Kebijakan Perlindungan Data
Kami memperlakukan perlindungan dan kerahasiaan data secara sangat serius serta mematuhi peraturan perlindungan data yang berlaku. Harap baca informasi perlindungan data ini secara hati-hati sebelum mengirimkan laporan.
Tujuan sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing) dan dasar hukumnya
Sistem pelaporan pelanggaran (BKMS® System) melayani tujuan untuk menerima, memproses dan mengelola laporan secara aman dan rahasia sehubungan dengan pelanggaran terhadap Kode Etika Vallourec, kebijakan internal, standar dan prosedur, undang-undang dan regulasi. Pemrosesan data pribadi dalam BKMS® System ini berdasarkan pada kepentingan sah perusahaan kami untuk mendeteksi serta mencegah perilaku yang tidak benar.
Otoritas yang bertanggung jawab
Otoritas yang bertanggung jawab atas perlindungan data dalam sistem pelaporan pelanggaran adalah
- Vallourec Tubes dan
- anak perusahaannya
sebagai pihak-pihak yang sama-sama memiliki tanggung jawab otonom (selanjutnya juga disebut di sini sebagai: “Vallourec”). Sistem pelaporan ini dioperasikan oleh perusahaan spesialis, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, di Jerman, mewakili Vallourec.
Data dan informasi pribadi yang dimasukkan ke dalam sistem pelaporan disimpan dalam basis data yang dioperasikan oleh EQS Group AG dalam pusat data berkeamanan tinggi. Hanya Vallourec yang dapat mengakses data. EQS Group AG dan pihak ketiga lainnya tidak memiliki akses ke data. Hal ini dijamin dalam prosedur bersertifikasi melalui langkah-langkah teknis dan keorganisasian secara ekstensif.
Semua data yang disimpan dienkripsi dengan beberapa tingkat perlindungan kata sandi sehingga akses dibatasi pada sejumlah kecil orang yang secara tegas mendapatkan otorisasi dari Vallourec.
Pertanyaan mengenai perlindungan data dapat dikirimkan kepada Ketua Petugas Etika dan Kepatuhan di alamat email berikut ini: ethics.compliance@vallourec.com
Jenis data pribadi yang dikumpulkan
Penggunaan sistem pelaporan ini bersifat sukarela. Jika Anda mengirimkan laporan melalui sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing) ini, kami mengumpulkan data dan informasi pribadi Anda berikut ini:
- nama Anda, jika Anda memilih memberitahukan identitas Anda,
- apakah Anda bekerja di Vallourec, dan
- nama orang serta data pribadi lain dari orang yang Anda sebutkan dalam laporan Anda.
Penanganan laporan secara rahasia
Laporan masuk diterima oleh sejumlah kecil karyawan Vallourec yang secara jelas mendapat otorisasi dan dilatih khusus serta selalu ditangani dengan kerahasiaan. Para karyawan Vallourec itu akan mengevaluasi persoalan dan melaksanakan investigasi lebih lanjut yang diperlukan oleh kasus tersebut.
Dalam pemrosesan laporan atau pelaksanaan investigasi khusus, mungkin saja diperlukan untuk memberi tahu laporan itu kepada sejumlah karyawan tambahan di Vallourec. Yang disebutkan terakhir ini mungkin berbasis di negara-negara di luar Uni Eropa atau Area Perekonomian Eropa dengan peraturan berbeda mengenai perlindungan data pribadi. Kami selalu memastikan bahwa peraturan perlindungan data yang berlaku dipatuhi ketika berbagi laporan.
Semua orang yang menerima akses ke data diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan.
Informasi mengenai orang yang dituduh
Sebagai prinsip dasar, kami terikat oleh hukum untuk memberi tahu orang yang dituduh bahwa kami menerima laporan mengenai mereka, kecuali jika hal ini mengancam penyelidikan lebih lanjut terhadap laporan tersebut. Dalam melakukan hal tersebut, identitas Anda sebagai pelapor pelanggaran tidak diungkapkan sejauh dimungkinkan secara hukum.
Hak-hak para subjek data
Menurut undang-undang perlindungan data yang berlaku, Anda dan orang-orang yang disebut namanya dalam laporan memiliki hak untuk mempertanyakan, memperbaiki, menghapus, membatasi pemrosesan dan hak untuk menyatakan keberatan atas pemrosesan data pribadi yang menyangkut mereka. Jika hak untuk menyatakan keberatan diklaim, kami akan segera memeriksa sampai sejauh mana data yang disimpan masih diperlukan untuk pemrosesan laporan. Data yang tidak lagi diperlukan akan dihapus dengan segera. Di samping itu, Anda memiliki hak untuk mengajukan keberatan kepada otoritas pengawasan.
Periode penyimpanan data pribadi
Data pribadi disimpan sepanjang diperlukan untuk menjelaskan situasi serta melaksanakan evaluasi atas laporan atau karena adanya kepentingan sah perusahaan atau diperlukan oleh hukum yang berlaku. Setelah proses pelaporan diselesaikan, data ini dihapus sesuai dengan persyaratan menurut undang-undang.
Penggunaan portal pelaporan
Komunikasi antara komputer Anda dan sistem pelaporan dilakukan melalui koneksi terenkripsi (SSL). Alamat IP Anda tidak akan disimpan pada saat Anda menggunakan sistem pelaporan ini. Untuk menjaga koneksi antara komputer Anda dan BKMS® System, cookie yang hanya memuat ID sesi (disebut sebagai null cookie) disimpan di komputer Anda. Cookie ini berlaku sampai akhir sesi Anda dan kedaluwarsa ketika Anda menutup peramban Anda.
Dimungkinkan juga untuk membuka Kotak Komunikasi dalam sistem pelaporan yang diamankan dengan nama samaran/nama pengguna serta kata sandi yang dipilih sendiri. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan laporan kepada karyawan yang bertanggung jawab di Vallourec baik dengan menggunakan nama Anda ataupun dengan cara anonim yang aman. Sistem ini hanya menyimpan data di dalam sistem pelaporan yang membuatnya sungguh aman. Ini bukan merupakan bentuk komunikasi email biasa.
Catatan mengenai pengiriman lampiran
Ketika mengirimkan laporan atau tambahan, Anda dapat secara bersamaan mengirimkan lampiran kepada karyawan Vallourec yang bertanggung jawab. Jika Anda ingin mengirim laporan anonim, harap memperhatikan nasihat keamanan berikut: File dapat memuat data pribadi tersembunyi yang dapat membahayakan anonimitas Anda. Buanglah data-data itu sebelum mengirimkannya. Jika Anda tidak dapat membuang data-data itu atau tidak tahu cara melakukannya, salinlah teks dari lampiran Anda ke teks laporan Anda atau kirim dokumen yang sudah dicetak secara anonim ke alamat yang dituliskan di bagian bawah dengan menuliskan nomor referensi yang Anda terima di akhir proses pelaporan.
Versi: 05 Maret 2018