Polityka prywatności
Przykładamy najwyższą wagę do ochrony i poufności danych osobowych. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia nasze zobowiązania oraz przysługujące Ci prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach funkcjonowania Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości Grupy Lactalis („Platforma Zgłaszania Nieprawidłowości”).
1. Definicje
Czym są dane osobowe?
Dane osobowe to informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej. Mogą to być informacje identyfikujące bezpośrednio, takie jak imię i nazwisko, lub pośrednio, takie jak data urodzenia czy adres).
Czym jest Platforma Zgłaszania Nieprawidłowości Grupy Lactalis?
Grupa Lactalis wdrożyła Platformę Zgłaszania Nieprawidłowości w celu bezpiecznego, poufnego i dyskretnego przyjmowania, analizowania i obsługi zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości lub incydentów, które mogą stanowić naruszenie przepisów prawa, wewnętrznych zasad i procedur Grupy Lactalis lub Polityki Antykorupcyjnej Lact@Policy, a także zachowań mogących stanowić korupcję lub płatną protekcję. Lista kategorii zgłoszeń jest dostępna na Platformie, podobnie jak Procedura zgłaszania nieprawidłowości oraz sekcja FAQ (Najczęściej zadawane pytania), dostępne pod adresem:
https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
W celu zapewnienia ochrony sygnalistów Grupa Lactalis korzysta z bezpiecznej zewnętrznej platformy BKMS® Incident Reporting, która zapewnia ochronę i poufność danych osobowych sygnalistów.
Więcej informacji na temat Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości znajduje się w sekcji FAQ oraz w Instrukcji użytkownika dostępnych na stronie głównej Platformy.
2. Kto jest administratorem danych?
Administratorem danych jest Grupa Lactalis z siedzibą przy 10 rue Adolphe Beck, 53000 Laval, Francja (dalej „Lactalis”).
Platforma Zgłaszania Nieprawidłowości jest hostowana na platformie BKMS® Incident Reporting i zarządzana przez wyspecjalizowaną spółkę Business Keeper GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Niemcy, działającą w imieniu Lactalis.
Dane wprowadzone do systemu BKMS®, w tym dane osobowe, są przechowywane w bazie danych zarządzanej przez Business Keeper GmbH w certyfikowanym centrum danych spełniającym najwyższe standardy bezpieczeństwa. Dostęp do tych danych mają wyłącznie członkowie Komitetu ds. Compliance Grupy Lactalis. Ani Business Keeper GmbH, ani żaden inny podmiot trzeci nie mają dostępu do tych danych.
Wszystkie dane są szyfrowane i chronione wielopoziomowymi zabezpieczeniami, a dostęp do nich jest ograniczony do bardzo wąskiej grupy osób posiadających wyraźne upoważnienie Działu Compliance Grupy Lactalis.
3. Cele przetwarzania danych osobowych
Korzystanie z Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości jest dobrowolne. W przypadku dokonania zgłoszenia za pośrednictwem Platformy możemy gromadzić następujące dane osobowe:
· imię i nazwisko (jeśli zdecydujesz się ujawnić swoją tożsamość),
· informację o Twoim statusie jako pracownika (stałego lub tymczasowego) Lactalis lub jednej ze spółek należących do Grupy Lactalis,
· imiona i nazwiska oraz inne dane osobowe osób wskazanych w zgłoszeniu, jeżeli ma to zastosowanie).
Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
· przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń dokonywanych za pośrednictwem Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości,
· udzielania odpowiedzi na pytania sygnalistów oraz osób wskazanych w zgłoszeniu dotyczące funkcjonowania Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości lub przetwarzania ich danych osobowych,
· obsługi wniosków dotyczących wykonywania praw związanych z ochroną danych osobowych, w szczególności prawa do sprzeciwu, usunięcia danych, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych.
4. Poufne przetwarzanie zgłoszeń
Zgłoszenia otrzymane za pośrednictwem Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości są analizowane przez bardzo ograniczoną liczbę osób (członków Komitetu ds. Compliance Grupy Lactalis oraz wyznaczonych ekspertów wewnętrznych lub zewnętrznych, upoważnionych przez Komitet), które posiadają stosowne upoważnienia i są zobowiązane do zachowania najwyższego poziomu poufności. Wszystkie zgłoszenia są rozpatrywane z zachowaniem ścisłej poufności. Członkowie Komitetu ds. Compliance Grupy Lactalis dokonują oceny dopuszczalności zgłoszenia, a w razie potrzeby przeprowadzają bardziej szczegółowe postępowanie wyjaśniające.
W toku rozpatrywania zgłoszenia może zaistnieć potrzeba udostępnienia otrzymanych informacji innym pracownikom Grupy Lactalis za wyraźną zgodą Komitetu ds. Compliance Grupy Lactalis. Osoby te mogą znajdować się poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym i podlegać innym regulacjom w zakresie ochrony danych osobowych. W każdym przypadku zapewniane jest przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych obowiązujących w chwili przekazywania danych.
5. Informacje dotyczące osób wymienionych w zgłoszeniu
Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych osoba, której dotyczy dopuszczalne zgłoszenie, jest informowana przez Komitet ds. Compliance o przetwarzaniu jej danych osobowych w terminie jednego miesiąca od ich zarejestrowania.
Przekazywana informacja nie obejmuje danych umożliwiających identyfikację autora zgłoszenia. Przekazanie tej informacji może zostać odroczone, jeżeli mogłoby zagrozić prawidłowemu przebiegowi postępowania wyjaśniającego, w szczególności w przypadku ryzyka zniszczenia dowodów. W takim przypadku informacja zostanie przekazana po ustaniu przyczyny uzasadniającej odroczenie.
6. Okres przechowywania danych i podstawa prawna
Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa:
| Cel przetwarzania | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|
| Przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń dokonywanych za pośrednictwem Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości. | Dane osobowe związane ze zgłoszeniem, które zostanie uznane przez administratora za nieobjęte zakresem Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości, są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane.
Jeżeli w związku ze zgłoszeniem objętym zakresem Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości nie zostaną podjęte dalsze działania, dane osobowe dotyczące tego zgłoszenia zostaną usunięte lub zanonimizowane w terminie dwóch miesięcy od zamknięcia sprawy przez Komitet ds. Compliance.
Jeżeli wobec osoby wskazanej w zgłoszeniu lub autora zgłoszenia stanowiącego nadużycie systemu zostanie wszczęte postępowanie dyscyplinarne lub sądowe, dane osobowe związane ze zgłoszeniem będą przechowywane do czasu zakończenia postępowania lub upływu terminu do wniesienia środka odwoławczego.
Dane osobowe związane ze zgłoszeniem mogą być przechowywane w archiwach tymczasowych również w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa, którym podlega Grupa Lactalis (np. przepisy podatkowe, rachunkowe lub z zakresu prawa pracy).
Dane osobowe są przechowywane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi na dane zapytanie. | Prawnie uzasadniony interes |
| Obsługa zapytań | Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i dane zapytanie. | Uzasadniony interes |
| Obsługa żądań związanych z wykonywaniem praw dotyczących danych osobowych | Dane są przechowywane przez 3 lata od rozpatrzenia żądania. | Prawnie uzasadniony interes |
7. Twoje prawa i środki odwoławcze
Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych przysługuje Ci prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
W celu skorzystania z przysługujących Ci praw, po potwierdzeniu swojej tożsamości, możesz skontaktować się z nami: E-mail: DPO@fr.lactalis.com
Adres: Data Protection Officer – LGPO – Direction Affaires Juridiques Groupe, 10–20 rue Adolphe Beck, 53000 Laval, Francja.
W przypadku zgłoszenia żądania usunięcia danych dokonamy niezwłocznej oceny, czy przechowywane dane są nadal niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia. Dane, które nie są już potrzebne, zostaną usunięte.
W przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dokonamy oceny, czy istnieją prawnie uzasadnione i nadrzędne podstawy przetwarzania, które przeważają nad interesami, prawami i wolnościami osoby, której dane dotyczą, lub czy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Osoba, której dane dotyczą, nie może na podstawie prawa dostępu uzyskać informacji o tożsamości sygnalisty, danych dotyczących osób trzecich ani informacji zgromadzonych w toku postępowania wyjaśniającego.
Dołożymy wszelkich starań, aby odpowiedzieć na Twoje żądania w sposób satysfakcjonujący. Jeżeli uznasz, że nasza odpowiedź nie jest wystarczająca, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych.
8. Korzystanie z Platformy Zgłaszania Nieprawidłowości
Komunikacja pomiędzy Twoim komputerem a platformą BKMS® Incident Reporting odbywa się za pośrednictwem szyfrowanego połączenia (SSL). Platforma nie umożliwia śledzenia adresów IP. W celu utrzymania połączenia pomiędzy Twoim komputerem a platformą BKMS® Incident Reporting na Twoim urządzeniu zapisywany jest plik cookie zawierający wyłącznie identyfikator sesji (tzw. cookie sesji). Plik ten zachowuje ważność wyłącznie do zakończenia sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
Możesz utworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową chronioną wybraną nazwą użytkownika (pseudonimem) oraz hasłem. Za jej pośrednictwem możesz składać zgłoszenia imienne lub anonimowe.
Dane są przechowywane wyłącznie w ramach platformy BKMS® Incident Reporting, co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to tradycyjna forma komunikacji e-mailowej.
9. Informacja dotycząca przesyłania załączników
Podczas przesyłania zgłoszenia lub uzupełnienia do wcześniej złożonego zgłoszenia możesz dołączyć załączniki. Jeżeli chcesz zachować anonimowość, pamiętaj, że załączone pliki mogą zawierać dane osobowe umożliwiające identyfikację Twojej tożsamości. Przed przesłaniem załączników usuń z nich takie dane. Jeżeli nie możesz usunąć tych danych lub nie masz pewności, jak to zrobić, skopiuj treść załącznika do pola tekstowego zgłoszenia albo prześlij anonimowo wydrukowaną kopię dokumentu na adres wskazany w stopce, podając numer referencyjny nadany po zakończeniu procesu zgłoszenia.
10. Kontakt
W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub chęci skorzystania z praw związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: E-mail: DPO@fr.lactalis.com