Datenschutzerklärung
Ihre Meldungen werden über eine verschlüsselte Verbindung (https) abgegeben und auf einem gesicherten Server abgelegt. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert.
Auf die Meldungen haben ausschließlich die Compliance Officer der CropEnergies AG und der Südzucker AG sowie der Leiter Kapitalmarkt Compliance CropEnergies AG Zugriff. Jede Meldung wird sorgfältig unter Beachtung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen geprüft. Bitte lesen Sie hierzu die unten stehende Datenschutzerklärung.
Sobald die Aufklärung des Sachverhalts nicht mehr gefährdet ist, wird der/ die vom Vorwurf Betroffene grundsätzlich über den Inhalt des Vorwurfs unterrichtet, unabhängig davon, ob sich der Compliance-Verstoß bestätigt hat oder nicht.
Datenschutzerklärung:
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den geltenden anwendbaren Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Compliance-Verstöße auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Verantwortliche Stelle und Datensicherheit
Der für den Datenschutz Verantwortliche des Hinweisgebersystems ist die CropEnergies AG, Maximilianstraße 10, 68165 Mannheim. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH , Karlstraße 47, 80333 München in Deutschland, im Namen der CropEnergies AG (im Folgenden auch: „CropEnergies“) betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur durch CropEnergies möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf den sehr engen Kreis von drei ausdrücklich autorisierten Personen, bestehend aus den Compliance Officern der CropEnergies AG und der Südzucker AG sowie dem Leiter Kapitalmarkt Compliance der CropEnergies AG, beschränkt ist.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei CropEnergies beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden vom Compliance Officer der CropEnergies entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Der Compliance Officer prüft den Sachverhalt und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der CropEnergies Gruppe oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften der Südzucker-Gruppe weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem Compliance Officer der CropEnergies namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine E-Mail-Kommunikation.
Stand: Februar 2018