Datenschutzhinweis für Dänemark
Wir nehmen den Datenschutz und die Geheimhaltung sehr ernst und halten die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die geltenden einzelstaatlichen Datenschutzvorschriften (einschließlich des dänischen Datenschutzgesetzes 2020) ein. Bitte lesen Sie diese Datenschutzinformationen sorgfältig, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
ALDI Danmark ApS
- CVR-Nr.: 89 79 72 17
- Adresse: Herstedøstervej 27-29C, 2620 Albertslund
- Telefon: +45 88 80 35 00
- E-Mail: persondata@aldi.dk
Zweck und Funktionsweise des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Das Hinweisgebersystem wird von einem spezialisierten Unternehmen, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Deutschland im Auftrag von ALDI Dänemark betrieben.
Es ist möglich, innerhalb des Hinweisgebersystems einen Postkasten einzurichten, der mit einem individuell gewählten Pseudonym/Benutzernamen und einem Kennwort gesichert ist. Dies erlaubt es Ihnen, Meldungen entweder unter Angabe Ihres Namens oder anonym in sicherer Weise zu senden. Personenbezogene Daten werden ausschließlich innerhalb der geschützten Umgebung des BKMS® Systems verarbeitet. Es handelt sich nicht um eine Form üblicher E-Mail-Kommunikation.
Alle Daten werden verschlüsselt und mit einem mehrstufigen Kennwortschutz versehen gespeichert, sodass der Zugriff auf einen äußerst kleinen Kreis sachkundiger und ausdrücklich befugter Personen bei ALDI Dänemark begrenzt ist, siehe unten.
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt freiwillig. Bei der Abgabe einer Meldung erfassen und verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen, soweit diese seitens des Hinweisgebers angegeben werden:
- Name, Kontaktdaten und Beschäftigungsort des Hinweisgebers (sofern angegeben),
- etwaige in der Meldung enthaltene personenbezogene Daten (einschließlich vertraulicher bzw. sensibler personenbezogener Daten oder personenbezogener Daten zu Straftaten), z. B. Angaben zu dem maßgeblichen behaupteten Fehlverhalten, sowie
- Namen und weitere personenbezogene Daten von gegebenenfalls in der Meldung genannten Personen.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt auf den folgenden Rechtsgrundlagen:
- Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen des korrekten Betriebes und der korrekten Verwaltung unseres Hinweisgebersystems sowie der entsprechenden Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, vgl. Artikel 6(1)(f) DSGVO,
- die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, vgl. Artikel 9(2)(f) DSGVO und
- die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Straftaten ist zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich (siehe oben), soweit das berechtigte Interesse eindeutig die Interessen der betroffenen Person überwiegt, vgl. § 8(3) des dänischen Datenschutzgesetzes 2020, oder die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, vgl. § 8(5) des dänischen Datenschutzgesetzes 2020.
Quellen personenbezogener Daten
Wir erfassen personenbezogene Daten gegebenenfalls aus den folgenden Quellen (entsprechend den jeweiligen Personengruppen, die das Hinweisgebersystems nutzen können):
- Mitarbeiter,
- Angehörige der Geschäftsleitung,
- Lieferanten,
- Geschäftspartner und
- Berater.
Soweit die verarbeiteten personenbezogenen Daten vom Hinweisgeber im Rahmen der Meldung übermittelt werden, ist eine solche Angabe freiwillig. Sofern die Daten nicht angegeben werden, sind wir nicht in der Lage, die Meldung zu verarbeiten.
Kategorien von Empfängern
Im Hinweisgebersystem eingegebene personenbezogene Daten und Informationen werden in einer von EQS Group AG in einem Hochsicherheitsrechenzentrum betriebenen Datenbank gespeichert. Nur die sachkundigen und befugten Mitarbeiter von ALDI Dänemark haben Zugriff auf die Daten. Weder EQS Group AG noch sonstige Dritte können auf die Daten zugreifen, soweit ein solcher Zugriff nicht ausdrücklich gewährt wird, siehe unten. Dies wird durch weitreichende technische und organisatorische Maßnahmen im Rahmen des zertifizierten Verfahrens sichergestellt.
Eingehende Meldungen werden von einem kleinen Kreis sachkundiger, ausdrücklich befugter und besonders geschulter Mitarbeiter der Compliance-Organisation von ALDI Dänemark entgegengenommen und stets vertraulich bearbeitet. Die Mitarbeiter der Compliance-Organisation von ALDI Dänemark bewerten die Angelegenheit und führen weitere, im konkreten Fall erforderliche Untersuchungen durch. Alle Personen, die Zugang zu den Daten erhalten, werden zur Geheimhaltung verpflichtet.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiterzugeben. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Abhängig von den Umständen sowie unter Berücksichtigung der maßgeblichen Datenschutzvorschriften und Vertraulichkeit erfolgt eine Weitergabe personenbezogener Daten gegebenenfalls an die folgenden Empfänger:
- Die gegebenenfalls zuständige Aldi-Niederlassung, bei welcher der Hinweisgeber oder eine etwaig in der Meldung benannte Person beschäftigt ist,
- externe Berater, wie z. B. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder sonstige Berater,
- die Polizei bzw. andere zuständige Behörden sowie
- den für das Hosting und die Verwaltung des Hinweisgebersystems zuständigen Auftragsverarbeiter im Zusammenhang mit der Behebung von Störungen.
Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer
Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten an Drittländer (Länder außerhalb der EU/des EWR).
Ihre Rechte
Gemäß den EU-Datenschutzvorschriften stehen betroffenen Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht und weitere bestimmte Rechte zu. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/ einzureichen.
Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten werden solange aufbewahrt, wie dies zur Klärung der Situation und zur Durchführung einer abschließenden Bewertung erforderlich ist, ein rechtmäßiges Interesse des Unternehmens besteht oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Daten werden in Übereinstimmung mit gesetzlichen Anforderungen nach Abschluss der Bearbeitung anonymisiert und gelöscht. Sofern eine Weitergabe personenbezogener Daten an Behörden erfolgt, werden die Daten gelöscht, sobald die Behörde den Fall geschlossen hat.
Verwendung von Cookies
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Datenschutzhinweise Website
Bitte beachten Sie auch den Datenschutzhinweis auf unserer Website:
https://www.aldi.dk/services/databeskyttelse.html