Alman Tedarik Zinciri Yasasına (LkSG) göre şikayet süreci için prosedür kuralları
Alman Tedarik Zinciri Yasası Bölüm 8, 9 (1) uyarınca şikayet süreci için OBI Prosedür Kuralları
OBI Group, dünyanın dört bir yanında faaliyet gösteren bir şirkettir. Kanunlara uyum, dürüstlük ve sürdürülebilirlik, OBI şirket kültürünün vazgeçilmez unsurlarıdır.
İhbar edici ve şikayet süreci, OBI'de İnsan Hakları Yönetim Sisteminin, uygunluk yönetim sisteminin ve tedarik zinciri politikasının ayrılmaz bir parçasıdır.
Şikayet süreci bireylerin, şirketlerin ve örgütlerin insan haklarına veya çevreye yönelik risk ve ihlallerin yanı sıra yürürlükteki kanunların, OBI'nin iç politikalarının ve iş ilkelerinin ihlallerinin açıklığa kavuşturulmasını veya bu konularla ilgili endişelerin dile getirilmesini sağlar. Bu nedenle, ihlallerin önlenmesine, olası yasa dışı eylemlerin ortaya çıkarılmasına ve bunların devam etmesinin engellenmesine hizmet eder.
1. Bu prosedür kurallarının kapsamı
Alman Tedarik Zinciri Yasası ("LkSG") uyarınca OBI, kanunlarla korunan insan hakları ve çevresel risklerin yanı sıra OBI'nin (i) kendi iş alanında ya da OBI'nin (ii) doğrudan veya (iii) dolaylı bir tedarikçisinin iş faaliyetleri nedeniyle meydana gelen insan hakları veya çevresel görevlere yönelik ihlallerin bildirilmesini mümkün kılan bir şikayet süreci oluşturmakla yükümlüdür.
AB yasalarının ihlallerini bildiren kişilerin korunmasına yönelik (AB) 2019/1937 sayılı AB Direktifi ve bu direktifin ulusal uygulama yasaları uyarınca OBI, Avrupa Birliği'nde bulunan ülkelerinde çalışanların ve geçici çalışanların profesyonel faaliyetleri esnasında OBI'de olası uygunluk ihlalleri ile ilgili olarak elde ettikleri bilgileri bildirmek için kullanabilecekleri firma içi bildirim ofisleri oluşturmakla yükümlüdür.
OBI, tek tip bir ihbar sistemi (“Speak Up" - BKMS® System) sağlayarak bu yasal görevleri yerine getirir. Aşağıdaki prosedür kuralları yalnızca LkSG kapsamında yasal olarak bağlayıcı olsa da belgede OBI'nin "Speak Up" ihbar sistemi için genellikle geçerli olan genel ilkeler de belirtilmektedir.
2. Neler bildirilebilir?
İnsan hakları ve çevreye ilişkin risk ve ihlaller
Herkes, insan hakları ve çevre ile ilgili risk veya ihlallerin yanı sıra (i) yürürlükteki yasalar ve özellikle LkSG, (ii) OBI'nin Davranış Kuralları ve (iii) OBI'de (i) OBI'nin kendi iş alanında ya da (ii) doğrudan veya (iii) dolaylı bir tedarikçinin iş faaliyetleri nedeniyle meydana gelen diğer iç politikalara yönelik ihlalleri bildirebilir.
Bu insan hakları veya diğer çevresel riskler ve ihlaller, örneğin aşağıda belirtilenleri içerebilir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
- Çocuk işçiliği
- Zorla çalıştırma veya kölelik
- Mesleki güvenlik düzenlemelerine uyulmaması ve bunun sonucunda iş yerinde kaza riskinin veya mesleki sağlık risklerinin oluşması (örn. güvenlik standartlarının olmaması ya da güvenlik önlemlerinin alınmamasından dolayı; çalışma süresi kanunları ihlalleri de dahil olmak üzere yetersiz eğitim ve bilgilendirme yüzünden).
- Örgütlenme özgürlüğünün ihlali, yani ayrım gözetmeksizin sendika kurma veya sendikalara katılma özgürlüğü ve sendika faaliyetlerine katılma izninin verilmesi (buna özellikle grev kanunu ve toplu müzakere hakkı dahildir)
- İstihdamda ayrımcılık veya eşit olmayan muamele
- Uygun ücreti ödemeyi reddetme (her durumda geçerli kanunlar uyarınca, ödenmesi gereken asgari ücret yeterli olarak kabul edilir)
- Zararlı çevresel değişimlere neden olma, örn. toprak değişiklikleri, su veya havayı kirletme, gürültü emisyonları veya aşırı su tüketimi
- Kullanımı, bir kişinin geçimini sağlayan arazi, orman veya suların iktisabı, geliştirilmesi veya diğer biçimlerde kullanılması sırasında ilgili arazi, orman ve suların yasa dışı olarak ele geçirilmesi ve insanların yasa dışı olarak tahliye edilmesi
- Özel ve kamu güvenlik güçleri tarafından yetkinin kötüye kullanılması
- Ürünlerde ve üretimde cıva kullanımı ve cıva atıklarının uluslararası hukuk hükümlerine aykırı şekilde arıtılması
- Ürünlerde ve üretimde kalıcı organik kirleticilerin (KOK) kullanımı ve kalıcı organik kirletici içeren atıkların uluslararası hukuk hükümlerine aykırı şekilde arıtılması
- Tehlikeli atıkların uluslararası hukuk hükümlerine aykırı şekilde ithalatı ve ihracatı
Uygunluk riskleri ve ihlalleri
OBI Group bünyesindeki bir şirketin üyeleri ve üçüncü taraflar, yürürlükteki yasalara (kanunlar, düzenlemeler vb., özellikle 2019/1937 sayılı AB Direktifinde belirtilenler) yönelik şirketle ilgili meydana gelmiş veya gelmek üzere olan ihlallerin yanı sıra OBI Davranış Kuralları veya diğer önemli uygunluk politikalarının diğer ihlallerini de bildirebilir. Diğer uygunluk ihlalleri arasında örneğin, rüşvet ve yolsuzluk, kara para aklama, hırsızlık, güven ihlali veya antitröst hükümlerine uymama yer alır.
Ürün veya hizmetle ilgili müşteri talepleri ve şikayetleri
"Speak Up", ürün veya hizmetle ilgili müşteri talepleri ve şikayetleri için öngörülmemiştir. OBI ürünleri veya hizmetleri ile ilgili sorularınız, geri bildirimleriniz veya şikayetleriniz varsa, lütfen https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt adresinden OBI Müşteri Hizmetleri ile irtibata geçin.
3. Kimler bildirim gönderebilir?
OBI şikayet süreci herkese açıktır.
Bu nedenle ihbar ediciler örneğin aşağıdakiler olabilir:
- OBI Group bünyesindeki bir şirketin (i) çalışanları; (ii) müşterileri; (iii) hissedarları / yatırımcıları veya OBI'nin doğrudan ya da dolaylı tedarikçileri
- Şirketler veya Yetkili Makamlar
- Bir OBI pazarının veya OBI'nin doğrudan veya dolaylı tedarikçi üretim tesisinin sakinleri
- Sivil toplum kuruluşları (STK'lar)
- Bir ihlale ilişkin bilgiye sahip olan üçüncü taraflar, örn. akrabalar.
Buna göre bildirilen riskten veya ihlalden doğrudan veya dolaylı şekilde kişisel olarak etkilenen ihbar ediciler veya kişisel olarak etkilenmeyen ihbar ediciler de bildirimde bulunabilir.
4. Bildirimler nasıl gönderilebilir?
Bildirimler, OBI tarafından işletilen, Web tabanlı çevrimiçi BKMS® System aracı ("Speak Up") aracılığıyla gönderilebilir.
Platform her zaman, yani haftanın yedi günü, günün yirmi dört saati ücretsiz olarak kullanılabilir.
Bir bildirim göndermek için çevrimiçi BKMS® System aracının giriş sayfasının üst kısmında bulunan “Bildiriniz” butonuna tıklayın. Sistemde insan hakları veya çevresel risk ya da ihlal endişesiyle ilgili bildirimler "OBI'de, OBI'nin iş ortaklarında veya onların tedarik zincirlerinde insan haklarına veya çevreye yönelik riskler ya da ihlaller" kategorisi altında gönderilebilir. Diğer tüm bildirimler, "OBI Group içerisinde ihlaller" kategorisi altında gönderilebilir.
Bildirim göndermeye yönelik adımlar, çevrimiçi BKMS® System aracında tek tek açıklanmıştır. Orada, Sıkça Sorulan Soruları (SSS) da bulabilirsiniz. Bir bildirim gönderdikten sonra kendi güvenli posta kutunuza erişebileceksiniz. Böylelikle platforma her zaman erişebilir, OBI'den geri bildirim alabilir ve duruma göre başka sorular cevaplayabilir ve ek bilgi ekleyebilirsiniz.
OBI'ye başka bir kanal üzerinden gönderilen bildirimler de (örn. posta yoluyla, telefon veya e-posta aracılığıyla) ek işlemler uygulamak üzere OBI tarafından BKMS® System'e girilir.
5. Bildirimimi yazmak için hangi dilleri kullanabilirim?
Çevrimiçi BKMS® System aracının giriş ekranında aşağıdaki diller seçilebilir:
- Çince
- Almanca
- İngilizce
- İtalyanca
- Lehçe
- Slovakça
- Slovence
- Çekçe
- Macarca
- Vietnamca
Bildirimler her dilde gönderilebilir.
Bildirimler genellikle Almanca, İngilizce, İtalyanca, Lehçe, Slovakça, Slovence, Çekçe veya Macarca dillerinde işlenir. Bu, ihbar edici ile iletişim için de geçerlidir. OBI, talep üzerine ihbar edicinin dilinde iletişim kurmak için elinden geleni yapar, ancak buna yönelik herhangi bir garanti verilmez.
6. Bildirimler isimsiz olarak da gönderilebilir mi?
Bildirimler isimsiz olarak da gönderilebilir. OBI, ihbar edicinin anonimliğini korur. OBI'nin, ihbar edicilerin kimliğini kendi istekleri dışında tespit etmesi veya tespit etmeye çalışması kanunen yasaktır.
7. Bildirim gönderildikten sonraki adımlar
Alma onayı
İhbar edici, bildirim alındıktan sonra en geç yedi gün içinde çevrimiçi araçtaki güvenli posta kutusu aracılığıyla bildirimin güvenli bir şekilde alındığına dair bir onay alır. Müşteri şikayetleri veya açıkça insan hakları, çevre ya da uygunluk konuları ile ilgisi olmayan diğer şikayetler buna dahil değildir. Posta kutusu oluşturmadıysanız veya seçtiğiniz bildirim kanalından dolayı size alım onayı göndermek mümkün değilse (örn. isimsiz mektup), size alım onayı gönderemeyiz.
Bildirimi kimler inceler?
İnsan hakları ve çevreye ilişkin risk ve ihlallere yönelik bildirimler, alındıktan sonra hemen, gecikme olmaksızın OBI'nin hukuk departmanındaki bir temsilciye iletilir.
Temsilci, bildirimi kendisinin işleyip işlemeyeceğine veya bunun için başka birisini görevlendirip görevlendirmeyeceğine veya bildirimin OBI'de diğer bir bildirim inceleme görevlisi tarafından işlenip işlenmeyeceğine karar verir. Tüm bildirim inceleme görevlileri, OBI Group merkezi çalışanlarıdır ve operasyonel uzmanlık konularına aşinadır.
OBI, temsilci ve bu süreci işlemekle görevlendirilen diğer tüm bildirim inceleme görevlilerinin
- gizliliği korumak zorunda olmalarını,
- işleme sırasında çıkar çatışmaları yaşamamalarını,
- tarafsızlık konusunda güvence sağlamalarını,
- bildirimin incelenmesine yönelik olarak herhangi bir uzman talimatına tabi olmamalarını ve
- ihbar edicinin kimliğinin veya anonimliğinin yanı sıra bildirimde belirtilen bireylerin kimliğini gizli tutmak zorunda olmalarını sağlar.
OBI ayrıca, yukarıda belirtilen kişilerin insan hakları ve çevresel risklere yönelik bildirimleri ele alma konusunda gerekli uzman bilgiye sahip olmalarını sağlar.
İnsan hakları veya çevreye yönelik risk ve ihlallerle ilgili bildirimler nasıl incelenir?
OBI, her bildirimi ciddiye alır. İnceleme sürecinin ilk adımında, bildirim inceleme görevlileri bir güvenilirlik kontrolü ve ön inceleme gerçekleştirir. Bu şekilde bildirimin (i) yeterince ciddi olup olmadığı ve (ii) ek işlemlerin gerekli olup olmadığı kontrol edilir. Bu inceleme, bildirimin alınmasından itibaren üç gün içinde başlatılır (Pazar günleri ve resmi tatil günleri hariç).
Bildirimin niteliğine ve içeriğine bağlı olarak güvenilirlik kontrolü özellikle aşağıdaki adımları içerir:
- Gerektiğinde: Bildirimin gizli çevirisi temin edilir.
- İnsan hakları veya çevreye yönelik risk ve ihlallerin mevcut olduğuna dair yeterli belirtinin mevcut olup olmadığı incelenir.
- İhbar edici ile irtibata geçmek mümkünse, ihbar edici ile vakaya yönelik bilgiler konuşulur. Bu özellikle ek soruların sorulmasını ve ek bilgilerin alınmasını kapsar.
Şüpheli bir durumun olduğundan yola çıkıldığında, ilgili vakada hangi soruşturma ve açıklığa kavuşturma tedbirlerinin gerekli olduğu incelenir. Buna, örneğin risk analizleri, çalışan veya tedarikçilerle yüz yüze görüşmeler, tedarikçi denetimleri ve iç soruşturmaların yapılması dahildir. Ayrıca, OBI'nin bu erken aşamada yasal veya ek, duruma göre geçici önlemler almasının gerekli olup olmadığını, bu önlemleri alma izninin olup olmadığını ve gerekiyorsa hangi önlemlerin alınması gerektiğini belirlemek için bir inceleme yapılır.
Örneğin, bildirimin açıkça yersiz olduğu, güvenilir olmadığı, kesin olmadığı, doğru olmadığı tespit edilirse veya bildirim OBI ya da OBI'nin tedarikçileri ile ilgili olmaması gibi, ilgili insan haklarına veya çevresel risklere veya ihlallere ilişkin yeterli düzeyde şüphe bulunmadığı takdirde (buna, eğer mümkünse, ihbar edici ile bilgi alışverişi de dahildir) şikayet süreci başka herhangi bir işlem yapılmadan askıya alınır.
İnceleme aşaması ne kadar sürebilir?
İnceleme çok hızlı bir şekilde yapılır. Kapsam, karmaşıklık düzeyi ve OBI'nin etkileme becerisine bağlı olarak inceleme, birkaç günden birkaç aya kadar sürebilir. Vaka soruşturmasının bir parçası olarak, OBI, ihbar edicilere ilgili konuları dile getirmeleri ve OBI'nin ek sorularını cevaplamaları için yeterine süre ve imkan tanır.
Onaylanan bir insan hakları veya çevresel risk ya da ihlalinin olması durumunda, hangi olası önlemler alınabilir?
Onaylanan bir insan hakları veya çevresel risk ya da ihlali durumunda, OBI, bunu ortadan kaldırmak veya en aza indirmek için gerekli kararları verir. Buna, örneğin, personele yönelik önlemler, yetkili makamlara bildirim, tedarikçilere yönelik gereksinimlerde veya süreçlerde ya da çalışma koşullarında uyarlamalar dahildir ve iş ilişkisinin sonlandırılmasına kadar gidebilir. OBI'nin Almanya'daki ticari faaliyet alanında bir insan hakları veya çevresel risk ya da ihlalin tespit edilmesi halinde, OBI, bu riski veya ihlali derhal durdurmak ve yeniden meydana gelmesini önlemek için gerekli önlemleri alır. Bu, yerel kanunların çatışması durumunda OBI'nin yurt dışındaki ticari faaliyetleri için de geçerlidir.
İhbar edici, sürecin sonucuna ilişkin bilgiyi ne zaman alır?
İhbar edici, onay alındıktan sonra üç ay içinde sürecin sonucu hakkında bilgilendirilir ve buna bir açıklama da dahildir. Bu bilgilendirme ancak kurum içi soruşturma veya incelemelere müdahale etmediği ve bildirimin atıfta bulunduğu kişilerin veya bildirimde adı geçen kişilerin haklarını ihlal etmediği takdirde sağlanır.
Sürecin askıya alınması halinde OBI, ihbar ediciyi, bildirimin alınma onayını takiben üç ay içinde herhangi bir takip önleminin alınmadığı konusunda bilgilendirir ve bunun gerekçelerini de bildirir.
Bir posta kutusu oluşturmadıysanız veya seçtiğiniz bildirim kanalından dolayı sizinle irtibata geçmek mümkün değilse (örn. isimsiz mektup), OBI sizi sürecin sonucu konusunda bilgilendiremez.
Süreç ücretsiz mi?
Bu prosedür kurallarında açıklanan şikayet süreci, ihbar ediciler için ücretsizdir.
Ancak OBI, ihbar edicinin şikayet sürecini kullanmasıyla bağlantılı olarak ortaya çıkan, özellikle seyahat masrafları ve hukuki tavsiye masrafları olmak üzere hiçbir masraf ve harcamayı karşılamaz.
8. Sürecin ilkeleri
Şikayet süreci gizliliği nasıl sağlar?
Çevrimiçi BKMS® System aracı aracılığıyla alınan bildirimlere yalnızca hukuk departmanındaki temsilci ve diğer bildirim inceleme görevlileri erişebilir. Bu kişiler, bildirimleri ve bunlarla ilgili işlemleri gizli tutmakla yükümlüdür. Bu nedenle, bildirimleri ve ihbar edicinin kimliğini, yasal olarak izinli olduğu sürece kesinlikle gizli tutarlar.
Hukuk departmanındaki temsilciler ve diğer bildirim inceleme görevlileri, (i) yasal bir yükümlülüğü yerine getirmek; (ii) icra makamının talebi üzerine cezai işlemlerin bir parçası olarak; (iii) bildirimde bulunduktan sonraki idari süreçte verilen bir emir temelinde; (iv) bir mahkeme kararına dayanarak ve (v) bu bilgilerin aktarılmasına yasal olarak izin verilen diğer durumlar için zorunda olmadıkça ihbar edicinin yazılı olarak açık onayı olmadan ihbar edicinin kimliğinin yalnızca yetkili bildirim inceleme görevlisi, insan hakları görevlisi ve mümkünse katı bir "bilmesi gerekiyor" ilkesiyle (bilgiler, gerçeklerin açıklığa kavuşturulmasında mutlaka yer alması gereken kişilere iletilir) uzman departmanlarda vaka yönetimi ile bağlantılı olarak danışılan kişiler ve yasal danışmanlar ve uygun durumlarda takip önlemlerini alan yetkili çalışanlar veya elemanlar dışında hiç kimseyle paylaşmazlar.
Bu, ihbar edicinin kimliğini doğrudan veya dolaylı olarak ortaya çıkarmak için kullanılabilecek diğer tüm bilgiler için de geçerlidir. Yukarıda belirtilen istisnalardan birinin gizlilik ilkesi için geçerli olması halinde, ihbar edici bilginin paylaşılacağı ve bunun nedenleri konusunda önceden bilgilendirilir. OBI, yalnızca icra makamının, yetkili makamın veya mahkemenin OBI'ye bu bilgilerin paylaşılmasının ilgili soruşturmaları, incelemeleri veya mahkeme sürecini tehlikeye atabileceği konusunda bilgi vermesi durumunda, bu bilgiyi paylaşmaktan kaçınacaktır.
Gönderilen diğer tüm bilgiler, bu önlemler uyarınca kesinlikle gizli tutulur. Bu, özellikle bildirilen vakaların kapsamında yer alan kişilerin ve bildirimde adı geçen diğer kişilerin kimlikleri için geçerlidir.
Ancak kasıtlı, dikkatsiz veya ağır ihmalkar bir şekilde ihlale yönelik yanlış bilgi bildiren ihbar edicilerin kimliği hiçbir şekilde korunmaz, konusu bile olamaz.
OBI, veri korumasını nasıl sağlar?
Çevrimiçi BKMS® System aracı aracılığıyla bir bildirim göndermeden önce ihbar ediciden, otomatik olarak ona sağlanan gizlilik bildirimini okuyup anladığını teyit etmesi istenir. Gizlilik bildirimine giriş sayfasında www.bkms-system.com/obi web sitesinden erişebilirsiniz.
Bildirimler GDPR ve OBI'nin bu düzenlemeye dayanan kurum içi silme konsepti (buna verilerin depolanması ve silinmesinin yanı sıra iç veri transferlerine yönelik düzenlemeler de dahildir) uyarınca incelenir.
OBI, ihbar edicilerin bildirimde bulunmaları sonucu herhangi bir dezavantaja maruz kalmamalarını nasıl sağlar?
OBI, OBI ihbar sistemi aracılığıyla iyi niyetle bildirimde bulunan, yani bildirimde bulundukları zaman bilginin doğru olduğuna inanmalarını sağlayan haklı bir sebebe sahip olan ihbar edicileri dezavantajlı duruma düşürecek hiçbir önlem almaz.
Misillemeye karşı koruma ayrıca şunları içerir: (i) ihbar ediciye bildirim veya mesleki bağlamda bilgi paylaşımı konusunda gizli destek sağlayan gerçek kişiler; (ii) ihbar edici ile bağlantılı olan ve bildirim veya bilgi paylaşımından dolayı mesleki bağlamda misilleme yaşamış olan üçüncü şahıslar ve (iii) ihbar ediciye hisseleri nedeniyle yasal olarak bağlı olan veya ihbar edicinin adına çalıştığı veya ihbar edicinin başka bir mesleki bağlantısı bulunan tüzel kişiler, tüzel kişiliğe sahip ortaklıklar ve ihbar ediciye yasal olarak bağlı olan bireylerden oluşan birlikler.
Öte yandan, kasıtlı olarak veya ağır ihmalkar bir şekilde yanlış bilgi sağlayan ihbar edicilere herhangi bir koruma sağlanmaz.
OBI, bu şikayet sürecinin verimliliğini nasıl değerlendiriyor?
OBI, bu prosedür kurallarında açıklanan süreci, verimliliğinden emin olmak için yıllık olarak ve gerektiğinde gözden geçirir. Bu sürecin bulguları, bu incelemeye dahil edilir.
OBI, sürecin sizin için kolay erişilebilir ve anlaşılır olup olmadığı, süreç esnasında vakanızın gizli tutulup tutulmadığı ve sorunun çözülmesine yönelik beklentilerinizin karşılanıp karşılanmadığı konusunda bildirimde bulunursanız çok mutlu olur.
