Informativa privacy
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (“GDPR-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla tutela dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di whistleblowing e fondamento giuridico
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, trattare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance della Domestic and General Insurance Europe AG. Il trattamento dei dati personali nel BKMS® System si basa sul legittimo interesse della nostra azienda di individuare e impedire una condotta impropria e quindi evitare danni alla Domestic and General Insurance Europe AG, ai suoi dipendenti e ai clienti. L'articolo 6 (1) (f) GDPR-UE funge da base giuridica per il trattamento di questi dati.
Responsabile
I responsabili della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing sono
- Domestic and General Insurance Europe AG
- le sue filiali
come parti con reciproca responsabilità autonoma (in seguito anche: “DGIEU”).
Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, la EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di DGIEU.
I dati personali e le informazioni inseriti nel sistema di whistleblowing sono memorizzati in una banca dati di un centro dati ad alta sicurezza gestito da EQS Group GmbH. Solo DGIEU ha accesso ai dati. La EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso DGIEU.
DGIEU ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Domande sulla protezione dei dati possono essere inviate a DGIEU, Arnd Harnischmacher, datenschutz@domesticandgeneral.com.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità,
- se è impiegato/a alla DGIEU, e
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati del dipartimento di compliance di DGIEU espressamente autorizzati e formati e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti del dipartimento di compliance di DGIEU valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di DGIEU o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo, in cui vigono normative diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
DGIEU potrebbe essere obbligata a condividere informazioni relative a violazioni della compliance con determinate agenzie governative, in particolar modo con autorità incaricate dell'applicazione della legge oppure con tribunali. In caso di condivisione di informazioni e obbligo di divulgazione o anche di sequestri, non potremo trattenere le informazioni che ci ha fornito.
Informazioni sulla persona accusata
Come principio base siamo tenuti per legge ad informare la persona accusata di avere ricevuto una segnalazione che la riguarda, a meno che ciò non metta a repentaglio ulteriori indagini sulla segnalazione. In questo contesto e se legalmente possibile, la Sua identità come whistleblower non verrà rivelata.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di chiedere informazioni, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporsi al trattamento dei dati personali in questione. Se viene esercitato il diritto di opposizione, verificheremo immediatamente in che misura i dati archiviati siano ancora necessari per dare seguito a una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Ha anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati solo fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione e valutare la segnalazione, fino a quando sussiste un legittimo interesse dell'azienda o fino a quando previsto per legge. Una volta conclusa l’elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di whistleblowing
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato un cookie sul Suo computer che contiene solamente l'ID di sessione (un cosiddetto cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
È possibile creare una casella di posta nel sistema di whistleblowing, che è protetta con un nome utente/pseudonimo e una password scelti da Lei. Questo Le permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso DGIEU in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di whistleblowing, rendendoli particolarmente sicuri. Non si tratta di una modalità classica di comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile in DGIEU. Se desidera inviare una segnalazione anonima, La preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero mettere a rischio il Suo anonimato. Elimini questi dati prima d'inviare la segnalazione. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non è sicuro di come farlo, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: 23 novembre 2018