Política de privacidad de los datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos, y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos (RGPD) de la UE, así como los respectivos reglamentos nacionales sobre privacidad de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre la privacidad de los datos.
Finalidad del sistema de denuncia de irregularidades y fundamento jurídico
El sistema de denuncia de irregularidades (Sistema BKMS
®) sirve para recibir, procesar y gestionar de forma segura y confidencial las denuncias relativas a infracciones de las normas de cumplimiento del Grupo FSD. El tratamiento de datos personales en el Sistema BKMS
® se lleva a cabo para cumplir una obligación legal en virtud de las leyes europeas de protección de denunciantes. El artículo 6(1)(c) del GDPR junto con las leyes europeas de protección de denunciantes constituyen la base legal para este procesamiento de datos.
El tratamiento de datos personales para la investigación de informes que no entran en el ámbito de aplicación de las leyes europeas de protección de denunciantes se basa en los intereses legítimos de nuestra empresa para detectar y prevenir conductas indebidas y evitar así daños a Groupe FSD, sus empleados y clientes. El artículo 6 (1) (f) EU-GDPR sirve de base legal para este procesamiento de datos.
Si especifica categorías especiales de datos personales en su informe, éstos se procesarán sobre la base del Art. 6 para. 1 lit. c) GDPR, Art. 9 para. 2 lit. g) GDPR en conjunción con las leyes europeas de protección de denunciantes.
Autoridad responsable
La parte responsable de la privacidad de los datos en el sistema de denuncias es
- FINANCIERE SNOP - DUNOIS S.A. y
- sus filiales
como partes con responsabilidad autónoma mutua (en lo sucesivo, también: «Groupe FSD»). El sistema de denuncias lo administra una empresa especializada, EQS Group GmbH (en lo sucesivo, también: EQS Group), Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de Groupe FSD.
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group en un centro de datos de alta seguridad. Solamente el equipo de Compliance de Groupe FSD tiene acceso a los datos. EQS Group y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan cifrados con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas de Groupe FSD expresamente autorizadas.
Groupe FSD ha designado a un responsable de protección de datos. Las preguntas sobre la protección y privacidad de los datos pueden enviarse a personaldata@snop.eu.
Tipo de datos personales almacenados
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncias, recogeremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad,
- si es usted empleado de Groupe FSD y
- los nombres y otra información personal de las personas que mencione en el mensaje.
Tratamiento confidencial de los informes
Las denuncias entrantes son recibidas por una pequeña selección de empleados del departamento de Cumplimiento de Groupe FSD expresamente autorizados y especialmente formados, y siempre se tratan de forma confidencial. Los empleados del departamento de Cumplimiento de Groupe FSD evaluarán el asunto y llevarán a cabo cualquier investigación adicional que requiera el caso específico.
Durante la tramitación de un informe o la realización de una investigación especial, puede resultar necesario compartir informes con otros empleados del Groupe FSD o empleados de otras empresas del grupo, por ejemplo, si los informes se refieren a incidentes en filiales. Estas últimas pueden tener su sede en países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo con diferentes normativas relativas a la privacidad de los datos personales. Siempre nos aseguramos de que se cumplan las normativas aplicables en materia de privacidad de datos y las disposiciones de confidencialidad de las leyes europeas de protección de denunciantes al compartir los informes.
Todas las personas que tengan acceso a los datos están obligadas a mantener la confidencialidad.
Información de la persona acusada
Como principio básico, estamos obligados por ley a informar a las personas acusadas de que hemos recibido un informe que les concierne, a menos que ello amenace la continuación de las investigaciones sobre el informe o ponga en peligro los derechos del denunciante. Al hacerlo, no se revelará su identidad como denunciante en la medida en que sea legalmente posible.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la legislación europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de consulta, rectificación, supresión y limitación del procesamiento, así como el derecho a oponerse al procesamiento de datos personales que les conciernan. Si se reivindica el derecho de oposición, examinaremos de inmediato hasta qué punto los datos almacenados siguen siendo necesarios para el procesamiento de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Además, usted tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación del mensaje, o mientras exista un interés legítimo de la empresa o sea obligatorio según la ley. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS
® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (denominada «cookie de sesión»). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del sistema de denuncias, cuyo acceso está protegido mediante un seudónimo o nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Con él podrá enviar mensajes al responsable del equipo de Compliance de Groupe FSD, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncias, lo cual lo hace especialmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable del Departamento de Compliance de Groupe FSD. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener información personal oculta que podría comprometer su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: Mayo de 2024
