关于数据保护的信息
我们非常重视数据保护和保密，并严格遵守欧盟“通用数据保护条例”（EU-GDPR）以及适用的国家数据保护条例的规定。发送报告前，请认真阅读此数据保护信息。
举报系统的目的和法律基础
举报系统（BKMS® System）用于安全保密地接收、处理和管理关于 Veritas Group 内部违规行为的报告。在 BKMS® System 框架内处理个人数据以我们企业集团的合理利益为基础，旨在揭露和防止滥用行为，从而避免对 Veritas Group 及其员工和客户造成损害。处理个人数据的法律基础为欧盟《通用数据保护条例》（EU-GDPR）第 6 条第 1 款。
职责权限
举报系统中负责数据保护的一方为 Veritas AG, Stettiner Straße 1-9, 63571 Gelnhausen, Germany（以下简称“Veritas AG”）。举报系统系统由专业企业——EQS Group GmbH（Karlstraße 47, 10789，德国柏林）代表 Veritas AG 及其附属企业进行维护。
输入至举报系统中的个人数据和信息将被存储在由 EQS Group GmbH 维护的高度安全的数据中心的数据库中。仅 Veritas AG 的审核人员可访问此数据。EQS Group GmbH 与其他第三方无法访问数据。通过全方位技术和组织措施，我们在认证程序中对此予以确保。
所有数据均通过多层密码保护获得加密储存，以使只有 Veritas AG 获得明确授权的一小部分人员有权进行访问。
Veritas AG 已经任命了一名数据保护专员。有关数据保护的请求可通过电子邮件发送至 datenschutz.extern@veritas-ag.de。
所收集个人数据的类型
该举报系统的使用采取自愿原则。如果通过举报系统发送检举报告，我们将收集以下个人数据和信息：
- 您的姓名，如果您选择公开自己的身份，
- 您是否为 Veritas Group 下属企业雇用员工，且
- 您在报告中所指明的其他人员的姓名和其他个人数据（如适用）。
报告的机密处理
所收到的报告由 Veritas AG 集团合规和内部审计部门明确获得授权并经过专门培训的员工接收，而且始终获得保密处理。合规组织和单位的员工对事件进行评估，并针对特定情况采取所需的进一步调查。
在处理报告或执行专项调查的过程中，有可能需要与 Veritas Group 集团企业的其他员工分享报告，例如，如果报告的事件出现在姐妹公司 Poppe GmbH 或 Veritas AG 的子公司当中。某些子公司可能位于欧盟或欧洲经济区之外的国家，这些拥有不同的个人数据保护法规。我们将始终确保共享报告时遵守适用的数据保护法规。
所有拥有数据访问权限的人员均有保密义务。
有关被告方的信息
当信息披露不会再危及调查的情况下，我们在法律上有义务向被告方告知针对其所接收的任何报告的存在。您作为举报人的身份将不会被透露，除非我们有法律义务这样做。
数据主体的权利
根据欧洲数据保护法，您以及报告中所指明的人员有权获悉、更正、删除、限制处理并拒绝处理个人数据。如果不对处理提出异议，我们会以举报系统的上述目的处理数据，行使和维护法律主张，并确保可用性、数据安全和数据保护监控。如果行使个人数据处理拒绝权，会立即对报告审核所需存储数据的必要性进行评估。不再需要的数据将被立即删除或接受匿名化处理。您也有权向主管监督机构提出申诉。
个人数据的保存期限
个人数据将被保留，直到澄清情况并完成最终评估为止，或 Veritas Group 方面存在合法利益或法律要求保留。在报告处理结束后，数据将按照法定要求被删除或接受匿名化处理。
举报门户的使用
您用于访问 BKMS® System 的计算机和举报系统之间的通信通过加密连接（SSL）进行。您计算机的 IP 地址不会在使用举报系统时被存储。为了保持您计算机和 BKMS® System 之间的连接，将在您的电脑上储存一个 Cookie，仅包含会话 ID（所谓的会话 Cookie）。此 Cookie 有效期只至您的会话结束，并在您关闭浏览器时到期。
您可以在举报系统中设置保密信箱，并以自行选择的假名/用户名和密码进行保密。这使您可以通过实名或匿名安全的方式向 Veritas AG 集团合规和内部审计部门的相应负责员工发送报告，或从其处接收回复。此系统仅在举报系统中保存数据，这使得其尤为安全。这并非普通的电子邮件通信形式。
附件发送注意事项
在提交报告或附加文件时，可同时发送附件给 Veritas AG 集团合规和内部审计部门的负责员工。如果您希望发送匿名检举报告，请注意以下安全提示：文件可能包含隐藏的个人数据，这将会损害您的匿名性。发送前请删除此类数据。如果无法删除这些数据或不确定如何操作，则可将附件内容复制到检举报告文本框内，或以匿名方式将文档打印件发送至脚注中列出的报告收件人处，同时注明报告流程结束时获取的参考编号。
版本：2018 年 6 月 6 日