimiento de las disposiciones de la ley antimonopolio.
Peticiones y quejas de clientes sobre productos o servicios
«Speak Up» no está previsto para las consultas y quejas de clientes sobre productos o servicios. Si tiene alguna pregunta, feedback o queja sobre los productos o servicios de OBI, póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de OBI en https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. ¿Quién puede enviar un mensaje?
El proceso de denuncia de OBI está abierto a todos.
Por este motivo, los alertadores pueden ser, por ejemplo:
- (i) empleados; (ii) clientes; (iii) partes interesadas / inversores de una empresa de OBI Group o un proveedor directo o indirecto de OBI
- Empresas o autoridades
- Residentes de un mercado de OBI o una instalación de producción de un proveedor directo o indirecto de OBI
- Organizaciones no gubernamentales (ONG)
- Terceras partes que tengan conocimiento de una infracción, como, p. ej., familiares.
En consecuencia, los mensajes también pueden ser enviados por alertadores que estén personalmente afectados directa o indirectamente por el riesgo de ser denunciados o por la infracción que se denuncia. Asimismo, también pueden ser enviados por alertadores que no estén personalmente afectados.
4. ¿Cómo se puede enviar un mensaje?
Los mensajes se pueden enviar a través de BKMS® System, la herramienta web en línea que gestiona OBI («Speak Up»).
La plataforma está disponible en todo momento, es decir, los siete días de la semana, las 24 horas del día, sin coste alguno.
Para enviar un mensaje, haga clic en el botón «Enviar mensaje» situado en la parte superior de la página de introducción de la herramienta en línea BKMS® System. En el sistema, puede enviar un mensaje sobre riesgos o violaciones de los derechos humanos o el medio ambiente en el tema principal «Riesgos o violaciones de los derechos humanos y el medio ambiente en OBI o con socios comerciales de OBI y en sus cadenas de suministro». Todos los demás mensajes pueden enviarse en el tema principal «Infracciones en OBI Group».
Los pasos que se deben seguir para enviar un mensaje se describen de forma individual en la herramienta en línea BKMS® System. También puede consultar las preguntas frecuentes aquí. Después de enviar un mensaje, tendrá acceso a su propio buzón de correo protegido, que le permitirá acceder a la plataforma en cualquier momento, recibir feedback de OBI y, si es necesario, responder a más preguntas y aportar información complementaria.
OBI también introducirá en BKMS® System los mensajes que se envíen a OBI a través de otro canal (p. ej., por correo postal, teléfono o correo electrónico) para su posterior procesamiento.
5. ¿En qué idiomas puedo escribir el mensaje?
En la pantalla de entrada de la herramienta en línea BKMS® System puede seleccionar los siguientes idiomas:
- Chino
- Alemán
- Inglés
- Italiano
- Polaco
- Eslovaco
- Esloveno
- Checo
- Húngaro
- Vietnamita
Puede enviar mensajes en todos los idiomas.
Generalmente, el procesamiento del mensaje se lleva a cabo en alemán, inglés, italiano, polaco, eslovaco, esloveno, checo o húngaro. Esto también se aplica a la comunicación con el alertador. En caso de que se solicite, OBI intentará comunicarse en el idioma del alertador, pero no puede garantizarlo.
6. ¿Puedo enviar un mensaje de forma anónima?
También puede enviar un mensaje de forma anónima. OBI protege el anonimato del alertador. La ley prohíbe que OBI identifique o intente identificar al alertador contra su voluntad.
7. Pasos siguientes después de enviar un mensaje
Acuse de recibo
El alertador recibirá un acuse de recibo a través del buzón de correo protegido de la herramienta en línea en un plazo máximo de siete días desde la recepción del mensaje. Algunas excepciones son las quejas de clientes u otras quejas que claramente no tengan ninguna relación con cuestiones sobre los derechos humanos, el medio ambiente o el cumplimiento normativo. Si no ha configurado un buzón de correo o no se puede enviar el acuse de recibo debido al canal de denuncia que ha elegido (p. ej., una carta anónima), no podremos enviarle el acuse de recibo.
¿Quién revisa el mensaje?
Los mensajes que estén relacionados con riesgos y violaciones de los derechos humanos y el medio ambiente se reenvían sin dilaciones indebidas tras la recepción a un asesor de confianza del departamento jurídico de OBI.
Este asesor de confianza decidirá si sigue procesando el mensaje o si designa a otra persona para ello, o si lo procesará uno de los otros examinadores de mensajes de OBI. Todos los examinadores de mensajes son empleados de la sede central de OBI Group y están familiarizados con los temas operativos especializados.
OBI se asegurará de que el asesor de confianza y todos los demás examinadores de mensajes encargados de llevar a cabo este proceso:
- estén obligados a mantener la confidencialidad;
- formen parte de su procesamiento y no tengan conflictos de intereses;
- proporcionen una garantía de imparcialidad;
- no estén sujetos a ninguna instrucción específica relacionada con el análisis del mensaje; y
- estén obligados a mantener la confidencialidad sobre la identidad o el anonimato del alertador, así como sobre la identidad de las personas mencionadas en el mensaje.
Asimismo, OBI se asegurará de que tengan los conocimientos especializados necesarios para gestionar los mensajes sobre riesgos para los derechos humanos y el medio ambiente.
¿Cómo se revisan los mensajes sobre riesgos o violaciones de los derechos humanos o el medio ambiente?
OBI se toma todos los mensajes muy en serio. En el primer paso del proceso de revisión, los examinadores de mensajes realizan una comprobación de plausibilidad y una revisión preliminar con el fin de determinar (i) si el mensaje es lo suficientemente serio y (ii) si es necesario seguir procesándolo. La revisión comenzará en un plazo de tres días desde la recepción del mensaje (sin incluir los domingos ni días festivos).
En función de la naturaleza y el contenido del mensaje, durante la comprobación de plausibilidad también se realizarán las siguientes acciones en concreto:
- Cuando sea necesario: Obtener una traducción confidencial del mensaje.
- Revisar si hay suficientes indicios de que existan los riesgos o violaciones de los derechos humanos o el medio ambiente pertinentes.
- En caso de que sea posible contactar con el alertador, los hechos del caso se tratarán con el alertador y, en concreto, se harán más preguntas y se obtendrá información complementaria.
Si se determina que hay una situación sospechosa, se analizará en mayor detalle qué medidas de investigación y esclarecimiento son necesarias en cada caso específico. Aquí se incluyen, por ejemplo, análisis de riesgos, entrevistas con empleados o proveedores, auditorías de proveedores e investigaciones internas. Además, se realizará una revisión para establecer en qué medida OBI puede o debe tomar acciones legales o, incluso, tomar medidas adicionales, posiblemente provisionales, en esta etapa temprana.
El proceso de denuncia quedará anulado sin que se adopten más medidas si, incluso después de intercambiar información con el alertador (en caso de que sea posible), la sospecha de riesgos o violaciones de los derechos humanos o el medio ambiente pertinentes no es suficiente, por ejemplo, porque es evidente que el mensaje no está fundamentado, no es plausible, no es concluyente o es falso, o bien porque el mensaje no está relacionado con OBI ni con proveedores de OBI.
¿Cuánto puede durar la fase de revisión?
La revisión es un proceso rápido. En función del ámbito, el nivel de complejidad y la capacidad de OBI para ejercer influencia, una revisión puede tardar desde unos días hasta varios meses. Como parte de la investigación del caso, OBI proporciona a los alertadores tiempo suficiente y la oportunidad de plantear aspectos relevantes y de responder a las preguntas adicionales de OBI.
¿Qué posibles medidas posteriores se podrían tomar si se confirma que hay un riesgo o una violación de los derechos humanos o el medio ambiente?
Si se confirma que hay un riesgo o una violación de los derechos humanos o el medio ambiente, OBI tomará decisiones para eliminarlo o minimizarlo. Estas decisiones pueden ser, por ejemplo, tomar medidas en la plantilla, informar a las autoridades, implementar requisitos para los proveedores o ajustar los procesos o condiciones laborales hasta la finalización de relaciones comerciales. Si se identifica un riesgo o violación de los derechos humanos o el medio ambiente en el ámbito de las actividades comerciales de OBI en Alemania, OBI tomará medidas para detener el riesgo o la violación de inmediato y para impedir que se repita. Esto también se aplica a las actividades comerciales de OBI en el extranjero si entran en conflicto con la legislación local.
¿Cuándo recibirá el alertador información sobre el resultado del proceso?
En un plazo de tres meses desde la recepción del acuse, se informará al alertador acerca del resultado del proceso y se le ofrecerá una explicación. Esta notificación se envía únicamente o solo en la medida en que ello no afecte a las investigaciones internas adicionales ni a los derechos de las personas a las que se refiera la información o que se vean mencionadas en el mensaje.
Si el proceso se suspende, OBI informará al alertador en un plazo de tres meses desde el acuse de recibo del mensaje de que no se han tomado medidas complementarias e indicará los motivos para ello.
OBI no podrá informarle acerca del resultado del proceso si no ha configurado un buzón de correo o si no se puede contactar con usted debido al canal de denuncia que ha elegido (p. ej., una carta anónima).
¿El proceso tiene algún coste?
El proceso de denuncia descrito en el presente reglamento interno no tiene ningún coste para los alertadores.
Sin embargo, OBI no pagará ningún coste o gasto del alertador que se haya producido en relación con el uso del proceso de denuncia; en particular, no cubrirá gastos de viaje ni de asesoramiento jurídico.
8. Principios del proceso
¿Cómo se garantiza la confidencialidad durante el proceso de denuncia?
Únicamente el asesor de confianza del departamento jurídico y los demás examinadores de mensajes tienen acceso a los mensajes que se reciben a través de la herramienta en línea BKMS® System, y están obligados a mantener la confidencialidad de los mensajes y su procesamiento. En consecuencia, tratan con estricta confidencialidad los mensajes y la identidad del alertador en la medida en que la ley lo permita.
Garantizan que, si el alertador no da su consentimiento explícito por escrito, no se revele a nadie su identidad a excepción de los examinadores de mensajes responsables, el responsable de derechos humanos y, cuando sea posible, siguiendo un estricto principio de confidencialidad (la información solo se comparte con las personas que deben participar necesariamente en el esclarecimiento de los hechos), los contactos con quien se consulte en relación con la gestión del caso en los departamentos especializados o asesores legales y, cuando proceda, los empleados responsables o los miembros de organismos que tomen medidas complementarias, a menos que esta revelación se realice (i) para cumplir con una obligación legal; (ii) como parte de procedimientos penales a petición de las autoridades policiales y judiciales; (iii) sobre la base de una orden en un proceso administrativo posterior al mensaje; (iv) sobre la base de una sentencia judicial y (v) en otros casos en los que la ley permita compartir esta información.
Esto también se aplica al resto de la información que pueda usarse para deducir la identidad del alertador, ya sea de forma directa o indirecta. Si una de las excepciones anteriores es aplicable al principio de confidencialidad, se informará con antelación al alertador acerca de la revelación y de los motivos para ello. OBI únicamente se abstendrá de compartir esta información si la autoridad policial o judicial, la autoridad competente o el tribunal han informado a OBI de que ello puede poner en peligro las investigaciones, peticiones o procedimientos judiciales asociados.
El resto de información que se comparta también se tratará con estricta confidencialidad siguiendo estas medidas. Esto se aplica, en concreto, a la identidad de las personas que aparezcan en el contexto de los casos notificados, así como de las demás personas mencionadas en el mensaje.
No obstante, la identidad de los alertadores que aporten información falsa sobre infracciones de forma intencionada, imprudente o gravemente negligente no estará sujeta a ninguna protección.
¿Cómo garantiza OBI la protección de los datos?
Antes de enviar un mensaje a través de la herramienta en línea BKMS® System, automáticamente se pedirá al alertador que confirme que ha leído y comprendido la declaración de privacidad proporcionada. Esta declaración de privacidad se puede consultar en la página de introducción en www.bkms-system.com/obi.
Los mensajes se investigan de conformidad con el RGPD y el sistema interno de eliminación de OBI basado en este reglamento, lo que incluye el almacenamiento y la eliminación de datos y los reglamentos sobre transferencias internas de datos.
¿Cómo garantiza OBI que los alertadores no sufran ninguna desventaja a causa de un mensaje?
OBI no tomará ninguna medida que ponga en desventaja a los alertadores que hayan enviado un mensaje a través del sistema de denuncias de OBI de buena fe y en conciencia, es decir, que en el momento de enviar el mensaje tuvieran un motivo justificado para creer que la información era cierta.
Esta protección frente a represalias también engloba (i) a las personas físicas que proporcionen al alertador soporte confidencial con el mensaje o su revelación en un contexto profesional; (ii) a las terceras partes que estén relacionadas con el alertador y que hayan sufrido represalias en un contexto profesional a causa del mensaje o su revelación y (iii) a las personas jurídicas, asociaciones con personalidad jurídica y asociaciones de personas que estén jurídicamente relacionadas con el alertador mediante acciones o para quienes el alertador trabaje o con las que el alertador tenga otra relación profesional.
Por otro lado, los alertadores que proporcionen información falsa de forma deliberada o gravemente negligente no recibirán ninguna protección.
¿Cómo revisa OBI la efectividad de este proceso de denuncia?
OBI revisa el proceso descrito en el presente reglamento interno anualmente y según sea necesario para garantizar su efectividad. Los resultados de este proceso se integran en esta revisión.
OBI agradece mucho los mensajes sobre si el proceso le ha parecido fácilmente accesible y fácil de comprender, si el caso se gestionó confidencialmente durante el proceso y si se cumplieron sus expectativas en cuanto a la resolución del problema.
