Protección de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones de los reglamentos vigentes de protección de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre protección de datos.
Propósito del sistema de denuncia y base legal
El sistema de denuncia (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar en forma segura y confidencial mensajes relacionados con violaciones al Código de ética de Vallourec, las políticas, normas y procedimientos, y las leyes y reglamentos. El procesamiento de datos personales en el BKMS® System se basa en los intereses legítimos de nuestra empresa para detectar y prevenir la falta de ética profesional.
Autoridad responsable
La parte responsable de la protección de los datos en el sistema de denuncia es
- Vallourec Tubes y
- sus filiales
como partes con responsabilidad autónoma mutua (en lo sucesivo: «Vallourec»). El sistema de envío de mensajes lo gestiona una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de Vallourec.
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de envío de mensajes se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Solamente Vallourec tiene acceso a los datos. EQS Group AG y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se encriptan y almacenan con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas de Vallourec expresamente autorizadas.
Las preguntas relacionadas con la protección de datos pueden enviarse al funcionario principal de ética y conformidad a la dirección de correo electrónico ethics.compliance@vallourec.com
Tipo de datos personales almacenados
El uso del sistema de envío de mensajes es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia, recogeremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad;
- si es usted un empleado de Vallourec;
- los nombres y otra información personal de las personas que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de responsables expresamente autorizados y con formación específica de Vallourec, y son tratados siempre de manera confidencial. Estos empleados de Vallourec evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Durante el procesamiento de un mensaje o el desarrollo de una investigación especial, puede ser necesario reenviar mensajes a otros empleados de Vallourec. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes con relación a la protección de datos personales. Al compartir los mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información de la persona acusada
Como principio básico, la ley nos obliga a informar a las personas acusadas que hemos recibido un mensaje que les concierne, a menos que esto amenace a investigaciones sucesivas en el informe. Al hacer esto, su identidad como informante no se revela hasta el grado que sea legalmente posible.
Derechos de los sujetos de datos
De acuerdo con la ley vigente de protección de datos, usted y las personas nombradas en el informe tienen el derecho a indagar, rectificar, eliminar y limitar el procesamiento, y el derecho a objetar el procesamiento de datos personales concernientes a ellas. Si se reclama el derecho a objetar, examinaremos de inmediato hasta qué grado los datos almacenados son aún necesarios para el procesamiento de un informe. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Además, usted tienen el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación del mensaje, o si existe un interés legítimo de la empresa o si es obligatorio según la ley vigente. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de mensajes
La comunicación entre su ordenador y el sistema de envío de mensajes se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de envío de mensajes. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que únicamente contiene solamente el identificador de la sesión (denominada cookie nula). Esta cookie solamente es válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar una casilla postal dentro del sistema de envío de mensajes, cuyo acceso está protegido mediante un seudónimo o nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Esto le permite enviar mensajes al empleado responsable de Vallourec, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de envío de mensajes, lo cual lo hace especialmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de Vallourec. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener información personal oculta que podría comprometer su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: 5 de marzo de 2018