NIE BĄDŹ OBOJĘTNY! MY CIĘ WYSŁUCHAMY

Czym jest system zgłoszeniowy Semperline?

Nasz Kodeks Postępowania (https://www.semperitgroup.com/company/compliance-code-of-conduct) wyznacza sposób, w jaki prowadzimy działalność na całym świecie. Naruszenia przepisów prawa, regulacji, naszego Kodeksu Postępowania lub innych zasad wewnętrznych nie są tolerowane w Semperit. Oczekujemy i zachęcamy wszystkich pracowników, dostawców, klientów i innych interesariuszy do zgłaszania wszelkich podejrzewanych naruszeń lub naruszeń, o których powzięli wiedzę.

Jako pracownik powinieneś najpierw zgłosić wszelkie możliwe nielegalne, nieetyczne lub niewłaściwe postępowanie swojemu przełożonemu, innemu kierownikowi lub (lokalnemu) działowi kadr. Jeśli jako pracownik uważasz, że nie możesz zgłosić i rozwiązać wątpliwości dotyczących sfery compliance wewnętrznie lub jeśli nie jesteś pracownikiem (klientem, dostawcą lub partnerem biznesowym), udostępniamy narzędzie zgłoszeniowe „SemperLine” do korzystania.

Linia ta jest bezpłatna i może być używana przez każdego interesariusza w dowolnym miejscu na świecie 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Zachęcamy do podania swojej tożsamości w celu ustalenia najlepszych możliwych parametrów skutecznego dochodzenia, ale jeśli chcesz, możesz zgłosić wątpliwości anonimowo. Jeśli zdecydujesz się pozostać anonimowy, oferujemy Ci możliwość skonfigurowania bezpiecznej skrzynki pocztowej do komunikacji z nami. Umożliwi nam to kontakt w przypadku pojawienia się dodatkowych pytań. Przekażemy Ci informację zwrotną.

Wszystkie zgłoszenia są odbierane i przetwarzane zgodnie ze znormalizowanym procesem. Tylko Ty i odpowiedni zespół Semperit Compliance mają dostęp do Twojego zgłoszenia. Wszystkie dostarczone informacje i dochodzenia w sprawie, w tym tożsamość sygnalisty, będą traktowane dyskretnie i z zachowaniem ścisłej poufności. Podawaj i przesyłaj wyłącznie informacje, które są prawdziwe oraz kompletne zgodnie z Twoją najlepszą wiedzą.

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

W firmie Semperit prowadzimy naszą działalność uczciwie i zgodnie z naszymi wartościami korporacyjnymi.

Możesz mieć obawy lub mieć wiedzę o szkodliwych zachowaniach, które narażają firmę Semperit na ryzyko. Twoje zgłoszenie umożliwi nam wykrycie problemów związanych z uczciwością i compliance na wczesnym etapie i pomoże nam jak najszybciej zająć się zgłoszonymi obawami. Twoje zgłoszenie pozwala nam chronić firmę Semperit przed wieloma zagrożeniami i ryzykiem. Pozwala nam to zachować wydajność i skuteczność w naszych długoterminowych działaniach biznesowych.

Jakie incydenty można zgłaszać?

Możesz zgłaszać wszelkie naruszenia przepisów prawa, regulacji, naszego Kodeksu postępowania lub wewnętrznych wytycznych. SemperLine umożliwia wybór jednej z wielu kategorii zgłoszeń podczas procesu zgłoszeniowego. Jeśli treść zgłoszenia nie mieści się w żadnej z proponowanych kategorii, wybierz kategorię „Inne naruszenia i wykroczenia”.

Wątpliwości z zakresu systemu compliance oraz informacje o wszelkich naruszeniach powinny być jak najbardziej szczegółowe. Warto, aby zgłoszenie zawierało odpowiedzi na następujących pięć pytań: Kto? Co? Kiedy? Jak? Gdzie? Można również przesyłać dokumenty, obrazy lub filmy.

Podawaj i przesyłaj wyłącznie informacje, które są prawdziwe oraz kompletne zgodnie z Twoją najlepszą wiedzą. Przekazane informacje mogą prowadzić do decyzji, które będą miały poważne konsekwencje dla zaangażowanych osób. Świadome podawanie fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji jest prawnie zabronione. Pod żadnym pozorem nie udostępniaj żadnych informacji, jeśli jest to niezgodne z prawem w Twoim kraju, w tym tajemnic państwowych.

Na czym polega proces przesyłania zgłoszenia? Jak utworzyć skrzynkę pocztową?

Aby wysłać zgłoszenie anonimowe albo imienne, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” w lewym górnym rogu strony głównej. Zachęcamy do ujawnienia swojej tożsamości poprzez podanie swojego imienia i nazwiska.

Proces zgłoszeniowy składa się z czterech etapów:

1. Najpierw do sygnalisty kierowana jest prośba o przejrzenie informacji dotyczących ochrony anonimowości i o odpowiedź na pytanie zabezpieczające.
2. Na kolejnej stronie należy wybrać kategorię zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można podać szczegółowe informacje na temat incydentów / naruszeń i odpowiedzieć na pytania dotyczące incydentów / naruszeń, po prostu wybierając odpowiedzi. Pole tekstowe pozwala na wpisanie do 5000 znaków, co odpowiada pełnej stronie A4. Można również wysłać plik o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje o ich autorze. Po wysłaniu zgłoszenia otrzymasz wygenerowany numer referencyjny potwierdzający przekazanie zgłoszenia.
4. Następnie pojawi się prośba o utworzenie własnej bezpiecznej skrzynki pocztowej. Ta skrzynka pocztowa umożliwia nam przekazywanie informacji zwrotnych, odpowiadanie na pytania i powiadamianie o statusie zgłoszenia.

Do utworzonej bezpiecznej skrzynki pocztowej można przejść bezpośrednio, klikając przycisk „Login”. Najpierw należy wprowadzić kod bezpieczeństwa.

Dopóki użytkownik nie wprowadzi żadnych danych na swój temat, które można by przypisać do niego lub które mogłyby ujawnić jego tożsamość, certyfikowany system BKMS^® System będzie chronił jego anonimowość za pomocą środków technicznych.

Możesz mieć pewność, że firma jest zainteresowana wyłącznie zgłaszanymi incydentami. Nadużycia muszą zostać wykryte, a wszelkim (dodatkowym) szkodom należy zapobiegać.

Jak system chroni anonimowość? W jaki sposób otrzymam informację zwrotną?

System SemperLine chroni osoby, które przesyłają zgłoszenie i nie chcą ujawniać swojej tożsamości. Systemowa funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Aby skonfigurować bezpieczną skrzynkę pocztową, należy wybrać pseudonim/nazwę użytkownika oraz hasło. Anonimowość zgłoszenia będzie zapewniona poprzez szyfrowanie oraz inne specjalne środki bezpieczeństwa. Na żadnym etapie procesu realizacji zgłoszenia nie jest wymagane podanie danych osobowych. Nie należy wysyłać informacji umożliwiających ustalenie tożsamości osoby wysyłającej zgłoszenie. Aby uniknąć ujawnienia Twojej tożsamości poza systemem Semperline, nie używaj do przesyłania zgłoszenia komputera zapewnionego przez pracodawcę. Ryzyko utraty anonimowości powstaje zwłaszcza przy korzystaniu z intranetu Semperit.

Zespół Compliance firmy Semperit skontaktuje się z Tobą za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej i przekaże Ci informacje zwrotne na temat przetwarzania Twoich danych lub zada Ci pytania, jeśli jakiekolwiek szczegóły w Twoim zgłoszeniu będą nadal niejasne. W ramach tej konwersacji sygnalista może również pozostać anonimowy.

Zachęcamy do zidentyfikowania się, abyśmy mogli ustalić najlepsze możliwe parametry skutecznego sprawdzenia i zbadania zgłoszenia. Jeśli osoba przesyłająca zgłoszenie poda swoje imię i nazwisko, referent może skontaktować się z nią bezpośrednio. Jeśli nie chcesz, aby Twoje dane były udostępniane poza zespół Compliance firmy Semperit, zaznacz to w swoim zgłoszeniu. Informacje na temat sposobu postępowania z danymi osobowymi udostępnianymi nam przez użytkowników można znaleźć tutaj. Należy pamiętać, że jesteśmy zainteresowani wyłącznie informacjami podanymi w zgłoszeniu, aby zapobiec wszelkim szkodom, a nie osobą sygnalisty.

Ochrona danych

Dane osobowe są wykorzystywane przez Semperit wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych w celu obsługi systemu zgłoszeniowego i przetwarzania zgłoszeń przesłanych przy użyciu tego systemu.

System zgłoszeniowy SemperLine zapewnia bezpieczne i poufne przekazywanie, gromadzenie i przetwarzanie zgłoszeń dotyczących naruszeń regulacji obowiązujących w Semperit. Dostęp do danych posiada tylko wąska grupa wyraźnie upoważnionych do tego doradców prawnych i pracowników Semperit, podlegających ścisłemu obowiązkowi zachowania poufności. Dostępu do danych nie ma EQS Group AG, ani żaden inny podmiot trzeci.

Pracownicy Semperit mogą znaleźć dodatkowe informacje na temat zgłaszania nadużyć i procesu zgłoszeniowego w wewnętrznych wytycznych dotyczących zgłaszania nieprawidłowości. Szczegółowe informacje na temat ochrony i przetwarzania danych można znaleźć tutaj.

W jaki sposób Semperit przetwarza moje zgłoszenie?

Wszystkie zgłoszenia są odbierane i przetwarzane wyłącznie przez Semperit zgodnie z naszym znormalizowanym procesem. Wszystkie przekazane informacje będą traktowane dyskretnie i z zachowaniem ścisłej poufności. Informacje będą udostępniane wyłącznie osobom odpowiedzialnym za dalsze badanie i dochodzenie w sprawie.

Zespół ds. zgodności z przepisami Semperit przetwarza i analizuje zgłoszenie oraz decyduje, czy wymagane jest szczegółowe dochodzenie wewnętrzne lub zewnętrzne. Jeśli zgłoszenie wymaga dalszej analizy, możemy przekazać je do działów odpowiedzialnych za przetwarzanie sprawy, która została w nim opisana. Podczas tego procesu osoby zaangażowane w sprawę mają możliwość skomentowania zgłoszonej nam sprawy. Jeśli ujawniłeś swoje imię i nazwisko w zgłoszeniu i nie chcesz, abyśmy udostępniali te informacje osobom zaangażowanym w sprawę podczas naszego dochodzenia, prosimy o zaznaczenie tego w zgłoszeniu. Informacje zawarte w zgłoszeniu mogą również zostać ujawnione organom państwowym, jeśli jest to konieczne i wymagane przez prawo.

Skorzystamy z Twojej skrzynki pocztowej, utworzonej w systemie, aby poinformować Cię o wyniku Twojego zgłoszenia, ale nie będziemy przekazywać szczegółów dotyczących wyników dochodzenia i podjętych środków, ponieważ mogą mieć zastosowanie ochrona danych i, w zależności od przypadku, inne przepisy prawne.

Co zrobić, jeśli spotkają mnie działania odwetowe?

Rozumiemy, że możesz czuć się niekomfortowo lub bać się zabrać głos, gdy coś jest nie w porządku. Dlatego zabraniamy działań odwetowych. Wdrożyliśmy procesy mające na celu ochronę każdego, kto w dobrej wierze zgłasza wątpliwości lub współpracuje w dochodzeniu, przed wszelkimi formami działań odwetowych. Jeśli uważasz, że padłeś ofiarą działań odwetowych, możesz powiadomić o tym bezpośrednio zespół ds. compliance (compliance@semperitgroup.com) lub skorzystać z SemperLine, wybierając kategorię „Inne naruszenia i wykroczenia”. Świadome podawanie fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji jest niezgodne z prawem.