Datenschutzhinweis
Uns sind der Schutz Ihrer Daten sowie die Vertraulichkeit Ihrer Identität sehr wichtig. Selbstverständlich verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und der geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Darüber hinaus gewährleisten wir durch das herausragende Verschlüsselungs- und Berechtigungskonzept ein außergewöhnlich hohes Schutzniveau für die Daten im Hinweisgebersystem – einschließlich Ihrer Identität. Dabei bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, Ihren Hinweis anonym abzugeben. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und unternehmensinterne Regelungen (Code of Conduct, Unternehmensrichtlinien) von Beschäftigten der Otto Krahn Gruppe auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f EU-DSGVO auf Grundlage eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Rechtsverstößen und Missständen. Diese können im Einzelfall neben erheblichen wirtschaftliche Schäden auch zu einem großen Reputationsverlust führen. Daher überwiegt dieses Interesse die Rechte der betroffenen Personen auf informationelle Selbstbestimmung, zumal diese Beeinträchtigung durch technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz sowie zur Sicherstellung der Vertraulichkeit und Integrität der Daten von uns so gering wie möglich gehalten wird.
Verantwortlicher
Die für den Datenschutz Verantwortlichen des Hinweisgebersystems sind
- OTTO KRAHN (GmbH & Co.) KG und
- ihre Tochtergesellschaften gemäß Anlage 1
als beidseits autonom verantwortliche Stellen (im Folgenden auch: „OTTO KRAHN“). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von OTTO KRAHN betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Entschlüsselung und Einsichtnahme der Daten ist nur OTTO KRAHN möglich. Weder die EQS Group AG noch sonstige Dritte haben Zugang zu interpretierbaren Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei OTTO KRAHN beschränkt ist.
OTTO KRAHN hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei OTTO KRAHN können an dataprotection@albis.com gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir zunächst ausschließlich die personenbezogenen Daten, die Sie uns mitteilen. Dies sind in der Regel:
- Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob und in welchem Bereich Sie bei OTTO KRAHN beschäftigt sind,
- sonstige personenbezogenen Daten, die sich aus Ihrer Meldung ergeben, und
- gegebenenfalls Namen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Für den Fall, dass im Rahmen der auf Ihren Hinweis hin erfolgenden Untersuchung weitere personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt gegebenenfalls die Verarbeitung auch dieser Daten über das Hinweisgebersystem.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von OTTO KRAHN entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von OTTO KRAHN prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der OTTO KRAHN oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Sofern Sie Ihre Meldung nicht anonym abgegeben haben, wird Ihre Identität als Hinweisgeber dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen (Betroffene) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Eine weitere Verarbeitung erfolgt in diesem Fall nur, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Im Rahmen der Untersuchung angefallene personenbezogene Daten werden daher spätestens nach zwei Monaten gelöscht, sofern nicht eine darüber hinausgehende Speicherung aufgrund der Fortführung der Ermittlungen oder der Beweisführung in anschließenden Gerichtsverfahren erforderlich ist oder nach vorrangigen gesetzlichen Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem für die Bearbeitung Ihrer Meldung zuständigen Mitarbeiter von OTTO KRAHN namentlich oder anonym weitere Informationen senden und etwaige Rückfragen beantworten. Sämtliche über den Postkasten übermittelte Daten werden verschlüsselt und ausschließlich im Hinweisgebersystem gespeichert – und sind dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem für die Bearbeitung Ihrer Meldung zuständigen Mitarbeiter von OTTO KRAHN Dokumentenanhänge zu senden. Wenn Sie anonym bleiben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: 01.07.2019
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