Πολιτική απορρήτου
Η προστασία και η εμπιστευτικότητα των προσωπικών δεδομένων σας είναι ιδιαίτερα σημαντική για εμάς. Η παρούσα πολιτική απορρήτου σάς επιτρέπει να κατανοήσετε τις δεσμεύσεις μας και τα δικαιώματά σας σε σχέση με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας στο πλαίσιο της διαχείρισης του συστήματος καταγγελιών του ομίλου Lactalis (εφεξής «Πλατφόρμα καταγγελιών»).
1. Ορισμοί
Τι είναι τα προσωπικά δεδομένα;
Τα προσωπικά δεδομένα είναι πληροφορίες ταυτοποίησής σας. Μπορεί να είναι πληροφορίες άμεσης ταυτοποίησής σας, όπως το όνομα και το επώνυμό σας, ή έμμεσης ταυτοποίησής σας, όπως η ημερομηνία γέννησής σας ή η διεύθυνσή σας.
Τι είναι η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων;
Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων είναι κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που εκτελείται σε προσωπικά δεδομένα, όπως η συλλογή, η καταχώρηση, η αποθήκευση, η τροποποίηση, η κοινοποίηση ή η διαγραφή των προσωπικών δεδομένων.
Τι είναι η πλατφόρμα καταγγελιών του ομίλου Lactalis;
Ο όμιλος Lactalis έχει θέσει σε εφαρμογή μια πλατφόρμα καταγγελιών για την ασφαλή, διακριτική και εμπιστευτική λήψη, επεξεργασία και διαχείριση αναφορών για παρατυπίες ή περιστατικά που παραβιάζουν τον νόμο, τους εσωτερικούς κανόνες και διαδικασίες του ομίλου ή την πολιτική Lact@Policy κατά της διαφθοράς του ομίλου Lactalis και που θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως διαφθορά ή άσκηση επιρροής. Ο κατάλογος των κέντρων βάρους είναι διαθέσιμος στην πλατφόρμα καταγγελιών, καθώς και στους όρους χρήσης του συστήματος καταγγελιών και στις συχνές ερωτήσεις, στις οποίες μπορείτε να έχετε πρόσβαση εδώ: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
Προκειμένου να προστατεύσει τους καταγγέλλοντες, ο όμιλος Lactalis επέλεξε μια ασφαλή εξωτερική πλατφόρμα, το BKMS® System, που διασφαλίζει την προστασία και την εμπιστευτικότητα των προσωπικών δεδομένων των καταγγελλόντων.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την πλατφόρμα καταγγελιών, προτείνεται να ανατρέξετε στις συχνές ερωτήσεις ή στον οδηγό χρήστη στην αρχική σελίδα.
2. Ποιος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων;
Ο όμιλος Lactalis, με έδρα στην οδό 10 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Γαλλία), είναι υπεύθυνος για την πλατφόρμα καταγγελιών και την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιείται μέσω αυτής (εφεξής «Lactalis»).
Η πλατφόρμα καταγγελιών φιλοξενείται από το BKMS® System η διαχείρισή της εκτελείται από μια εξειδικευμένη επιχείρηση, την EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich, Γερμανία, για λογαριασμό της Lactalis.
Τα δεδομένα που εισάγονται στο BKMS® System, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών δεδομένων, αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων που διαχειρίζεται η EQS Group GmbH σε πιστοποιημένο κέντρο δεδομένων υψηλής ασφάλειας. Πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα έχουν αποκλειστικά μέλη της επιτροπής συμμόρφωσης του ομίλου. Πρόσβαση στα δεδομένα δεν έχει ούτε η EQS Group GmbH ούτε οποιοσδήποτε τρίτος.
Όλα τα δεδομένα κρυπτογράφονται και αποθηκεύονται χρησιμοποιώντας διάφορα επίπεδα προστασίας με κωδικό πρόσβασης, ώστε η πρόσβαση να περιορίζεται σε πολύ περιορισμένο αριθμό ατόμων με τη ρητή εξουσιοδότηση του τμήματος συμμόρφωσης του ομίλου.
3. Σκοποί της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων
Η χρήση της πλατφόρμας καταγγελιών είναι εθελοντική. Όταν υποβάλλετε μια αναφορά μέσω της πλατφόρμας καταγγελιών, συλλέγουμε τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα:
- Το όνομά σας, εάν αποκαλύψετε την ταυτότητά σας.
- Η ιδιότητά σας ως υπάλληλος (μόνιμος ή προσωρινός) της Lactalis ή μιας από τις θυγατρικές εταιρείες του ομίλου Lactalis.
- Εφόσον είναι εφικτό, τα ονόματα των προσώπων και άλλα προσωπικά δεδομένα των προσώπων που αναφέρετε στην αναφορά σας.
Μπορούμε να συλλέγουμε και να επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για τους ακόλουθους σκοπούς:
- Λήψη και επεξεργασία αναφορών που δίνονται μέσω του συστήματος καταγγελιών.
- Απάντηση σε ερωτήσεις ή απορίες των καταγγελλόντων ή των προσώπων που αναφέρονται στην αναφορά σχετικά με τη διαχείριση του συστήματος καταγγελιών ή την επεξεργασία των αντίστοιχων προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο του εν λόγω συστήματος.
- Διαχείριση αιτημάτων από καταγγέλλοντες ή από πρόσωπα που αναφέρονται στην αναφορά σχετικά με την άσκηση των δικαιωμάτων τους όσον αφορά στα αντίστοιχα προσωπικά δεδομένα: Δικαίωμα εναντίωσης, δικαίωμα διαγραφής, δικαίωμα διόρθωσης, δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας, δικαίωμα φορητότητας.
4. Εμπιστευτικός χειρισμός αναφορών
Οι αναφορές που υποβάλλονται στην πλατφόρμα καταγγελιών εξετάζονται από πολύ περιορισμένο αριθμό ατόμων (μέλη της επιτροπής συμμόρφωσης του ομίλου και εξουσιοδοτημένοι εσωτερικοί ή εξωτερικοί εμπειρογνώμονες κατόπιν έγκρισης της επιτροπής), τα οποία έχουν λάβει ειδικές εξουσιοδοτήσεις και υπόκεινται σε αυστηρότατα πρότυπα εμπιστευτικότητας. Οι αναφορές εξετάζονται πάντα με τα πιο αυστηρά επίπεδα εμπιστευτικότητας. Τα μέλη της επιτροπής συμμόρφωσης του ομίλου αξιολογούν την αναφορά και, εφόσον απαιτείται, διενεργούν πιο λεπτομερή έρευνα.
Κατά τη διάρκεια επεξεργασίας μιας αναφοράς, ενδέχεται να απαιτηθεί η κοινοποίηση των πληροφοριών που έχουν ληφθεί σε άλλους υπαλλήλους του ομίλου Lactalis, με τη ρητή εξουσιοδότηση της επιτροπής συμμόρφωσης του ομίλου. Αυτοί οι υπάλληλοι μπορεί να έχουν έδρα σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου με διαφορετικούς κανονισμούς όσον αφορά στην προστασία των προσωπικών δεδομένων. Διασφαλίζεται πάντα η συμμόρφωση με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων που ισχύουν κατά τη στιγμή της διαβίβασης των δεδομένων αυτών.
5. Πληροφορίες σχετικά με τα πρόσωπα που αναφέρονται στην αναφορά
Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς προστασίας των προσωπικών δεδομένων, το άτομο που εμπλέκεται σε μια αποδεκτή αναφορά ενημερώνεται από την επιτροπή συμμόρφωσης ότι τα προσωπικά δεδομένα του υποβάλλονται σε επεξεργασία εντός ενός μηνός από την καταχώρηση των αντίστοιχων δεδομένων. Οι πληροφορίες αυτές δεν περιέχουν στοιχεία σχετικά με την ταυτότητα του συντάκτη της αναφοράς.
Οι πληροφορίες αυτές μπορεί να αποκρυφθούν εάν θέτουν σε κίνδυνο την ακεραιότητα ή τις απαιτήσεις της έρευνας, π.χ. όταν υπάρχει κίνδυνος καταστροφής αποδεικτικών στοιχείων. Οι πληροφορίες θα παρασχεθούν όταν εξαλειφθεί ο κίνδυνος.
6. Περίοδος διατήρησης προσωπικών δεδομένων και νομική βάση για την επεξεργασία
Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται μέσω της πλατφόρμας καταγγελιών διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που είναι απολύτως απαραίτητο για τους σκοπούς που προσδιορίζονται παρακάτω:
| Σκοπός της επεξεργασίας | Περίοδος διατήρησης | Νομική βάση |
|---|
| Λήψη και επεξεργασία αναφορών που δίνονται μέσω του συστήματος καταγγελιών | Τα προσωπικά δεδομένα που σχετίζονται με μια αναφορά η οποία, κατά την κρίση του υπευθύνου επεξεργασίας, δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της πλατφόρμας καταγγελιών, θα καταστρέφονται άμεσα ή θα καθίστανται ανώνυμα. Εάν δεν ληφθεί κανένα μέτρο σχετικά με μια αναφορά που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της πλατφόρμας καταγγελιών, τα προσωπικά δεδομένα που σχετίζονται με την εν λόγω αναφορά θα καταστραφούν ή θα καθίστανται ανώνυμα εντός δύο μηνών από την τελική αναφορά της επιτροπής συμμόρφωσης του ομίλου. Εάν δρομολογηθεί πειθαρχική ή δικαστική διαδικασία κατά συγκεκριμένου προσώπου ή του συντάκτη μιας αναφοράς που περιέχει προσβλητικό περιεχόμενο, τα προσωπικά δεδομένα που σχετίζονται με την αναφορά θα διατηρηθούν έως τη λήξη της διαδικασίας ή της προθεσμίας προσφυγής κατά της απόφασης. Ενδέχεται να απαιτηθεί να διατηρήσουμε προσωπικά δεδομένα που σχετίζονται με μια αναφορά, σε προσωρινά αρχεία, σύμφωνα με μια νομική υποχρέωση στην οποία υπόκειται ο όμιλος Lactalis (για παράδειγμα, για τη συμμόρφωση με λογιστικές, κοινωνικές ή φορολογικές υποχρεώσεις). | Νομική υποχρέωση |
| Χειρισμός των αιτημάτων σας | Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την απάντηση στο σχετικό αίτημα. | Έννομο συμφέρον |
| Χειρισμός των αιτημάτων σας για την άσκηση των δικαιωμάτων σας σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα σας | 3 έτη από την επεξεργασία του αιτήματός σας. | Έννομο συμφέρον |
7. Τα δικαιώματά σας και δυνατότητες προσφυγής
Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς προστασίας προσωπικών δεδομένων, έχετε το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης και διαγραφής των προσωπικών δεδομένων σας. Επίσης, έχετε το δικαίωμα να περιορίσετε την επεξεργασία, το δικαίωμα στη φορητότητα και το δικαίωμα εναντίωσης.
Για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, παρέχοντας αποδεικτικά της ταυτότητάς σας με οποιονδήποτε τρόπο, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στην ακόλουθη διεύθυνση email: DPO@fr.lactalis.com ή ταχυδρομικά στην ακόλουθη διεύθυνση: Data Protection Officer – LGPO – Direction Affaires Juridiques Groupe 10 à 20 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Γαλλία).
Εάν ασκηθεί το δικαίωμα διαγραφής, θα εξετάσουμε το συντομότερο δυνατόν σε ποιον βαθμό εξακολουθούν να απαιτούνται τα αποθηκευμένα δεδομένα για την επεξεργασία μιας αναφοράς. Τα δεδομένα που δεν απαιτούνται πλέον, διαγράφονται.
Εάν ασκηθεί το δικαίωμα αντίρρησης, θα εξετάσουμε το συντομότερο δυνατόν σε ποιον βαθμό υπάρχουν νόμιμοι και επιτακτικοί λόγοι για την επεξεργασία που υπερισχύουν των συμφερόντων και των δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων ή για τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υπεράσπιση νομικών δικαιωμάτων.
Βάσει του δικαιώματός του περί πρόσβασης, ο ενδιαφερόμενος δεν μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στην ταυτότητα του καταγγέλλοντος, σε δεδομένα που αφορούν σε τρίτους ή σε πληροφορίες που αποκτήθηκαν κατά τη διάρκεια διερεύνησης της αναφοράς.
Θα καταβάλουμε κάθε δυνατή προσπάθεια για να ανταποκριθούμε στα αιτήματά σας με ικανοποιητικό τρόπο. Εάν, για οποιονδήποτε λόγο, θεωρείτε ότι η απάντησή μας δεν είναι ικανοποιητική, σας ενημερώνουμε ότι μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία σε αρμόδια εποπτική αρχή.
8. Χρήση της πλατφόρμας καταγγελιών
Η επικοινωνία μεταξύ του υπολογιστή σας και της πλατφόρμας BKMS® System εκτελείται μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (SSL). Η πλατφόρμα καταγγελιών δεν επιτρέπει την ανίχνευση διευθύνσεων IP. Για τη διατήρηση της σύνδεσης μεταξύ του υπολογιστή σας και του BKMS® System, αποθηκεύεται ένα cookie στον υπολογιστή σας, το οποίο περιέχει μόνο το αναγνωριστικό περιόδου λειτουργίας. Αυτό το cookie ισχύει μόνο έως το τέλος της περιόδου λειτουργίας και λήγει με το κλείσιμο του προγράμματος περιήγησης.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γραμματοκιβώτιο εντός της πλατφόρμας καταγγελιών, το οποίο προστατεύεται με ένα όνομα χρήστη/ψευδώνυμο και μια kωδική λέξη της επιλογής σας. Μπορείτε να υποβάλετε αναφορές, είτε χρησιμοποιώντας το όνομά σας είτε ανώνυμα. Στην πλατφόρμα καταγγελιών, τα δεδομένα αποθηκεύονται μόνο στην πλατφόρμα του BKMS® System, καθιστώντας τα ιδιαίτερα ασφαλή. Δεν πρόκειται για παραδοσιακή μορφή επικοινωνίας μέσω email.
9. Σημείωση για την αποστολή παραρτημάτων
Σε περίπτωση που δώσετε μια αναφορά ή μια προσθήκη σε υφιστάμενες αναφορές, μπορείτε επίσης να αποστέλλετε παραρτήματα. Εάν επιθυμείτε να υποβάλετε μια ανώνυμη αναφορά, λάβετε υπόψη την ακόλουθη υπόδειξη ασφαλείας: Τα αρχεία μπορεί να περιέχουν προσωπικά δεδομένα τα οποία θα μπορούσαν να αποκαλύψουν την ταυτότητά σας. Διαγράφετε αυτά τα δεδομένα από τα αρχεία, πριν από την αποστολή. Εάν δεν μπορείτε να διαγράψετε αυτά τα δεδομένα ή δεν είστε σίγουροι για τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να το κάνετε, αντιγράψτε το κείμενο του παραρτήματος στο κείμενο του μηνύματος αναφοράς ή αποστείλετε ένα εκτυπωμένο αντίγραφο του εγγράφου ανώνυμα στη διεύθυνση που αναγράφεται στην υποσημείωση, αναφέροντας τον κωδικό υπόθεσης που σας έχει παρασχεθεί στο τέλος της διαδικασίας αναφοράς.
10. Επικοινωνία
Σε περίπτωση ερωτήσεων ή αιτημάτων αναφορικά με την πολιτική απορρήτου, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων μέσω email στη διεύθυνση DPO@fr.lactalis.com