Declaración relativa a la protección de datos
A continuación nos gustaría informarle sobre la recogida, el tratamiento y la utilización de datos personales en el marco del sistema de denuncia de irregularidades. Lea atentamente esta declaración antes de enviar un mensaje.
Finalidad del sistema de denuncia de irregularidades
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) sirve para recibir de forma segura y confidencial y tramitar mensajes sobre (supuestas) infracciones de la ley o infracciones graves de las normas internas que vayan en contra del Grupo Volkswagen.
El tratamiento de los datos personales en el marco del BKMS® System se basa en el interés justificado de Volkswagen AG por esclarecer y prevenir infracciones y evitar así daños y riesgos de responsabilidad para el Grupo Volkswagen (artículo 6, apartado 1, letra f), del Reglamento general alemán de protección de datos (DSGVO) junto con el §§ 30, 130, de la Ley alemana de delitos menores (OWiG). También el Código Alemán de Gobernanza Corporativa exige en su apartado 4.1.3. la puesta en marcha de un sistema de denuncia de irregularidades para brindar a la plantilla y a terceros la posibilidad de enviar mensajes de forma segura sobre infracciones de la ley en la empresa.
Cuando un mensaje recibido atañe a un empleado de Volkswagen AG, la tramitación de lo mismo sirve además para impedir que se comentan delitos u otras infracciones en conexión con la relación de empleo por cuenta ajena (§ 26, apartado 1 de la Ley federal alemana de protección de datos, BDSG).
Instancia responsable y seguridad de datos
La instancia responsable de la protección de datos del sistema de denuncia de irregularidades es Volkswagen AG, Berliner Ring 2, D-38440 Wolfsburg. El sistema de denuncia de irregularidades es operado en Alemania por una empresa especializada en este ámbito, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, D-10789 Berlín, por cuenta de Volkswagen AG.
Los datos y las informaciones personales que se introducen en el sistema de denuncia de irregularidades se guardan en una base de datos operada por EQS Group AG y almacenada en un centro de datos de alta seguridad. Solo Volkswagen AG puede acceder a estos datos. Ni EQS Group AG y ni partes terceras tienen acceso a estos datos. Esta protección se garantiza en un procedimiento certificado mediante amplias medidas técnicas y organizativas.
Todos los datos se cifran y se guardan protegidos mediante contraseñas de varios niveles. Esto hace que el acceso se reduzca a un círculo muy reducido de personas de Volkswagen AG que cuentan con una autorización expresa.
Volkswagen AG ha nombrado a un encargado de protección de datos con el que las personas afectadas pueden ponerse directamente en contacto:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes recibidos son tramitados siempre de forma confidencial por un pequeño círculo de empleados de Group Compliance de Volkswagen AG que cuentan con la autorización necesaria y una formación especializada. Los empleados de Group Compliance comprueban los hechos y, en caso necesario, los aclaran mediante un estudio más detallado del caso.
En algunas ocasiones, Volkswagen AG tiene la obligación, que emana de la normativa en materia de protección de datos, de informar a la persona acusada de las acusaciones que se han hecho contra ella. Esta obligación viene dada por la ley cuando sea incontestable que la comunicación de esta información a la persona acusada ya no pueda perjudicar de ninguna forma al esclarecimiento del caso. Siempre que la ley lo permita, en estos casos no se desvelará la identidad del informante, y se garantizará además que no se pueda averiguar indirectamente su identidad.
No se podrá garantizar la confidencialidad cuando se transmitan intencionadamente mensajes falsos con el objetivo de desacreditar a una persona.
En el marco de la tramitación de un mensaje o de una investigación, puede ser necesario transmitir los mensajes a otros empleados de Volkswagen AG o filiales del Grupo Volkswagen y sus empleados, por ejemplo cuando los mensajes se refieran a operaciones en filiales del Grupo Volkswagen.
Cuando sea necesario para su esclarecimiento, los mensajes pueden transmitirse a filiales del Grupo Volkswagen que se encuentren en un país de fuera de la Unión Europea (UE) o del Espacio Económico Europeo (EEE), siempre que se den las garantías adecuadas o razonables de protección de datos que aseguren la protección de las personas afectadas. Cuando no se disponga de una decisión de idoneidad concreta de la Comisión Europea para el país en cuestión de fuera de la UE o del EEE, las garantías mencionadas serán las cláusulas contractuales estándar de la Comisión. Las personas afectadas tienen derecho a recibir de Volkswagen AG una copia de las garantías adecuadas o razonables para la transmisión de datos personales a terceros países.
Por nuestra parte, al transmitir mensajes velamos siempre por que se respeten las disposiciones correspondientes sobre protección de datos.
Cuando para la aclaración del mensaje la ley así lo disponga, o cuando sea necesario desde el punto de vista de la protección de datos, habrá otras categorías posibles de receptores, como autoridades encargadas del cumplimiento de la ley, autoridades antimonopolio, otras autoridades administrativas y tribunales, así como bufetes de abogados y empresas de auditoría internacionales designados por el Grupo Volkswagen.
Las personas con acceso a los datos están sujetas a una obligación de confidencialidad.
Periodo de almacenamiento de los datos personales
Los datos personales se guardan mientras sea necesario para el esclarecimiento y la subsiguiente evaluación final, la empresa tenga un interés legítimo o dicho mantenimiento sea necesario en virtud de lo dispuesto por la ley. Después los datos se eliminarán según lo dispuesto por la normativa legal. El periodo de almacenamiento depende en particular de la gravedad de la sospecha y del eventual incumplimiento de obligaciones denunciado.
Betroffenenrechte
Según la normativa europea de protección de datos, el informante y las personas mencionadas en el mensaje tienen derecho de acceso a sus datos personales, así como derecho de rectificación, supresión, limitación del tratamiento y de oposición contra el tratamiento de sus datos personales. Cuando se haga uso del derecho de oposición, comprobaremos inmediatamente si los datos guardados todavía son necesarios; en particular para el tratamiento del mensaje. Los datos que ya no se necesiten se eliminarán sin demora. Encontrará más información y la posibilidad de hacer valer sus derechos en:
Página web: https://datenschutz.volkswagen.de/
Dirección de correo electrónico: info-datenschutz@volkswagen.de
Le asiste también el derecho a presentar reclamación ante la autoridad de control competente:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
Utilización del sistema de denuncia de irregularidades
Naturaleza de los datos personales recogidos
El sistema de denuncia de irregularidades se utiliza de forma voluntaria. Cuando envíe un mensaje a través del sistema, recogeremos los siguientes datos e información personales:
- su nombre y apellidos, siempre que revele su identidad,
- su situación laboral respecto a Volkswagen AG y
- en su caso, los nombres y apellidos, y otros datos de carácter personal, de las personas que mencione usted en el mensaje.
Su ordenador y el sistema de denuncia de irregularidades se comunicarán a través de una conexión cifrada (SSL). No se guardará la dirección IP de su ordenador durante la utilización del sistema de denuncia de irregularidades. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System se guarda una cookie en su ordenador que contiene únicamente la ID de sesión (cookie vacía). La cookie solo tiene validez hasta el final de la sesión y se invalida en cuanto se cierra el navegador.
Tendrá la posibilidad de configurar un buzón protegido en el sistema de denuncia de irregularidades utilizando el seudónimo o el nombre y de usuario y la contraseña que usted elija. Esta función le permitirá transmitir al empleado correspondiente de Volkswagen AG un mensaje, ya sea nominalmente o de forma anónima y segura. Aquí los datos se guardan únicamente en el sistema de denuncia de irregularidades y gozan de una protección especial; no se trata de una comunicación habitual por correo electrónico.
Información sobre el envío de anexos
Al enviar el mensaje o cuando se desea añadir información, el informante cuenta con la posibilidad de hacer llegar anexos al empleado responsable de Volkswagen AG. Tenga en cuenta la siguiente información de seguridad si desea enviar un mensaje anónimo: los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían poner en peligro su anonimato. Elimine estos datos antes de enviar el mensaje. En caso de que no pueda eliminar estos datos o no esté seguro de cómo hacerlo, copie el texto del anexo al texto del mensaje o imprima el documento y envíelo anónimamente a la dirección que figura a pie de página indicando el número de referencia que recibirá una vez concluido el proceso.
Versión: 25.05.2018