Regole di procedura per il processo di reclamo ai sensi della legge tedesca sulla catena di fornitura (LkSG)
OBI - Regole di procedura per il processo di reclamo ai sensi della sezione 8, 9 (1) della legge tedesca sulla catena di fornitura (LkSG)
Il Gruppo OBI è un'azienda che opera in tutto il mondo. Il rispetto delle leggi, l'integrità e la sostenibilità sono profondamente radicati nella cultura aziendale di OBI.
Il processo di whistleblowing e di reclamo è parte integrante del sistema di compliance e della politica della catena di fornitura di OBI.
Il processo di reclamo consente a individui, aziende e organizzazioni di far luce su rischi o violazioni dei diritti umani o ambientali, nonché violazioni della legge applicabile, delle politiche interne e dei principi aziendali di OBI. Serve quindi a prevenire le violazioni, a scoprire potenziali illeciti e a fermarli.
1. Ambito di applicazione di queste regole di procedura
La legge tedesca sulla catena di fornitura ("LkSG") richiede a OBI di creare un processo di reclamo che consenta di segnalare i rischi per i diritti umani e ambientali che sono protetti dalla legge e violazioni dei diritti umani o degli obblighi ambientali che si sono verificate a causa delle attività commerciali (i) di OBI nel proprio settore di attività o (ii) di un fornitore diretto o (iii) di un fornitore indiretto di OBI.
La Direttiva UE (UE) 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni della legge dell'UE e delle sue leggi di attuazione nazionali impongono a OBI di creare uffici di segnalazione interna nei Paesi OBI che si trovano nell'Unione europea e che i dipendenti e i lavoratori interinali possono utilizzare per segnalare informazioni di cui sono venuti a conoscenza nel corso della loro attività professionale relative a potenziali violazioni della compliance presso OBI.
OBI adempie a questi doveri di legge fornendo un sistema di whistleblowing uniforme (“Speak-up” - BKMS® System). Sebbene le seguenti regole di procedura siano giuridicamente vincolanti solo con riferimento alla LkSG, il documento stabilisce anche principi generali che si applicano al sistema di whistleblowing OBI "Speak Up" in generale.
2. Che cosa si può segnalare?
Rischi e violazioni dei diritti umani e ambientali
Chiunque può segnalare rischi o violazioni dei diritti umani o ambientali della (i) legge applicabile, in particolare della LkSG, (ii) il Code of Conduct di OBI e (iii) altre politiche interne di OBI, che si sono verificate a causa delle attività commerciali (i) di OBI nel proprio settore di attività o (ii) di un fornitore diretto o (iii) di un fornitore indiretto di OBI.
Questi rischi e violazioni dei diritti umani o ambientali possono includere, ma non sono limitati a, ad esempio:
- Lavoro minorile
- Lavoro forzato o schiavitù
- Mancato rispetto delle norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro laddove ciò comporti un rischio di infortuni sul lavoro e/o rischi per la salute in ambito professionale (ad es. dovuti a una mancanza di standard di sicurezza, mancanza di misure di sicurezza; formazione e istruzione insufficienti, comprese violazioni delle leggi sull'orario di lavoro).
- Violazione della libertà di associazione, intesa come la libertà di costituire o aderire a sindacati senza discriminazioni e di essere liberamente ammessi a partecipare alle attività sindacali (questo include in particolare il diritto allo sciopero e il diritto alla contrattazione collettiva)
- Discriminazione o disparità di trattamento sul lavoro
- Rifiuto di pagare salari adeguati (in tutti i casi, il salario minimo dovuto ai sensi della legge applicabile è ritenuto adeguato)
- Provocare cambiamenti ambientali dannosi, ad es. cambiamenti del terreno, inquinamento dell'acqua e dell'aria, emissioni sonore o consumo eccessivo di acqua
- Sgombero forzato illegale e sequestro illegale di terreni, foreste e acque, nell'acquisizione, sviluppo o altro utilizzo di tali terreni, foreste o acque, il cui uso assicura il sostentamento di una persona
- Uso abusivo delle forze di sicurezza pubbliche e private
- Utilizzo di mercurio nei prodotti e produzione e trattamento dei rifiuti di mercurio in violazione delle disposizioni del diritto internazionale
- Uso e produzione di inquinanti organici persistenti (POP) e trattamento di rifiuti che contengono inquinanti organici persistenti in violazione delle disposizioni del diritto internazionale
- Importazione ed esportazione di rifiuti pericolosi in violazione delle disposizioni del diritto internazionale
Rischi e violazioni della compliance
I membri di un’azienda del Gruppo OBI e terzi possono inoltre segnalare qualsiasi altra violazione aziendale della legge applicabile (leggi, regolamenti, ecc., in particolare quelle menzionate nella Direttiva UE 2019/1937) verificatesi o riconosciute in procinto di verificarsi, nonché altre violazioni del Code of Conduct di OBI o di altre politiche di compliance significative. Altre violazioni della compliance includono, ad esempio, abuso d’ufficio e corruzione, riciclaggio di denaro, furto, abuso di fiducia o mancato rispetto delle disposizioni antitrust.
Richieste e reclami dei clienti relativi a prodotti o servizi
"Speak Up" non è destinato a richieste e reclami dei clienti relativi a prodotti o servizi. In caso di domande, feedback o reclami sui prodotti o servizi di OBI, contattare l'assistenza clienti OBI sul sito web https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Chi può inviare una segnalazione?
La procedura di reclamo OBI è aperta a chiunque.
Pertanto, i whistleblower possono includere, ad esempio:
- (i) dipendenti; (ii) clienti; (iii) azionisti / investitori di un’azienda del Gruppo OBI o fornitori diretti o indiretti di OBI
- Aziende o autorità
- Residenti di un mercato OBI o di uno stabilimento produttivo di un fornitore diretto o indiretto di OBI
- Organizzazioni non governative (ONG)
- Terze parti, che sono a conoscenza di una violazione, ad es. parenti.
Pertanto, le segnalazioni possono essere inviate anche da whistleblower direttamente o indirettamente coinvolti in prima persona dal rischio segnalato o dalla violazione segnalata o da whistleblower non interessati personalmente.
4. Come possono essere inviate le segnalazioni?
Le segnalazioni possono essere inviate tramite lo strumento online basato sul web BKMS® System gestito da OBI (“Speak Up”).
La piattaforma è disponibile in qualsiasi momento, ovvero sette giorni su sette e ventiquattro ore su ventiquattro, gratuitamente.
Per inviare una segnalazione, vi preghiamo di cliccare sul pulsante "Invia segnalazione" situato nella parte superiore della pagina di introduzione nello strumento online BKMS® System. Nel sistema, una segnalazione relativa a rischi o violazioni dei diritti umani o ambientali può essere inviata nella tematica "Rischi o violazioni dei diritti umani e ambientali presso OBI o con partner commerciali di OBI e nelle loro catene di fornitura". Tutte le altre segnalazioni possono essere inviate nella tematica “Violazioni nel gruppo OBI”.
I passaggi per l'invio di una segnalazione sono descritti singolarmente nello strumento online BKMS® System. Lì potete anche trovare le FAQ. Dopo aver inviato una segnalazione, avrete accesso alla vostra casella di posta protetta. Ciò vi consente di accedere alla piattaforma in qualsiasi momento, ricevere feedback da OBI e potenzialmente rispondere a ulteriori domande e aggiungere informazioni supplementari.
Segnalazioni inviate a OBI tramite un altro canale (ad esempio per posta, telefono o e-mail) verranno inoltre inseriti nel BKMS® System da parte di OBI per un'ulteriore elaborazione.
5. Quali lingue posso utilizzare per scrivere la mia segnalazione?
Le seguenti lingue possono essere selezionate nella schermata di immissione nello strumento online BKMS® System:
- Cinese
- Tedesco
- Inglese
- Italiano
- Polacco
- Slovacco
- Sloveno
- Ceco
- Ungherese
- Vietnamita
Le segnalazioni possono essere inviate in tutte le lingue.
L'elaborazione della segnalazione viene generalmente eseguita in tedesco, inglese, italiano, polacco, slovacco, sloveno, ceco o ungherese. Ciò vale anche per la comunicazione con il whistleblower. Ove richiesto, OBI si impegna a comunicare nella lingua del whistleblower ma non è in grado di garantire questa opzione.
6. Le segnalazioni possono essere inviate anche in forma anonima?
Le segnalazioni possono essere inviate anche in forma anonima. OBI protegge l'anonimato del whistleblower. A OBI è proibito dalla legge identificare o tentare di identificare i whistleblower contro la loro volontà.
7. Fasi successive all'invio della segnalazione
Conferma di ricezione
Il whistleblower riceve la conferma di ricezione tramite la casella di posta protetta nello strumento online entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione. Le eccezioni includono i reclami dei clienti o altri reclami che chiaramente non hanno alcun collegamento con i diritti umani, le questioni ambientali o di compliance. Se non avete creato una casella di posta, o non è possibile inviare la conferma di ricezione a causa del canale di segnalazione che avete scelto (es. lettera anonima), non possiamo inviarvi una conferma di ricezione.
Chi esamina la segnalazione?
Le segnalazioni che possono riguardare i rischi e le violazioni dei diritti umani e ambientali vengono inoltrate senza indebito ritardo al ricevimento a un legale di fiducia nell'ufficio legale di OBI.
Il legale di fiducia decide se elaborerà ulteriormente la segnalazione o nominerà qualcun altro per farlo, o se sarà elaborata da uno degli altri esaminatori delle segnalazioni presso OBI. Tutti gli esaminatori delle segnalazioni sono dipendenti presso la sede centrale del Gruppo OBI e hanno familiarità con gli argomenti specialistici operativi.
OBI assicurerà che il legale di fiducia e tutti gli altri esaminatori delle segnalazioni incaricati di svolgere questo processo,
- siano tenuti a mantenere la riservatezza,
- siano indipendenti nel loro processo e privi di conflitti di interesse,
- forniscano una garanzia di imparzialità,
- non siano soggetti ad alcuna istruzione specialistica in merito all’esaminazione della segnalazione e
- siano tenuti a mantenere riservata l'identità o l'anonimato del whistleblower, nonché l'identità delle persone menzionate nella segnalazione.
Inoltre, OBI assicura che essi dispongano delle conoscenze specialistiche necessarie per gestire le segnalazioni riguardanti i rischi relativi ai diritti umani e i rischi ambientali.
Come vengono riviste le segnalazioni riguardanti i rischi o le violazioni dei diritti umani o ambientali?
OBI prende molto sul serio ogni segnalazione. Nella prima fase del processo di revisione, gli esaminatori delle segnalazioni eseguono un controllo di plausibilità e una revisione preliminare. Questo serve a verificare se la segnalazione è sufficientemente seria e se è necessaria un'ulteriore elaborazione. Questa revisione verrà avviata entro tre giorni dal ricevimento della segnalazione (escluse le domeniche e i giorni festivi).
A seconda della natura e del contenuto della segnalazione, il controllo di plausibilità comprende in particolare i seguenti passaggi:
- Ove necessario: Ottenere una traduzione riservata della segnalazione.
- Verificare se vi siano indicazioni sufficienti che possano esistere rischi o violazioni pertinenti in materia di diritti umani o ambientali.
- Se è possibile contattare il whistleblower, il caso sarà discusso con il whistleblower. Ciò include, in particolare, ulteriori domande e l'ottenimento di informazioni supplementari.
Se si presume una situazione sospetta, verranno ulteriormente esaminate quali misure di indagine e chiarimento sono necessarie nel singolo caso. Ciò include, ad esempio, analisi dei rischi, colloqui a dipendenti o fornitori, audit dei fornitori e svolgimento di un'indagine interna. Inoltre, viene effettuata una revisione per accertare la misura in cui OBI può o dovrebbe adottare misure legali o effettivamente supplementari, eventualmente provvisorie, già in questa fase.
Il processo di reclamo è sospeso senza ulteriori azioni se, anche dopo un ulteriore scambio con il whistleblower - se possibile - non vi è un livello sufficiente di sospetto di rischi o violazioni dei diritti umani o ambientali rilevanti, ad esempio perché la segnalazione è chiaramente priva di fondamento, non plausibile, non conclusiva o falsa o perché la segnalazione non riguarda OBI o fornitori di OBI.
Quanto tempo può richiedere la fase di revisione?
La revisione viene eseguita rapidamente. A seconda dell'ambito, del livello di complessità e della capacità di OBI di esercitare influenza, una revisione può richiedere da alcuni giorni a diversi mesi.
Quali potrebbero essere le possibili misure successive in caso di conferma di rischio o violazione dei diritti umani o dell'ambiente?
Nel caso di un rischio o violazione confermato/a dei diritti umani o dell'ambiente, OBI prende decisioni per eliminarlo/a o minimizzarlo/a. Ciò include, ad esempio, misure del personale, segnalazioni alle autorità, requisiti per i fornitori o adeguamenti ai processi o alle condizioni di lavoro che si estendono fino alla cessazione dei rapporti commerciali. Se viene identificato un rischio o una violazione dei diritti umani o ambientali nel campo di attività di OBI in Germania, OBI adotterà misure per fermare immediatamente il rischio o la violazione e per prevenire il ripetersi. Ciò vale anche per l'attività commerciale di OBI all'estero in caso di conflitto con la legge locale.
Quando il whistleblowe riceve informazioni sull'esito del processo?
Entro tre mesi dal ricevimento della conferma, il whistleblower viene informato dell'esito del processo, che include una spiegazione. Questa notifica viene fornita solo o solo nella misura in cui ciò non pregiudichi ulteriori ricerche o indagini interne sui diritti delle persone a cui si riferiscono le informazioni o che sono menzionate nella segnalazione.
Se il processo è sospeso, OBI informerà il whistleblower entro un periodo di tre mesi dalla conferma di ricezione della segnalazione che non sono state prese misure di follow-up e ne fornirà le ragioni.
OBI non può informarvi sull'esito del processo se non avete creato una casella di posta, oppure non è possibile contattarvi a causa del canale di segnalazione che avete scelto (es. lettera anonima).
Il processo è gratuito?
La procedura di reclamo descritta nel presente regolamento è gratuita per i whistleblower.
Tuttavia, OBI non paga i costi e le spese sostenute dal whistleblower in relazione all'utilizzo della procedura di reclamo; in particolare, non coprirà le spese di viaggio o di consulenza legale.
8. Principi del processo
In che modo il processo di reclamo garantisce la riservatezza?
Solo il legale di fiducia dell'ufficio legale e gli altri esaminatori delle segnalazioni hanno accesso alle segnalazioni ricevute tramite lo strumento online BKMS® System. Sono obbligati a mantenere la riservatezza sulle segnalazioni e sul loro trattamento. In quanto tali, gestiscono le segnalazioni e l'identità del whistleblower, ove consentito dalla legge, in modo strettamente confidenziale.
Garantiscono che, senza il consenso esplicito del whistleblower in forma scritta, la sua identità non sia rivelata a nessuno tranne che agli esaminatori responsabili della segnalazione, al responsabile dei diritti umani e, ove possibile, in conformità con un rigoroso principio di necessità del sapere (le informazioni vanno alle persone che devono necessariamente essere coinvolte nel chiarimento dei fatti), i referenti che vengono consultati in relazione alla gestione del caso nei dipartimenti specialistici o i consulenti legali e, ove applicabile, i dipendenti o organi responsabili che eseguono misure di fllow-up a meno che tale divulgazione non avvenga (i) per adempiere a un obbligo legale; (ii) nell'ambito di procedimenti penali su richiesta delle autorità di polizia; (iii) sulla base di un provvedimento in un procedimento amministrativo successivo alla segnalazione; (iv) sulla base di una sentenza del tribunale e (v) in altri casi in cui la trasmissione di tali informazioni è legalmente consentita.
Ciò vale anche per tutte le altre informazioni che possono essere utilizzate per derivare l'identità del whistleblower, direttamente o indirettamente. Qualora al principio di riservatezza si applichi una delle eccezioni di cui sopra, il whistleblower sarà preventivamente informato della divulgazione e delle relative motivazioni. OBI si asterrà dal condividere queste informazioni solo se l'autorità incaricata dell'applicazione della legge, l'autorità competente o il tribunale hanno informato OBI che la condivisione di tali informazioni potrebbe mettere in pericolo le relative indagini, inchieste o procedimenti giudiziari.
Tutte le altre informazioni che sono trasmesse saranno anch’esse trattate come strettamente confidenziali in conformità a tali misure. Ciò vale, in particolare, per l'identità delle persone che compaiono nell'ambito dei casi notificati, nonché delle altre persone menzionate nella segnalazione.
L'identità di un whistleblower che intenzionalmente, sconsideratamente o per grave negligenza segnala informazioni errate sulle violazioni non sarà soggetta ad alcuna protezione.
In che modo OBI garantisce la protezione dei dati?
Prima di inviare una segnalazione tramite lo strumento online BKMS® System, al whistleblower viene chiesto automaticamente di confermare di aver letto e compreso la dichiarazione sulla protezione dei dati che gli è stata fornita. È possibile accedere in qualsiasi momento a questa dichiarazione sulla protezione dei dati nel piè di pagina del sito web www.bkms-system.com/obi.
Le segnalazioni vengono esaminate in conformità con il RGPD e il concetto di cancellazione interna di OBI basato su questo regolamento, incluse l'archiviazione e la cancellazione dei dati e le norme sui trasferimenti interni di dati.
In che modo OBI garantisce che i whistleblower non subiscano svantaggi a causa di una segnalazione?
OBI non adotterà alcuna misura che svantaggi i whistleblower che hanno inviato una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing di OBI in buona fede e coscienza, ovvero al momento dell’invio della segnalazione, avevano motivi giustificati per ritenere che l'informazione fosse vera.
Rientrano in tale tutela contro le ritorsioni anche (i) le persone fisiche che forniscono supporto riservato al whistleblower con la segnalazione o divulgazione in ambito professionale; (ii) terzi collegati al whistleblower e che hanno subito ritorsioni in ambito professionale a causa della segnalazione o della divulgazione e (iii) persone giuridiche, società di persone dotate di personalità giuridica e associazioni di persone fisiche legalmente legate al whistleblower per le azioni o per le quali il whistleblower lavora o con cui il whistleblower ha un altro legame professionale.
D'altra parte, i whistleblower che forniscono deliberatamente o per negligenza grave informazioni false non riceveranno alcuna protezione.
In che modo OBI esamina l'efficacia di questo processo di reclamo?
OBI esamina il processo descritto in queste regole di procedura annualmente e secondo necessità per garantirne l'efficacia. I risultati di questo processo sono integrati in questa revisione.
OBI è molto grata per le segnalazioni relative a: se avete trovato il processo facilmente accessibile e di facile comprensione, se il vostro caso è stato gestito in modo confidenziale durante il processo e se le vostre aspettative riguardo alla risoluzione del problema sono state soddisfatte.
