Zásady ochrany osobných údajov
Ochranu osobných údajov a utajenie berieme veľmi vážne a dodržiavame aktuálne národné právne predpisy na ochranu osobných údajov ako aj GDPR. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení BKMS® System slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovávanie a riadenie hlásení týkajúcich sa porušovaní pravidiel. Zo zákona sme povinní poskytovať bezpečný systém podávania hlásení v súlade so smernicou Európskej únie o ochrane oznamovateľov (EÚ) 2019 / 1937. Základom pre zber údajov v systéme BKMS® System je preto zákonná povinnosť (čl. 6 ods. písm. c) GDPR).
Systém BKMS® System sme sprístupnili všetkým zamestnancom, zákazníkom, obchodným partnerom a ďalším osobám. Je možné vybrať si zo širokej škály kategórií hlásení. Na takéto hlásenia sa nemusí nevyhnutne vzťahovať smernica EÚ o ochrane oznamovateľov alebo miestne vykonávacie právne predpisy.
Spracovanie osobných údajov z takýchto hlásení je založené na oprávnenom záujme našej spoločnosti zistiť a zabrániť zneužitiu a odvrátiť škody pre AGRANA Group, jej zamestnancov a zákazníkov. Právnym základom tohto spracúvania osobných údajov je článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
S každým nahlásením zaobchádzame prísne dôverne a netolerujeme žiadne represálie voči podávateľom hlásení. Je však zakázané vedomé uvádzanie nepravdivých informácií alebo podávanie hlásení, ktoré obsahujú nepodložené obvinenia alebo tvrdenia.
O systéme podávania hlásení
Systém podávania hlásení je prevádzkovaný v Nemecku spoločnosťou EQS Group AG v mene spoločnosti AGRANA Beteiligungs-AG a jej dcérskych spoločností.
Osobné údaje a informácie zadané do systému podávania hlásení sú uložené v databáze centra dát vysokej bezpečnosti prevádzkovanej EQS Group AG, Bayreuther Strasse 35, 10789 Berlín, Nemecko. Spoločnosť EQS Group AG a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb zo spoločnosti AGRANA.
Používanie systému podávania hlásení je dobrovoľné. Upozorňujeme vás, že hlásenia môžeme prijímať a skúmať len ak potvrdíte, že ste si prečítali a pochopili tieto informácie o ochrane osobných údajov a súhlasíte so spracovaním všetkých vami zadaných osobných údajov v súlade s týmto informáciami o ochrane osobných údajov.
Zodpovedné strany
Strany zodpovedné za ochranu osobných údajov v systéme podávania hlásení sú
- AGRANA Beteiligungs-AG a
- jej dcérske spoločnosti
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (ďalej len: “AGRANA”).
Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov v AGRANA môžete zaslať na adresu dataprotection@agrana.com.
Typ zhromažďovaných osobných údajov
Používanie systému podávania hlásení je dobrovoľné. Keď ste podali hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť,
- či ste zamestnaný v AGRANA a
- mená osôb a údaje iného personálu, ktoré uvádzate vo vašom hlásení, ak je to použiteľné.
Zachovanie dôverného charakteru hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malý počet výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov oddelenia organizácie dodržiavania pravidiel a interného auditu AGRANA a ich spracovanie má vždy dôverný charakter. Títo zamestnanci oddelenia záležitostí dodržiavania pravidiel a interného auditu AGRANA vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie vyšetrovanie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci spoločnosti AGRANA alebo zamestnanci iných spoločností v skupine, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Tie môžu byť v krajinách mimo Európskej únie alebo v európskom hospodárskom priestore s rôznymi predpismi o ochrane osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie aplikovateľných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovať ich dôverný charakter.
Práva subjektov údajov
V súlade s európskymi právnymi predpismi o ochrane osobných údajov máte vy a osoba uvedená v hlásení právo na prístup, opravu, vymazanie, prenosnosť údajov, obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov. Ak sa uplatňuje právo na námietku voči spracovaniu osobných údajov, potreba uložených údajov na preskúmanie hlásenia bude vyhodnotená okamžite. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú bez zbytočného odkladu vymazané. Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en#member-at.
Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje sú uchované po dobu potrebnú na objasnenie situácie a na vykonanie záverečného hodnotenia alebo tak dlho, kým je záujem na strane firmy (spoločnosti) alebo uchovávanie sa vyžaduje zo zákona. Po spracovaní je hlásenie uzavreté, osobné údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša IP adresa sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Kvôli udržaniu spojenia medzi vašim počítačom a systémom BKMS® System sa vo vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (tzv. relačné cookie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení si môžete zriadiť chránenú poštovú schránku, ktorá je chránená individuálne vybratým pseudonymom/ používateľským menom a heslom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nejedná sa o formu bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo dodatočnej informácie, môžete súčasne odoslať zodpovednému zamestnancovi AGRANA prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky takéto informácie. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Princípy ochrany osobných údajov
Obmedzené používanie
AGRANA Group môže používať osobné údaje len na účely, na ktoré boli pôvodne zhromaždené, alebo ku ktorým dotknutá osoba následne udelila súhlas. AGRANA Group je ďalej povinná prijať opatrenia, ktoré zabezpečia, že osobné údaje sú využívané výhradne na určený účel a sú udržiavané správne, úplné a aktuálne.
Informácie o obvinenom
AGRANA musí na požiadanie poskytnúť dotknutým osobám možnosť prístupu k osobným údajom, ktoré sú o nich uložené. Navyše osoby musia mať možnosť opraviť, zmeniť alebo vymazať údaje, ktoré sú nesprávne. Vaša identita, teda podávateľa hlásenia, nebude prezradená. Tieto práva môžu byť použité len vtedy, ak to neohrozí vyšetrovanie situácie.
Prístup, oprava, vymazanie, prenosnosť údajov a obmedzenie
Podávateľ hlásenia a osoby menované v hlásení majú právo na prístup k informáciám, opravu, vymazanie, prenosnosť údajov a obmedzenie osobných údajov a môžu zrušiť ukladanie osobných údajov kedykoľvek bez udania dôvodov. V tomto prípade bude potreba uložených údajov pre preskúmanie hlásenia vyhodnotená okamžite. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú bez zbytočného odkladu vymazané.
Ukladanie údajov
AGRANA má uložené hlásenia tak dlho, ako je to nevyhnutné pre vykonanie následných opatrení alebo ak existuje ospravedlniteľný záujem alebo ak ich skladovanie vyžaduje zákon. Hlásenia sú následne vymazané alebo anonymizované, teda väzby na vašu identitu ako podávateľa hlásenia a na osoby uvedené v hlásení, budú odstránené natrvalo a nenávratne.