Adatvédelmi szabályzat
Nagyon komolyan vesszük az adatvédelmet és a bizalmas információ-kezelést, amelynek során betartjuk az EU általános adatvédelmi rendeletének (EU-GDPR) előírásait, valamint a hatályos nemzeti adatvédelmi előírásokat. A bejelentés leadása előtt gondosan olvassa el az adatvédelemre vonatkozó alábbi információkat.
A névtelen bejelentő rendszer célja és jogalapja
A bejelentő rendszer (BKMS® System) a Pfeifer & Langen kockázatkezelési szabályainak megsértésével kapcsolatos bejelentések biztonságos és bizalmas fogadására, feldolgozására és kezelésére szolgál. A személyes adatoknak a BKMS® System System rendszerében történő kezelésére a vállalat arra vonatkozó megalapozott, jogos érdekében kerül sor, hogy a visszaélések felderítésre és megelőzésre kerüljenek, és ezáltal elkerülhetőek legyenek Pfeifer & Langen vállalatot, munkavállalóit és ügyfeleit fenyegető károk. Az adatkezelés jogalapja az EU-GDPR 6.cikkének (1) bekezdés (f) pontja.
Felelős szervezet
A visszaélések bejelentő rendszerében az adatvédelemért felelős fél a Pfeifer & Langen GmbH & Co. KG (a továbbiakban: „Pfeifer & Langen”). A bejelentő rendszert egy kifejezetten erre szakosodott vállalat, a EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich, Németország működteti a Pfeifer & Langen megbízásából.
A bejelentő rendszerben megadott személyes adatokat a EQS Group GmbH által üzemeltetett, fokozott biztonságú adatközpont tárolja. Az adatokhoz csakis a Pfeifer & Langen fér hozzá. A EQS Group GmbH és egyéb, harmadik fél nem férhet ezekhez az adatokhoz. Ezt mindenre kiterjedő műszaki és szervezési intézkedéseket tartalmazó, tanúsított folyamatok biztosítják.
Az adatok titkosítottak és többszintű jelszó-védelemmel védettek, így azokhoz csak a Pfeifer & Langen által kifejezetten felhatalmazott személyek szűk köre férhet hozzá.
A Pfeifer & Langen adatvédelmi tisztviselőt bízott meg. A Pfeifer & Langen adatvédelemmel kapcsolatos kérdései elküldhetők a jan-peter.ohrtmann@de.pwc.com címre.
A gyűjtött személyes adatok típusa
A bejelentő rendszert mindenki önkéntes alapon használhatja. A névtelen bejelentő rendszerben leadott bejelentésével kapcsolatban az alábbi személyes adatokat gyűjtjük:
- nevét, amennyiben feltárja személyazonosságát,
- hogy a Pfeifer & Langen vállalatnál dolgozik-e, és
- Az Ön által a bejelentésben megnevezett személy nevét és egyéb személyes adatait.
A bejelentés bizalmas kezelése
A beérkező bejelentéseket a Pfeifer & Langen kockázatkezelő részlegének kifejezetten erre felhatalmazott és különlegesen képzett, válogatott, szűk csoportja fogadja, akik a bejelentéseket minden esetben bizalmasan kezelik. A Pfeifer & Langen kockázatkezelési részlegének munkatársai megvizsgálják az ügyet, és intézkednek az adott esetben szükséges további vizsgálatokról.
A bejelentés feldolgozása, illetve az egyedi vizsgálatok során szükségessé válhat a bejelentés átadása a Pfeifer & Langen más munkavállalójának vagy a csoport egyéb vállalatainál dolgozó munkavállalók számára, pl. abban az esetben, ha a bejelentés a telephelyen történt esetekkel kapcsolatos. Az Európai Unión vagy az Európai Gazdasági Térségen kívüli országokban adott esetben eltérő szabályok vonatkozhatnak a személyes adatok védelmére. Minden esetben meggyőződünk arról, hogy a bejelentés másoknak való átadása során betartásra kerülnek a vonatkozó adatvédelmi szabályok.
Az adat-hozzáféréssel rendelkezőknek bizalmasan kell kezelniük a megismert információkat.
A vádolt személlyel kapcsolatos információk
Főszabályként a jogszabályok arra köteleznek bennünket, hogy az érintett személyt tájékoztassuk arról, hogy vele kapcsolatos bejelentést kaptunk, kivéve ha ez megakadályozza a bejelentés további kivizsgálását. Ennek során - jogszabályi lehetőségeink függvényében - nem tárjuk fel a bejelentő személyazonosságát.
Az adatok alanyának jogai
Az európai adatvédelmi jogi rendelkezések alapján Önnek és a bejelentésében nevesített személyeknek joga van személyes adataival kapcsolatos kérdések feltételéhez, azok helyesbítésére, töröltetésére és joga van feldolgozásuk korlátozására. A letiltási jog gyakorlása esetén haladéktalanul megvizsgáljuk, hogy az eltárolt adatok mennyiben szükségesek a bejelentés feldolgozásához. A szükségtelenné vált adatok haladéktalanul törlésre kerülnek. Ezen túlmenően, kiegészítő jelleggel joga van panaszt tenni az adatvédelmi felügyeleti hatóságnál is.
A személyes adatok megőrzési időtartama
A személyes adatok a helyzet tisztázásához és a bejelentés feldolgozásához szükséges ideig, továbbá a vállalat legitim érdekének fennállásáig, vagy a jogszabály által megkövetelt ideig kerülnek megőrzésre. A bejelentés feldolgozását követően az adatok a vonatkozó jogszabályi követelményeknek megfelelően törlésre kerülnek.
A bejelentő rendszer használata
A számítógépe és a bejelentő rendszer közötti kommunikációt titkosított kapcsolat (SSL) biztosítja. A bejelentő rendszer használata során IP címe nem kerül felfedésre. Számítógépe és a BKMS® System System kapcsolata során számítógépe elment egy olyan sütit (cookie), ami többek között a munkamenet-azonosítót is tartalmazza (úgynevezett nulla-cookie). A cookie csak a munkamenet befejezéséig érvényes és a böngésző bezárásával érvényessége is megszűnik.
A bejelentő rendszerben egyedileg megválasztott álnévvel/felhasználói névvel és jelszóval saját postafiókot hozhat létre. Segítségével bejelentését névtelenül vagy akár névvel ellátva is elküldheti a Pfeifer & Langen felelősének. A rendszer csak a bejelentő rendszeren belül tárol adatokat, ami rendkívüli biztonságot nyújt. Erre a célra nem a hagyományos elektronikus levelezést használja.
Melléklet küldésénél ügyeljen az alábbiakra
Bejelentés vagy kiegészítés leadása esetén mellékletet is küldhet a Pfeifer & Langen felelős dolgozójának. Névtelen bejelentés-leadás esetén vegye figyelembe az alábbi biztonsági utasításokat: A fájlok olyan rejtett személyes adatot is tartalmazhatnak, amelyek felfedhetik személyazonosságát. Küldés előtt távolítsa el ezt az adatot. Amennyiben nem tudja eltávolítani ezt az adatot vagy bizonytalan az eltávolítás módját illetően, úgy a függelék szövegét másolja be a bejelentés szövegébe, vagy a kinyomtatott dokumentumot a bejelentési folyamat befejezésénél kapott hivatkozási számmal, névtelenül küldje el a lábjegyzetben szereplő címre.
Verzió: 2020.07.23