Adatvédelmi tájékoztató
A következő rész a személyes adatok gyűjtéséről, feldolgozásáról és a használatáról nyújt tájékoztatást a belső bejelentő rendszerrel összefüggésben. A jelentés elküldését megelőzően figyelmesen olvassa el ezt az adatvédelmi tájékoztatót.
A belső bejelentő rendszer célja
A belső bejelentő rendszert (BKMS® System) arra használjuk, hogy biztonságos és bizalmas módon fogadjuk és dolgozzuk fel az (állítólagos) szabálysértésekkel, vagy a belső szabályozások megsértésével kapcsolatos, a Volkswagen Csoport számára káros tevékenységekkel kapcsolatos információkat.
A BKMS® System belül a személyes adatok feldolgozása a Volkswagen AG jogos érdekein alapul, a szabálysértések felfedésére és a kapcsolódó károk megelőzésére irányul, valamint a Volkswagen Csoport felelőssége (DSGVO 6. cikk, 1. bekezdés, az OWiG 30 és 130 szakaszának megfelelően). A Német Vállalatirányítási Kódex 4.1.3 pontja is előírja a belső bejelentő rendszer felállítását, annak érdekében, hogy a munkavállalók és harmadik felek a vállalaton belüli jogsértésekkel kapcsolatos védett információk nyújtására megfelelő lehetőséggel rendelkezzenek.
Amennyiben egy kapott jelentés a Volkswagen AG egy munkavállalójára vonatkozik, a feldolgozás a bűncselekmény vagy egyéb, a munkaviszonnyal kapcsolatos jogsértés megakadályozását is szolgálja (BDSG 26.§, 1. bekezdés).
Felelős iroda és adatbiztonság
A belső bejelentő rendszerért adatbiztonsági szempontból a Volkswagen AG Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg címen található irodája felel. A belső bejelentő rendszert a Volkswagen AG nevében egy erre szakosodott cég, a EQS Group AG (cím: Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germany), üzemelteti.
A belső bejelentő rendszerbe beírt személyes adatokat a EQS Group AG által üzemeltetett adatbázisban, magas biztonsági szinttel rendelkező adatközpontban tárolják. Az adatokhoz kizárólag a Volkswagen AG fér hozzá. A EQS Group AG és egyéb harmadik felek nem rendelkeznek hozzáféréssel az adatokhoz. Ezt átfogó technikai és szervezeti intézkedésekkel rendelkező tanúsított eljárás biztosítja.
Az összes adat titkosításra kerül, és többszintű jelszavas védelem alatt áll, ami azt jelenti, hogy kizárólag a Volkswagen AG által kifejezetten erre felhatalmazott nagyon kis csoport fér hozzá.
A Volkswagen AG kijelölt adatvédelmi tisztségviselővel rendelkezik. Az érintett felek közvetlenül kapcsolatban léphetnek a Volkswagen AG adatvédelmi tisztségviselőjével:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
A jelentések bizalmas kezelése
A beérkező információval a Volkswagen AG Csoport Jogi megfelelőségi osztályának felhatalmazott és különlegesen képzett munkavállalóinak egy kis csoportja foglalkozik, és minden esetben bizalmasan kezeli azt. A Csoport Jogi megfelelőségi munkatársai ellenőrzik az üggyel kapcsolatos tényeket, és további, az ügyhöz kapcsolódó vizsgálatot folytathatnak.
Bizonyos esetekben a Volkswagen AG az adatvédelmi jogszabályok alapján köteles tájékoztatni a gyanúsítottat az ellene felhozott vádakról. Ez olyan esetekben jogi követelmény, amikor objektíven megállapítható, hogy az információ megosztása a gyanúsítottal már nem károsíthatja az adott belső bejelentői vizsgálatot. Amennyire ez jogilag lehetséges, az Ön személyazonossága belső bejelentőként nem kerül megosztásra, és lépések történnek annak érdekében, hogy az Ön személyazonossága belső bejelentőként ne legyen kikövetkeztethető.
A titoktartás nem garantálható, amennyiben Ön szándékosan hamis információkat küld azzal a céllal, hogy egy másik személyt hiteltelenné tegyen (vádaskodás).
A jelentés feldolgozása vagy a különleges vizsgálat lefolytatása során szükségessé válhat a jelentés továbbítása a Volkswagen AG további munkavállalóihoz vagy a Volkswagen Csoport leányvállalataihoz és munkavállalóihoz, pl., ha a jelentés a Volkswagen Csoport leányvállalatainál végett tevékenységre utal. Amennyiben az adatok tisztázásához szükséges, ezek az érintettek megfelelő adatvédelmét biztosító garanciák alapján továbbíthatók a Volkswagen Csoport Európai Unión vagy az Európai Gazdasági Térségen kívüli országban található leányvállalataihoz. Amennyiben az EU-n vagy az EFTA-n kívüli adott ország vonatkozásában az Európai Bizottság nem hozott különleges megfelelőségi határozatot, a fent említett garanciák az Európai Bizottság általános szerződéses kikötései. Az adatalanyoknak jogában áll megkérni a Volkswagen AG-től a személyes adatok harmadik országba való továbbítására vonatkozó megfelelőség vagy a megfelelőségi garanciák másolatát.
Minden esetben biztosítjuk, hogy a jelentések megosztása az alkalmazandó adatvédelmi szabályozásoknak megfelelően történjen.
Az egyéb lehetséges címzettek többek között a következő kategóriákba sorolhatók: bűnüldöző hatóságok, trösztellenes hatóságok, és más közigazgatási hatóságok, bíróságok, valamint a Volkswagen Csoport megbízásából tevékenykedő nemzetközi jogi és könyvvizsgáló cégek, amennyiben ezt a törvény vagy az adatvédelmi jogszabályok előírják.
Minden olyan személy, aki hozzáfér az adatokhoz, titoktartásra kötelezett.
A személyes adatok megőrzésének időtartama
A személyes adatokat mindaddig megőrizzük, amíg a tisztázáshoz és a végső értékeléshez ezekre szükség van, vagy ezekhez a vállalatnak jogos érdeke fűződik, vagy ezt törvény írja elő. Ezután az adatok a jogi előírásoknak megfelelően kerülnek törlésre. A tárolás időtartama különösen függ a gyanú súlyosságától, és a bejelentett lehetséges kötelezettségszegéstől.
Az adatalany jogai
Az európai adatvédelmi jogszabályok értelmében Önnek és a jelentésben megnevezett személyeknek joga van a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos információkhoz, azok helyesbítéséhez, törléséhez, valamint a feldolgozás korlátozásához és kifogásolásához. Ha a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatban kifogás merül fel, azonnal ellenőrizzük, hogy a jelentéssel kapcsolatos kivizsgálásához szükség van-e a tárolt adatokra. A továbbiakban nem szükséges adatok haladéktalanul törlésre kerülnek. További tájékoztatásért és a jogainak érvényesítésével kapcsolatban olvassa el a következőket vagy vegye fel velünk a kapcsolatot az alábbi e-mail címen:
Honlap: https://datenschutz.volkswagen.de/
E-mail cím: info-datenschutz@volkswagen.de
Ezenkívül joga van a felügyeleti hatóságnál való panasztételre is:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
A belső bejelentő rendszer használata
A gyűjtött személyes adatok típusai
A belső bejelentő rendszer használata önkéntes. Amikor a belső bejelentő rendszeren keresztül jelentést küld, a következő személyes adatok és információk kerülnek gyűjtésre:
- Az Ön neve, amennyiben megadja személyazonosságát;
- Ön a Volkswagen AG munkavállalója-e;
- Adott esetben a jelentésben szereplő személyek neve és egyéb személyes adatai.
Az Ön számítógépe és a jelentési rendszer közötti kommunikáció titkosított kapcsolaton (SSL) keresztül történik. Számítógépe IP-címe a belső bejelentő rendszer használata során nem kerül tárolásra. Az Ön számítógépe és a BKMS® System közötti kapcsolat fenntartásához csak a munkamenet azonosítót tartalmazó süti (cookie) tárolódik a számítógépén. A süti csak a munkamenet végéig érvényes, és böngészője bezárásával érvénytelenné válik.
A belső bejelentő rendszerben saját maga választott álnév/ felhasználónév és jelszó használatával biztonságos postafiókot állíthat be. Így van lehetősége a nevét vállalva, vagy anonim módon biztonságos üzeneteket küldeni Volkswagen AG adott munkatársainak. Ez a rendszer kizárólag a belső bejelentő rendszeren belül tárol adatokat, ami különlegesen biztonságos. Ez nem a szokásos e-mail kommunikáció egy formája.
A mellékletek küldésére vonatkozó megjegyzések
A jelentés vagy kiegészítő információ küldésekor lehetősége van mellékleteket küldeni az adott Volkswagen AG munkatársaknak. Amennyiben anonim módon szeretne jelentést küldeni, vegye figyelembe az alábbi biztonsági információkat: A fájlok rejtett személyes adatokat tartalmazhatnak, melyek veszélyeztethetik anonimitását. A küldés előtt távolítsa el ezeket az információkat. Amennyiben nem tudja eltávolítani ezeket, vagy nem tudja, hogyan lehet ezt megenni, másolja a melléklet szöveget jelentése szövegébe vagy a küldje el a kinyomtatott dokumentumot anonim módon a lábrészben található címre, a jelentési folyamat végén kapott referenciaszámra való hivatkozással.
A verzió dátuma: 2018.05.25.