Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren
OBI – Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach §§ 8, 9 Abs. 1 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Die OBI Gruppe ist ein international tätiges Unternehmen. Rechtsbefolgung, Integrität und Nachhaltigkeit sind in der Unternehmenskultur von OBI tief verankert.
Integraler Bestandteil unseres Compliance Systems und der Lieferkettenpolitik von OBI ist das Hinweisgeber- und Beschwerdeverfahren.
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es Einzelpersonen, Unternehmen und Organisationen, auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße oder Verstöße gegen geltendes Recht, die internen Richtlinien oder die Geschäftsgrundsätze von OBI hinzuweisen. Es dient somit dazu, Verstößen vorzubeugen, von potentiellen Missständen zu erfahren und diese abzustellen.
1. Anwendungsbereich dieser Verfahrensordnung
Das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz („LkSG“) verpflichtet OBI, ein Beschwerdeverfahren einzurichten, das die Möglichkeit eröffnet, auf nach dem Gesetz geschützte menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verstöße gegen menschenrechtliche oder umweltbezogene Verpflichtungen hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln (i) von OBI im eigenen Geschäftsbereich oder (ii) eines unmittelbaren Lieferanten von OBI oder (iii) eines mittelbaren Lieferanten von OBI entstanden sind.
Auch die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden ((EU) 2019/1937), und deren nationalen Umsetzungsgesetze verpflichten OBI zur Einrichtung von internen Meldestellen in den OBI-Ländern der Europäischen Union, über die Mitarbeiter sowie Leiharbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erlangte Informationen über mögliche Compliance-Verstöße bei OBI melden können.
OBI erfüllt diese gesetzlichen Verpflichtungen durch ein einheitliches Hinweisgebersystem („Speak up“ - BKMS® System). Obwohl die nachfolgende Verfahrensordnung nur mit Bezug auf das LkSG gesetzlich verpflichtend ist, beschreibt sie zugleich allgemeine Grundsätze, die insgesamt für das „Speak up“-Hinweisgebersystem von OBI gelten.
2. Was kann gemeldet werden?
Menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen
Jedermann kann auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße nach (i) geltendem Recht – insbesondere dem LkSG –, (ii) dem Verhaltenskodex von OBI und (iii) sonstigen internen Richtlinien von OBI hinweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln von OBI im eigenen Geschäftsbereich oder bei einem bzw. durch einen unmittelbaren oder mittelbaren Lieferanten von OBI entstanden sind.
Derartige menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verstöße umfassen beispielsweise, aber nicht abschließend:
- Kinderarbeit
- Zwangsarbeit oder Sklaverei
- Missachtung der anwendbaren Arbeitsschutzregelungen, wenn hierdurch die Gefahr von Unfällen bei der Arbeit und/oder arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren entstehen (z. B. durch mangelnde Sicherheitsstandards, fehlende Schutzmaßnahmen; nicht ausreichende Ausbildung und Unterweisung), einschließlich von Verstößen gegen Arbeitszeitvorschriften
- Missachtung der Koalitionsfreiheit, d.h., der Freiheit, ohne Diskriminierung Gewerkschaften gründen oder diesen beitreten zu dürfen und frei gewerkschaftlich tätig werden zu dürfen; hiervon umfasst ist insbesondere das Streikrecht und das Recht auf Kollektivverhandlungen
- Diskriminierung oder Ungleichbehandlung in Beschäftigung
- Vorenthalten angemessener Löhne, wobei jedenfalls der nach dem anwendbaren Recht zu zahlende Mindestlohn angemessen ist
- Herbeiführung schädlicher Umweltveränderungen, wie z.B. Bodenveränderung, Gewässer- und Luftverunreinigung, Lärmemissionen oder übermäßiger Wasserverbrauch
- Widerrechtliche Zwangsräumung und widerrechtlicher Entzug von Land, Wäldern und Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert, bei dem Erwerb, der Bebauung oder anderweitigen Nutzung
- Machtmissbrauch durch private und öffentliche Sicherheitskräfte
- Verwendung von Quecksilber in Produkten oder Produktion oder Behandlung von Quecksilberabfällen entgegen den Bestimmungen des internationalen Rechts
- Verwendung oder Produktion von sogenannten persistenten organischen Schadstoffen (POPs) oder Behandlung von Abfällen, die persistente organische Schadstoffe enthalten, entgegen den Bestimmungen des internationalen Rechts
- Import und Export von gefährlichen Abfällen entgegen den Bestimmungen des internationalen Rechts.
Compliance-Risiken und -Verstöße
Angehörige eines Unternehmens der OBI Gruppe sowie Dritte können zudem jede sonstige begangene oder erkennbar drohende unternehmensbezogene Verletzung von geltendem Recht (Gesetze, Verordnungen, etc., insbesondere die in der EU Richtlinie 2019/1937 genannten) sowie sonstige Verstöße gegen den Verhaltenskodex von OBI oder sonstige wesentliche Compliance-Richtlinien melden. Solche Compliance-Verstöße sind zum Beispiel Bestechung und Korruption, Geldwäsche, Diebstahl, Untreue oder die Missachtung kartellrechtlicher Bestimmungen.
Produkt- oder dienstleistungsbezogene Kundenanliegen und -beschwerden
„Speak up“ ist nicht bestimmt für produkt- und dienstleistungsbezogene Kundenanliegen und Kundenbeschwerden. Bei Fragen, Feedback oder Beschwerden zu den Produkten oder Dienstleistungen von OBI wenden Sie sich bitte an die Kundenbetreuung bei OBI unter https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Wer kann Hinweise abgeben?
Das Beschwerdeverfahren von OBI steht jedermann offen.
Hinweisgeber können daher z.B. sein:
- (i) Beschäftigte; (ii) Kunden; (iii) Gesellschafter / Investoren einer Gesellschaft der OBI-Gruppe oder eines direkten oder indirekten Lieferanten von OBI
- Unternehmen oder Behörden
- Anwohner eines OBI-Marktes oder einer Produktionsstätte eines direkten oder indirekten Lieferanten von OBI
- Nichtregierungsorganisationen (NGOs)
- sonstige Personen, die Kenntnis von einem Verstoß haben, wie beispielsweise Angehörige.
Hinweise können demnach sowohl von Hinweisgebern abgegeben werden, die selbst mittelbar oder unmittelbar von dem gemeldeten Risiko oder der gemeldeten Verletzung betroffen sind oder von nicht selbst betroffenen Hinweisgebern.
4. Wie kann gemeldet werden?
Meldungen können über das internetbasierte BKMS® System-Onlinetool von OBI abgegeben werden („Speak Up“).
Die Plattform ist jederzeit, d.h. sieben Tage die Woche rund um die Uhr kostenfrei nutzbar.
Zur Abgabe eines Hinweises klicken Sie bitte oben auf der Eingangsseite des BKMS® System-Onlinetools auf den Button „Meldung abgeben“.
Im System kann dann unter der Kategorie „Menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verstöße bei OBI oder bei Geschäftspartnern von OBI und in deren Lieferketten“ ein Hinweis zu menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken oder Verstößen abgegeben werden. Alle sonstigen Meldungen können unter der Kategorie „Verstöße in der OBI-Gruppe“ abgegeben werden.
Die Schritte bis zur Abgabe eines Hinweises sind in dem BKMS® System-Onlinetool im Einzelnen beschrieben. Sie finden dort außerdem die häufig gestellten Fragen (FAQ) mit Antworten darauf. Nach Abgabe eines Hinweises erhalten Sie Zugang zu Ihrem eigenen geschützten Postkasten. Auf diesem Wege können Sie jederzeit auf die Plattform zugreifen, Rückmeldungen von OBI erhalten und gegebenenfalls Rückfragen beantworten sowie weitere Informationen hinzufügen.
Hinweise, die auf anderem Wege bei OBI eingehen (etwa per Post, telefonisch oder per E-Mail), wird OBI zur weiteren Bearbeitung ebenfalls in das BKMS® System-Onlinetool einpflegen.
5. In welcher Sprache kann gemeldet werden?
Für die Eingabemaske des BKMS® System-Onlinetools können die folgenden Sprachen ausgewählt werden:
- Chinesisch
- Deutsch
- Englisch
- Italienisch
- Polnisch
- Slowakisch
- Slowenisch
- Tschechisch
- Ungarisch
- Vietnamesisch.
Hinweise können in allen Sprachen abgegeben werden.
Die Hinweisbearbeitung erfolgt in der Regel auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Polnisch, Slowakisch, Slowenisch, Tschechisch oder Ungarisch. Dies gilt auch für die Kommunikation mit dem Hinweisgeber. OBI bemüht sich auf Wunsch, in der Sprache des Hinweisgebers zu kommunizieren, kann dies aber nicht zusichern.
6. Können Hinweise auch anonym abgegeben werden?
Hinweise können auch auf anonymer Basis erteilt werden. OBI schützt die Anonymität des Hinweisgebers. Es ist OBI rechtlich untersagt, die Identität der Hinweisgeber gegen deren Willen zu identifizieren oder den Versuch hierzu zu unternehmen.
7. Weiteres Verfahren nach Abgabe einer Meldung
Eingangsbestätigung
Der Hinweisgeber erhält spätestens sieben Tage nach Eingang des Hinweises eine Eingangsbestätigung über den geschützten Postkasten des Onlinetools. Hiervon ausgenommen sind Kunden- oder sonstige Beschwerden, die erkennbar keine Menschenrechts-, Umwelt- oder Compliance-Bezüge aufweisen. Wenn Sie keinen Postkasten eingerichtet haben, oder eine Eingangsbestätigung aufgrund des von Ihnen gewählten anderen Meldewegs nicht möglich ist (z.B. anonymer Brief), können wir Ihnen keine Eingangsbestätigung zukommen lassen.
Wer prüft den Hinweis?
Hinweise, die möglicherweise menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verstöße betreffen, werden unverzüglich nach Eingang an einen Hinweisbearbeiter in der Rechtsabteilung von OBI weitergeleitet.
Der Hinweisbearbeiter entscheidet, ob die weitere Bearbeitung des Hinweises durch ihn selbst oder durch einen anderen der Hinweisbearbeitenden bei OBI erfolgt. Alle Hinweisbearbeitenden sind Mitarbeitende in der OBI-Konzernzentrale mit Sachnähe zu dem jeweiligen Thema des Hinweises.
OBI stellt sicher, dass die Vertrauenspersonen und alle sonstigen Hinweisbearbeitenden, die mit der Durchführung dieses Verfahrens betraut sind,
- zur Verschwiegenheit verpflichtet sind,
- in der Bearbeitung unabhängig und frei von Interessenkonflikten sind,
- Gewähr für unparteiisches Handeln bieten,
- im Hinblick auf die Hinweisbearbeitung keinen fachlichen Weisungen unterliegen und
- die Identität bzw. die Anonymität des Hinweisgebers und etwaiger in der Meldung genannten weiteren Personen vertraulich behandeln müssen.
Außerdem gewährleistet OBI, dass sie über die erforderlichen Fachkenntnisse für den Umgang mit Hinweisen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken verfügen.
Wie werden Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße geprüft?
OBI nimmt jeden Hinweis sehr ernst. Als ersten Prüfungsschritt führen die zuständigen Hinweisbearbeitenden eine Vorprüfung durch. Diese hat den Zweck, zu prüfen, ob die Meldung die erforderliche Aufgriffsschwelle erreicht und eine weitere Bearbeitung erforderlich ist. Diese Prüfung wird binnen drei Tagen nach dem Eingang des Hinweises (ausgenommen Sonn- und Feiertage) eingeleitet.
Je nach Art und Inhalt der Meldung beinhaltet die Plausibilitätsprüfung insbesondere die folgenden Schritte:
- Falls erforderlich: Einholung einer vertraulichen Übersetzung des Hinweises.
- Prüfung, ob hinreichende Anhaltspunkte bestehen, dass relevante menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße bestehen könnten.
- Sofern eine Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber möglich ist, wird der Sachverhalt mit dem Hinweisgeber erörtert. Dies beinhaltet insbesondere Rückfragen und die Einholung von weiteren Informationen.
Wird eine Verdachtslage angenommen, wird weiter geprüft, welche Aufklärungsmaßnahmen erforderlich sind. Dazu zählen beispielsweise Risikoanalysen, Mitarbeiter- oder Lieferantengespräche, Lieferantenaudits sowie eine Durchführung einer internen Untersuchung. Daneben wird geprüft, inwiefern OBI aufgrund des Hinweises bereits in diesem Stadium rechtlich oder tatsächlich weitere, gegebenenfalls vorläufige, Maßnahmen ergreifen darf oder sollte.
Das Beschwerdeverfahren wird ohne weitere Maßnahmen eingestellt, wenn – auch nach weiterem Austausch mit dem Hinweisgeber, sofern dieser möglich ist – kein hinreichender Verdacht festgestellt wird, dass relevante menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße bestehen. Dies kann z.B. der Fall sein, weil eine Meldung offenkundig unbegründet, nicht plausibel, nicht schlüssig oder unwahr ist oder der Hinweis in keinem Zusammenhang zu OBI oder Lieferanten von OBI steht.
Wie lange kann die Prüfung dauern?
Die Prüfung wird zügig durchgeführt. Je nach Umfang, Komplexitätsgrad und Einflussmöglichkeiten von OBI kann eine Prüfung von wenigen Tagen bis mehreren Monaten dauern.
Was sind mögliche Maßnahmen bei einem bestätigten menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiko bzw. Verstoß?
Bei einem bestätigten menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiko bzw. Verstoß trifft OBI Entscheidungen, um diesen abzustellen oder zu minimieren. Hierzu zählen z.B. personelle Maßnahmen, Meldungen bei Behörden, Auflagen an Lieferanten, Anpassungen von Prozessen oder Arbeitsbedingungen, bis hin zum Abbruch von Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten. Wird ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko bzw. Verstoß im eigenen Geschäftsbereich von OBI in Deutschland festgestellt, wird OBI Maßnahmen ergreifen, um das Risiko oder den Verstoß umgehend zu beenden und um Wiederholungen zu verhindern. Dies gilt in der Regel auch für den eigenen Geschäftsbereich von OBI im Ausland, wenn lokales Recht dem entgegensteht.
Wann erhält der Hinweisgeber Informationen über das Ergebnis des Verfahrens?
Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erhält der Hinweisgeber eine Information über das Ergebnis des Verfahrens mit Begründung. Eine derartige Unterrichtung erfolgt nur bzw. nur insoweit, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht beeinträchtigt oder die Rechte der Personen, die der Hinweis betrifft oder in diesem genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Im Fall der Verfahrenseinstellung wird OBI dem Hinweisgeber innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten ab Bestätigung des Eingangs der Meldung mitteilen, dass und weshalb keine Folgemaßnahmen ergriffen wurden.
OBI kann Sie nicht von dem Ergebnis des Verfahrens unterrichten, wenn Sie keinen Postkasten eingerichtet haben, oder die Kontaktaufnahme mit Ihnen aufgrund des von Ihnen gewählten Meldewegs (z.B. anonymer Brief) nicht möglich ist.
Ist das Verfahren kostenlos?
Das in dieser Verfahrensordnung beschriebene Beschwerdeverfahren ist für Hinweisgeber kostenlos.
OBI übernimmt keine dem Hinweisgeber etwaig entstehenden Kosten in Zusammenhang mit der Nutzung des Beschwerdeverfahrens, z.B. keine Reise- oder Übernachtungskosten oder von Kosten der Rechtsberatung.
8. Verfahrensgrundsätze
Wie wird die Vertraulichkeit des Beschwerdeverfahrens sichergestellt?
Zugang zu über das BKMS® System-Onlinetool eingehenden Hinweisen haben ausschließlich die Vertrauenspersonen in der Rechtsabteilung und die sonstigen Hinweisbearbeitenden. Sie sind zur Verschwiegenheit über die Hinweise und deren Bearbeitung verpflichtet. Sie behandeln Hinweise und die Identität des Hinweisgebers, soweit rechtlich zulässig, strikt vertraulich.
Sie stellen sicher, dass ohne die ausdrückliche Einwilligung des Hinweisgebers in Textform dessen Identität niemandem außer den zuständigen Hinweisbearbeitern, der Menschenrechtsbeauftragten und ggf. nach einem strikten Need-to-know-Prinzip (Informationen gehen an die in die Sachverhaltsaufklärung notwendigerweise zu involvierenden Personen) den zur Fallbearbeitung hinzugezogenen Ansprechpartnern in den Fachbereichen oder rechtlichen Beratern sowie den ggf. für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständigen Mitarbeitern oder Organmitgliedern, offen gelegt wird, es sei denn, eine solche Offenlegung geschieht (i) zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung; (ii) im Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden; (iii) aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren; (iv) aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung sowie (v) in sonstigen Fällen, in welchen die Weitergabe gesetzlich zulässig ist.
Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität des Hinweisgebers direkt oder indirekt abgeleitet werden kann. Ist eine der o.g. Ausnahmen von dem Vertraulichkeitsgrundsatz gegeben, wird der Hinweisgeber vorab über die Weitergabe und die Gründe hierfür informiert. Von der Information sieht OBI nur ab, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht OBI mitgeteilt haben, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.
Alle weiteren übermittelten Informationen werden nach diesen Maßgaben ebenfalls streng vertraulich behandelt. Dies gilt insbesondere für die Personen, die im Rahmen der mittgeteilten Fälle in Erscheinung treten sowie die sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Die Identität eines Hinweisgebers, der vorsätzlich, leichtfertig oder grob fahrlässig unzutreffende Informationen über Verstöße meldet, unterliegt keinem Schutz.
Wie gewährleistet OBI den Datenschutz?
Vor Abgabe eines Hinweises über das BKMS® System-Onlinetool wird der Hinweisgeber aufgefordert, zu bestätigen, dass er die hinterlegte Datenschutzerklärung gelesen und verstanden hat. Diese Datenschutzerklärung ist auf der Einleitungsseite unter www.bkms-system.com/obi abrufbar.
Die Untersuchung der Hinweise wird im Einklang mit der DSGVO und dem darauf basierenden internen Löschkonzept von OBI durchgeführt, einschließlich der Speicherung und Löschung von Daten und den Regelungen zum internationalen Datentransfer.
Wie ist gesichert, dass Hinweisgeber keine Nachteile aufgrund eines Hinweises erleiden?
OBI ergreift keine nachteiligen Maßnahmen gegen Hinweisgeber, die nach bestem Wissen und Gewissen eine Meldung über das OBI-Hinweisgebersystem abgegeben haben, d.h., die zum Zeitpunkt der Meldung berechtigten Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Von diesem Schutz vor Repressalien sind ebenfalls umfasst (i) natürliche Personen, die den Hinweisgeber bei der Meldung oder Offenlegung in einem beruflichen Kontext vertraulich unterstützen; (ii) Dritte, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen und aufgrund der Meldung oder Offenlegung in einem beruflichen Zusammenhang Repressalien erlitten haben und (iii) juristische Personen, rechtsfähige Personengesellschaften und Personenvereinigungen, die mit dem Hinweisgeber infolge einer Beteiligung rechtlich verbunden sind, oder für die der Hinweisgeber tätig ist oder mit denen er in einem beruflichen Kontext anderweitig in Verbindung steht.
Keinen Schutz genießen dagegen Hinweisgeber, die bewusst oder grob fahrlässig unwahre Tatsachen behaupten.
Wie überprüft OBI die Wirksamkeit dieses Beschwerdeverfahrens?
OBI überprüft das in dieser Verfahrensordnung beschriebene Verfahren jährlich sowie anlassbezogen auf seine Wirksamkeit. In diese Überprüfung werden aus dem Verfahren gewonnene Erkenntnisse miteinbezogen.
Für Hinweise dazu, ob Sie das Verfahren als einfach erreichbar und verständlich empfunden haben, ob Ihr Anliegen während des Verfahrens vertraulich behandelt und ob Ihre Erwartungen an die Lösung des Problems umgesetzt wurden, ist OBI sehr dankbar.
