Politique de protection des données
Nous accordons la plus haute importance à la protection et à la confidentialité des données et nous nous conformons aux réglementations en vigueur concernant la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations de protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet du présent système d'alerte et cadre légal
Le système d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes concernant la non-conformité à la Charte Ethique de Vallourec, aux politiques internes, aux standards et procédures, aux lois et règlementations. Le traitement des données à caractère personnel dans le BKMS® System repose sur l'intérêt légitime que notre entreprise porte à la détection et à la prévention de toute conduite inappropriée.
Autorité responsable
La partie responsable de la protection des données au sein du système d'alerte est
- Vallourec Tubes et
- ses filiales
en tant que parties dotées d'une responsabilité autonome mutuelle (ci-après également : « Vallourec »). Le système d'alerte est géré par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de Vallourec.
Les données et informations à caractère personnel saisies dans le système d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group AG, dans un centre de données à haute sécurité. Seul Vallourec a accès à ces données. Ni EQS Group AG, ni aucun autres tiers n'ont accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez Vallourec.
Les questions sur la protection des données peuvent être envoyées au Délégué à l'éthique et à la conformité à l'adresse e-mail suivante : ethics.compliance@vallourec.com
Type de données à caractère personnel recueillies
L'utilisation du système d'alerte a lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité,
- votre qualité de salarié au sien de Vallourec, et
- les noms des personnes et d'autres données personnelles des personnes que vous mentionnez dans votre alerte.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes sont reçues par un nombre limité de salariés de Vallourec dotés d'autorisations spécifiques et spécialement formés (direction juridique, direction du contrôle interne et direction des ressources humaines). Les signalements sont toujours traités dans la plus stricte confidentialité. Ces salariés de Vallourec évaluent les cas et procèdent aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.
Lors du traitement d'une alerte ou d'une enquête, il peut s'avérer nécessaire de transmettre des données à d'autres salariés de Vallourec spécifiquement autorisés. Ces derniers peuvent être employés dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen assujettis à des règlements différents sur la protection des données personnelles. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables au moment de la diffusion des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Information de la (des) personne(s) concernée(s) par l'alerte(s)
Le collaborateur visé par un signalement sera informé qu'il fait l'objet d'une alerte, dès la réception du signalement, après validation de la recevabilité dudit signalement. Il n'est en revanche pas informé de l'identité du lanceur d'alerte. Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction des preuves ou pour les nécessités de l'enquête, l'information de ce collaborateur pourra intervenir après l'adoption de ces mesures, conformément aux dispositions légales applicables.
Droits des personnes concernées
En vertu de la réglementation applicable en matière de protection des données, le lanceur d'alerte et les personnes concerné(es) par l'alerte bénéficient d'un droit d'enquête, de rectification, de suppression et d'objection au traitement des données à caractère personnel qui les concernent. Si le droit d'objection est invoqué, Vallourec examinera immédiatement dans quelle mesure les données sauvegardées sont encore nécessaires pour le traitement d'une alerte. Les données qui ne sont plus nécessaires sont immédiatement supprimées. En outre, le lanceur d'alerte et les personnes concerné(es) par l'alerte ont le droit de porter plainte auprès d'une autorité publique.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel peuvent être conservées pour une durée nécessaire à la vérification du signalement ou prévue par la loi applicable. Une fois l'alerte traitée, ces données sont archivées ou détruites en application des lois applicables.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas sauvegardée au cours de votre utilisation du système d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé « cookie zéro »). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Vous pouvez créer une boîte de dialogue au sein du dispositif d'alerte qui est protégée à l'aide d'un nom d'utilisateur/pseudonyme et d'un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet de soumettre des alertes soit nominativement, soit de manière anonyme. Ce système enregistre uniquement des données à l'intérieur du système d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou que vous effectuez un complément d'information, vous pouvez également adresser des pièces jointes. Si vous souhaitez signaler un manquement ou un incident de manière anonyme, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données personnelles masquées susceptibles de remettre en cause votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre pièce jointe dans la zone de texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : 5 mars 2018