Pravidlá postupu pre proces podávania sťažností podľa nemeckého zákona o dodávateľských reťazcoch (LkSG)
OBI - pravidlá postupu pre proces podávania sťažností podľa § 8, 9 ods. 1 nemeckého zákona o dodávateľskom reťazci
Skupina OBI je spoločnosť, ktorá pôsobí po celom svete. Dodržiavanie zákonov, integrita a udržateľnosť sú hlboko zakotvené v kultúre spoločnosti OBI.
Podávatelia hlásenia a proces podávania sťažností je neoddeliteľnou súčasťou systému dodržiavanie predpisov a politiky dodávateľských reťazcoch v OBI.
Proces podávania sťažností umožňuje jednotlivcom, spoločnostiam a organizáciám poukázať na ľudské práva alebo environmentálne riziká alebo porušenia, ako aj porušenia platných zákonov, interných zásad a obchodných princípov OBI. Slúži tak na predchádzanie porušovania, odhaľovanie potenciálnych nekalých praktík a ich zastaveniu.
1. Rozsah pravidiel postupu
Nemecký zákon o dodávateľských reťazcoch („LkSG“) vyžaduje, aby spoločnosť OBI zaviedla proces podávania sťažností, ktorý umožňuje hlásiť ľudské práva a environmentálne riziká, ktoré sú chránené zákonom, a porušenia ľudských práv alebo environmentálnych povinností, ku ktorým došlo v dôsledku obchodnej aktivity (i) OBI vo vlastnej oblasti podnikania alebo (ii) priameho alebo (iii) nepriameho dodávateľa pre OBI.
Smernica EÚ (EÚ) 2019/1937 o ochrane osôb, ktoré nahlasujú porušenie práva EÚ, a jej vnútroštátne vykonávacie zákony vyžadujú, aby OBI zriadila interné kancelárie pre príjem hlásení v krajinách OBI, ktoré sú v Európskej únii, ktorých zamestnanci a dočasní zamestnanci môžu použiť na hlásenie informácií, o ktorých sa dozvedeli v priebehu svojej profesionálnej činnosti v súvislosti s možným porušením predpisov v OBI.
OBI spĺňa tieto zákonné povinnosti tým, že poskytuje jednotný systém podávania hlásení („Speak-up” – BKMS® System). Hoci nasledujúce pravidlá postupu sú právne záväzné len s odkazom na LkSG, dokument stanovuje aj všeobecné zásady, ktoré sa vo všeobecnosti vzťahujú na systém podávania hlásení OBI „Speak Up“.
2. Čo je možné nahlásiť?
Ľudské práva a environmentálne riziká a porušovania
Ktokoľvek môže nahlásiť ľudské práva alebo environmentálne riziká alebo porušenia (i) platných zákonov, najmä LkSG, (ii) Etického kódex OBI a (iii) iných interných zásad v OBI, ku ktorým došlo v dôsledku obchodných aktivít (i) OBI vo vlastnej oblasti podnikania alebo (ii) priameho alebo (iii) nepriameho dodávateľa pre OBI.
Tieto ľudské práva alebo iné environmentálne riziká a porušenia môžu zahŕňať, ale nie sú obmedzené na, napríklad:
- Detskú prácu
- Nútenú prácu alebo otroctvo
- Nedodržiavanie platných predpisov o bezpečnosti práce tam, kde to vedie k riziku pracovných úrazov a/ alebo rizík ohrozenia zdravia pri práci (napr. z dôvodu nedostatočných bezpečnostných noriem, nedostatočných bezpečnostných opatrení, nedostatočného zaškolenia a poučenia, vrátane porušovania zákona o pracovnom čase).
- Porušovanie slobody združovania, slobody zakladať odborové organizácie alebo vstúpiť do nich bez diskriminácie a slobodne sa zapájať do odborovej činnosti (sem patrí najmä zákon o štrajku a právo na kolektívne vyjednávanie)
- Diskrimináciu alebo nerovnaké zaobchádzanie v zamestnaní
- Odmietnutie vyplatiť primeranú mzdu (v každom prípade sa za primeranú považuje minimálna mzda, ktorá je splatná podľa príslušného zákona)
- Spôsobenie škodlivých zmien životného prostredia, napr. zmeny terénu, znečistenie vody a ovzdušia, emisie hluku alebo nadmerná spotreba vody
- Nezákonné nútené vysťahovanie a nezákonné zaberanie pôdy, lesov a vôd, pri nadobudnutí, rozvoji alebo inom využití takej pôdy, lesov alebo vôd, ktorých užívanie zabezpečuje osobe živobytie
- Zneužívanie moci súkromnými a verejnými bezpečnostnými silami
- Používanie ortuti vo výrobkoch a pri výrobe a spracovaní odpadovej ortuti v rozpore s ustanoveniami medzinárodného práva
- Používanie a výroba perzistentných organických látok (POP) a spracovanie odpadu, ktorý obsahuje perzistentné organické látky v rozpore s ustanoveniami medzinárodného práva
- Dovoz a vývoz nebezpečného odpadu v rozpore s ustanoveniami medzinárodného práva
Riziká dodržiavanie zákonov a porušenia
Členovia spoločnosti v skupine OBI a tretie strany môžu tiež nahlásiť akékoľvek iné porušenie platných zákonov (zákonov, právnych predpisov atď., najmä tých, ktoré sú uvedené v smernici EÚ 2019/1937) súvisiace so spoločnosťou, ku ktorým došlo alebo sa predpokladá, že k nemu dôjde, ako aj iné porušenia Etického kódexu OBI alebo iných významných zásad dodržiavania predpisov. Medzi ďalšie porušenia predpisov patria napríklad úplatkárstvo a korupcia, pranie špinavých peňazí, krádež, porušenie dôvery alebo nedodržiavanie antimonopolných zákonov.
Požiadavky a sťažnosti zákazníkov súvisiace s výrobkom alebo službou
„Speak Up“ nie je určený na otázky a sťažnosti zákazníkov súvisiace s výrobkami alebo službou. Ak máte akékoľvek otázky, spätnú väzbu alebo sťažnosti týkajúce sa výrobkov alebo služieb OBI, obráťte sa na oddelenie starostlivosti o zákazníkov OBI na https://www.obi.de/pages/hilfe-und-kontakt.
3. Kto môže podať hlásenie?
Proces podávania sťažnosti OBI je otvorený pre každého.
Medzi podávateľov hlásenia preto môžu patriť napríklad:
- i) zamestnanci; ii) zákazníci; (iii) akcionári/investori spoločnosti v skupine OBI alebo priami alebo nepriami dodávatelia OBI
- Spoločnosti alebo úrady
- Pracovníci OBI marketu alebo výrobného zariadenia priameho alebo nepriameho dodávateľa OBI
- Mimovládne organizácie (MVO)
- Tretie strany, ktoré vedia o porušení, napr. príbuzní.
V súlade s tým, hlásenia môžu byť tiež podávané podávateľmi hlásenia, ktorých sa riziko priamo alebo nepriamo týka alebo ktorých sa to osobne nedotýka.
4. Ako možno podávať hlásenia?
Hlásenia je možné podávať prostredníctvom online nástroja BKMS® System, ktorý prevádzkuje spoločnosť OBI („Speak Up”).
Platforma je k dispozícii nepretržite, t. j. sedem dní v týždni a dvadsaťštyri hodín denne, bezplatne.
Ak chcete podať hlásenie, kliknite na tlačidlo „Podať hlásenie“ umiestnené v hornej časti úvodnej stránky v online nástroji BKMS® System. V systéme je možné podať hlásenie týkajúce sa porušovanie ľudských práv alebo environmentálnych rizík alebo porušení v kategórii „Ľudské práva a environmentálne riziká alebo porušovania v OBI alebo v obchodných partnerov OBI a v ich dodávateľských reťazcoch“. Všetky ostatné hlásenia je možné podávať v kategórii „Porušenia v OBI skupine“.
Kroky na podanie hlásenia sú popísané jednotlivo v online nástroji BKMS® System. Nájdete tam aj často kladené otázky. Po podaní hlásenia budete mať prístup k svojej vlastnej chránenej poštovej schránke. To umožňuje kedykoľvek prístup k platforme, dostávať spätnú väzbu od OBI a prípadne odpovedať na ďalšie otázky a pridávať ďalšie informácie.
Hlásenia zaslané do OBI iným kanálom (napr. poštou, telefonicky alebo e-mailom) budú tiež vložené do BKMS® System zo strany OBI na ďalšie spracovanie.
5. Aké jazyky môžem použiť na napísanie môjho hlásenia?
Na vstupnej obrazovke v online nástroji BKMS® System je možné zvoliť nasledujúce jazyky:
- Čínština
- Nemčina
- Angličtina
- Taliančina
- Poľština
- Slovenčina
- Slovinčina
- Čeština
- Maďarčina
- Vietnamčina
Hlásenia možno podávať vo všetkých jazykoch.
Spracovanie hlásenia sa spravidla vykonáva v nemčine, angličtine, taliančine, poľštine, slovenčine, slovinčine, češtine alebo maďarčine. To platí aj pre komunikáciu s podávateľom hlásenia. Na požiadanie sa OBI snaží komunikovať v jazyku podávateľa hlásenia, ale túto možnosť nemôže zaručiť.
6. Môžu sa hlásenia podávať aj anonymne?
Hlásenia je možné podať aj anonymne. OBI chráni anonymitu podávateľa hlásenia. OBI má zo zákona zakázané identifikovať alebo sa pokúsiť sa identifikovať podávateľov hlásenia proti ich vôli.
7. Ďalšie kroky po podaní hlásenia
Potvrdenie o prijatí
Podávateľ hlásenia dostane potvrdenie o prijatí prostredníctvom chránenej poštovej schránky v online nástroji najneskôr do siedmich dní od prijatia hlásenia. Výnimky z tohto zahŕňajú sťažnosti zákazníkov alebo iné sťažnosti, ktoré zjavne nesúvisia s ľudskými právami, environmentálnymi záležitosťami alebo záležitosťami dodržiavania zákonov. Ak nemáte zriadenú poštovú schránku alebo nie je možné poslať potvrdenie o prijatí z dôvodu zvoleného kanála hlásenia (napr. anonymný list), nemôžeme vám poslať potvrdenie o prijatí.
Kto posudzuje hlásenie?
Hlásenia, ktoré sa môžu týkať porušovania ľudských práv a rizík životného prostredia, sú bez zbytočného odkladu po ich prijatí zaslané dôvernému poradcovi z právneho oddelení OBI.
Dôverný poradca rozhodne, či hlásenie budú ďalej spracovávať, alebo na to poveria niekoho iného, alebo ju spracuje niektorý z ďalších kontrolorov hlásení v OBI. Všetci kontrolóri hlásení sú zamestnancami centrály OBI skupiny a sú oboznámení s prevádzkovými odbornými témami.
OBI zabezpečí, aby dôverný poradca a všetci ostatní kontrolóri hlásení poverení vykonaním tohto procesu,
- boli povinní zachovávať mlčanlivosť,
- boli nezávislí pri ich spracovaní a bez konfliktu záujmov,
- poskytli záruku nestrannosti,
- nepodliehali žiadnym odborným pokynom v súvislosti s preskúmaním hlásenia a
- boli povinní zachovávať mlčanlivosť o totožnosti alebo anonymite podávateľa hlásenia, ako aj o totožnosti osôb uvedených v hlásení.
Okrem toho OBI zabezpečí, že majú potrebné odborné znalosti na riešenie hlásení týkajúcich sa ľudských práv a environmentálnych rizík.
Ako sa posudzujú hlásenia týkajúce sa ľudských práv alebo environmentálnych rizík alebo porušení?
OBI berie každé hlásenie veľmi vážne. V prvom kroku procesu preskúmania kontrolóri hlásení vykonajú kontrolu hodnovernosti a predbežné preskúmanie. To slúži na kontrolu, či je hlásenie dostatočne závažné a je potrebné ďalšie spracovanie. Táto kontrola sa začne do troch dní od prijatia hlásenia (okrem nedieľ a štátnych sviatkov).
V závislosti od povahy a obsahu hlásenia zahŕňa kontrola hodnovernosti najmä tieto kroky:
- Tam, kde je to potrebné: Získanie dôverného prekladu hlásenia.
- Preskúmanie toho, či existujú dostatočné náznaky, že môžu existovať relevantné ľudské práva alebo environmentálne riziká alebo porušenia.
- Ak je možné kontaktovať podávateľa hlásenia, prípad bude prerokovaný s podávateľom hlásenia. To zahŕňa najmä ďalšie otázky a získavanie doplňujúcich informácií.
Ak sa predpokladá podozrivá situácia, bude sa ďalej skúmať, aké vyšetrovacie a objasňujúce opatrenia sú v konkrétnom prípade potrebné. Patria sem napríklad analýzy rizík, rozhovory so zamestnancami alebo dodávateľmi, audity dodávateľov a vykonávanie interného vyšetrovania. Okrem toho sa preveruje, do akej miery OBI môže alebo má prijať už v tejto fáze zákonné alebo prípadne ďalšie, dočasné opatrenia.
Proces podávania sťažností sa preruší bez ďalších opatrení, a to aj po ďalšej výmene informácií s podávateľom hlásenia – ak je to možné – neexistuje dostatočná miera podozrenia z porušenie relevantných ľudských práv alebo environmentálnych rizík alebo porušení, napríklad preto, že hlásenie je zjavne nepodložené, nie je hodnoverné, nepresvedčivé alebo nepravdivé alebo sa hlásenie netýka OBI alebo dodávateľov OBI.
Ako dlho môže trvať fáza kontroly?
Kontrola sa vykonáva rýchlo. V závislosti od rozsahu, úrovne zložitosti a schopnosti OBI uplatniť svoj vplyv môže kontrola trvať niekoľko dní až mesiacov.
Aké by mohli byť možné následné opatrenia v prípade potvrdeného porušenia ľudských práv alebo environmentálneho rizika alebo porušenia?
V prípade potvrdeného porušenia ľudských práv alebo environmentálneho rizika alebo porušenia prijíma OBI rozhodnutia na ich odstránenie alebo minimalizáciu. Patria sem napríklad personálne opatrenia, hlásenia úradom, požiadavky na dodávateľov či úpravy procesov alebo pracovných podmienok siahajúce až po ukončenie obchodných vzťahov. Ak sa v oblasti obchodnej činnosti OBI v Nemecku zistí porušenie ľudských práv alebo environmentálne riziko alebo porušenie, OBI prijme opatrenia na okamžité zastavenie tohto rizika alebo porušenia a na zabránenie opakovaniu. To platí aj pre obchodnú činnosť OBI v zahraničí, ak je v rozpore s miestnym právom.
Kedy dostane podávateľ hlásenia informácie o výsledku procesu?
Do troch mesiacov od prijatia potvrdenia je podávateľ hlásenia informovaný o výsledku procesu, ktorý obsahuje vysvetlenie. Táto informácia sa poskytuje len vtedy, ak to neovplyvní ďalší interný výskum alebo vyšetrovanie práv osôb, ktorých sa informácie týkajú alebo ktoré sú uvedené v hlásení.
V prípade prerušenia procesu bude OBI informovať podávateľa hlásenia do troch mesiacov od potvrdenia prijatia hlásenia, že neboli prijaté žiadne následné opatrenia, a uvedie dôvody.
OBI vás nemôže informovať o výsledku procesu, ak nemáte zriadenú poštovú schránku, alebo vás nie je možné kontaktovať z dôvodu vami zvoleného kanála hlásenia (napr. anonymný list).
Je proces bezplatný?
Proces podávania sťažností opísaný v týchto pravidlách postupu je pre podávateľov hlásenia bezplatný.
OBI však nehradí žiadne náklady a výdavky, ktoré by podávateľovi hlásenia vznikli v súvislosti s použitím procesu podávania sťažností; nepokryje najmä cestovné náklady alebo náklady na právne poradenstvo.
8. Princípy procesu
Ako proces podávania sťažností zabezpečuje dôvernosť?
K hláseniam prijatým prostredníctvom online nástroja BKMS® System má prístup iba dôverný poradca v právnom oddelení a ostatní kontrolóri hlásení. O hláseniach a ich spracovaní sú povinní zachovávať mlčanlivosť. Zaobchádzajú s hláseniami a identitou podávateľa hlásenia, ak je to zákonne prípustné, ako s prísne dôvernými.
Zabezpečujú, aby bez výslovného súhlasu podávateľov hlásenia v textovej forme nebola ich identita prezradená nikomu okrem zodpovedných kontrolórov hlásení, úradníka pre ľudské práva a ak je to možné, v súlade s prísnou zásadou „potreba vedieť“ (informácie sa dostávajú k osobám, ktoré sa musia nevyhnutne podieľať na objasňovaní skutočností), kontaktom, s ktorými sa v súvislosti s vedením prípadu konzultuje v odborných oddeleniach alebo právnym poradcom a prípadne zodpovedným zamestnancom alebo členom orgánov, ktorí sledujú opatrenia, pokiaľ sa takéto zverejnenie neuskutoční (i) na splnenie zákonnej povinnosti; (ii) v rámci trestného konania na žiadosť orgánov činných v trestnom konaní; (iii) na základe príkazu v administratívnom procese po hlásení; (iv) na základe rozsudku súdu a (v) v iných prípadoch, v ktorých je postúpenie týchto informácií zákonne prípustné.
To platí aj pre všetky ostatné informácie, ktoré môžu byť použité na odvodenie identity podávateľa hlásenia, či už priamo alebo nepriamo. Ak sa jedna z vyššie uvedených výnimiek vzťahuje na zásadu dôvernosti, podávateľ hlásenia bude o zverejnení a dôvodoch tohto zverejnenia vopred informovaný. OBI upustí od zdieľania týchto informácií iba vtedy, ak orgán činný v trestnom konaní, príslušný orgán alebo súd informovali OBI, že zdieľanie týchto informácií môže ohroziť súvisiace vyšetrovanie, objasňovanie alebo súdne konanie.
So všetkými ostatnými prenášanými informáciami sa bude v súlade s týmito opatreniami zaobchádzať ako s prísne dôvernými. Týka sa to najmä totožnosti osôb, ktoré vystupujú v kontexte oznámených prípadov, ako aj iných osôb uvedených v hlásení.
Identita podávateľa hlásenia, ktorý úmyselne, z bezohľadnosti alebo z hrubej nedbanlivosti nahlási nesprávne informácie o porušeniach, nebude predmetom žiadnej ochrany.
Ako OBI zabezpečuje ochranu osobných údajov?
Pred podaním hlásenia prostredníctvom online nástroja BKMS® System je podávateľ hlásenia automaticky požiadaný, aby potvrdil, že si prečítal a pochopil poskytnuté vyhlásenie o ochrane osobných údajov. Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov je kedykoľvek dostupné v päte na www.bkms-system.com/obi.
Hlásenia sa prešetrujú v súlade s GDPR a interným konceptom výmazu OBI založenou na tomto nariadení, vrátane uchovávania a vymazávania údajov a predpisov o interných prenosoch údajov.
Ako OBI zabezpečuje, aby podávatelia hlásenia neutrpeli žiadne nevýhody v dôsledku hlásenia?
OBI neprijme žiadne opatrenia, ktoré by znevýhodňovali podávateľov hlásenia, ktorí podali hlásenie prostredníctvom systému podávania hlásení OBI v dobrej viere a svedomí, t. j. v čase podania hlásenia mali opodstatnený dôvod domnievať sa, že informácie sú pravdivé.
Táto ochrana pred represáliami zahŕňa aj (i) fyzické osoby, ktoré poskytujú dôvernú podporu podávateľovi hlásenia pri hlásení alebo zverejnení v profesionálnom kontexte; (ii) tretie strany, ktoré sú prepojené s podávateľom hlásenia a ktoré zažili represálie v profesionálnom kontexte v dôsledku hlásenia alebo zverejnenia, a (iii) právnické osoby, partnerstvá s právnou subjektivitou a združenia jednotlivcov, ktoré sú právne prepojené s podávateľom hlásenia z dôvodu akcie alebo pre ktoré podávateľ hlásenia pracuje alebo s ktorými má podávateľ hlásenia iné profesionálne prepojenie.
Na druhej strane podávatelia hlásenia, ktorí úmyselne alebo z hrubej nedbanlivosti uvedú nepravdivé informácie, nezískajú žiadnu ochranu.
Ako OBI kontroluje efektívnosť tohto procesu podávania sťažností?
OBI každoročne a podľa potreby preveruje proces popísaný v týchto pravidlách postupu na zabezpečenie jeho účinnosti. Zistenia z tohto procesu sú zahrnuté v tomto posúdenie.
Spoločnosť OBI je veľmi vďačná za hlásenia týkajúce sa toho, či ste považovali proces za ľahko dostupný a zrozumiteľný, či sa s vaším prípadom počas procesu zaobchádzalo dôverne a či boli splnené vaše očakávania týkajúce sa riešenia problému.
