Politique de confidentialité
Nous accordons la plus haute importance à la protection et à la confidentialité des données et nous nous conformons aux prescriptions nationales en vigueur ainsi qu'au règlement général sur la protection des données (RGPD). Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et bases juridiques du présent système de recueil d'alerte
Le système d'alerte BKMS® System est utilisé pour recevoir, traiter et gérer de manière sûre et confidentielle les alertes relatives à des violations. Nous sommes tenus par la loi de fournir un système d'alerte sécurisé conformément à la directive de l'Union européenne sur les lanceurs d'alerte, (UE) 2019/1937. La base de la collecte des données dans le cadre de BKMS® System est donc le respect d'une obligation légale (art. 6 al. 1 point c) du RGPD).
Nous avons mis BKMS® System à la disposition de tous les employés, clients, partenaires commerciaux et autres personnes. Un large éventail de catégories d'alertes peut être sélectionné. Ces alertes ne sont pas nécessairement couvertes par la directive européenne sur les lanceurs d'alerte ou par ses lois d'application locales.
Le traitement des données à caractère personnelles issues de ces alertes est fondé sur l'intérêt justifié de notre entreprise à découvrir et à éviter les abus et à empêcher ainsi les dommages causés au groupe AGRANA, à ses employés et à ses clients. Le cadre juridique de ce traitement des données à caractère personnel est l'art. 6 al. 1 point f) du RGPD.
Nous traitons toutes les alertes de manière strictement confidentielle, et nous ne tolérons aucunes représailles à l'encontre des lanceurs d'alerte. Toutefois, il est interdit de soumettre sciemment de fausses informations ou des alertes contenant des accusations ou des allégations non fondées.
À propos du système d'alerte
Le système d'alerte est opéré en Allemagne par EQS Group AG pour le compte d'AGRANA Beteiligungs-AG et ses filiales.
Les données à caractère personnelles et les informations saisies dans le système d'alerte sont conservées dans une base de données dans un centre de données hautement sécurisé opéré par EQS Group AG, Bayreuther Strasse 35, 10789, Berlin. EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès aux données.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection par mots de passe, de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez AGRANA.
L'utilisation du système d'alerte est volontaire. Veuillez noter que nous pouvons uniquement recevoir et examiner les alertes si vous confirmez avoir lu et compris ces informations au sujet de la protection des données et avez accepté le traitement de toutes les données à caractère personnelles saisies par vous en conformité aux présentes informations de protection des données.
Parties responsables
Les parties responsables de la protection des données au sein du système d'alerte sont
- AGRANA Beteiligungs-AG et
- ses filiales
en tant que parties dotées d'une responsabilité autonome mutuelle (ci-après également dénommées : « AGRANA »).
Toutes questions concernant la protection des données chez AGRANA peuvent être adressées à dataprotection@agrana.com.
Type de données à caractère personnelles recueillies
L'utilisation du système d'alerte est volontaire. Nous collectons les données et informations à caractère personnel suivantes quand vous soumettez une alerte en utilisant le système de recueil d'alerte :
- votre nom, si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous êtes salarié chez AGRANA et
- les noms et autres informations à caractère personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte, le cas échéant.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par une sélection restreinte d'employés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés, membres du service de conformité et d'audit interne d'AGRANA, et elles sont toujours traitées dans la confidentialité la plus stricte. Les employés du service de conformité et d'audit interne d'AGRANA évaluent l'affaire et procèdent à une enquête plus détaillée selon les besoins requis par le cas spécifique.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres employés d'AGRANA ou des employés d'autres entreprises du groupe, par ex. si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des succursales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, où s'appliquent des règlements différents sur la protection des données à caractère personnelles. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données pertinentes lors de la transmission d'alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Droits des personnes concernées
Conformément à la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes mentionnées dans l'alerte jouissez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité des données, de restriction du traitement et d'objection au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit de s'opposer au traitement des données à caractère personnel est invoqué, la nécessité d'accès aux données sauvegardées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront supprimées sans délai excessif. Vous avez également le droit de porter plainte auprès des autorités compétentes https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en#member-at.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il y a un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que la conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, les données à caractère personnelles sont supprimées en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du système d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est stocké sur votre ordinateur, qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous refermez votre navigateur.
Vous pouvez installer une boîte de dialogue protégée au sein du système de recueil d'alerte ; cette boîte est protégée par un pseudonyme/ nom d'utilisateur et un mot de passe choisis individuellement. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi des annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes au employé AGRANA responsable. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonymement, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : Les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées risquant de compromettre votre anonymat. Veillez à effacer ces informations avant d'envoyer un fichier. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note en bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Principes de la protection des données
Utilisation restreinte
Le groupe AGRANA peut uniquement utiliser les données à caractère personnelles aux fins pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou que la personne a acceptées ultérieurement. Le groupe AGRANA est par ailleurs obligé de prendre des mesures pour garantir que les données à caractère personnelles sont utilisées exclusivement aux fins prévues et maintenues dans un état correct, complet et à jour.
Informations relatives à la personne mise en cause
Sur demande, AGRANA est tenu de donner aux personnes concernées la possibilité d'accéder aux données à caractère personnelles qui sont enregistrées à leur sujet. En outre, les personnes doivent bénéficier de la possibilité de corriger, changer ou supprimer les données qui ne sont pas correctes. Votre identité, c'est-à-dire celle du lanceur d'alerte, ne sera pas divulguée. Par ailleurs, ces droits peuvent uniquement être accordés si cela ne menace pas la mise en œuvre des mesures pour clarifier la situation.
Accès, rectification, effacement, portabilité des données et restriction
Le lanceur d'alerte et les personnes citées dans l'alerte disposent du droit à l'accès, la correction, la suppression, la portabilité et la restriction de données à caractère personnelles et peuvent révoquer la conservation de leurs données personnelles à tout moment sans donner de raisons. Dans ce cas, la nécessité des données enregistrées pour l'examen d'une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront supprimées sans délai excessif.
Conservation des données
AGRANA conserve des alertes aussi longtemps que nécessaire pour entreprendre des mesures de suivi ou s'il y a un intérêt justifiable ou si leur conservation est requise par la loi. Les alertes sont ultérieurement effacées ou rendues anonymes, par ex. tous liens vers votre identité en tant que lanceur d'alerte et vers les personnes citées dans l'alerte seront supprimées de manière permanente et irréversible.