Informacije o zaštiti podataka
Mi zaštitu podataka i povjerljivost shvaćamo vrlo ozbiljno i pridržavamo se odredaba opće uredbe za zaštitu podataka, EU General Data Protection Regulation (EU-GDPR) i aktualnih nacionalnih zakona za zaštitu podataka. Molimo pažljivo pročitajte ovu informaciju o zaštiti podataka prije predaje dojave.
Svrha i pravni temelj sistema za zviždače
Sistem za zviždače (BKMS® System) služi za sigurno i povjerljivo primanje, obrađivanje i upravljanje dojavama koje se odnose na povrede compliance u grupi Veritas Group. Obrada osobnih podataka u okviru sistema BKMS® System je temeljena na opravdanom interesu naše grupe za otkrivanje i sprječavanje zloupotrebe i time za izbjegavanje nastanka štete za Veritas Group, njegove zaposlenike i kupce. Pravni temelj obrade osobnih podataka je član 6 stavka 1 f opće uredbe za zaštitu podataka GDPR.
Nadležna vlast
Strana odgovorna za zaštitu podataka u sistemu za zviždače je Veritas AG, Stettiner Straße 1-9, 63571 Gelnhausen, Njemačka (u nastavku teksta "Veritas AG"). Sistemom za zviždače rukovdi specijalizirano društvo, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich u Njemačkoj, u ime društva Veritas AG i njegovih pridrženih poduzeća.
Osobni podaci i informacije uneseni u sistem za zviždače se čuvaju u bazi podataka centra za podatke s visokim stepenom sigurnosti, kojim upravlja EQS Group GmbH. Samo istraživači društva Veritas AG mogu pristupiti tim podacima. Društvo EQS Group GmbH i treće strane nemaju pristup podacima. To je osigurano certificiranom procedurom kroz ekstenzivne tehničke i organizacijske mjere.
Svi podaci se čuvaju šifrirano s višestrukom zaštitom preko lozinke, tako da je pristup ograničen na vrlo mali broj izričito autoriziranih osoba u društvu Veritas AG.
Društvo Veritas AG je imenovalo službenika zaduženog za zaštitu podataka. Upite u vezi zaštite podataka možete poslati elektronskom poštom na adresu datenschutz.extern@veritas-ag.de.
Vrste prikupljenih osobnih podataka
Upotreba sistema za zviždače se vrši na dobrovoljnoj bazi. Kada podnosite dojavu preko sistema za zviždače, mi prikupljamo sljedeće osobne podatke i informacije:
- Vaše ime, ako odlučite objaviti Vaš identitet,
- da li ste zaposleni u poduzeću grupe Veritas Group, i
- imena i druge osobne podatke osoba koje navodite u Vašoj dojavi, ako postoje.
Povjerljiva obrada dojava
Ulazne dojave zaprima mali broj izričito autoriziranih i posebno obučenih zaposlenika u odjeljenjima za Compliance i interni audit u okviru društva i grupe Veritas AG, i rukovanje ovim izvještajima se vrši uvijek na povjerljiv način. Zaposlenici organizacije za compliance ocjenjuju slučaj i provode daljnje istrage potrebne za specifični slučaj.
Tijekom obrade dojave ili provođenja specijalne istrage može bit nužno dijeliti dojave s dodatnim zaposlenicima poduzeća iz grupe Veritas Group, na primjer ako se dojave odnose na događaje u pridruženom poduzeću Poppe GmbH ili u filijalama društva Veritas AG. Neke podružnice se nalaze u državama izvan Europske Unije ili Europskog Ekonomskog prostora, sa različitim zakonima u pogledu zaštie osobnih podataka. Uvijek ćemo osigurati da potrebne odredbe za zaštitu podataka budu poštovane kada se vrši dijeljenje dojava.
Sve osobe koje dobiju pristup podacima su obavezne da održe povjerljivost.
Informacije o optuženim osobama
Mi smo zakonski obavezni da informiramo optužene osobe o svim dojavama koje smo protiv njih primili, čim objava odgovarajućih informacija više ne može dovesti do opstrukcije istrage. Vaš identitet kao zviždač neće biti objavljen, osim ako imamo zakonsku obavezu da to učinimo.
Prava imaoca podataka
Prema Evropskim zakonima o zaštiti podataka, Vi i osobe navedene u dojavi imate pravo na informacije, ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prigovor na obradu Vaših osobnih podataka. Ako ne dođe do prigovora, mi obrađujemo podatke u naprijed navedene svrhe sistema za zviždače, radi realizacjie i odbranu zakonskih potraživanja i radi osiguranja raspoloživosti, sigurnosti podataka i nadzora zaštite podataka. Ako koristite pravo na prigovor na obradu osobnih podataka, potreba pohranjenih podataka u svrhe istrage dojave će bit odmah ocijenjena. Podaci koji više nisu potrebni, biti će izbrisani ili odmah anonimizirani. Imate također pravo da se obratite nadzornoj ustanovi.
Razdoblje zadržavanja osobnih podataka
Osobni podaci se zadržavaju koliko je potrebno da se razjasni situacija i izvrši finalna ocjena, ili dok postoje legitimni interesi za sastavni dio grupe Veritas Group ili dok je zadržavanje zakonski obavezno. Nakon što je obrada dojave zaključena, podaci se brišu ili anonimiziraju u skladu sa statutarnim zahtjevima.
Upotreba portala za zviždače
Komunikacija između računala koji koristite da pristupite sistemu BKMS® System i sistemu za zviždače odvija se preko šifrirane veze (SSL). IP adresa Vašeg računala se ne memorira za vrijeme Vaše upotrebe sistema za zviždače. Da biste sačuvali vezu između Vašeg računala i sistema BKMS® System, na Vašem računalu se postavlja kolačić koji sadrži ID seije (takozvani kolačić sesije). Ovaj kolačić vrijedi samo do kraja sesije i propada nakon što zatvorite preglednik.
Možete otvoriti zaštićeno poštansko sanduče u okviru sistema za zviždače koje je osigurano sa individualno izabranim pseudonimom/korisničkim imenom i lozinkom. To Vam omogućava da šaljete dojave odgovarajućem odgovornom zaposleniku odjeljenju za Compliance i interni audit u okviru grupe Veritas AG pod imenom ili na anoniman i siguran način, i da primate odgovor. Sistem memorira samo podatke unutar sistema za zviždače, što ga čini posebno sigurnim. To nije oblik regularne komunikacije preko elektronske pošte.
Napomena o slanju privitaka
Kada predajete dojavu ili dodatak, možete istovremeno slati privitak odgornom zaposleniku u odjeljenju grupe za Compliance i interni audit u okviru društva Veritas AG. Ako želite predati anonimnu dojavu, molimo vodite računa o sljedećoj sigurnosnoj napomeni: datoteke mogu sadržavati skrivene osobne podatke koje mogu ugroziti Vašu anonimnost. Uklonite te podatke prije slanja. Ako niste u stanju ukloniti te podatke ili niste sigurni kako da to učinite, kopirajte tekst Vašeg privitka u tekst Vaše dojave ili pošaljite štampan tekst anonimno na adresu navedenu dolje, uz navod referentnog broja na kraju procesa dojavljivanja.
Izdanje: 06-Jun-2018