Privatlivspolitik
Du bedes læse Privatlivspolitik omhyggeligt igennem, før du indsende en rapport.
Vi tager beskyttelse af personoplysninger og fortrolighed meget alvorligt og overholder den gældend europæisk databeskyttelsesforordning (EU-GDPR) samt nationale databeskyttelseslove. Denne Privatlivspolitik fortæller, hvordan WS Audiology og tilhørende koncernselskaber indsamler, behandler og opbevarer dine personoplysninger, når du indsende en rapport via whistleblowing-systemet, og dine rettigheder som den registrerede.
Dataansvarlig
Når der i denne privatlivspolitik henvises til "WS Audiology", "vi", "os" eller "vores", menes der WS Audiology Group, som har afdelinger i mange lande med et moderselskab registreret i Danmark. Vi kontrollerer, hvordan dine personoplysninger indsamles, og til hvilke formål dine personoplysninger behandles af WS Audiology. WS Audiology er "dataansvarlig" i forhold til formålene beskrevet i den europæisk databeskyttelsesforordning.
Kontakt os
Du kan stille spørgsmål til eller klage over vores brug af dine personoplysninger på denne adresse:
WS Audiology Denmark A/S
Nymøllevej 6
3540 Lynge
Danmark
Reg.nr. 15771100
Telefon: +45 44 35 56 00
Du kan også direkte kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO), som er ansvarlig for at besvare spørgsmål i forhold til databeskyttelsen. Brug følgende e-mail-adresse dpo@wsa.com.
Hvilke personoplysninger indsamles og behandles og fra hvilke datakilder?
Brug af whistleblowing-systemet foregår på frivillig basis. Hvis du indgiver en rapport via whistleblowing-systemet, samler vi følgende persondata og -informationer. Ved en indrapportering via whistleblowing-systemet, samler vi følgende persondata og -informationer. Vi indsamler og behandler generelle oplysninger om dig som dit navn, din titel, afdeling, det land du arbejder i, sprogvalg, om du er ansat hos WS Audiology, navnene på personerne og andre personoplysninger på personer, du angiver i din rapport, og andre personoplysninger, du oplyser til os. Bortset fra det indsamler vi oplysninger om den hændelse, du indrapporterer.
Alle de oplysninger, vi indsamler og behandler, kommer direkte fra dig, når du udfylder BKMS-indrapporteringssiden eller indgiver rapporter via andre kanaler som f.eks. brev eller e-mail.
Hvorfor har vi bruge for dine personoplysninger, og hvad er vores juridiske grundlag for det?
Vi bruger de oplysninger, du giver os, for at kunne sikkert og fortroligt modtage, behandle og administrere rapporter vedrørende overtrædelser af compliance-reglerne hos WS Audiology ved hjælp af whistleblowing-systemet (BKMS® System). Whistleblowing-systemet drives af det specialiserede firma EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich i Tyskland på vegne af WS Audiology.
Behandlingen af personoplysninger ved hjælp af BKMS® System er baseret på firmaets legitime interesse i at opdage og undgå misbrug og derved undgå skader for WS Audiology og firmaets medarbejdere og kunder. Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra f, GDPR.
Hvem modtager/har adgang til dine personoplysninger?
Personoplysninger og -data, der indtastes i whistleblowing-systemet, gemmes i en database, der drives af EQS Group GmbH, i et datacenter med høj sikkerhed. Kun WS Audiology har adgang til disse data. EQS Group GmbH og andre tredjeparter har ikke adgang til oplysningerne. Dette sikres med en certificeret procedure med omfattende tekniske og organisatoriske foranstaltninger . Alle data gemmes med kryptering og med beskyttelse af adgangskoden på flere niveauer, hvilket sikrer, at adgangen begrænses til et meget lille udvalg af specielt autoriserede personer hos WS Audiology.
Indsendte rapporter modtages af en lille gruppe specielt autoriserede og uddannede medarbejdere fra Juridisk og Compliance-afdelingen hos WS Audiology og behandles altid fortroligt. Medarbejderne i Juridisk og Compliance-afdelingen hos WS Audiology vurderer sagen og udfører evt. yderligere undersøgelser, måtte det være påkrævet i det specifikke tilfælde.
Ved behandling af en rapport eller udførelse af særlige undersøgelser kan det være nødvendigt at dele rapporterne med andre medarbejdere hos WS Audiology eller ansatte i andre firmaer i koncernen, hvis rapporterne f.eks. omhandler hændelser i datterselskaber. De sidstnævnte kan også have et registreret kontor i lande uden for EU eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EEA), hvor andre love i forhold til beskyttelse af personoplysninger kan være gældende. Vi sørger altid for, at gældende forordninger vedrørende beskyttelse af personoplysninger overholdes, når rapporterne deles. Alle personer, som får adgang til dataene, har pligt til at behandle dem fortroligt.
Informationer om den anklaget person
Rent principielt er vi forpligtet af loven til at informere de anklagede personer om, at vi har modtaget en rapport på dem, medmindre dette udgør en fare for yderligere undersøgelser af rapporten. Din identitet som whistleblower vil i den forbindelse ikke blive afsløret, så vidt det er juridisk muligt.
I hvor lang tid opbevarer vi dine personoplysninger?
Personoplysninger opbevares så længe det er nødvendigt for at afklare situationen og for at udføre en evaluering af rapporten, eller så længe som et firmas legitim interesse eksisterer, eller så længe det er lovpligtigt. Når rapporten er blevet behandlet, slettes oplysningerne i overensstemmelse med de gældende lovkrav.
Brug af whistleblowing-portalen
Kommunikationen mellem din computer og whistleblowing-systemet foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din IP-adresse gemmes ikke, mens du bruger whistleblowing-systemet. For at opretholde forbindelsen mellem din computer og BKMS® System gemmes en cookie på din computer, som kun indeholder en session-ID (en såkaldt session-cookie). Denne cookie gælder kun indtil sessionens afslutning og udløber, når du lukker din browser.
Du kan oprette en postkasse i whistleblowing-systemet, som er sikret med et individuelt valgt pseudonym/ brugernavn og en adgangskode. Det gør det muligt at sende rapporter til de ansvarlige medarbejdere hos WS Audiology enten med navns nævnelse eller på en anonym og sikker måde. Systemet gemmer kun data i whistleblowing-systemet, hvilket gør det ekstremt sikkert. Det kan ikke sammenlignes med almindelig e-mail-kommunikation.
Bemærk om afsendelse af vedhæftede filer
Når du indsender en rapport eller en tilføjelse, kan du samtidigt sende vedhæftede filer til den ansvarlige medarbejder i WS Audiology. Hvis du vil indsende en anonym rapport, skal du bemærke følgende i forhold til din sikkerhed: Filer kan indeholde skjulte personoplysninger, der kunne kompromitter din anonymitet. Fjern disse oplysninger før afsendelse. Hvis du ikke kan fjerne oplysningerne eller ikke ved, hvordan du skal gøre det, skal du kopiere teksten i din vedhæftede fil til din rapporttekst eller sende det udskrevne dokument anonymt til adressen i fodnoten med angivelse af referencenummereret, du modtog i slutningen af rapporteringsproces.
Dine rettigheder
I henhold til GDPR-forordningen har du og de personer, der nævnes ved navn i rapporten, visse rettigheder. Du kan når som helst kontakte os. Du kan også når som helst bede om oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger, få udleveret en kopi af de oplysninger, vi opbevarer om dig, eller bede os om at sende dine personoplysninger til andre. Du kan også bede os rette forkerte eller utilstrækkelige oplysninger om dig eller slette dine oplysninger. Hvis retten til sletning udøves, vil vi straks undersøger i hvilket omfang de gemte oplysninger stadig er nødvendige for at behandle en rapport. Oplysninger, der ikke længere er påkrævet , slettes med det samme. Derudover har du altid ret til at klage over vores behandling af dine personoplysninger til den relevant GDPR-myndighed. Yderligere oplysninger om disse myndigheder kan findes på https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
Denne Privatlivspolitik blev senest opdateret maj 2021.