Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Meldungen von Verstößen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Art 17 der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937&from=EN) in Verbindung mit Artikel 6 Abs. 1 lit. a und lit. c EU-DSGVO.
Verantwortliche Stellen
Die für den Datenschutz verantwortlichen Stellen des Hinweisgebersystems sind:
- Magistrat der Landeshauptstadt Linz und
- Unternehmensgruppe der Stadt Linz Holding GmbH
- Ars Electronica Linz GmbH & Co KG
- City Management Linz GmbH
- Design Center Linz Betriebsgesellschaft m.b.H. & Co KG
- DIH Arbeitswelt KMU GmbH
- IKT Linz GmbH
- Immobilien Linz GmbH
- Kreativität, Kultur & Veranstaltungen der Stadt Linz Holding GmbH
- Linzer Lokalbahn AG
- Linzer Veranstaltungsgesellschaft m.b.H.
- Museen der Stadt Linz GmbH
- Ordnungsdienst der Stadt Linz GmbH
- Stadtentwicklung & Immobilien der Stadt Linz Holding GmbH
- SZL Seniorenzentren Linz GmbH
- Tabakfabrik Linz Entwicklungs- und Betriebsgesellschaft mbH
als jeweils autonom verantwortliche Stellen (im Folgenden auch: „Magistrat der Landeshauptstadt Linz“ bzw. „Unternehmensgruppe der Stadt Linz“). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen des Magistrats der Landeshauptstadt Linz bzw. der Unternehmensgruppe der Stadt Linz betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur vom Magistrat der Landeshauptstadt Linz bzw. dem von Ihnen ausgewählten Unternehmen der Unternehmensgruppe der Stadt Linz möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen des Magistrats der Landeshauptstadt Linz bzw. der Unternehmensgruppe der Stadt Linz beschränkt ist.
Der Magistrat und die Unternehmensgruppe der Stadt Linz haben Beauftragte für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz beim Magistrat oder den jeweiligen Unternehmen können an folgende E-Mail-Adressen gesendet werden:
- Magistrat der Landeshauptstadt Linz: datenschutz@mag.linz.at
- Unternehmensgruppe der Stadt Linz Holding GmbH: uglh@mag.linz.at
- Ars Electronica Linz GmbH & Co KG: stephan.kobler@ars.electronica.art
- City Management Linz GmbH: nathalie.stix@cml.linz.at
- Design Center Linz Betriebsgesellschaft m.b.H. & Co KG: datenschutz@design-center.at
- DIH Arbeitswelt KMU GmbH: Christoph Priewasser – info@dih.work
- IKT Linz GmbH: datenschutz@ikt.linz.at
- Immobilien Linz GmbH: Sarah.Ortner@mag.linz.at
- Kreativität, Kultur & Veranstaltungen der Stadt Linz Holding GmbH: uglh@mag.linz.at
- Linzer Lokalbahn AG: uglh@mag.linz.at
- Linzer Veranstaltungsgesellschaft m.b.H.: ernst.strasser@posthof.at
- Museen der Stadt Linz GmbH: Gernot.Barounig@lentos.at
- Ordnungsdienst der Stadt Linz GmbH: mario.gubesch@ordnungsdienst.linz.at
- Stadtentwicklung & Immobilien der Stadt Linz Holding GmbH: uglh@mag.linz.at
- SZL Seniorenzentren Linz GmbH: datenschutz@x-tention.at
- Tabakfabrik Linz Entwicklungs- und Betriebsgesellschaft mbH: office@tfl.linz.at
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen, sowie von Ihnen gemachte Kontaktangaben, ob Sie beim Magistrat der Landeshauptstadt Linz bzw. bei einem Unternehmen der Unternehmensgruppe der Stadt Linz beschäftigt sind, Ihre Beziehung zum Magistrat bzw. zum jeweiligen Unternehmen und gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen/ Empfänger*innen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Compliance-Mitarbeiter*innen des Magistrats der Landeshauptstadt Linz bzw. des jeweiligen Unternehmens der Unternehmensgruppe der Stadt Linz entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die genannten Mitarbeiter*innen prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeiter*innen des Magistrats der Landeshauptstadt Linz bzw. des von Ihnen ausgewählten Unternehmens der Unternehmensgruppe der Stadt Linz weiterzugeben. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber*in wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Magistrats der Landeshauptstadt Linz bzw. des jeweiligen Unternehmens der Unternehmensgruppe der Stadt Linz besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie den zuständigen Mitarbeiter*innen des Magistrats der Landeshauptstadt Linz bzw. des von Ihnen ausgewählten Unternehmens der Unternehmensgruppe der Stadt Linz namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, den zuständigen Mitarbeiter*innen des Magistrats der Landeshauptstadt Linz bzw. des von Ihnen ausgewählten Unternehmens der Unternehmensgruppe der Stadt Linz Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: August 2022