Pravila o zaštiti podataka
Najveći značaj pridajemo zaštiti i povjerljivosti Vaših osobnih podataka. Ova pravila o zaštiti podataka omogućuju vam da shvatite naše obveze i Vaša prava u vezi s obradom Vaših osobnih podataka u kontekstu upravljanja sustavom za zviždače Lactalis grupe (u nastavku „Platforma za zviždače“).
1. Definicije
Što su osobni podaci?
Osobni podaci su informacije koje Vas identificiraju. To mogu biti informacije koje Vas neposredno identificiraju, kao što su Vaše ime i prezime, ili koje Vas posredno identificiraju, kao što su datum Vašeg rođenja ili adresa.
Što je obrada Vaših osobnih podataka?
Obrada osobnih podataka je bilo koja radnja ili niz radnji provedenih nad osobnim podacima, kao što su prikupljanje, evidentiranje, pohrana, izmjena, otkrivanje ili brisanje Vaših osobnih podataka.
Što je platforma za zviždače Lactalis grupe?
Lactalis grupa uspostavila je platformu za zviždače kako bi na siguran, diskretan i povjerljiv način primala, obrađivala i upravljala dojavama o nepravilnostima ili slučajevima koji krše zakon, unutarnja pravila i procedure grupacije ili antikorupcijsku politiku Lact@Policy Lactalis grupe, a koji bi se mogli smatrati korupcijom ili trgovinom utjecajem. Spisak kategorija je raspoloživ na platformi za zviždače i u uvjetima uporabe sustava za zviždače, te u često postavljenim pitanjima, kojima možete pristupiti ovdje: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
U svrhu zaštite zviždača, Lactalis grupa je izabrala sigurnu vanjsku platformu, BKMS® System, koja garantira zaštitu i povjerljivost osobnih podataka zviždača.
Za više informacija o platformi za zviždače preporučujemo da pogledate često postavljana pitanja ili korisnički vodič, koji su dostupni na početnoj stranici.
2. Tko je voditelj obrade?
Lactalis grupa, smještena na adresi 10 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Francuska), je odgovorna za platformu za zviždače i za obradu osobnih podataka izvršenu preko ove platforme (u nastavku „Lactalis”).
Ovom platformom za zviždače upravlja BKMS® System i specijalizirana tvrtka EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München, Njemačka, u ime grupe Lactalis.
Podaci uneseni u BKMS® System, uključujući osobne podatke, čuvaju se u bazi podataka kojom upravlja EQS Group GmbH u certificiranom podatkovnom centru visoke sigurnosti. Samo članovi Komisije za sukladnost Lactalis grupe imaju pristup tim podacima. Ni EQS Group GmbH niti bilo koja treća strana nemaju pristup podacima.
Svi podaci su šifrirani s više razina zaštite lozinkom tako da je pristup ograničen na vrlo mali izbor izričito ovlaštenih osoba u odjelu za sukladnost Lactalis grupe.
3. Svrhe obrade osobnih podataka
Uporaba platforme za zviždače je dobrovoljna. Kada šaljete dojavu preko platforme za zviždače, mi prikupljamo sljedeće osobne podatke:
- Vaše ime, ako objavljujete Vaš identitet.
- Vaš status kao zaposlenik (stalni ili povremeni) u Lactalis grupi ili nekoj pridruženom društvu u Lactalis grupi.
- Imena osoba i druge osobne podatke osoba koje spominjete u dojavi, gdje je to primjenjivo.
Možemo prikupiti i obraditi osobne podatke u sljedeće svrhe:
- Primanje i obrada dojava poslanih preko sustava za zviždače.
- Odgovaranje na upite ili pitanja zviždača ili osobe/osoba spomenutih u dojavi u vezi s upravljanjem sustavom za zviždače ili obradom njihovih osobnih podataka unutar tog sustava.
- Upravljanje zahtjevima zviždača ili osoba spomenutih u dojavi u vezi s ostvarivanjem njihovih prava u pogledu osobnih podataka: pravo na prigovor, pravo na brisanje, pravo na ispravak, pravo na ograničenje obrade, pravo na prenosivost podataka.
4. Povjerljivo ophođenje dojavama
Prijave zaprimljene putem platforme za zviždače pregledava vrlo ograničen broj osoba (članovi Komisije za sukladnost Lactalis grupe te imenovani interni ili vanjski stručnjaci uz odobrenje Komisije), a svi su za to posebno ovlašteni i podliježu visokom stupnju povjerljivosti. Dojave se uvijek tretiraju uz najvišu povjerljivost. Članovi Komisije za sukladnost Lactalis grupe procjenjuju prihvatljivost dojave i, ako je potrebno, provode detaljniju istragu.
Tijekom obrade dojave može biti potrebno dijeliti primljene informacije s drugim zaposlenicima Lactalis grupe s izričitim dopuštenjem Komisije za sukladnost Lactalis grupe. Ovi zaposlenici se mogu nalaziti u državama izvan Europske Unije ili Europskog gospodarskog prostora u kojima se primjenjuju drugi zakoni za zaštitu osobnih podataka. Usklađenost s primjenjivim zakonima o zaštiti podataka u trenucima prijenosa podataka je uvijek garantirana.
5. Informacije osoba navedenih u dojavi
U skladu s važećim propisima o zaštiti osobnih podataka, osoba na koju se odnosi prihvatljiva prijava bit će obaviještena od strane Komisije za sukladnost da se njezini osobni podaci obrađuju, i to u roku od mjesec dana od evidentiranja njezinih podataka. Ove informacije ne sadrže informacije o identitetu autora dojave.
Ove informacije se mogu zadržati ako bi moglo doći do kompromitiranja integriteta ili zahtjeva istrage, na primjer kada postoji opasnost od uništenja dokaza. Informacije će biti izdane kada se ta opasnost eliminira.
6. Vrijeme zadržavanja osobnih podataka i pravni temelj za obradu
Osobni podaci prikupljeni putem platforme za zviždače čuvaju se onoliko dugo koliko je strogo potrebno za ostvarenje svrha navedenih u nastavku:
| Svrha obrade | Rok zadržavanja | Pravni temelj |
|---|
| Primanje i obrada dojava poslanih preko sustava za zviždače | Osobni podaci koji se odnose na dojavu za koju voditelj obrade utvrdi da ne spada u djelokrug platforme za zviždače bit će odmah uništeni ili anonimizirani. Ako se ne poduzmu mjere u vezi dojave koja spada u nadležnost platforme za zviždače, osobni podaci vezani uz tu dojavu bit će uništeni ili anonimizirani u roku od dva mjeseca od završnog izvještaja Komsije za sukladnost Lactalis grupe. Ako se pokrene disciplinski ili sudski postupak protiv imenovane osobe ili autora zlonamjerne dojave, osobni podaci vezani uz dojavu čuvat će se do završetka postupka ili isteka roka za žalbu na odluku. Možemo biti obvezni čuvati osobne podatke vezane uz dojavu u privremenim arhivama, u skladu sa zakonskom obvezom kojoj je podložna Lactalis grupa (na primjer, radi ispunjavanja računovodstvenih, socijalnih ili poreznih obveza). | Zakonska obveza |
| Rukovanje Vašim upitima | Osobni podaci pohranjuju se onoliko dugo koliko je potrebno za odgovor na određeni zahtjev. | Opravdani interes |
| Rukovanje Vašim zahtjevima za ostvarivanje Vaših prava u vezi s osobnim podacima | 3 godine od obrade Vašeg zahtjeva. | Opravdani interes |
7. Vaša prava i pravni lijekovi
U skladu s važećim propisima o zaštiti osobnih podataka, imate pravo na pristup, ispravak i brisanje Vaših osobnih podataka. Također imate pravo ograničiti obradu, pravo na prenosivost i pravo na prigovor.
Da biste ostvarili Vaša prava, kroz dokazivanje Vašeg identiteta na bilo koji način, možete nas kontaktirati na sljedeću adresu e-pošte: DPO@fr.lactalis.com ili poštanskim putom na sljedeću adresu: Data Protection Officer – LGPO – Direction Affaires Juridiques Groupe 10 à 20 rue Adolphe Beck 53000 Laval (France).
Ako se ostvari pravo na brisanje, što je prije moguće ćemo provjeriti u kojoj mjeri su pohranjeni podaci i dalje potrebni za obradu dojave. Podaci koji više nisu potrebni se brišu.
Ako se ostvari pravo na prigovor, što je prije moguće ćemo provjeriti u kojoj mjeri postoje legitimni i uvjerljivi razlozi za obradu koji prevladavaju nad interesima te pravima i slobodama nosioca podataka, ili za utvrđivanje, ostvarivanje ili obranu zakonskih prava.
Osoba na koju se podaci odnose nema pravo, temeljem prava na pristup, doznati identitet zviždača, podatke o trećim osobama ili informacije prikupljene tijekom istrage dojave, niti joj se te informacije smiju otkriti.
Mi ćemo se potruditi da odgovorimo na Vaše upite na zadovoljavajući način. Ako iz bilo kojeg razloga smatrate da naš odgovor nije zadovoljavajući, želimo vas obavijestiti da možete podnijeti žalbu nadzornom tijelu.
8. Korištenje platforme za zviždače
Komunikacija između Vašeg računala i platforme sustava BKMS® System odvija se preko šifrirane veze (SSL). Platforma za zviždače ne omogućava da IP adrese budu praćene. Kako bi se održala veza između Vašeg računala i platforme sustava BKMS® System, na vašem je računalu pohranjen kolačić koji sadrži samo ID sesije (tzv. „null cookie“). Kolačić je valjan samo do kraja Vaše sesije i prestaje važiti kada zatvorite vaš preglednik.
Možete kreirati poštanski sandučić u okviru platforme za zviždače koji je zaštićen individualno izabranim pseudonimom/korisničkim imenom i lozinkom. Možete slati dojave pod Vašim imenom ili anonimno. Na platformi za zviždače podaci su pohranjeni unutar platforme sustava BKMS® System, što ga čini posebno sigurnim. To nije tradicionalan oblik komunikacije preko elektronske pošte.
9. Napomena o slanju privitaka
Ako šaljete dojavu ili dopunu dojave, možete i poslati privitke. Ako želite poslati anonimnu dojavu, uzmite u obzir sljedeći savjet o sigurnosti: datoteke mogu sadržavati osobne podatke koji mogu otkriti Vaš identitet. Uklonite ove podatke iz datoteka prije njihovog slanja. Ako ne možete ukloniti ove podatke ili niste sigurni kako to da učinite, molimo kopirajte tekst Vašeg privitka u tekst vaše dojave, ili pošaljite tiskani dokument anonimno na adresu u podnožju, uz navođenje referentnog broja primljenog na kraju procesa dojave.
10. Kontaktirajte nas
Ako imate bilo kakva pitanja ili zahtjeve u vezi s ovom politikom privatnosti, možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka putem e-pošte na adresu DPO@fr.lactalis.com