根据德国供应链尽职调查法 (LkSG) 制定的投诉程序规则
OBI – 根据德国供应链尽职调查法 (LkSG) 第 8, 9 (1) 条规定的投诉程序规则
OBI Group 是一家国际性企业。遵守法律、诚信和可持续发展深深扎根于 OBI 的企业文化中。
举报和投诉程序是 OBI 合规系统和供应链政策的组成部分。
投诉程序令个人、企业以及组织和单位能够揭露人权和环境风险及相关违规行为，以及违反适用法律、内部政策和 OBI 商业原则的行为。其旨在防止违规行为，揭露潜在的渎职行为并制止此类行为。
1.议事规则范围
德国供应链尽职调查法 (“LkSG”) 要求 OBI 设置一套投诉程序，令相关人员能够报告关于法定人权及环境风险，以及由于 (i) OBI 在其自身业务领域的业务活动或 (ii) OBI 直接或 (iii) 间接供应商的业务活动造成的侵犯人权或环境义务的行为。
关于保护报告违反欧盟法律事件之人员的欧盟指令 (EU) 2019/1937，及各国适用法律要求 OBI 在位于欧盟的 OBI 各国设置内部报告办公室，令员工和临时员工可以利用这些办公室报告各自在职业活动中发现的与 OBI 潜在合规行为有关的信息。
OBI 通过提供一套中央举报系统 (“Speak-up” - BKMS® System) 来履行这些法定职责。虽然以下程序规则以 LkSG 为法律基础，但该文件同样规定了适用于 OBI “Speak Up”举报系统的一般原则。
2.能够报告什么内容？
人权和环境风险及相关违规行为
任何人都可以报告人权或环境风险或违反 (i) 适用法律，特别是 LkSG，(ii) OBI 行为准则和 (iii) OBI 其他内部政策的行为。这些行为或由 (i) OBI 在其自身业务领域的业务活动，或由 (ii) OBI 直接或 (iii) 间接供应商的业务活动造成。
这些人权或其他环境风险及相关违规行为可能包括（但不限于）：
- 童工
- 强迫劳动或奴役
- 未遵守适用的职业安全法规，导致工作岗位产生事故风险和/或职业健康风险（例如，缺乏安全标准、缺乏安全措施、培训和指导不足、违反工作时间法规）。
- 侵犯结社自由，即组建工会或不受歧视加入工会的自由，以及参与工会活动的自由（尤其包括罢工法和集体谈判权）
- 就业关系中的歧视或不平等待遇
- 拒绝支付合理薪酬（“合理”指的是各国适用法律规定的最低工资标准）
- 对环境造成负面影响，如改变土壤特性、水和空气污染、噪音污染或过度水消耗
- 在获取、开发或以其他方式使用对于保障生计至关重要的土地、森林或水域时非法驱逐或非法夺取这些土地、森林或水域
- 私人和公共保安部队滥用职权
- 违反国际法规定，在产品中使用汞以及生产和处理汞废物
- 违反国际法规定，使用和生产持久性有机污染物 (POPs)，以及处理含有持久性有机污染物的废物
- 违反国际法规定进口和出口危险废物
合规风险及相关违规行为
OBI Group 下属企业成员和第三方也可以报告已发生，或被认为即将发生的任何其他与企业有关的违反适用法律（法律、法规等，特别是欧盟第 2019/1937 号指令规定）的行为，以及其他违反 OBI 行为准则或其他重大合规政策的行为。其他违反合规的行为包括，例如贿赂和腐败、洗钱、盗窃、背信或未能遵守反垄断规定。
产品或服务相关的客户请求和投诉
“Speak Up”不可用于发送与产品或服务相关的客户咨询和投诉。如果您对 OBI 产品或服务有任何疑问、反馈或投诉，请联系 OBI 客服部：https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt。
3.谁能发送检举报告？
OBI 投诉程序对所有人开放。
因此，举报人可以是：
- (i) 员工；(ii) 客户；(iii) OBI Group 下属企业或 OBI 直接或间接供应商的股东 / 投资者
- 企业或机构
- OBI 所在市场的居民或 OBI 直接或间接供应商生产基地附近的居民
- 非政府组织 (NGO)
- 对侵权行为知情的第三方，如亲属。
因此，无论是个人直接或间接受到所报告风险或所报告违规行为影响的举报人，或是未受到个人影响的举报人均可发送报告。
4.如何发送报告？
报告可以通过由 OBI 运营的基于网络的 BKMS® System 在线工具 (“Speak Up”) 发送。
用户可随时使用该平台，一周七天，一天二十四小时，且使用免费。
要发送检举报告，请点击 BKMS® System 在线工具介绍页面上方的“发送检举报告”按钮。在该系统中，可在“OBI 或 OBI 商业伙伴及其供应链中的人权和环境风险及相关违规行为”类别下发送有关人权和环境风险及相关违规行为的报告。所有其他报告均可在“OBI Group 中的违规行为”类别下发送。
报告发送步骤在 BKMS® System 在线工具中已做逐一描述。您也能够在其处查看常见问题与答案。发送检举报告后，您可进入自己的保密信箱。由此，您能够随时访问该平台，接收来自 OBI 的反馈，并回答进一步问题及发送补充信息。
通过其他渠道（如邮寄、电话或电子邮件）发送给 OBI 的报告也将被 OBI 录入 BKMS® System 接受进一步处理。
5.我可以用哪些语言编写报告？
BKMS® System 在线工具的输入界面提供以下语言版本：
- 简体中文
- 德语
- 英语
- 意大利语
- 波兰语
- 斯洛伐克语
- 斯洛文尼亚语
- 捷克语
- 匈牙利语
- 越南语
您可使用任意语言编写并发送报告。
报告处理通常以德语、英语、意大利语、波兰语、斯洛伐克语、斯洛文尼亚语、捷克语或匈牙利语进行。这同样适用于与举报人的通讯来往。如举报人提出特殊请求，OBI 会尽力以举报人的语言进行沟通，但无法做出保证。
6.是否可以匿名发送报告？
举报人也可匿名发送报告。OBI 将保护举报人的匿名性。法律禁止 OBI 违背举报人的意愿追查或试图追查举报人的身份。
7.发送报告后的后续步骤
报告收据
收到报告后，举报人将于七天内通过在线工具中的保密信箱收到收据。客户投诉或其他明显与人权、环境或合规事项无关的投诉则属例外。如果您未设置信箱，或者您选择的报告渠道（如匿名信）无法接收收据，我们将无法向您发送。
谁负责审核报告？
收到涉嫌人权和环境风险及相关违规行为的报告后，我们会立即将此转交给 OBI 法务部门的信托律师，不会存在任何延误。
之后，信托律师决定其是否会进一步处理该报告，或指定专人来处理，亦或由 OBI 其他报告审核人员负责处理。所有报告审核人员均为 OBI Group 总部员工，且充分了解相应主题。
OBI 将确保受托执行这一程序的信托律师和所有其他报告审核人员：
- 按规定确保机密性；
- 确保处理独立性，且不存在利益冲突；
- 确保公正性；
- 在报告审查过程中不受任何约束，并且
- 按规定对举报人的身份或匿名性，以及报告中所提及个人的身份进行保密。
此外，OBI 确保这些人员拥有必要的专业知识来处理有关人权和环境风险的报告。
将如何审查有关人权或环境风险或相关违规行为的报告？
OBI 会认真对待每一份报告。在审查程序的第一步，报告审查人员将进行可信度检查和初步审查，由此确定所报告事件的严重性，以及是否有必要展开进一步处理。这一审查步骤将在收到报告后三天内开始（不包括星期日和法定假日）。
根据报告性质和内容，可信度检查尤其包括以下分步骤：
- 如有需要：在确保保密性的前提下对报告进行翻译。
- 审查是否有足够迹象表明可能存在人权或环境风险或相关违规行为。
- 如有可能联系举报人，将与举报人就案件展开讨论，例如提出补充问题，或获取更多信息。
如果能够假定存在可疑情况，将进一步研究在个别情况下需要哪些调查和澄清措施。这包括，例如风险分析、员工或供应商约谈、供应商审计及内部调查。此外，在这一步骤中还将进行审查，以确定 OBI 在多大程度上可以或应该尽早在此阶段采取法律或实际的（临时性）后续措施。
如果，包括在与举报人进一步交流后（如有可能），没有足够理由怀疑存在人权或环境风险或相关违规行为，例如，因为报告明显没有根据、不可靠、无法得出结论或不实，或者报告不涉及 OBI 或 OBI 的供应商，则将暂停投诉程序，并不再采取进一步行动。
审查阶段将耗时多久？
审查工作会尽速展开。根据事件的范围、复杂程度与 OBI 的权限，审查可能耗时从几天到几个月不等。
在确认存在人权或环境风险或相关违规行为的情况下，会采取哪些后续措施？
在确认存在人权或环境风险或相关违规行为的情况下，OBI 将作出相应决定，以消除或尽量减轻此类情况造成的影响。这包括，例如人事措施、向当局报告、对供应商提出要求，或对 流程或工作条件进行调整，甚至是终止业务关系。如果在 OBI 位于德国的商业活动领域发现了人权或环境风险或违规行为，OBI 将采取措施，立即制止风险或违法行为，并防止此类事件再次发生。如果与当地法律存在冲突，这同样适用于 OBI 在国外的商业活动。
举报人何时会收到有关调查结果的通告？
在确认收到报告后的三个月内，将通告举报人调查结果及相应理由。只有在不影响内部澄清或调查，或不侵犯违规报告涉案人员或报告中所提及个人的权利的情况下，您才会收到反馈。
如果调查中止，OBI 将在确认收到报告后的三个月内通知举报人其未采取任何后续措施，并说明理由。
如果您未设置信箱，或者由于您选择的报告渠道（如匿名信）导致我们无法与您取得联系，则 OBI 将不会通知您处理结果。
报告程序是否免费？
本议事规则中所述的投诉程序对举报人完全免费。
然而，OBI 不支付举报人由于使用投诉程序产生的任何费用和开支，特别是旅行费用或法律咨询费用。
8.程序原则
投诉程序如何确保保密性？
只有法务部门的信托律师和其他报告审查人员可以访问通过 BKMS® System 在线工具收到的报告。这些人员有义务对报告及报告处理保密，并根据法律规定保护报告和举报人身份不被泄露。
上述人员确保，在没有获得举报人书面明确同意的情况下，不会向除以下所列人员外的任何人披露举报人身份：报告审查人员、人权官员，以及（在可能的情况下，根据严格“需知”原则，即将信息提供给必须参与澄清事实的人员）专业部门或法律顾问中与案件管理有关的联系人，以及（在适用情况下）负责采取后续措施的员工或机构成员，除非此类披露 (i) 旨在履行法定义务；(ii) 应执法机关要求，是刑事诉讼的一部分；(iii) 基于报告后行政程序中的命令；(iv) 基于法院判决；(v) 根据其他法律允许传递该等信息。
这同样适用于所有其他可能被用来直接或间接得知举报人身份的信息。如果上述例外情况之一适用保密原则，将提前告知举报人需要披露的内容和理由。只有在执法机关、主管机关或法院通知 OBI，分享该信息可能会危及相关调查、问询或诉讼程序时，OBI 才不会分享该等信息。
所有其他已传输信息也将根据这些措施被严格保密。这尤其适用于在所通报案件中出现的人员的身份，以及报告中提到的其他人员。
故意、肆意或严重疏忽发送不实违规报告的举报人的身份将不会受到任何保护。
OBI 如何确保数据保护？
在通过 BKMS® System 在线工具发送报告之前，系统会自动要求举报人确认其已阅读并理解所提供的数据保护声明。此数据保护声明可随时在脚注中查阅，网址：www.bkms-system.com/obi。
报告调查符合 GDPR 和 OBI 基于该法规的内部删除政策，包括数据储存和删除以及内部数据传输规定。
OBI 如何确保举报人不会因报告而受到任何不利影响？
OBI 不会采取任何不利于举报人的措施，前提是举报人出于善意通过 OBI 举报系统发送报告，即在发送报告之时，举报人有正当理由确信信息的真实性。
防止报复行为的保护对象还包括：(i) 在专业背景下为举报人的报告或揭露违规行为提供保密支持的自然人；(ii) 与举报人存在联系并在专业背景下因举报或揭露违规行为而遭到报复的第三方，以及 (iii) 因股份而与举报人存在法律关系的法律实体、具有法人资格的合伙企业和个人协会，或举报人为其工作或与举报人有其他职业联系的人员。
另一方面，故意或严重疏忽提供虚假信息的举报人将不会得到任何保护。
OBI 如何审查这一投诉程序的有效性？
OBI 每年及按需审查本议事规则中描述的程序，以确保其有效性。程序结果将整合至审查之中。
您可发送涉及以下方面的报告：您对此报告程序易用性及理解难易度的反馈、您报告的案件在此程序中是否得到保密处理，以及您对问题解决的期望是否得到满足。OBI 对此类报告深表感谢。
