Pravila postopka za pritožbeni postopek v skladu z nemškim zakonom o dobavni verigi (LkSG)
OBI – Pravila postopka za pritožbeni postopek v skladu z oddelki 8, 9 (1) nemškega zakona o dobavni verigi.
Skupina OBI je podjetje, ki deluje po vsem svetu. Skladnost z zakoni, integriteta in trajnost so globoko zasidrani v kulturi podjetja OBI.
Postopek žvižgačev in pritožb je sestavni del sistema skladnosti in politike dobavne verige v podjetju OBI.
Pritožbeni postopek omogoča posameznikom, podjetjem in organizacijam, da opozorijo na tveganja ali kršitve človekovih pravic ali okolja ter kršitve veljavne zakonodaje, notranjih politik in poslovnih načel podejtja OBI. Tako služi preprečevanju kršitev, odkrivanju morebitnih nepravilnosti in njihovemu zaustavljanju.
1. Področje uporabe tega poslovnika
Nemški zakon o dobavni verigi (»LkSG«) od podjetja OBI zahteva, da ustvari pritožbeni postopek, ki omogoča prijavo zakonsko zaščitenih tveganj za človekove pravice in okolje ter kršitev človekovih pravic ali okoljskih obveznosti, do katerih je prišlo zaradi poslovnih dejavnosti (i) podjetja OBI na njegovem področju poslovanja ali (ii) neposrednega ali (iii) posrednega dobavitelja podjetja OBI.
Direktiva (EU) 2019/1937 o zaščiti oseb, ki poročajo o kršitvah zakonodaje EU, in njeni nacionalni izvedbeni zakoni od podjetja OBI zahtevajo, da v državah, ki so v Evropski uniji in kjer se nahaja podjetje OBI, ustvari notranje urade za poročanje, ki jih lahko zaposleni in začasno zaposleni uporabijo za poročanje o informacijah, za katere so izvedeli v okviru svojih poklicnih dejavnosti v zvezi z morebitnimi kršitvami skladnosti v podjetju OBI.
OBI izpolnjuje te zakonske dolžnosti z zagotavljanjem enotnega sistema za žvižgače (»Speak-up« – BKMS® System). Čeprav je naslednji poslovnik pravno zavezujoč samo v zvezi z LkSG, dokument določa tudi splošna načela, ki veljajo za sistem za žvižgače OBI »Speak Up« na splošno.
2. O katerih dogodkih je mogoče poročati?
Tveganja in kršitve človekovih pravic in okolja
Vsakdo lahko poroča o tveganjih za človekove pravice ali okolje ali o kršitvah (i) veljavne zakonodaje, zlasti LkSG, (ii) kodeksa ravnanja podjetja OBI in (iii) ostalih notranjih politik podjetja OBI, do katerih je prišlo zaradi poslovnih dejavnosti (i) podjetja OBI na njenem področju poslovanja ali (ii) neposrednega ali (iii) posrednega dobavitelja podjetja OBI.
Te človekove pravice ali ostala okoljska tveganja in kršitve lahko vključujejo, vendar niso omejene na, na primer:
- Delo otrok
- Prisilno delo ali suženjstvo
- Neupoštevanje veljavnih predpisov o varnosti pri delu, če to vodi v tveganje za nesreče pri delu in/ali tveganje za zdravje pri delu (npr. zaradi pomanjkanja varnostnih standardov, pomanjkanja varnostnih ukrepov; nezadostnega usposabljanja in navodil, vključno s kršitvami zakona o delovnem času).
- Kršitev svobode združevanja, kar pomeni svobodo ustanavljanja sindikatov ali včlanjevanja v sindikate brez diskriminacije in svobodnega sodelovanja v sindikalnih dejavnostih (to vključuje zlasti zakon o stavki in pravico do kolektivnih pogajanj).
- Diskriminacija ali neenako obravnavanje pri zaposlovanju
- Zavrnitev izplačila ustrezne plače (v vseh primerih se za ustrezno šteje minimalna plača, ki jo je treba izplačati v skladu z ustrezno zakonodajo).
- Povzročanje škodljivih okoljskih sprememb, npr. spremembe tal, onesnaževanje vode in zraka, emisije hrupa ali prekomerna poraba vode.
- Nezakonita prisilna izselitev in nezakonita zaplemba zemljišč, gozdov in voda pri pridobivanju, urejanju ali drugi uporabi takih zemljišč, gozdov ali voda, katerih uporaba posamezniku zagotavlja preživetje.
- Zloraba pooblastil zasebnih in javnih varnostnih sil.
- Uporaba živega srebra v izdelkih ter proizvodnja in ravnanje z odpadki živega srebra v nasprotju z določbami mednarodnega prava.
- Uporaba in proizvodnja obstojnih organskih onesnaževal (POPs) ter ravnanje z odpadki, ki vsebujejo obstojna organska onesnaževala, v nasprotju z določbami mednarodnega prava.
- Uvoz in izvoz nevarnih odpadkov v nasprotju z določili mednarodnega prava.
Tveganja in kršitve v zvezi s skladnostjo
Člani podjetja v skupini OBI in tretje osebe lahko prijavijo tudi vse druge kršitve veljavne zakonodaje (zakonov, predpisov itd., zlasti tistih, ki so navedeni v Direktivi EU 2019/1937), ki so se zgodile ali za katere se ve, da se bodo zgodile, ter druge kršitve kodeksa ravnanja podjetja OBI ali drugih pomembnih politik skladnosti. Druge kršitve skladnosti vključujejo na primer podkupovanje in korupcijo, pranje denarja, krajo, zlorabo zaupanja ali neupoštevanje protimonopolnih določb.
Zahteve in pritožbe strank v zvezi z izdelki ali storitvami
»Speak Up« ni namenjen poizvedbam in pritožbam strank v zvezi z izdelki ali storitvami. Če imate kakršna koli vprašanja, povratne sporočilo ali pritožbe v zvezi z izdelki ali storitvami podjetja OBI, se obrnite na oddelek za pomoč strankam podjetja OBI na naslovu https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Kdo lahko pošlje poročilo?
Pritožbeni postopek OBI je odprt za kogar koli.
Zato so lahko žvižgači na primer:
- (i) zaposleni; (ii) stranke; (iii) delničarji/vlagatelji v podjetju v skupini OBI ali neposredni ali posredni dobavitelj podjetja OBI,
- podjetja ali organi,
- rezidenti trga OBI ali proizvodnega obrata neposrednega ali posrednega dobavitelja podjetja OBI,
- nevladne organizacije,
- tretje osebe, ki vedo za kršitev, npr. sorodniki.
V skladu s tem lahko prijavo oddajo tudi žvižgači, ki jih prijavljeno tveganje oziroma prijavljena kršitev osebno neposredno ali posredno zadeva, ali prijavitelji, ki niso osebno prizadeti.
4. Kako je mogoče oddati poročila?
Poročila je mogoče oddati prek spletnega orodja BKMS® System, ki ga upravlja podjetje OBI (»Speak Up«).
Platforma je na voljo ves čas, torej sedem dni v tednu in štiriindvajset ur na dan, brezplačno.
Če želite poslati poročilo, kliknite gumb »Pošiljanje sporočila«, ki se nahaja na vrhu uvodne strani v spletnem orodju BKMS® System. V sistemu lahko prijavo v zvezi s tveganji ali kršitvami človekovih pravic ali okolja oddate pod vrsto nepravilnosti »Tveganja ali kršitve človekovih pravic in okolja pri podjetju OBI ali pri poslovnih partnerjih podjetja OBI in v njihovih dobavnih verigah«. Vsa druga poročila lahko predložite v vrsto nepravilnosti »Kršitve v skupini OBI«.
Koraki za oddajo poročila so posamično opisani v spletnem orodju BKMS® System. Tam lahko najdete tudi pogosta zastavljena vprašanja. Ko oddate poročilo, boste imeli dostop do lastnega zaščitenega poštnega predala. To vam omogoča, da kadar koli dostopate do platforme, prejmete povratno sporočilo od podjetja OBI in potencialno odgovorite na nadaljnja vprašanja ter dodate dodatne informacije.
Poročila, ki so podjetju OBI poslana po drugi poti (npr. po pošti, telefonu ali elektronski pošti), bo podjetje OBI prav tako vneslo v BKMS® System za nadaljnjo obdelavo.
5. V katerih jezikih lahko napišem poročilo?
Na vnosnem zaslonu v spletnem orodju BKMS® System lahko izberete naslednje jezike:
- kitajščina,
- nemščina,
- angleščina,
- italjianščina,
- poljščina,
- slovaščina,
- slovenščina,
- češčina,
- madžarščina,
- vietnamščina,
Poročila se lahko predložijo v vseh jezikih.
Obdelava poročil praviloma poteka v nemškem, angleškem, italijanskem, poljskem, slovaškem, slovenskem, češkem ali madžarskem jeziku. To velja tudi za komunikacijo z žvižgačem. Na zahtevo si OBI prizadeva komunicirati v jeziku žvižgača nepravilnosti, vendar te možnosti ne more zagotoviti.
6. Ali se lahko poročila oddajo tudi anonimno?
Poročila se lahko oddajo tudi anonimno. Podjetje OBI varuje anonimnost žvižgača. Zakonodaja prepoveduje, da bi podjetje OBI identificiralo ali poskušalo identificirati žvižgače proti njihovi volji.
7. Naslednji koraki po oddaji poročila
Potrdilo o prejemu
Potrdilo o prejemu prijave žvižgač prejme preko varovanega poštnega predala v spletnem orodju najkasneje v sedmih dneh po prejemu poročila. Izjeme od tega vključujejo pritožbe strank ali druge pritožbe, ki očitno niso povezane s človekovimi pravicami, okoljem ali skladnostjo. Če nimate ustvarjenega poštnega predala ali zaradi izbranega kanala poročanja ni mogoče poslati potrdila o prejemu (npr. anonimno pismo), vam potrdila o prejemu ne moremo poslati.
Kdo pregleda poročilo?
Poročila, ki se lahko nanašajo na tveganja in kršitve človekovih pravic in okolja, se po prejemu brez nepotrebnega odlašanja posredujejo zaupnemu svetovalcu v pravni službi podjetja OBI.
Zaupniški svetovalec se odloči, ali bo poročilo nadalje obdelal ali bo za to imenoval nekoga drugega ali pa ga bo obdelal kateri od drugih pregledovalcev poročil v podjetju OBI. Vsi pregledovalci poročil so zaposleni na sedežu skupine OBI in poznajo operativne strokovne vsebine.
Podjetje OBI zagotavlja, da zaupniški svetovalec in vsi drugi pregledovalci poročil, ki jim je zaupano izvajanje tega postopka,
- morajo ohraniti zaupnost,
- so pri obdelavi neodvisni in niso v navzkrižju interesov,
- zagotovljajo jamstvo glede nepristranskosti,
- niso podvrženi strokovnim navodilom v zvezi s pregledom poročila in
- morajo ohraniti zaupnost identitete ali anonimnosti žvižgača ter identitete posameznikov, omenjenih v poročilu.
Poleg tega podjetje OBI zagotavlja, da imajo potrebno strokovno znanje za obravnavo poročil v zvezi s človekovimi pravicami in okoljskimi tveganji.
Kako se pregledujejo poročila v zvezi s človekovimi pravicami ali okoljskimi tveganji ali kršitvami?
Podjetje OBI vsako poročilo jemlje zelo resno. V prvem koraku postopka pregleda pregledovalci poročila izvedejo preverjanje verodostojnosti in predhodni pregled. S tem se preveri, ali je prijava dovolj resna in ali je potrebna nadaljnja obdelava. Ta pregled se bo začel v treh dneh po prejemu poročila (razen ob nedeljah in praznikih).
Glede na naravo in vsebino poročila preverjanje verodostojnosti vključuje zlasti naslednje korake:
- kjer je to potrebno: pridobitev zaupnega prevoda poročila.
- Pregled, ali obstajajo zadostni znaki, da lahko obstajajo relevantna tveganja ali kršitve človekovih pravic ali okolja.
- Če je možno stopiti v stik z žvižgačem, se o primeru z njim pogovori. To vključuje zlasti dodatna vprašanja in pridobivanje dodatnih informacij.
Če se domneva, da gre za sumljiv dogodek, se nadalje preveri, kateri preiskovalni in pojasnjevalni ukrepi so v posameznem primeru potrebni. To vključuje na primer analize tveganja, razgovore z zaposlenimi ali dobavitelji, revizije dobaviteljev in izvedbo notranje preiskave. Poleg tega se opravi pregled, da se ugotovi, v kolikšnem obsegu podjetje OBI lahko ali bi moral sprejeti pravne ali dejansko dodatne, po možnosti začasne, ukrepe že na tej stopnji.
Postopek pritožbe se ustavi brez nadaljnjega ukrepanja, če tudi po nadaljnji izmenjavi informacij z žvižgačem - če je to mogoče - ni zadostne stopnje suma o ustreznih tveganjih ali kršitvah človekovih pravic ali okolja, na primer zato, ker je prijava očitno neutemeljena, ni verjetna, ni prepričljiva ali neresnična ali se ne nanaša na podjetje OBI ali dobavitelje podjetja OBI.
Kako dolgo lahko traja pregled?
Pregled poteka hitro. Pregled lahko traja od nekaj dni do nekaj mesecev, odvisno od obsega, stopnje kompleksnosti in zmožnosti vpliva podjetja OBI.
Kakšni bi lahko bili morebitni naknadni ukrepi v primeru potrjenega tveganja ali kršitve človekovih pravic ali okolja?
V primeru potrjenega tveganja ali kršitve človekovih pravic ali okolja OBI sprejme odločitve, da to odpravi ali zmanjša na minimum. To vključuje na primer kadrovske ukrepe, poročanje organom, zahteve za dobavitelje ali prilagoditve procesov ali delovnih pogojev, ki segajo do prekinitve poslovnih odnosov. Če se na področju dejavnosti podjetja OBI v Nemčiji ugotovi tveganje ali kršitev človekovih pravic ali okolja, bo podjetje OBI sprejelo ukrepe za takojšnjo zaustavitev tveganja ali kršitve in preprečitev ponovitve. To velja tudi za poslovne dejavnosti podjetja OBI v tujini, če je lokalna zakonodaja v nasprotju.
Kdaj žvižgač prejme informacijo o izidu postopka?
V treh mesecih po prejemu potrditve je žvižgač obveščen o izidu postopka s pojasnilom. To obvestilo je podano samo ali le, če to ne vpliva na nadaljnje notranje raziskave ali preiskave pravic oseb, na katere se informacije nanašajo ali ki so omenjene v poročilu.
Če se postopek prekine, bo podjetje OBI žvižgača v roku treh mesecev od potrditve prejema prijave obvestil, da niso bili sprejeti nadaljnji ukrepi in navedel razloge za to.
Podjetje OBI vas ne more obvestiti o izidu postopka, če nimate ustvarjenega poštnega predala ali pa ni možno stopiti v stik z vami zaradi izbranega kanala poročanja (npr. anonimno pismo).
Ali je postopek brezplačen?
Pritožbeni postopek, opisan v tem poslovniku, je za žvižgače nepravilnosti brezplačen.
Vendar pa podjetje OBI ne krije nobenih stroškov in izdatkov, ki jih ima žvižgač v zvezi z uporabo pritožbenega postopka; zlasti ne krije potnih stroškov ali stroškov pravnega svetovanja.
8. Načela postopka
Kako pritožbeni postopek zagotavlja zaupnost?
Dostop do poročil, prejetih prek spletnega orodja BKMS® System, imajo samo zaupniški svetovalec v pravnem oddelku in drugi pregledovalci poročil. Zavezani so k zaupnosti poročil in njihove obdelave. Zato prijave in identiteto žvižgača obravnavajo kot strogo zaupne, kadar je to zakonsko dovoljeno.
Zagotavljajo, da se brez izrecnega soglasja žvižgača v obliki besedila njegova identiteta ne razkrije nikomur razen odgovornim pregledovalcem poročil, uradniku za človekove pravice in, če je mogoče, v skladu s strogim načelom potrebe po seznanitvi (informacije prejmejo osebe, ki morajo nujno sodelovati pri razjasnitvi dejstev), osebam, s katerimi se v zvezi z obravnavo primera posvetujejo strokovne službe ali pravni svetovalci, ter po potrebi odgovornim zaposlenim ali članom organov, ki sprejmejo nadaljnje ukrepe, razen če do razkritja pride (i) zaradi izpolnitve zakonske obveznosti; (ii) kot del kazenskega postopka na zahtevo organov pregona; (iii) na podlagi odredbe v upravnem postopku, ki sledi poročilu; (iv) na podlagi sodbe sodišča in (v) v drugih primerih, v katerih je posredovanje teh informacij zakonsko dovoljeno.
To velja tudi za vse druge informacije, na podlagi katerih se lahko neposredno ali posredno ugotovi identiteta žvižgača nepravilnosti. Če pri načelu zaupnosti velja katera od zgoraj navedenih izjem, bo žvižgač predhodno obveščen o razkritju in razlogih za to. Podjetje OBI se bo vzdržalo posredovanja teh informacij le, če je organ kazenskega pregona, pristojni organ ali sodišče obvestilo podjetje OBI, da lahko posredovanje teh informacij ogrozi povezane preiskave, poizvedbe ali sodne postopke.
Tudi vse ostale posredovane informacije bodo v skladu s temi ukrepi obravnavane kot strogo zaupne. To velja zlasti za identiteto oseb, ki se pojavljajo v okviru prijavljenih primerov, kot tudi drugih oseb, omenjenih v poročilu.
Identiteta žvižgača, ki namerno, iz nepremišljenosti ali iz hude malomarnosti sporoči netočne podatke o kršitvah, ne bo predmet nikakršnega varstva.
Kako OBI zagotavlja varovanje podatkov?
Pred oddajo poročila prek spletnega orodja BKMS® System se žvižgača samodejno prosi, da potrdi, da je prebral in razumel navedeno izjavo o zasebnosti. Ta izjava o zasebnosti je vedno dostopna v nogi strani na www.bkms-system.com/obi.
Poročila se pregledujejo v skladu z GDPR in konceptom notranjega izbrisa v podjetju OBI, ki temelji na tej uredbi, vključno s shranjevanjem in brisanjem podatkov ter predpisi o internem prenosu podatkov.
Kako OBI zagotavlja, da žvižgači zaradi prijave ne bodo oškodovani?
Podjetje OBI ne bo izvajalo nobenih ukrepov, s katerimi bi bilo v škodo žvižgačev, ki so v dobri veri in vesti poslali prijavo preko sistema za žvižgače OBI, torej so v trenutku oddaje prijave utemeljeno verjeli, da so informacije resnične.
Ta zaščita pred povračilnimi ukrepi vključuje tudi (i) fizične osebe, ki žvižgaču zagotavljajo zaupno podporo pri prijavi ali razkritju v poklicnem okviru; (ii) tretje osebe, ki so povezane z žvižgačem in ki so zaradi prijave ali razkritja doživele povračilne ukrepe v poklicnem okviru, ter (iii) pravne osebe, partnerstva s pravno osebnostjo in združenja posameznikov, ki so pravno povezani z žvižgačem zaradi delnic ali za katere žvižgač dela ali s katerimi ima žvižgač drugo poklicno povezavo.
Po drugi strani pa žvižgači, ki namerno ali iz hude malomarnosti posredujejo lažne podatke, ne bodo deležni zaščite.
Kako podjetje OBI preverja učinkovitost tega pritožbenega postopka?
Podjetje OBI vsako leto in po potrebi pregleda postopek, opisan v tem poslovniku, da zagotovi njegovo učinkovitost. Ugotovitve tega procesa so vključene v ta pregled.
OBI je zelo hvaležen za poročila o tem, ali se vam je zdel postopek lahko dostopen in razumljiv, ali je bil vaš primer med postopkom obravnavan zaupno in ali so bila vaša pričakovanja glede rešitve težave izpolnjena.
