Varslingssystem – Informasjon om personvern for Tyskland
Vi tar personvern og fortrolighet svært alvorlig, og vi forholder oss til bestemmelsene i EU sin generelle personvernforordning (GDPR) samt gjeldende nasjonale bestemmelser om personvern. Vennligst les denne informasjonen om personvern nøye før du sender en melding.
Ansvarlig part og personvernansvarlig:
Parten som er ansvarlig for personvern, er:
ALDI Einkauf GmbH & Co. OHG
Eckenbergstraße 16
45307 Essen
Personvernansvarlig kan nås via e-post til groupdataprotection@aldi-nord.de og via e-post til ALDI Einkauf GmbH & Co. OHG, z.Hd. Datenschutzbeauftragter, Eckenbergstraße 16, 45307 Essen.
Formål med og rettslig grunnlag for varslingssystemet
Vårt varslingssystem (BKMS ® System) tjener til sikker og fortrolig mottak, behandling og styring av meldinger som omfatter brudd på adferdskodeksen. Behandlingen av persondata innenfor rammen av BKMS ® System, er basert på vårt firmas berettigede interesse av å avdekke og forhindre lovbrudd, for på denne måten å unngå skade på firmaet, deres medarbeidere og kunder.
Varslingssystemet driftes av et spesialisert firma, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich i Tyskland, på vegne av ALDI Einkauf.
Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen av persondata er artikkel 6, 1f i EU-GDPR.
Behandling av personopplysninger
Persondata og informasjon som legges inn på varslingssystemet lagres i en høysikkerhetsdatabase som driftes av EQS Group GmbH. Kun kompetente og autoriserte ansatte i ALDI Einkauf har tilgang til dataene. EQS Group GmbH og andre tredjeparter har ikke tilgang til dataene. Dette sikres i den sertifiserte prosedyren ved hjelp av avanserte tekniske og organisatoriske tiltak.
Alle data lagres kryptert med flere nivåer av passordbeskyttelse, slik at tilgangen er begrenset til et svært lite utvalg av uttrykkelig kompetente og autoriserte personer hos ALDI Einkauf.
Type persondata som innsamles
Bruk av varslingssystemet finner sted på frivillig basis. Hvis du sender en melding via vårt varslingssystem, innhenter vi følgende persondata og informasjon så vidt du deler de:
- ditt navn,
- hvor du er ansatt, og
- navnene og andre persondata for personene som du angir i din melding, hvis relevant.
Fortrolig behandling av meldinger
Meldinger som sendes inn, mottas av et lite utvalg av uttrykkelig kompetente og autoriserte spesielt opplærte ansatte innen ALDI Einkauf sin compliance-organisasjon, og de behandles alltid fortrolig. De ansatte ved ALDI Einkauf sin compliance-organisasjon evaluerer saken og foretar eventuelt ytterligere undersøkelser som kreves i det spesielle tilfellet.
Under behandlingen av en melding eller gjennomføringen av en spesialetterforskning, kan det bli nødvendig å videresende meldinger til andre parter. Vi vil alltid sørge for at de relevante bestemmelsene til personvern overholdes når vi deler meldinger.
Alle personer som har tilgang til dataene er forpliktet til å opprettholde fortrolighet.
Informasjon om den beskyldte
Vi er rettslig forpliktet til å informere beskyldte om eventuelle meldinger som er mottatt om dem, så snart avdekkingen av denne informasjonen ikke lenger setter etterforskningen i fare. Din identitet som varsler, hvis du i det hele tatt avslører den, vil vanligvis ikke bli avslørt.
Dine rettigheter
Ifølge europeisk lov om personvern, har du og personene som nevnes i meldingen, rett til tilgang, korreksjon, sletting, innskrenket behandling samt rett til å gjøre innsigelser mot behandlingen av dine persondata. Dersom retten til å gjøre innsigelser mot behandlingen av personlige data påberopes, vil nødvendigheten av de lagrede data for undersøkelsen av en melding bli vurdert øyeblikkelig. Data som ikke lenger behøves vil bli slettet umiddelbart. Du har også rett til å fremføre en klage hos ansvarlig myndighet for overvåkning.
Oppbevaringstid for personopplysninger
Persondata holdes tilbake så lenge det er nødvendig for å klargjøre situasjonen og foreta en endelig vurdering eller så lenge det eksisterer en legitim interesse fra firmaets side, eller loven krever tilbakeholdelse. Etter at behandlingen av meldingen er avsluttet, vil disse data bli slettet i samsvar med lovfestede krav.
Bruk av varslingsportalen
Kommunikasjonen mellom din datamaskin og varslingssystemet finner sted via en kryptert forbindelse (SSL). Din IP-adresse vil ikke bli lagret under din bruk av varslingssystemet. For å opprettholde forbindelsen mellom din datamaskin og BKMS ® System, lagres det en informasjonskapsel på datamaskinen din. Denne informasjonskapselen inneholder kun øktens ID (en såkalt øktkapsel). Denne informasjonskapselen er kun gyldig inntil økten din er ferdig, og den utløper så snart du lukker nettleseren din.
Det er mulig å opprette en postkasse i varslingssystemet som er sikret med et individuelt valgt pseudonym/brukernavn og passord. Dette gjør det mulig for deg å sende meldinger enten med navn eller på en anonym, sikker måte. Dette systemet lagrer bare data innenfor varslingssystemet, noe som gjør det spesielt sikkert. Det er ikke noen form for vanlig e-post kommunikasjon.
Merknad om sending av vedlegg
Når du sender inn en melding eller et tillegg, kan du samtidig sende vedlegg. Hvis du ønsker å sende inn en anonym melding, må du merke deg følgende prosedyre for personvern: Filer kan inneholde skjulte personopplysninger som kan gå utover anonymiteten din. Fjern disse opplysningene før du sender filene. Hvis du ikke kan fjerne disse opplysningene, eller du er usikker på hvordan du skal gjøre dette, må du kopiere teksten i vedlegget ditt i meldingsteksten eller sende en utskrift av dokumentet anonymt til adressen som er oppført i fotnoten og angi referansenummeret som du mottar ved slutten av meldingsprosessen.
Informasjon om personvern for nettsiden
Les også informasjonen om personvern på vår nettside:
https://www.aldi-nord.de/tools/datenschutzhinweis.html